上市公司证券部工作流程描述

1、精品资料流程 1 董事会的召开和公告的披露1.1 由公司董事会提出召开董事会的预案，证券部办理具体事务。1.2 在董事会召开十日前证券事务代表向每位董事、监事、高管人员 发出书面会议通知，内容包括召开会议的时间、地点、主持人、议题 及不能出席会议的委托和请假要求。1.3 证券部部长对董事会提交的议题逐项草拟具体议案、 协议、决议。1.4 证券部部长协助董事会秘书按时组织召开公司董事会。 证券事务 代表负责出席会议的董事、监事、高管人员在签名册上签字，对所议 议案有修改时及时修改，做好会议记录。会议结束后，做好董事在决 议及会议记录上的签字工作。1.5 证券部部长根据董事会所审议内容草拟董事会决

2、议公告， 由公司 董事会秘书、总经理、董事长审核后，交由上海证券交易所上市部监 管人员进行初审、复审，复审确认后，交香港商报、上海证券 报在会议召开后两个工作日内发布公告， 同时在上海证券交易所网 上进行披露。1.6 证券业务员整理会议文字材料和电子文档并存档。1.7 对会议决定事项，应属于哪个部门具体执行，证券业务员将全部 文件资料复印后交付该部门执行。1.8 董事会筹备、组织召开整个过程由董事会秘书把关，证券部部长 牵头，负责草拟、 审核会议材料和与上海证券交易所、报社披露公告 的联络工作，由证券事务代表和证券业务员办理具体事项。流程 2 监事会的召开及公告的披露2.1 公司监事会提出召开

3、监事会的预案，证券部具体办理。2.2 在监事会召开十日前证券业务员向每位监事发出书面会议通知， 内容包括召开会议的时间、地点、主持人、议题及不能出席会议时的 委托和请假要求。2.3 证券部部长对监事会所提交的预案逐项草拟具体议案、决议。2.4 证券部部长协助董事会主席按时组织召开公司监事会。 证券业务 员做好出席会议监事的签到工作，做好决议的修改和会议记录工作， 会议结束后，做好监事在会议记录和决议上的签字工作。2.5 证券部部长根据监事会所审议内容草拟监事会决议公告， 由公司 监事会主席、 董事会秘书审核后， 交由上海证券交易所上市部监管人 员进行初审、复审，复审确认后，交香港商报、上海证券

4、报 在会议召开后两个工作日内发布公告， 同时，在上海证券交易所网上 进行披露。2.6 证券业务员整理会议文字材料和电子文档并存档。2.7 监事会召开全过程由证券部部长牵头， 由一名证券业务员具体负 责监事会具体工作。流程 3 股东大会的召开和公告的披露3.1 召开股东大会的预案由公司董事会提出。3.2 会议召开三十日前以公司董事会名义以公告的方式在 上海证券 报上发布通知，通知内容包括召开会议的时间、地点、主持人、议 题、参会人员资格的确定办法、委托书办理方法等。对公司董事、监 事、高管人员以书面方式在股东大会召开前十日送达会议通知。3.3 证券事务代表按照会议通知中确定的股权登记日向上海登记

5、结 算公司查询股东名册。3.4 证券部部长对股东大会的议案、决议进行草拟。3.5 股东大会召开前两个工作日内进行参会股东的股权登记， 对法人 股股东和个人股股东分别按照相应的规定进行登记。3.6 向上海交易所申请本公司股票在召开股东大会当天停牌。3.7 证券部部长协助董事会秘书按时组织召开股东大会， 证券事务代 表办理股东签到手续，进行股权统计，按规定确定会议监票、计票人 员，及时修改会议中间所需修改的议案及决议，做好会议记录，会议 结束后，做好董事会成员在会议决议和记录上的签字工作。3.8 证券事务代表为股东大会见证律师提供见证所需材料。3.9 证券部部长草拟股东大会决议公告， 由公司董事会

6、秘书、 总经理、 董事长审核后报上海证券交易所， 由交易所监管人员进行初审、 复审 后，交香港商报、上海证券报报纸披露，并在交易所网上进 行披露。3.10 整理保存会议文书文档和电子文档流程 4 定期报告的编制和公告4.1 在每一会计年度前三个月、 九个月结束后三十天内编制公司季度 报告，在每一会计年度前六个月结束后六十日内编制公司半年度报 告，在每一会计年度结束后一百二十日内编制公司年度报告。 编制依 据是中国证监会、上海交易所有关文件要求。4.2 编制定期报告前需向公司生产、运输、经营及财务部门收集公司 有关运行情况资料，真实、准确、完整、及时地编制完成定期报告。4.3 定期报告编制完成后

