外贸公司运营管理手册

1、外贸公司运营 10 - 10 目 录1 操作流程及主要业务介绍21.1接单21.1.1接单流程21.1.2 注意事项31.2生产31.2.1生产流程31.2.2 注意事项41.3出口51.3.1生产流程51.3.2 注意事项51.4收款61.4.1生产流程61.4.2 注意事项61.5收汇核销及出口退税61.5.1生产流程61.5.2 注意事项72 应整合的资源72.1相关政府注册72.2 公司的形象72.3 其他关键资源整合83 代理出口83.1代理出口的内容及操作流程83.2 我们能够为代理客户提供的服务83.2.1 代理客户接单方面83.2.2 代理客户出口、收汇方面83.3 我们的代理

2、出口收汇标准83.3.1 代理费83.3.2 结算方法（详见代理协议）93.4代理出口收入与支出核算93.4.1 收入93.4.2 支出93.4.3总结10外贸公司营运1 操作流程及主要业务介绍外贸公司的操作流程通常包括5个部分，按其先后顺序大致可分为：1.1接单1.1.1接单流程即与国外客户洽谈订单及订单的各相关条款，包括产品报价还价、产品合同、产品款式、付款方式、贸易方式、验货条款、生产工艺、交货期等；1.1.2 注意事项1、此过程一般由外贸业务员与工厂共同完成，通常是先由业务员与国外客户接洽并取得国外客户的询价后，将客户询价资料翻译成中文，再给国内工厂报价；2、工厂报价时的几个主要参考因

3、素：产品款式、颜色、码段、工艺、单款数量、订单总数量、面辅料、配件、包装方式、交货期、品质要求、付款方式、贸易方式、检验要求及其他特殊要求等；3、工厂的报价最好在2-3天之内作出，以便第一时间给客户还价，同时，报价一定要谨慎；4、客户如果价格或款式颇为满意的话，常会要求工厂给其打样，样品费一般收3倍；5、与国外客户之间的付款方式，大致有3种，如流程图所示（参见1.4.1流程图）：第一种：t/t，即客人先付部分的订金给我司（通常为30%左右），以便生产；余款部分待出口时付清，余款有前t/t和后t/t两种之分： 前t/t：收到国外客人的剩余70%货款后，我司安排出货； 后t/t：先出货并取出口货运

4、提单，接着凭提单副本找客户付款，客户付款后我司再将正本提单寄给客人提单；第二种：l/c，通过银行信用证收款，此种付款方式危险大，全额信用证付款方式以我司目前的状况及现今经济形势是绝对不能接受的；信用证的操作方法是：国外客户下单时，会通过其银行开一份信用证过来我司银行，我司凭以安排生产，生产完毕后，我司要先安排出货并取得提单，再根据信用证要求制作相关银行交单资料，所以单据都做好后，再将整套单据交给我司银行，由其按l/c要求寄对国外银行，此时，如果整套单据都没有不符点的话（基本很难做到，只要愿意鸡蛋分阶段挑骨头的话，肯定能挑得到的），即使国外客户不付款了，国外的银行也要付款，不过，这种情况很少发生

5、，银行那时候也会赖账，因此货物最终要从国外退回来或转卖；第三种：d/p和d/a，此种付款方式危险更大，全不能接受的 d/p：付款交单，即我司先安排出口并取得出口货运提单，再联同其他客人要求的单据一并交由我司自己的外币开户行，再我司银行将该套单据寄给国外客户指定的国外银行，此时，国外银行凭国外客户付款放单，最后国外银行再将款付款我司；如果国外客户不付款，则，我司就拿不到款，货物也就得从国外退回来或转卖； d/a：承兑交单，与d/a的区别在于国外银行会先凭国外客户的承诺而将提单等放给客户去提货，后客户再付款；è一般不接受，除非钱多因此，综合起来，目前可选的比较安全的付款方式为30%预付t

6、/t + 70%的前t/t或70%l/c，有20%-30%后预付款后，即使客人不要货，也不会亏的太大，另外，有订金的话，才能更方便地安排生产；关于这一点，本身生产这一块是可以不需要了解的，但是，作为一家贸易公司，特别是后面我要谈到的贸易公司的另外一项业务代理出口时，付款方式就是一项很重要的常识，而且会直接影响代理客户对你这家贸易公司的认识；1.2生产1.2.1生产流程即外贸公司完成1.1操作后，将所接到的订单整理并下给加工厂生产的过程，这个过程主要包括：与工厂之间生产价格的达成，订单打样、确认，大货生产，大货的生产货期、生产质量、付款方式、各项费用的确认（如是否开票、出口费用如何承担等）及客户

