TQP档案管理重点

1、填空题1、档案的基本属性是原始记录性、知识性、信息性,一般属性是位息性和知识性。2、文件是档案的来源，档案是文件的归宿。3、文件的责任者是指形成文件的作者(或制发文件的单位或个人)。4、决定档案保存价值的因素是档案口身的特点和社会的石要。 5、照片档案是由底片、照片、文字说明组成。6、会计档案的主要成分是会计凭证、会计账薄、会计报表。7、归档和保存是文件转化为档案的一半标志和界限8、档案检索工具按比例为口录、索引、指南。9、口前全国档案部门统-使用的检索语言是_中国裆案分类法和中国档案主题词表。10、文件归档涉及文书部门和档案部门两个部门的工作。11、档案部门移交清单应该填写一式三俭。12、文

2、书档案基木的立卷方法是“六个特征立卷法”，即根据文件在问题、性莹、也迥、鈕、业、通讯者特征六个方面的共同点将文件组合成案卷的方法13、档案签订吋掌握的原则：保冇从宽、销毁从严，孤本从宽、副本从严，本单位文件从宽、外 单位文件从严。14、检索语言特点：单义性、专业性。 15、计算检索效率通常采川查全率和查准率。16、档案统计工作的步骤：统计设计，统计调杳,统计管理,统计分析。 17、人事档案的特点：真实性、动态性、机密性。 18、会计凭证保存 15年,会计账薄15-20年,会计报表永久保存。19、档案的木质属性原始记录性。20、档案管理工作的性质服务性和机要性。21、档案属性标准包括档案的来源标

3、准、趋案的内容标准、档案的形式标准。22、鉴定档案的基本方法是直接鉴定法。23、档案提供利用工作的形式包括-向利用者提供档案原件、复制品、加工成品。24、全宗指南的内容：立档单位的简要历史、全宗简要時况、全总内档案内呑和成分的介绍、全宗指南的辅助丁具。25、档案文献汇编特点：原始性、系统性、易读性。26、常用的现行文件汇编的类型：法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编。27、大事条目的编写方法：大事时间,大事记述。28、实物档案管理分为证书类档案管理方法和印章类档案管理方法。29、电子档案的归档方式：物理归档方式、逻辑归档方式、“双套制”归档。3()、电了档案的归档时间分为实时归档

4、和定期归档。31、电子档案的归档手续为进行技术鉴宦和履行归档手续。名词解释1 档案收集：就是按照法律法规规定，通过例行接受制度和专门征集的办法，把分散在各组 织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集屮到各级各类档案保管机构。2档号：是档 案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页号 等。3会计档案：是各种社会实践主体在会计核算专业活动形成的具冇一定保存价值的各种 载体的会计文件。4著录标引：著录是指在编制档案fi录吋，对档案的内容和形式特征进行 分析、选择和记录的过程。标引是指在档案著录中対档案内容进行分析和选择、并赋卩其规 范化检索标识的过程。5档案：是

5、机关纽织和个人在社会活动屮直接形成的保存备查的文字、 图表、音像及其他各种方式和载体的历史文件。6全宗：是由某一机关、组织、人物在社会 活动中形成的档案冇机整体。7著录标引：著录是指在编制档案冃录时，对档案的内容和形 式特征进行分析、选择和记录的过程。标引是指在档案著录屮对档案内容进行分析和选择、 并赋了其规范化检索标识的过程。8大事记：是按照时间顺序简要记载一定历史时期发生的 重大事件的参考资料。9、文件归档：是指各单位处理完毕的具有保存价值的文件，经文帖 部门或承办部门整理立卷示，定期向档案室或档案人员移交的过程。10、档案汇集：是指将 若t全宗所属不明或所属全宗己经不复存在的档案汇集起來

6、。11、档案价值的鉴定工作：是 指档案室按照一定的原则、标准和方法，分析和评价档案的价值，确保其保管期限，剔除丧 失保存价值的档案了以销毁的活动。12、全宗卷：是档案室在管理某一全宗的过程中形成的, 记录和说明该全宗情况的专门案卷，它是一个全宗在形式和管理活动屮形成的档案。简答题i 说明档案保管期限表的定义和作用？档案保管期限表是用表册的形式列举档案来源、内容 和形式，并指明英保管期限的指导性、标准性文件。是档案馆、室确定档案保管期限的依据, 便于准确的组织案卷，防止错误的销毁案卷，提高鉴定工作质量和效率2简述档案鉴定工作 的内容、标准、原则？ 聽.(1)制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表

7、(2)具体审 核档案材料的保存价值，确定其保管期限(3)挑出不需保存和保管期满乂无继续保存价值 的档案予以销毁(4)档案鉴定工作的组织。原则:一鉴定档案必须遵循从维护国家和人民的 整体利益出发的原则，用全血、历史、发展的观点确定档案的价值。标准：属性标准(來源、 内容、形式、相关档案的保管状况)、社会利用标准、相对价值标准。3试述档案工作基本 原则？ 统一领导分级集屮的管理国家全部档案，确立了档案工作的纟r织原则和管理体制, 维护档案的完整和安全，提出了档案管理的基木要求便于社会各方面的利用，体现了档案工 作的目的和标准三个方面的内容互和联系、互相作用，统一管理和维护安全是手段性的，为 利川捉

8、供了组织保证和物质基础，便于社会利川，是冃的性的，为实现统一铮理和维护国家 安全，确定了方向。4简述档号的含义和基本原则？档号是档案实体管理编号的总称，包括 全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页号等。唯一性、合理性、稳定性、 简明性。5什么是著录标引？有哪几种标引形式？著录是指在编制档案h录时，对档案的内 容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。标引是指在档案著录屮对档案内容进行分析和 选择、并赋予其规范化检索标识的过程。分主题标引、分类标引。6归档的要求？(1)归档 的文件应齐全、完整(2)遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值， 便于保管和利用卷内文件经过

