浅谈合同管理存在的问题及解决措施

1、浅谈合同管理存在的问题及解决措施浅谈合同管理存在的问题及解决措施什么是合同管理？有的人将合同的订立视为合同管理、有的人将合同管理视为合同文件管理、有的人将加盖印章行为视为合同管理、也有的人将审查合同视为合同管理，这些观点都是片面的，不利于合同管理制度的建立和完善。合同管理是指以实现合同价值为目的，以合同为管理对象，按照法律、法规等规定，在合同从预备、会谈、订立、生效、履行、变更、解除、争议解决、终止直至立卷归档整个过程的管理行为。其可分为三个局部：事前管理。我公司的合同文书主要有两大类，一类是商业合同。合同种类繁多、数量宏大及管理制度的不健全，使得合同日常管理难免存在疏漏和不畅，理解和分析现行

2、的合同审查流程和管理职责有助于合同管理制度的标准化，有助于合规建立的推动和合规文化的建立。通过对合同审查工作的总结和分析，发觉并提出存在的以下四个主要问题及解决措施。一、存在的主要问题合同管理的形式问题通常状况下，多数公司的合同管理形式一般采纳公司法律事务管理部门统一归口管理和各业务部门分级管理的形式。法律事务管理部门作为合同的统一管理部门，对合同的签订和履行负有标准、监视、检查和指导的职责：如审查合同文本的合法合规性；获得业务部门全部合同台帐和履约状况统计报告以便用于监视和检查；有权在第一时间获得公司内部和外部自查和他查反应的看法并提出整改建议；具有和业务部门、相关职能部门及外聘专家就合同审

3、查事项进展沟通的权利等等。但目前公司合同管理并没有实行正真的合同归口管理，法律事务管理部门无法把握合同履约状况，法律事务管理部门、业务部门、相关职能部门及外聘专家之间缺乏有效的沟通机制，合同管理形式为粗放式管理形式。例如，公司合同文本的编号随便性较大，存在各部门自行编号、各承办人员自行编号、同类型和不同类型的关结合同编号没有统一标准等状况，其不利于合同文本的归档和查询，合同编号的标准程度是一个公司的合同管理情况详情的反映。另外，还存在业务部门对合同的订立、履行和执行的全过程所应担负责任的认识误区，甚至个别观点认为法律事务管理部门应负合同的全部责任，这些状况都不利于合同的日常标准管理及责任人制度

4、的建立。合同管理的制度问题建立合理的合同管理制度是合同管理标准化、制度化、效率化的前提和根底，合同管理制度应包含合同承办人制度、审核会签制度、审查制度、监视和检查制度、重大合同备案制度等，其主要内容为：合同的归口管理；合同资信调查、审查、审批、会签、登记、签订和备案；受权书的签发和管理；合同示范文本管理；合同专用章管理；合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查；合同管理人员培训；合同管理奖惩与挂钩考核等。通过建立合同管理制度做到管理层次清晰、职责明确、程序标准，从而使合同的签订、履行、纠纷处理和考核都处于有效的掌握状态。目前公司在合同管理制度上存在一些问题。例如，没有建立合同归口管理制度；局

5、部工程资信调查存在内容不详实、调查程序简洁复制及调查结论的同质化；对合同变更、履行缺乏有效监视；合同归口管理部门缺少合同履行资料，以致无法监管；合同示范文本未能有效用法；缺少有效的合同责任人制度、考核机制及奖惩措施等等。合同审查的法律建议未能被充分留意合同审查包括业务审查和法律审查，法律审查是合同管理的核心环节，其审查目的在于解决三个问题：一是合同的合法、合规性，审查内容包括：当事人有无签订、履行该合同的民事权利力量和行为力量；当事人的意思表达是否真实、全都；合同是否存在法律规定的无效情形；签字的合同经办人是否获得有效受权；关结合同的实际签订程序是否符合法律法规或公司内部规定。二是合同的严密性

6、，审查内容包括：商定条款是否存在违反法律、法规和政策文件的情形；合同当事人的权利、义务之间是否存在冲突；合同应具备的业务上条款是否齐全；文字表述是否准确无误且无歧义。三是合同的可行性和利益性，审查内容包括：合同当事人特殊是对方是否具备履行合同的力量和条件；估计获得的利益和可能担当的风险；是否对合同非正常履行时可能患病的经济损失进展预报。目前公司在对待法律审查建议是否被有效接受上存在一些认识上的偏向。例如，对合同的当事人、内容和形式上提出的法律建议，尤其是技术性合同条款，个别人员存在理解上的偏向，从而影响合同风险防范措施的建立。有的业务人员盲目遵从商业习惯，抵抗法律事务管理部门对业务工作的正常监

7、视，对潜在的法律风险不管不顾，产生法律纠纷后却又责备法律事务管理部门渎职。重视静态管理、无视动态管理，合同履行监控缺乏在合同的履行、变更或解除、终止过程中，有效的合同履行跟踪、监视、管理和掌握机制的缺乏是合同纠纷多发的主要缘由，这也是合同管理的重点阶段。合同履行是指对合同商定的权利和义务的执行，这需要合同承办人的细致周密工作；履行监控是指为爱护合同的正值履行而建立的合同执行调整和掌握制度。履行监控机制的建立的前提是合同管理机构、人员和职责制度的落实，合同台账、档案制度的建立健全，如此才能使得合同管理制度化、签约和履行行为标准化。对合同履行的监控，目前公司存在缺乏之处，如给与合同会谈等前期阶段的

