Outlook2003应用培训教材

1、前 言为了让大家更好的使用邮件，更好的使用outlook,更好的使用Exchange2003与outlook2003的整合功能，开展了此次的outlook2003的培训。 Outlook express与Outlook2003的区别1. Outlook Express与Outlook2003区别Microsoft Office Outlook 2003  Outlook 2003 提供管理和组织电子邮件、日程安排、任务、便笺、联系人和其他信息的集成解决方案。Outlook 直接使用 Microsoft Office System 中的其他程序工作。Outlook 提供的革新

2、功能可用于管理通信、组织工作和与其他人更好地一起工作。这一切都可从一个位置完成。Outlook 特有的功能包括对 Microsoft Exchange Server 电子邮件账号的支持、外出时的自动电子邮件回复、组日历的日程安排、多个通讯簿、任务、便笺、垃圾邮件过滤、自动备份和项目的存档。Microsoft Outlook Express 6 作为Microsoft Windows® 一部分Outlook Express 是一个基本的电子邮件程序。Outlook Express 提供标准 Internet 电子邮件和新闻组访问，支持邮局协议 3 (POP3) 或 Internet 邮

3、件访问协议 (IMAP) 电子邮件账号。虽然 Outlook Express 是免费的而且允许您发送和接收电子邮件，但它不提供Microsoft Office Outlook 的高级功能。接下来我们对比一下它们：功能OutlookOutlook Express发送和接收电子邮件。是是连接到 Microsoft Exchange Server 以获得增强的协作、对空闲/繁忙信息的安排，以及在线表单。是否连接到 POP3 Internet 电子邮件服务器。是是连接到 IMAP 和 HTTP 电子邮件服务器，包括 MSN Hotmail、America Online (AOL) 和 Yahoo! M

4、ail（供应商可能会要求订费）。是是用于存储和检索电子邮件地址的通讯簿和联系人文件夹。是是当您外出时自动对传入邮件发送答复的外出助理。是否多个通讯簿。是否完全集成的日历，包括会议和事件日程安排、约会和组日历。是否电子邮件、日历事件、任务和便笺的提醒。是否与 Windows SharePoint 网站的集成。是否维持邮箱的可管理性的自动备份（存档）功能。存储需要保留但不需要立即访问的旧项目，并自动把这些旧项目移动到存档位置。是否Microsoft Office Word 作为电子邮件编辑器来提供对附加格式和样式选项的访问。是否用于组织项目的类别。是否同时显示的日历，您可以查看多个日历和在日历之间

5、拖动项目。是否任务文件夹，用于保存您希望自始至终跟踪的个人或工作相关任务的列表。是否垃圾邮件过滤。是否便笺文件夹 纸质记事本的电子替代物。是否对 NNTP 新闻组的访问。否是注释  尽管 Outlook 可能看起来确实有新闻组支持，但当您打开新闻阅读器时，实际上是在 Outlook Express 窗口中打开的。签名和信纸。是是安全电子邮件传递。是是第二章:邮件管理1. 邮件的个性化设置大家以前用习惯了outlook express了，现在用上outlook2003,一定在一些方面难于适应，在这里，就讲讲怎么样让outlook2003回到大家熟悉的界面里去，我们分

6、以下步骤来讲（1,界面;2,功能;）1) 界面首先进入是以下界面：但我们outlook express是以下界面：如何从上面的界面变成下面的界面呢，请大家操作一下：1) 打开：视图à阅读窗格à底端2) 点击 发件人、主题一行的任意位置，单击右键，可以看到“排列方式按组排列”前面打了，把去除就两步就变成了下面的视图了。其他的界面操作就与outlook express差不多了。2. 收发邮件1) 接收邮件与OE一样,outlook2003也提供了一个发送接收邮件的设置，如下图：具体操作可以：A. 你可以点击工具à发送和接收à“全部发送接收”（或选择帐号接收）

7、B. 在屏幕的中上位置有一个“发送/接收”按钮，你点击它就可以把你的邮件发送和接收下来C. 你可以按“F9”或ctrl+M来完成你的发送和接收邮件2） 发送邮件选择：文件à新建à邮件，就出现下图:根据选项输入你要输入的信息，这个与O E里面发送方法一致。3) 发送邮件的特殊用法在Outlook2003中，在发送邮件的过程中，还有很多与OE有区别的特殊用法，如：重要性标记、后续标志及提醒、索取回执、投票、将答复发给其他人、延迟发送、设置过期时间等，下面我们讲一下其特殊用法实现方法：1> 重要性标记在Outlook2003发送邮件时，重要性标记有三类可供大家选择，分别为：