9、系统整理和编目案卷封而填写清楚，案卷标题准确，排 列介理，编号无误(5)编制完整的案卷h录和相关文件(6)对已破损的文件应予以修整，对字 迹模糊或文件载体存在隐患的文件应予以复制。7档案室收集工作的职责？(1)监督文件的形 成过程(2)督促归档制度的落实(3)指导文书部门的立卷归档工作(4)开展零散文件的收集工 作。&档案管理工作的原则？(1)保持文件z间的历史联系(2)充分掌握和利用原有的整理成 果便于保管和利用。9档案室要建立合理的检索工具体系，应符合哪些基本要求？保 证有一定数量和种类检索工具(2)充分利用检索工具的互补性(3)检索工具的设置应与利用需 求相吻合(4)馆藏性、查检

10、性、介绍性检查工具并举。10档案编研工作的内容？(1)编辑档案 史料和现行文件汇编(2)编辑档案文摘汇编(3)编写档案参考资料(4)编史修志。ii 档案形成的条件？(1)处理完毕的文件才能成为档案(2)对fi后工作活动具有一定查考价 值的文件，才有必要作为档案保存(3)经过立卷归档集中保存起來的文件，才最后成为档案。 12档案证明的定义及在制法证明时需注意？(1)档案证明：是档案室根据用八的申请，为证 实某件事实在本室的档案中有无记载和如何记载而开具的书面证明材料(2)注意：制法手 续用八申请制法依据档案原件制法方法引述原文制法标志加盖 印章xx食品集团公司下冇若干分公司，其分公司可以独立行使

11、职权，能够以自己的名义对外行 文，设立独立的财务，但人事由集团公司代管。最近公司档案室接收了一个被撤销分公司的 档案，该分公司成立时间较短，内部机构数量少，内部机构之间的职能分工界限不清。由于 文书立卷工作不到位，致使部分文件尚未立卷，即使已经组好的案卷也存在组卷不合理，卷 内文件秩序混乱、卷内编目和案卷题名不符合要求等严重质量问题。请冋答下列问题：1、该食品集团下属的分公司是否为立档单位？为什么？ （4分）2、该被撤销分公司的档案怎样区分全宗？总公司档案室是否需要整理这些档案？ （4分）3、该被撤销公司2003年度部分文件如下，请你写出整理的程序和内容。（20分）4、将8号文（系正本），按国

12、家标准著录成卡片式条口，长期保存，主题词自编，提要项可 省略，设分类号为gf96618,档号为6112；档案馆室号为00066；缩微号为16/6； 需长期保存，共2页。（7分）1号文关于实施让划包干生产的规定2号文关于工差旅费报销的具体规定3号文关于产品销售计划酬金的规定4号文 关于任命xx和xx为财务科和营销科科长职务的通知5号文关于开展产品销售市场调查的通知6号文关于严格财务管理制度的通知7号文关于产品销售计提酬金的补充规定8号文通知所属各单位：根据上级关于加强安全生产的紧急通知精神，为做好我公司安全生产工作，经公司领 导研究决定，今年五月份作为公司安全牛产检查月，貝体内容及要求如下：（下

13、略）xx食品集团公司x分公司2003年4月28日9号文关于奖励产品研发组集体荣誉称号的决定10号文 公司员工2003年度考核登记表（共52册）答案：1、是，构成立档单位的条件有三个：可以独立行使职权，并能以自己名义对外行文；独立 的财务；冇一定的人事任免权。特殊情况下，依据第一个条件2、总公司接收来的被撤销分公司的全部档案是一个独立全宗。需要整理3、（1）区分全宗：该被撤销分公司的全部档案是一个独立全宗（2）全宗内分类：用问题分 类法，将具分成生产管理类（1号、8号）、财务管理类（2号、3号、6号、7号）、营销管 理类（5号）、行政管理类（4号、9号）、人事管理类（10号）（3）立卷、填写卷内

14、文件目 录、案卷封面：3号7号组为一卷，题名为：关于产品销售计提酬金的规定、补充规定；8 号为一卷，题名为【xx食品集团公司x分公司关于开展食品安全生产检杳月活动的】通知; 其他文件各自组成-卷，题名为各自标题（4）案卷顺序，编写案卷目录4、分类号gf966-18档案馆（室）号00066档号6-1 -1 -6缩微号16/6【xx食品公司关于安全生产检查刀的通知】：齐鲁2003 8号/xx食品公司+xx食品公 司关于加强安全生产的紧急通知一正本：通知氏期199904282页提要安全检查通知（一）齐鲁电器公司文帖档案分类如下请答出该公司米用的是哪种复式分类法?1998年 综合类行政管理类人事劳资类

15、生产管理类产品营销类 财务管理类后勤服务类1999年综合类行政管理类 人事劳资类 生产管理类 产品营销类 财务管理类 后勤服务类（二）该公司1999年一份文件没有具体标题，请根据所学知识拟定一个文件标题。通知所属各单位：根据上级关于加强安全生产的紧急通知精神，为做好我公司安全生产工作，经公司领导研究决定：今年五月份作为安全生产检查月，具体内容及耍求如2 （卜略）齐鲁电器公司 1999年4月28日（三）该公司1999年度部分文件如下，若根据上述分类方案，你认为这儿份文件应归入哪 几类？组成几卷？请分别拟出案卷题名。文文义文文文文 号号号号号号号1 2 3 4 5 6 7关于实施计划包干生产的规定关于工差旅费报销的貝体规定关于产品销售计划酬金的规定通知（内容见上题