Access数据库和表的使用

1、实训二实训二 Access数据库和表数据库和表4学时（两次实操课）主要内容：数据库的创建、打开、关闭及数据库属性设置表的创建、结构修改等基本操作表中数据录入、编辑等基本操作表中数据排序、查找、筛选等基本应用表间的关系和子数据表的相关操作1.1 创建数据库 A创建空数据库B使用本机或者网络上的模板创建完整的数据库 1 数据库设计 A创建空数据库在Access中创建一个空数据库，也就是创建的数据库中的对象没有任何数据的数据库。【例1】创建一个“学籍管理”的数据库操作要点：在启动Access2003 中，单击【文件】【新建】菜单命令，或用【Ctrl+N】组合键输入为数据库文件名、选择保存位置 B使用

2、本机或者网络上的模板创建完整的数据库 Access2003中可以根据的一些标准的数据库框架来创建数据库，这些标准的数据库框架称为模模板板。【例2】用本机上的模板上创建一个“学校讲座管理”数据库。 操作要点：在Access2003窗口中，依次单击【文件】【新建】菜单命令。在弹出“新建”对话框中，选择“数据库”选项卡中的“讲座管理”模板 选择保存位置1.2 数据库的打开与关闭 数据库可以根据不同的用途Access提供打开、以只读方式打开、以独占方式打开及以独占只读方式打开等四种方式打开打开：意指在多用户环境下打开数据库时，使您和其他用户都能查看和编辑数据库。 以只读方式打开：意指多用户环境下打开数

3、据库时，使您和其他用户能查看但不能编辑数据库。以独占方式打开：意指在多用户环境下打开数据库时，使您能查看和编辑数据库，并且防止其他用户打开该数据库。以独占只读方式打开：意指在多用户环境下打开数据库时，使您能查看但不能编辑数据库，并且防止其他用户打开。【例3】以独占方式打开“学籍管理”数据库，然后关闭该数据库。数据库的关闭是关闭数据库窗口。操作要点：选择打开的数据库文件在打开”对话框中【打开】按钮右侧的【】【以独占方式打开】 2.1 创建表A利用向导创建表 B使用设计器创建表 C通过数据输入创建表 D利用导入数据创建表2 表的操作A 利用向导创建表 利用向导创建的表，表的结构是按示例表来确定的，

4、可以修改表的字段名，字段的数据类型和大小引用示例表的。【例4】利用向导在【例1】创建的“学籍管理”数据库中创建一个“课程表”表，表中字段有“课程名称”、“课程编码”、“课时”、“学分”。操作要点：选择样表、增加字段、重命名字段确定主键B使用设计器创建表使用设计器创建表，先要确定表的结构，就是设计表有多少个字段，每个字段名及数据类型等信息。1. 字段名的命名规则字段名的命名规则：字段名的长度最多可达64个字符字段名可以包含汉字、英文字母、数字、空格等，但最好不要有标点符号（如句号、惊叹号、方括号、重音符号等）不能将空格作为字段名的第一个字符【例5】利用设计器在“学籍管理”数据库中创建一个“学生基

5、本情况表”表，该表的作用是保存学生基本情况信息，它以“学号”为主键，“学生基本情况表”表所包含的字段信息如表1所示 字段名称字段类型字段大小允许为空说明学号文本9否主键姓名文本8是性别文本2是出生日期日期/时间是是否团员是/否是入学时间日期/时间是班级编号文本6是专业文本10是入学成绩数字整型是照片OLE对象是表1 “ 学生基本情况表” 所包含的字段信息操作要点：选择“表”对象“使用设计器创建表” 在“表1：表”表设计器对话框中，输入各字段 、设置主键。C通过数据输入创建表通过数据输入创建表是先输入表中数据，以数据来确定表的结构。字段的数据类型由输入的数据确定，大小是按系统默认的。【例6】通过

6、输入如表2所示的数据，在“学籍管理”数据库中创建“教师授课表”表。课程编码教师编号班级编号学年学期授课地点授课时间01003007505312005上期1号公共教室星期二02003005505312005上期1号多媒体星期四03003009505312005上期3号公共教室星期三04003006505322005上期2号多媒体星期五05003012505322005上期4号公共教室星期一06003002505312005上期3号多媒体星期二07003001505322005上期2号公共教室星期五08003008505312005上期5号多媒体星期四09003005505312005上期6号多媒