8、重要、普通、低。具体可在发送邮件的界面中，点击中上位置的“选项”菜单，可以点击“重要性”左边的下三角按钮查看具体选项。2> 后续标志及提醒在outlook2003中，后续标志及提醒的实现方法为：在发送邮件界面的中上位置有一个类似红旗标志，点击它出现以下界面，根据需要在标志框选择标志类型，如果需要提醒操作则要设置到期时间，到了你设置的时间则会自动提醒你相关任务工作.3> 索取回执在发送邮件界面的“选项”（中上位置）中，根据你的需要在中部位置的“请在送达此邮件后给出送达回执”和“请在阅读此邮件后给出已读回执”前打上“”，在邮件送达和查看时会要求收件人发送回执。见下图：4> 投票在

9、日常工作中，可能需要征求别人的意见或者需要进行投票表决一些事情，在outlook2003中可以做到投票功能，同样在发送邮件的选项界面中有一项是“使用投票按钮”，在前面打“”，再在后面的文本框中选择按钮类型，你可以选择，也可以自定义按钮类型。如下图5> 将答复发送其他人在工作中，可能会有需要把同事的答复给其他人，自己不需要收到答复内容，具体实现如下：在发送邮件的“选项”界面中部有“将答复发送给”，在右边填写对方的邮件地址就可以了，如下图：6> 延迟发送可能你有时需要晚一点发送邮件给他人，需要先计划发送，在outlook2003里面也可以实现，具体实现方法如下：在发送邮件“选项”界面里

10、，有一项“传递不早于”可以设置具体时间，到时间会自动发送邮件给对方，如下图：7> 设置过期时间在outlook2003中，还可以设置邮件的过期时间，到此时间会提醒收件人完成工作或事情，设置方法如下：在发送邮件在“选项”界面中有一个“过期时间”，在右边设置你需要的时间即可。如下图：3. 联系人管理l 关于联系人“联系人”文件夹是电子邮件通讯簿和信息存储区，其中存储了您要与之通信的人员或商务联系人的相关信息。使用“联系人”文件夹可存储电子邮件地址、街道地址、多个电话号码、图片以及与联系人有关的所有其他信息，如生日或纪念日等。l 与outlookexpress通讯簿管理区别联系人在outloo

11、k express中称之为通讯簿,在outlook express中只能管理一个通讯簿,而Outlook2003中可以管理多个联系人文件夹.l 创建联系人1) 在“文件”菜单上，指向“新建”，再单击“联系人”。出现以下界面:根据图示选项输入你需要输入信息(如姓名、电子邮件地址、部门等信息)。 l 从收到的电子邮件中创建联系人打开或预览包含要添加到联系人列表中的名称的电子邮件。用鼠标右键单击要将其创建为联系人的发件人名称，再单击快捷菜单上的“添加到联系人”。l 查找联系人在工具栏上的“请输入要查找的联系人”框中键入要查找的联系人的姓名。（可以输入姓名的一部分（例如 Judy L）、姓氏或名字、电

12、子邮件别名、显示名称和公司名称。要快速打开以前查找过的联系人，请单击“请输入要查找的联系人”箭头并选中所需姓名。）l 通讯簿导入在公司服务器建立以后，会有一个全球通讯簿供大家使用，里面有所有的后缀为用户在里面供大家使用，但是大家在邮件的使用过程中，所用的联系人可能不仅仅是公司里面的人，那么又有什么方法将个人联系人建立到outlook2003的联系人里面来呢，当然，你可以一个一个的新建联系人了，那么多操作你一定会嫌麻烦，在此我们就来讲一下联系人的导入问题了，接着大家可以试着操作一下，具体情况及步骤如下：l 从其他程序文件中导入此程序文件可以是xls,csv,txt等文件,以下我们就以常用的csv

13、文件为例,步骤如下:文件à导入和导出à从另一程序或文件导入(见上图一)à选择”以逗号为分隔符的(windows)”(见下图一)à根据提示安装office转换程序à选择”浏览”(见下图三)à找到你的联系人文件所在à点下一步à选择你要导入的联系人文件夹à再点击下一步à完成图一图二图三图四图五4自动存档1) 指定所有 Microsoft Outlook 文件夹的默认自动存档设置默认情况下自动存档是打开的。但是，可以更改其默认设置。在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“其他”选项卡。如图示：单击“自动