7、验货等；1.2.2 注意事项1、要注意生产安排，外单的货期通常要求比较严格，如果是做信用证的，只要超过一天，信用证就产生不符点，付款基本保证就消失了；当然，以t/t付款方式成交的订单，货期延1周左右一般影响不会太大；2、外单的货期：货物出口通常是以海运方式进行，而到国外港口的船通常一周只有1-2班，因此，生产延期一天有时对客户来讲与延一周没啥区别；3、外单的品质也要格外注意，包括做工等，其中还有一项非常重要的是客户的一些检验要求，如偶氮测试、色牢度等等； 4、外贸公司与生产工厂之间的货款问题：1）工厂给外贸公司的报价：a、不含税价：如果2）是由我司承担的话，不含税价基本可以理解为工厂的出厂价，

8、即工厂在接单时的报价不包含增值税发票的票点，我司出口后工厂不开增值税发票给我司，此时，我司要做的事情有：第一，自己要找其他能开票的公司开票；第二，开完票我司还得过账，接着再从开票公司取得现金（开票公司会扣除相应的票点），最后再将该现金支付给生产工厂；第三，出口退税归我司自己所得，全部的出口退税扣除开票点数就是我司的出口退税净利润。b、含税价：即工厂的报价包含了税点，此时，出口后的生产货款我司需以对公的方式转给工厂，转账金额与开票金额一致，出口退税仍归我司。2）除产品生产外至报关出口时的其他杂费由谁承担？3）订单下达给工厂生产时的订金问题，一般在预付20%以下水平，最好不要预付订金；4）生产尾款

9、的支付时间，正常为工厂出货后一段时间内付款，0-30天不等；5、各项样品的确认要及时，外单的各项样品的确认非常麻烦，大到面料、里料的确认，小钮扣甚至是线的确认，样品的确认一定要做到一次性提供、一次性通过，否则，必定影响到货期，因为样品寄到国外的时间通常要4-7天左右，加上重新打样的时间，如果一次没过的话，至少要少掉10天的生产时间，不可小视，除此之外，多次确认还增加费用，如多次打样费，快递费等；6、客户的确认评语一定要留底，这是日后的争议依据；1.3出口1.3.1生产流程即从客户验货通过后的出口部分，主要包括：外汇管理局出口收汇核销单申领、备案、出口订仓、装货、产品商检、出口报关等1.3.2

10、注意事项1、出货前需提早向外汇管理局申领“出口收汇核销单”，核销单通常一次可领10-20份左右，根据出口的批次来定，出口一批一般只用一份核销单；2、核销单使用后，海关一般至报关之日起14天内退给报关行，后，报关行会将核销单寄回我司，以便日后收汇核销；3、刚申领出来的核销单正面需盖核销单注册专用章（一串数字代码）和公司公章；4、使用前需提单备案出口口岸，通常从厦门出口要备“厦门关区”；5、其他事宜由我负责；1.4收款1.4.1生产流程完成1.2后，根据1.1与国外客人达成的合同的规定并根据不同付款方式的要求制作相关收款收汇资料找客人收款，主要包括：商业发票、装箱单、提单、产地证等，1.4.2 注

11、意事项全部由我负责1.5收汇核销及出口退税1.5.1生产流程完成不前面四部分操作后，凭海关退回的正本出口收汇核销单办理等到银行及外汇管理局办理出口收汇核销，并到国税办理出口退税等1.5.2 注意事项1、在公司注册后的初期阶段（即目前），每用一份兴龙锦的核销单都必须有相应的外汇进账，以便核销，比如，出口报关金额为10万美元，那么，进账的外汇也差不多要在10万美元左右，这样才能顺利核销，也不会给外管造成一个不良印象。有时候外管管得严，甚至还会要求外汇的汇出国与报关的出口目的国要一致，这种情况下，问题就相当严重；2 应整合的资源2.1相关政府注册已正在进行中2.2 公司的形象1、公司的中英文名称及标

12、志2、公司的标准字、标准色3、公司的形象宣传图片、名片4、公司的网站 è 重要5、办公场所2.3 其他关键资源整合1、主打产品：确定几项主要的、比较有专攻的产品，这样的话，不管是报价还是工艺或是放单都会处理的更顺；2、产品资源：包括产品图片资源和样衣资源3、生产工厂资源：主打产品或相关产品所对应的工厂资源，比如专门生产针织服装的，梭织沙滩裤的或棉服的等等4、技术资源：样品操作技术、产品报价、核价技术、生产工艺等；3 代理出口3.1代理出口的内容及操作流程代理出口其实就是代理无进出口经营权企业或其他企业出口，其他操作流程与第1部分提到的1.3-1.5一致；3.2 我们能够为代理客户提供