7、体星期三表2 “教师授课表”数据 操作要点：选择“表”对象“通过输入数据创建表” 在数据表窗口中，输入数据并重命名字段 D利用导入数据创建表 利用导入数据创建表实际上是不同系统间的数据表转换，可以将Excel表等导入转换成Access2003的数据表。【例7】将一个Excel“选课表”表导入到“学籍管理”数据库中操作要点： 在数据库窗口中，依次单击【文件】【获取外部数据】【导入】菜单命令 选择导入的数据文件、确定主键2.2 表的结构修改A更改字段名、类型和字段说明B添加、复制字段C字段的删除A更改字段名、类型和字段说明 当表中的字段名、字段类型有误或不满足要求时，需更改字段名、类型和字段说明。

8、【例8】在【例6】中用输入数据的方法创建的“教师授课表”中，由于“课程编码”、“教师编号”、“班级编号”、“学年”字段，输入时是数字型数据，系统默认为了数字型，现将这四个字段数据类型更改为文本。 操作要点：选择字段更改字段名、类型和字段说明B添加、复制字段 数据表建立后，表中字段不足够概括所描述的事物时需要添加字段；而表中字段有重复或不需要时要删除字段。【例9】在“学籍管理”数据库中的“选课表”中“成绩”字段前添加一个“课程名称”字段，字段的数据类型为“文本”。 操作要点：选择添加位置选择右击弹出菜单中的“插入行”命令在目标位置粘贴输入字段名、选择数据类型等C字段的删除 字段的删除是对表中多余

9、或不用的字段进行删除操作，与添加字段相似，不同的是选择“删除行”命令复习提问11.数据库文件可以采用哪几种方式打开？2.创建表的方法有哪些？3.若创建的表中有序号、姓名、性别、出生日期、是否党员、入学成绩、照片、电话、EMail地址、简历等字段，请问字段的数据类型分别为什么？4.将“教师表”的“电子邮箱”字段类型改为超级链接，并在其前面增加一个字段“照片”。删除“学历”字段。2.3 表的字段属性设置 在定义表时除了确定表的字段名称、字段数据类型和字段说明外，还有许多其他属性，这些属性用于定义字段数据的大小、保存、处理或显示方式等，从而增强了Acces2003数据库的安全性，可靠性及输入数据的简

10、便性。这些属性因数据类型的不同，属性名及作用也各不相同。 字段的属性由两个选项卡和一个属性说明框构成，一个是“常规常规”选项卡，用于创建常规字段；一个是“查阅查阅”选项卡，用于创建查阅字段 2.4 记录的编辑 A表中对象的选择B向表内添加记录C删除记录D修改记录E替换记录 A表中对象的选择选择单行或单列：选择单行或单列：将光标移到行选择器或字段名单击完成；选择多行或多列：选择多行或多列：将光标移到要选择的首行选择器或首列字段名单击后拖动至要选择的末行或末列。单击首行行选择器或首列字段名，然后按着【Shift】键在单击末行行选择器或末列字段名来完成。注意：多行或多列的选择只能选择相邻的行或列；单

11、个数据项的选择：单个数据项的选择：将光移到数据项的左边框成空心十字形时单击。选择多个相邻数据项：选择多个相邻数据项：将光移到首个数据项的左边框成空心十字形时拖动鼠标至要选择的最末数据项。将光移到首个数据项的左边框成空心十字形时单击，然后按住【Shift】键在要选择的最末数据项。选择整个表：选择整个表：单击第一个字段名前的行选择器。B向表内添加记录 向表中添加记录是在表的数据视图窗口中来完成的，表的最末尾有一条空记录，在记录的行选定器上显示一个星号（*）图标，表示可以从这里添加记录。C删除记录删除记录是在表的数据视图中，选择要删除的记录，然后单击【编辑】【删除记录】命令来完成的。D修改记录 修改

12、整个字段数据时选择要修改的字段或直接用【Tab】键移至要修改的字段。如果只修改字段数据中的某个或几个字符，可以按【F2】键，来切换单个字符和整个字段数据的选择。如修改错误可以通过按【Esc】键或退出表的数据表视图“不保存”数据来还原数据。E替换记录当需要批量修改表中某个字段内容时，可以使用替换功能加快修改速度，减少重复输入。【例13】将“学籍管理”数据库的“教师授课表”中“授课地点”字段中的上课地点含有“多媒体”替换为“多媒体教室”2.5 表数据的排序与筛选A表的数据排序B表的数据筛选A表的数据排序单字段排序例：在“学籍管理”数据库中，把“学生基本情况表”按“入学成绩”的降序排列。 多字段组合