14、存档”。 如图所示：在“自动存档时间间隔为 n 天”处于选中状态时，指定运行自动存档的频率。 选择所需选项。 若要将更改应用到所有文件夹，请单击“立即将这些设置应用到所有文件夹”。这样会覆盖已在单个文件夹上指定的自定义存档设置。 *注释*  如果更改列在“将旧项目移至”之下的存档文件，则使用默认自动存档设置的所有文件夹的存档文件都被更改2) 指定单个文件夹的自动存档设置.a) 在“转到”菜单中，单击“文件夹列表”，用鼠标右键单击要指定设置的文件夹，再单击快捷菜单上的“属性”。如图：b) 单击“自动存档”选项卡。 c) 指定是否要存档此文件夹，如果要存档，是否使用默认的自动存

15、档设置或自己的设置。 d) 若要存档到非默认的文件，请在“将旧项目移至”框中指定不同的文件名。下次在此文件夹上运行自动存档时，Outlook 会自动为此文件夹中的项目创建新存档文件。 3) 手动存档项目a) 在“文件”菜单上，单击“存档”。 b) 指定是否用自动存档设置（即，默认的设置或给单个文件夹指定的每个文件夹设置）存档所有的文件夹，或者是否使用在此对话框中指定的选项存档单个文件夹。 *注释*  若要存档非默认的文件，请在“存档文件”框中指定不同的文件名。Outlook 会自动在所选文件夹中为项目创建另一个存档文件。第三章日历管理当您在老式的日历纸上记事时，对于具体的记录方式不会

16、有太多的选择余地。您会拿起铅笔，将事情记下来；或是可能会用钢笔来书写。   Outlook 提供了更多的途径，比方说，您可以在会议与约会之间作出选择，安排它定期发生。Outlook 将在您的日程中预留出时间，这样您就可以避免各项日程之间发生冲突。而且，Outlook 会在会议即将开始时对您发出提醒。 在 Outlook 中，您可以将项目登记为约会、会议或事件。具体选择哪一项既取决于还有哪些其他的相关人员，也取决于您希望项目在日历中以何种方式显示。在日历中正确安排好项目的时间，各项事务的进展就会一目了然。如下图:在 Outlook 中，您可以将项目登记为约会、会议或事件。具体

17、选择哪一项既取于还有哪些其他的相关人员，也取决于您希望项目在日历中以何种方式显示。在日历中正确安排好项目的时间，各项事务的进展就会一目了然。图一 查看日历方法：请单击“导航窗格”中的“日历”按钮。Outlook 中，当您在日历中输入项目时，可以从三种类型的日历项中选择。如果您了解了各种选项，就可以更有效地安排事项了。· 约 会    约会是只与您自己有关的活动。 · 会 议    会议与约会类似。区别在于：您会邀请其他人参加会议。 · 全天事件    此类事件是一种持续全天的

18、活动，但它不会在日历中预留时间。使用全天事件时，仍可在当天的日程中显示其他项目。 1. 约 会：当希望显示您十分忙碌，但不涉及组织中的其他人时，请使用约会。当您需要会见客户、看牙医或对所做的项目进行调研时，可以输入一个约会，以便在日历中预留时间。创建约会的三种不同方法：  使用“常用”工具栏上的“新建约会”按钮。  使用“动作”菜单上的“新建约会”命令。  单击主“日历”网格以选择约会的时间，右击，再单击快捷菜单上的“新建约会”。2. 会 议如果涉及其他人，则是会议会议与约会类似，唯一的区别是它还涉及其他人和会议地点。日历中的会议可以是由您组织的，也可以是您应他人

19、的邀请而参加的。会议将显示在您和其他被邀请人的日历中。Outlook 中的会议是借助会议要求建立的，会议要求通过电子邮件递送给与会者。通过会议图标可以分辨会议与约会之间的区别。3. 事 件使用全天事件，您可以记下要持续一整天的重要事件，全天事件不会在日历中占用整块的时间，而是显示在日历中指定日期顶部的横条中。如果您需要显示在特定的某一天发生的活动，而又不希望打乱日历中的任何时间条，请使用全天事件。4. 节 日添加节日的方法如下:1. 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“日历选项”。 2. 在“日历选项”之下，单击“添加假日”。 3. 如果要将某个国家/地区的假日添加到日历中，请选中相应国家