13、的服务3.2.1 代理客户接单方面1、我们能为代理客户提供接单方面的一些安全性建议和参与：如国外客户付款方式的选择（参见1.1.2第5条，付款方式后面再细着聊）、贸易方式、国外客商的信用度查询、出口国别安全咨询等；2、如果客户与国外客人之间的付款方式为信用证交易，那边，我们可以为其做一些初期信用证风险条款的规避与防范建议；3.2.2 代理客户出口、收汇方面1、我们可以完全负责整个出口的操作流程，即从1.3 1.5的全部操作，也就是说，工厂只要负责自己接单与生产就足够了，其他的后继出口包括从订仓开始全部由我司完成；2、我司负责货物出口报关；3、我司负责制作及取得与出口交单有关的各项单据，包括提单

14、、商业发票、装箱单、产地证、商事证明、大使馆认证及其他一些证明等，但是产品的验货报告等需由代理客户及其国外客户提供；4、负责出口交单收款；5、负现收汇核销及出口退税办理3.3 我们的代理出口收汇标准3.3.1 代理费1、目前厦门的行情：一般为1美元收取0.03 0.04元人民币（即3 - 4分），一些规模比较大的公司则收取0.06元人民币的代理费，当然，也有的只收0.02元；2、我们的收费标准：1美元收取0.03 0.04元人民币（即3 - 4分）3.3.2 结算方法（详见代理协议）1、换汇成本：结算公式，按如下公式结算，也就是，工厂的最高开票金额根据此公式进行计算：换汇成本=公式里的结汇价其

15、实也可以理解为报关金额。2、出口退税：出口退税 = 开票金额/1.17*出口退税率3.4代理出口收入与支出核算收益核算以一个例子还说明，假设4月1日报关出口一批棉衣，共$10,000.00，汇率$1 = ￥6.83，货款从我司过账，退税率16%，假设其他出口费用为0（如单证费、报关拖车费、订仓费等港杂费）。3.4.1 收入1、代理客户的国外客人汇入$10,000.00，按当天汇率结汇：货款：$10000.00×6.83￥68300.002、工厂的开票金额与出口退税：开票金额：（68300-10000*0.04）*1.17/（1.17-16%）= ￥78656.44出口退税：￥7865

16、6.44/1.17*16%=￥10756.433、因此，我们代理出口总的收入是1和2之和：总收入：￥68300.00+￥10756.43=￥79056.433.4.2 支出3.4.2.1工厂开票，则退税归工厂1、地税，按货值的万分之三收取：地税：￥68300.00*0.00003=￥20.492、企业所得税，按利润的25%收取，即（货值+退税-开票金额）*25%：所得税：（￥68300+￥10756.43-￥78656.44）*25%=￥400*25%=￥100.003、代理费，出口美元货*代理费比例：代理费：$10000.00*0.04=￥400.004、应支付给工厂的货款，代理出口总收入-

17、地税-所得税-代理费-其他出口杂费应支付给工厂的货款：￥79056.43-￥20.49-￥100.00-￥400.00-￥0.00=￥78535.945、我司代理出口的总利润即等于代理费：我司代理出口的总利润：￥400.003.4.2.2工厂不开票，则我司自行找开票，退税归我司1、地税，按货值的万分之三收取：地税：￥68300.00*0.00003=￥20.492、企业所得税，按利润的25%收取，即（货值+退税-开票金额）*25%：所得税：（￥68300+￥10756.43-￥78656.44）*25%=￥400*25%=￥100.003、代理费，出口美元货*代理费比例：代理费：$10000.

18、00*0.04=￥400.004、增值税进项票票点，按11%计算，即票点=开票金额*点数：票点：￥78656.44*11%=￥8652.215、应支付给工厂的货款，为货值-代理费-其他出口杂费应支付给工厂的货款：￥68300.00-￥400.00-￥0.00=￥67900.006、我司代理出口退税利润，等于退税金额-地税-所得税-票点：我司代理出口退税利润：￥10756.43-￥20.49-￥100.00-￥8652.21=￥1983.737、我司代理出口的总利润即等于代理费+出口退税利润：我司代理出口的总利润：￥400.00+￥1983.73=￥2383.733.4.3总结1、从上例看，似乎是工厂不开票对我们更为有利，但实际操作中，如果工厂不票的话，我司得自行找开票工厂转账、开票，从而导致资金紧张，另一方面，资金风险也加大，此外，自行开票还会增加不少工厂麻烦，因此，综合这些算起来，自行开票也不一定划算；2、还有很重要的一点，自行开票关键在于自己找的