大数据时代背景下办公室档案管理的改进对策论述

1、    大数据时代背景下办公室档案管理的改进对策论述    王蕾摘 要：随着信息化时代的不断推进，对于办公室档案管理来说，需要进行信息化处理，必须跟上信息化发展步伐。为此，要想顺应社会的发展以及新技术的需求，满足新时期档案管理与服务的要求，就必须对档案管理方式进行创新。不仅需要档案资源的电子化和数字化，也需要档案管理方式的信息化，档案服务方式的便捷化，还要保障档案信息安全，才能在保证质量的前提下，尽可能地提高工作的效率，进而使得办公室档案管理资料更为全面，促进其不断创新。关键词：大数据时代背景 办公室档案管理 改进对策中图分

2、类号：g271  文献标识码：a    文章编号：1003-9082（2020）09-00-01一、大数据时代办公室档案管理工作的特点1.管理对象从传统载体转向数字化大数据时代，不管是档案学研究对象还是档案工作对象都发生了变化，传统的档案学理论研究与档案工作，都是以传统载体为客体，为研究对象，而大数据时代，传统载体的文件和档案越来越少，电子文件和数据越来越多。2.管理过程向信息化转变现如今的社会越来越趋向信息化社会，同时，大数据时代也影响着我们的生活。在网络大数据时代下，信息化不仅给我们日常的学习、工作、生活带来了影响，而且我们逐渐意

3、识到传统的档案管理已经不适应于现代社会的发展，对于档案的管理还需要引进更为先进的设备。目前，越来越多的单位建立起了自己的档案管理网络体系，而且还将档案管理工作的发展方向向着信息化转变。3.大数据时代的档案管理的快速发展对于档案管理来说，以前的档案管理总是十分的单一而且非常不全面，往往以纸质记载形式为主，其记载方式已经不能适应现代社会的发展，现如今都变为了电子档案。由于社会科学技术的不断发展，网络信息技术的发展势头强劲，使得档案管理得到了进一步的发展，为此，电子档案随之产生。对于电子档案来说，与纸质版对比，电子档案能够尽可能地提高管理信息等准确度、精准度。同时，还进一步解决了距离带来的问题，方便

4、了异地之间的沟通交流，使其能够以最快的速度得到自己所要的信息。二、大数据时代加强办公室档案管理工作的对策与建议1.创新管理理念随着大数据时代的发展，如果想要使得档案管理工作得到有效的落实，首先应当不断更新档案管理的理念，培养更多的管理人才，激励其进行创新研究，才能有效地促进档案管理工作的开展。其次，对于档案管理工作人员来说，不仅要在心理上给予高度重视，明确自身工作的重点内容，还应当掌握信息化的档案管理工作。最后，单位在进行招聘时，由于年轻人相对更加熟悉信息网络，也更容易接受新型的信息化管理理念，为了以后的管理考虑，应当招聘那些较为年轻的人员。为此，要想在大数据时代的作用下提高档案管理工作的水平

5、，就必须不断更新管理理念。2.健全信息化体制由于大数据时代的发展，使得单位需要处理的档案信息越来越多，虽然其数据的增多增加了单位建设的参考依据，但是也增加了档案管理的难度。那么，我们现阶段所要解决的主要问题在于有效利用档案信息，显然老旧的档案管理模式已经不能处理大数据时代下的档案信息，要想更加系统、规范，就必须结合自身工作的实际情况，依据信息化系统的技术特征，逐步建立起一个完整的管理体系，使得各个部门和相关人员都能意识到自己的岗位职责，并建立起一套完整的管理细则。最后，在进行管理的过程中，对数字档案应当给予高度重视，它不仅能方便我们的日常生活，还有利于储存安全性能的提升。3.加强“云计算”的应

6、用现阶段，云计算技术已经受到了广泛的关注，其也被应用于我们日常生活中的各个方面，对于云计算技术来说，其是通过许多运算技术组合而成的，是目前我们所接受的较为新型的计算方式之一。在办公室档案管理的过程中引入云计算技术，不仅能够实现对档案数据的分析、整理、总结和归纳，还能大大降低计算的时间，进而减轻了工作人员的压力，使得档案管理更加真实可靠。通过运用云计算方式，可以有效地整理、分析、储存来自政府、企业等大量的数据。由于科学技术的不断进步，档案资料也越来越复杂，不仅包括视频、音频，还有大量的图片需要进行处理，这无疑增加了处理的难度以及储存的容量，而利用云计算，可以有效地处理这些档案，提高了档案管理工作

7、的效率。4.规范工作流程在设计档案管理系统时，首先要对现有的工作流程进行优化，其实是系统中的工作流程自动化管理，档案管理、档案服务、归档过程的调度都通过调用工作流引擎中的方法来实现，系统管理、任务分发、过程管理、过程监控完全由工作流驱动承担。完善的工作流管理是系统自动化的基础。5.更新管理模式在以往的档案管理过程中，由于各种原因，经常会发生文件丢失、难以查找急需文件的情况，这严重阻碍了单位的运行，也极有可能为单位带来经济损失。另外，不仅会损害单位的经济利益，而且在对重要的资源进行查找、修复的过程中，还需要调动大量的人力物力财力，这必定会增加单位的成本，以及工作人员的工作量。为此，只有建立科学的

8、管理模式，才能避免上述情况的发生。基于此，通过充分利用新的管理模式，可以将已经记录的文件按照文档的内容以及性质，将其进行整理分类，并依据时间对其进行编号、存档，另外，还应利用计算机等先进设备进行记录，形成电子化档案。6.档案管理及人才培养实现档案管理信息化，为以后的查档工作提供便利，全面提高人才培养，这就要求办公室档案管理人需要结合以下几点：第一，为提高档案管理完整、准确性需要档案管理人员在收集档案时认真进行分类、整理。第二，培养高素质的办公室档案管理人才需要得到单位及相关部门的资金和技术方面支持。第三，可通过交流来取长补短，相关单位及企业、高校之间、档案管理单位之间、专业工作者之间创造互相交流的机会，让這种交流从而达到弥补档案管理人员自身存在不足的目的，不断地推动办公室档案管理工作发展和进步，开创档案管理的新局面。结语随着大数据时代的不断推进，使得科学发展越来越迅速，人们利用信息化的机会越来越高，不仅方便了我们日常的学习、工作和生活，而且还能为我们提供更为精确的信息。现阶段，将电子媒介应用到档案管理工作中，不仅使得其管