20、/地区旁的复选框，然后单击“确定”。您所在国家/地区会自动选中。 注意  · 默认情况下，开始使用 Microsoft Outlook 时未加载任何假日。· Office Outlook 2003 中提供从 2003 年到 2007 年的假日信息。5. 删除假日1. 在“日历”中的“视图”菜单上，指向“排列方式”，再指向“当前视图”，然后单击“事件”。 2. 选择要删除的假日。若要选择多行，请按住 Ctrl，然后单击后续的行。 3. 在“常用”工具栏 上单击“删除”。4. 说明:  生日事件显示在日历顶端。  箭头表示这是一

21、个定期事件。  会议和约会带有与之关联的时间。  日程左边的边框指出时间是空闲还是忙碌。如下图三:6. 创建新事件  用鼠标右键单击日历中的某天。  单击快捷菜单上的“新定期事件”。如下图7. 日历之共享如果你的工作日历，你的上级需经常查看，则可以利用其共享权限以达到给授权用户查看，步骤如下：单击日历->共享日历再授权给不同用户及相关不同权限，如下图：第四章 工作代理如果您非常忙，无暇顾及自己的日常工作，您就可以将管理日历的责任委托给他人。代理可以自由和直观地管理他人的日程、会议、约会。Outlook 使这一切变得非常容易。如果您要让他人为您管理日

22、历，请使用代理访问功能移交此任务。Craig Dewer 是 Luca Dellamore 的代理。作为代理，他代表 Luca 接收并接受午茶时间的约会。  当发给 Luca 的会议要求到达时 Craig 看到的内容。  当 Craig 代表 Luca 接受请求时 Judy 看到的内容。您是否忙于参加其他人的会议，以至于没有时间安排您自己的会议？您上次度假时，是否希望有人能够为您接受或拒绝会议要求，以便在您返回时您的日历能够保持最新状态？借助于代理访问，其他人可以为您接收、接受甚至发送会议要求。一旦会议细节最终确定，该会议将显示在您的日历中，就像您自己完成整个事务一样。该图

23、片向您显示：对于代理，一个收到的要求可能是什么样子的；对于安排该会议的人，一个被接受的要求可能是什么样子的。令人愉快的是 Outlook 让您的同事从一开始就知道是由代理代表您进行操作。同时，代理可以在自己的办公桌和计算机上工作，而不需要占据您的办公室或办公桌。（这一点可令代理和您一样高兴。）提示    为了更有条理，您可能想让代理用不同颜色来标记由代理创建的会议和约会。我们若要设置代理访问功能，步骤如下:在“工具”à“选项”à“代理”选项卡。然后单击“添加”，并从列表中选择所选代理的姓名。  通过单击“添加”可以添加代理。 

24、; 添加代理后，代理的姓名将显示在此处。在选择代理之后，下一步是将您的日历权限授予这个人。不言而喻，您选择的权限将取决于您希望该代理为您做多少工作。如果您授予代理“编辑”权限，则您的代理可以使用此功能完成大部分工作。编辑可以代表您发送会议要求。同时，很重要的一点是，一个编辑可以修改或删除您日历中的任何项目（包括不是由该编辑创建的项目）。您的代理可以通过这些权限执行诸如重新安排现有会议之类的任务（即使该会议不是由该代理首先安排的）。您还需要将接收用于安排会议的电子邮件的权限授予代理。在“代理权限”对话框中，两个设置中的任意一个都能实现此目的：代理接收发送给我的与会议有关邮件的副本 如果选中该复选

25、框，代理将在自己的收件箱中直接接收您的会议要求。（您也会得到这些要求。）这样，您就不需要将其他任何访问您收件箱的权限授予代理。 收件箱权限 如果您的代理同时也是其他许多人的代理，那么，直接接收所有这些会议要求可能不太方便。代理单独处理每个人的收件箱会更为容易一些。要实现这一点，需要将您的收件箱权限授予代理。需要再次说明的是，“编辑”权限会让代理能够创建、修改或删除收件箱中的任何项目。 在这种安排下，代理可以在自己的计算机中打开您的收件箱，以便管理您的日程。  如果选中该复选框，代理能够用自己的收件箱代表您接受会议要求。  如果未选中该复选框，您将需要把您的收件箱的“作者”或

26、“编辑”权限授予代理。如果您把所有会议要求和响应完全绕过您。如下图选项，这些会议要求和响应将直接发送给您的代理。让别人作为代理访问您的日历并不意味着您必须与其共享所有信息。如果您已经学习了课程“查看和共享多个日历”，您就会知道可以将所选约会从主日历中独立出来，但同时仍对您可见，方法是将其放入您日历的某个子文件夹中，或放入您自己计算机上的“个人文件夹”文件中。要点   当您决定是将某个项目存储在子文件夹还是个人文件夹中时，请记住某些功能仅对存储在主“日历”文件夹中的项目有效：· 会议更新或取消 · 提醒 对存储在子文件夹或个人文件夹中的任何会议或