8、关注度、经费和人员等方面的投入比例，而对合同签订之后的合同履行阶段，那么往往存在重视缺乏、管理不到位等状况。二、解决措施和合理化建议建立合理、有效的合同管理形式建立健全合同管理制度，要留意三个方面。首先，落实合同管理的机构、人员装备和人员培训，建立合同归口审查和分级管理制度，使合同管理逐步标准化、制度化。其次，明确合同业务部门和承办人、合同审查部门和承办人、合同批准机构和人员及合同归档部门和承办人的职责。最终，规章制度一经制定，除了严格遵照执行外，还应有相应的措施以保证该项制度的得以更新，以适应法律法规、政策方面及商业习惯的改变。合理的合同管理形式不应是静态的、不应是针对某个时点、也不仅仅是某

9、个部门的事务，而应当是动态、连续、相关责任部门共同的管理过程，其中包括：对合同相对人资信情况的调查、合同条款的会谈、合同样本的起草和制定、技术性条款的设立、特殊条款的商定、争议事项解决机制的设立、合同的签订、合同的履行及争议发生时相关部门的联动等一系列环节。合同的法律审查就是围绕这一系列详细环节而绽开的风险预防和实时掌握活动，是整个合同管理的核心，但其也离不开相关部门依各自职责和从各自角度的亲密合作。在详细操作上，对合同管理实行归口、分级、划块管理形式；合同归口管理部门为合同一级管理部门；负责为业务部门供应法律效劳，建立健全合同管理制度，监视检查和考核合同管理状况，参加重大合同的论证、会谈、起

10、草、审查、签订及合同纠纷的处理，统一管理法定代表人受权托付书和公证事宜，负责合同备案文本的管理，考核合同管理人员，组织合同管理学问培训等；各业务部门为合同二级管理部门，负责本部门的合同立项、可行性调查、文本草拟、签订、履行、争议解决和履行过程中的档案管理等，并向合同归口管理部门定期汇总、上报合同履行状况；相关部门负责合同专用章的用法及合同履行完成后的文本归档工作。实在把好工程调查、合同审查和履行监视环节在会谈和签订合同时，严格审查合同当事人的主体资格、资信状况和履约力量，必要时可向公司要求法律事务管理部门协作帮助调查。业务承办人员应对涉及的业务事实具体告知合同审查人员,在对合同背景理解的根底上

11、仔细对合同条款加以推敲，确保合同应具备的条款齐全、精确；确保文字表述准确无误，避开条款之间的冲突性；用法格式合同时应留意避开存在免除其责任、加重对方责任、排除对方主要权利等情形出现；对加强对合同变更、新增程序文件的管理；准时适当履行发送正确的函件等通知义务；重视证据的保存及保证其有效性；准时行使合同权利以确保诉讼时效。同时，可建立重大工程和合同专项审查管理制度。进步合同管理人员素养加强合同管理部门和合同管理人员，特殊对管理层和机构的培训应是公司合同管理的首要任务，如此可以进步全员的合同管理意识，产生“业务未动、法律先行的全局观念。进步合同管理人员素养首先是做好以下两个方面：一要选好合同审查和管

12、理的专职人员；二要建立岗位责任制，明确责、权、利。除此之外还应加强业务和法律培训，法律培训应侧重民法通那么、合同法、信托法、担保法、物权法、公司法及刑法等根本常识方面。通过学习培训，使得公司全员都能把握根本法律学问和签约技巧。例如，能区分和认识到要约和要约邀请的不同构成要件和法律后果；能区分没有代理权、超越代理权和表见代理的差异；能认识无效合同、可撤销合同和有效合同的差异；在合同签署过程中，合同承办人会有意识地看拟盖章的合同全部条款是否与已审查的合同条款相全都，合同对方加盖的公章是否为有效的公章的识别力量等等。建立静态和动态相结合的合同管理制度实行静态和动态相结合的管理方式，以削减合同管理中期

13、和后期争议的发生及避开措施建立的滞后性，对合同的履行状况进展全程跟踪。在合同纠纷处理完毕后，公司应对整个大事过程作出评估和总结，在依据成因分清责任根底上实行责任追究制。例如，对合同的履行和资金划付予以监视和管理，通过监视可以知道各类合同的履行状况，准时发觉影响履行的缘由，以便准时向相关部门和机构反应，防止或降低违约行为的发生。合同资金的划付、汇入及合同清算作为合同履行的主要环节和内容，可由业务部门、财务部门、法律事务管理部门亲密协作把好此环节。纵观当前市场，对合同法律风险的掌握，多数公司存在重诉讼、轻预防的心理。事实上，对合同法律风险的掌握，一个公司的核心力量并非是其诉讼力量。健全的合同管理将能有效地防止决策的