13、排序例：在“学籍管理”数据库中，把“教师基本情况表”按“系别”和“性别”进行组合排序。B表的数据筛选l按选定内容筛选 l内容排除筛选（1）按选定内容筛选 按选定内容筛选的方法只能选出与选定内容相同的记录。选择的内容可以是一条记录的数据项，也可以是多条记录的数据项。 【例16】在“学籍管理”数据库中，从“选课表”表中筛选出学号是“200509003”的数据。操作要点：在数据视图窗口中，选择数据项 单击【记录】【筛选】【按选定内容筛选】菜单命令 （2）内容排除筛选 内容排除筛选只能选出与选定内容不相同不相同的记录。操作步骤与“按选定内容筛选”相似,只是使用命令时，单击【内容排除筛选】菜单命令。例：

14、在“学生基本情况表”中筛选所有的非团员记录。3建立数据表的关系 在Access2003数据库中，不同表中的数据之间存在着一定的关系，这种关系使得对一个数据的操作成为数据库的整体操作。3.1 建立表的索引 建立索引可加快表中数据的查询，会给表中数据的查找与排序带来很大方便，除了OLE对象，备注型及逻辑（是/否）型字段不能建立索引。Access2003中提供了两种索引类型：l一种是索引(无重复)，也就是字段的数据中不能有相同的值；l一种是索引(有重复)，也就是允许该字段的数据允许有相同的值。 表中建立有主键字段，那么该字段自动建立了无重复索引，也可以说主键是一种特殊的索引。 除建立主键自动建立索引

15、外，也可以通过表设计视图为字段来建立索引。 【例21】在“学籍管理”数据库中，为“选课表”表中的“课程编码”字段建立有重复索引。当主键由两个以上的字段组成，这种索引也是由多个字段组成的索引。多字段组合索引的建立 例：对“教师基本情况表”，按“授课时间”的升序和“班级编号”的降序建立多字段组合索引。3.2 创建并查看表间关系 创建表间关系就是利用两个表的共有（同名）字段创建的关联性。 建立数据库中的表间关联： 一是要保障建立关系的表具有相同的字段， 二是每个表要以该字段建立索引。一对一关系：比如公民和身分证的关系，一个人只有一张身分证，同时每张身分证也仅仅对应一个人。一对多关系：比如单个客户和订

16、单之间的关系，每个客户可以同时下多张订单。多对多关系 ：比如学生管理系统中，学生与课程，教师与学生之间的关系。 在Access2003中表与表间的关系类型：1.确定两表的关联字段2.定义基本表中的该字段为主键或有索引（无重复）3.定义关联表中与其关联的字段为主键或有索引（无 重复）4.最后确定两个表具有“一对一”的关系建立表间的“一对一”关系1.确定两表的关联字段2.定义基本表中的该字段为主键或有索引（无重复）3.定义相关联表中的字段为有索引（有重复）4.最后确定两个表具有“一对多”的关系建立表间的“一对多”关系1.确定第三张表，第三张表中包含分别与两张表中相关联的不同的两个字段2.定义两张表

17、中相关联字段为主键或有索引（无重复）3.定义第三张表中两个关联字段有索引(重复)。4.最后确定两个表具有“一对多”的关系。【例22】在“学籍管理”数据库中，以“学号”字段为同名字段为“选课表”和“学生基本情况表”创建表间关系。建立表间“多对多”的关系操作要点：在数据库窗口中单击【工具】【关系】菜单命令 在弹出的“显示表”窗口中，选择要建立关系的表并添加到“关系”窗口中在“关系”窗口中，将基本表中的关联字段拖至关联表的关联字段上。编辑关系、设置参照完整性3.3表关系的修改删除关系删除表间关系要删除两个表的关系时，在“关系”窗口中右击两个表的联接线，单击弹出菜单中的【删除】命令。 3.4打印数据表 数据表除能提供数据库的其他对象使用外，还可以单独输出数据表，即数据表的打印，首先格式化好数据表，通过【文件】菜单中的【打印预览】命令或工具框中的【打印预览】按钮查看效果，效果满意后，再选择【文件】菜单中的【打印】命令或工具框中的【打印】按钮打印。小结 o 数据库的创建、打开、关闭是数据库的基本操作；o表的创建、表结构的修改、表的属性设置、表的记录操作、表中数据的替换是表最基本的操作；o表的排序、索引、主键及表间关系的建立是表应用的基础；o表数据的筛选、查找是表的初步应用。（1）创建一个数据库。数据库的名称为“展会资料系统” 。（2）在“展会资料系统”数据库中创建“展