27、约会，您都不能使用这些功能中的任一个。但是，您可以使用此方法存储项目，并且仍然可以对主“日历”文件夹中的项目使用这些功能.第五章 搜索文件夹查看电子邮件时，您是否对所有邮件堆积在收件箱中有点不知所措？您想跟踪的邮件是否与那些要长期保留的邮件混在一起？即使将电子邮件归档到文件夹中，有时也会产生这样的不适感，即邮件归档后，却忘记将它放在哪里。搜索文件夹可以帮助您解决这些问题。搜索文件夹根据您正在查找的邮件的内容或一些其他典型属性（如发件人或您是否要跟踪）来查找这些邮件。借助于一些窍门并利用搜索文件夹，就可以根据电子邮件内容（而非位置）快速找到并查看相关的电子邮件。搜索文件夹结合了搜索的强大功能与文

28、件夹的便利性。您可能希望根据邮件所涉及的项目来归档邮件，但是又希望按发件人来查看这些邮件。利用搜索文件夹，您可以实现这一目的，甚至更多。学习使用搜索文件夹后，您会看到虽然您不可能同时出现在两个地方，但您的电子邮件可以做到这一点。搜索文件夹是一种虚拟文件夹：它为您显示邮件，邮件看起来似乎在文件夹中，但实际上并不位于该文件夹中。搜索文件夹只是作为搜索结果报告。也就是说，由于搜索文件夹是虚拟的，所以可以方便地查看要查看的邮件，而不会弄乱归档系统（也不会强迫您创建归档系统）。Outlook 根据邮件是否符合特定条件（例如，如果邮件状态为未读，则会自动显示在“未读邮件”搜索文件夹中）来确定搜索文件夹中显

29、示的内容。这些条件就是搜索文件夹的“条件”（即适于显示在搜索文件夹中的邮件的特性）。创建搜索文件夹后，如果新邮件符合该文件夹的条件，则会自动显示在该文件夹中，这意味着创建文件夹后，该文件夹始终会保持最新状态。可以使用以下两种方法设置搜索文件夹：从“文件”菜单。如果从“文件”菜单设置搜索文件夹，则有很多预定义的“搜索文件夹”选项可供选择。这是迄今为止创建搜索文件夹的最简单方法，因为 Outlook 会提示您输入条件，然后根据您的选择创建搜索文件夹。从“查找栏”。开始使用“查找栏”时，可以指定搜索条件，然后单击“立即查找”查找邮件。Outlook 完成搜索后，您可以选择将搜索条件保存为搜索文件夹。

30、注意    要使用搜索文件，单击邮件，选择搜索文件夹则可Ø 通过单击“高级查找”对话框的“文件”菜单中的“另存为搜索文件夹”，还可以从“高级查找”对话框创建搜索文件夹。Ø 如果使用“存档文件夹”或“个人文件夹”，一定要注意每个位置都有其自己的“搜索文件夹”组。也就是说，“邮箱”的“搜索文件夹”只在“邮箱”中工作，“存档文件夹”的“搜索文件夹”只在“存档文件夹”中工作，依此类推。  当删除搜索文件夹中显示的邮件时，该邮件也会从邮箱中删除。  当删除搜索文件夹本身时，其中显示的邮件不会被删除。Ø 搜索文件夹与规则不同。

31、规则会移动邮件或对邮件进行一些其他操作。搜索文件夹则是帮助您查看邮件，并不影响邮件。第六章 公用文件夹公用文件夹是 Microsoft Exchange Server 的一项功能，它提供了一种收集、组织信息以及与组织中其他人共享信息的有效方法。通常，项目组或用户组使用公用文件夹共享某一共同感兴趣的领域的信息。当您连接到 Exchange Server 时，标为“公用文件夹”的文件夹将显示在 Microsoft Outlook 导航窗格 （导航窗格：Outlook 主窗口左边的列，其中包括诸如“快捷方式”或“邮件” 等窗格，并在每个窗格中包含快捷方式或文件夹。单击文件夹可以显示文件夹中

32、的条目。）中的文件夹列表 （文件夹列表：显示邮箱中可用的文件夹。若要查看子文件夹，请单击文件夹旁的加号 (+)。如果看不到“文件夹列表”，请单击“转到”菜单上的“文件夹列表”。）中。可以通过 Outlook 管理这些文件夹。公用文件夹可以包含任何类型的 Outlook 文件夹项目，如邮件、约会、联系人、任务、日记条目、便笺、窗体、文件和公告。您还可以将任何公用文件夹的快捷方式添加到“公用文件夹”下的“收藏夹”中。1. 公用文件夹应用：将信息投递到电子公告牌Ø 公告牌使您能参加联机讨论。每个主题都存储在各自的文件夹中，并有各自的访问权限。 Ø 可以通过以下方式使用投

33、递信息： ² 联机讨论开始后，可以将答复投递到公用文件夹中，以供组员阅读。² 如果不想让整个组阅读您的答复，则可以直接答复该信息的投递者，或将投递的信息只转发给选定的收件人。² 若要将公用文件夹作为公告牌使用，此文件夹必须能够存储电子邮件。共享日历、联系人列表或任务列表中的 Outlook 项目Ø 共享日历以公布与小组有关的会议、事件、假日、度假时间和项目截止日期。 Ø 共享联系人列表以使联系人的姓名、职务、地址和电话号码为小组所知。 Ø 共享任务列表以公布小组当前项目中各组员的工作进度。 共享文件Ø 打开公用文件夹中的文件

34、以阅读或更新该文件，或者快速浏览一系列文件。 Ø 使用 Windows 资源管理器将现有的文件从其他程序复制到公用文件夹，无须打开文件对应的程序。 Ø 将文件投递到公用文件夹而无须退出创建此文件的程序。例如，您可能希望投递刚刚在 Microsoft Excel 工作簿中更新过的季度销售报告，以便组成员可迅速查看到最新的信息。 Ø 如果要共享其他人经常阅读或更新的文件，则必须在本机安装保存该文件的程序。将文件从 Windows 资源管理器复制到公用文件夹，或者将文件从所打开的其他 Microsoft Office 程序投递到公用文件夹时，原始文件仍保留在原来的存储位

35、置。对复制或投递到公用文件夹中的文件所做的更改不会影响原始文件。通过权限决定文件夹的访问Ø 公用文件夹的访问权限一般由管理员或单位中对特定项目或主题的文件夹具有所有权的人来决定。 Ø 对于您具有访问权限的文件夹，您通常可以阅读项目及向文件夹添加项目，但是不能删除您所添加项目以外的项目。 Ø 如果具有合适的权限，您可以建立自己的公用文件夹并授权他人使用。 Ø 如果您拥有公用文件夹，则可以对自己的公用文件夹应用自定义的视图、窗体、字段和规则。您可能想指定特定的视图用来在其他人第一次打开该文件夹时显示。 Ø 即使没有更改该文件夹的权限，您仍可以保存符

36、合自己需要的公用文件夹的个人视图。保存公用文件夹的个人视图后，该视图总能为您所用。 2. 创建邮件公告 如下图，单击文件夹列表，选择公用文件夹,单击鼠标右键，选择新文件夹(如图)如图第七章 便 笺“便笺”是贴纸便笺的电子替代品。使用“便笺”可记下问题、想法、提醒及任何以前要写在贴纸上的事情。工作时可将“便笺”在屏幕上开着。使用“便笺”来存储以后可能需要的信息（比如要在其他项目或文档中再次使用的指导性内容或文字）时尤其方便。 1创建便笺单击便笺，点击鼠标右键，选择新便笺在黄色便笺内输入事项,如下图 2共享便笺若想把你自已的便笺提供给别人查询，则可使用功能，如下图所示，单击共享便笺，选择权限标笺便

37、可权限给不同用户来查看你的便笺。3打开共享的便笺同样若你想查看别人已共享给你的便笺，则可通过单击打开共享的便笺输入用户名，则顺利打开别人便笺以供查询。第八章 任 务任务是一项与人员或工作相关的事务，且在完成过程中要对其进行跟踪。任务可发生一次或重复执行（定期 （定期：定期发生的项目。例如，可以将按规律发生的约会或任务（例如，每周情况会议或每月理发）指定为定期。）任务）。定期任务可按固定间隔重复执行，或在标记的任务完成日期基础上重复执行。例如，您可能需要在每月最后一个周五给经理发送状态报告，可能在上次理发之后一个月再次理发，同样任务产生后也可保存给自已也可发送给相关执行人员，任务是以邮件方式传送，收到任务都可选择接收或拒绝任务，若接收任务，该任务便会在自已的任务栏内产生新的任务，同时任务发送者可