7、由公司董事会秘书、 总经理审核后提交公司 董事会审议。4.4 召开公司董事会、监事会分别审议定期报告，形成会议决议和会 议记录，由董事、监事在相应的会议决议和会议记录上签字。4.5 定期报告在董事会召开后两个工作日内由董事会秘书或证券部 部长送往上海证券交易所，由监管人员初审、复审后，交由香港商 报、上海证券报在报纸上进行披露，同时在上海交易所网上进 行披露。定期报告披露后五日内，将董事长、总经理、财务负责人、 会计主管 人员签名的定期报告原件各两份寄给中国证监会及呼和浩特特派办。4.6 证券部业务员将定期报告的文本文件和电子文件整理、存档。4.7 定期报告主要由证券部部长草拟审核， 证券事务

8、代表和证券业务 员配合做好这项工作。流程 5 分红派息事项和公告5.1 在年度股东大会召开后两个月内，公司需实施分红派息具体方 案。5.2 根据董事会、股东大会通过的利润分配方案草拟分红派息公告， 内容包括分红方案、股权登记日、发放办法、发放时间。分红派息公 告经公司董事会秘书、总经理、董事长审核后，在股权登记日前三个 工作日内在香港商报 、上海证券报 上发布分红派息实施公告5.3 与中国证券登记结算有限责任公司上海分公司办理委托发放红 利手续，办理分红派息确认书， 与公司财务部共同按照登记公司提供 的外汇账户办理汇款事项。5.4 证券事务代表款汇出后两日内与登记公司办理收到款项的确认 手续。

9、可编辑修改流程 6 公司融资6.1 在公司发行股票的条件成熟时， 由证券部部长协助董事会秘书提 出公司增资发行股票方案， 由证券业务员提供发行股票相关法律文件 和公司内部有关资料， 经公司经理办公会议审定后， 提交公司董事会 研究决定。6.2 由证券部部长协助董事会秘书选择公司发行新股或配股所要聘 请的中介机构，包括券商、会计师、律师，向公司经理层董事会提出 中介机构详细情况意见。6.3 公司决定各中介机构后， 由证券部部长协助董事会秘书草拟签订 与各中间机构的合同、协议，包括承销协议、律师法律顾问合同、聘 用会计师事务所合同。6.4 由证券部部长协助董事会秘书组织召开增资发行股票项目协调 会

10、，由证券业务员提供会议所需文件资料，提供会议服务。6.5 发行初步方案定下后，由证券部部长草拟发行股票各项议案，包 括发行种类、数量、定价、募集资金用途、发行大致时间，将以上议 案提交董事会、股东大会审议通过后实施。6.6 证券部部长协助券商草拟招股意向书， 证券业务员提供相关公司 文件资料，提供相关服务。6.7 证券部部长协助董事会秘书、 券商完成增资发行中两级证监会审 核、交易所审核、招股书刊登等事项，协助提供相关文件资料。6.8 融资到位后， 证券部部长负责草拟股份上市公告及股份变动公告 并联系刊登事宜，证券业务员向总经理办提供工商变更登记有关文 件，办理变更登记。6.9 证券业务员将增

11、资发行全过程资料， 包括文本文件和电子文件整 理归档。6.10 增资发行的全过程，由证券部部长在董事会秘书的授权下，组 织证券事务代表、证券业务员协助各中介机构共同完成。流程 7 证券部部长与证监会的联络、对股东及中介机构的来访接待7.1 证券业务员定期向中国证监会寄送公司定期报告， 随时报送证监 会所要求的自查报告和调查。7.2 接受证监会组织的巡检， 积极配合检查， 提供所要求提供的资料。7.3 证券部部长根据证监会的整改意见草拟公司整改措施和方案， 经 董事会审议通过后报证监会。7.4 证券部部长或证券事务代表认真、 细致、耐心地解答股东的来电， 对不清楚的问题应查阅资料后约定时间另行回

12、答， 对股东索要的公司 定期报告或股东大会资料立即办理邮寄。7.5 对股东和中介机构的来访由证券部部长接待， 主动热情地接待上 述人员，实事求是地解答上述人员提出的所有咨询问题， 对涉及公司 商业秘密和暂不能公开的数据婉言谢绝。7.6 证券部部长组织在证券类媒体上的公司形象宣传， 在每年的定期 报告披露后的适当时间分期进行。7.7 证券部部长协助董事会秘书进行公司对外信息披露的统一把关流程 8 公司资本运作8.1 证券部部长根据公司各产业发展状况不定期提出资本运作建议， 对潜亏或已经亏损的项目作出收缩或重组的建议， 对有前景的项目或 投资作出投资计划建议， 建议公司保持合理资债结构， 运用好财

13、务杠 杆作用，发挥存量资产效益。8.2 在公司经理班子的授权下，证券部部长牵头组织股票自营，制定 自营操作规范，由证券业务员研究选择自营券种、数量，基本方案经 证券部部长、公司总经理同意后进行具体操作。8.3 证券业务员按照操作规范对公司持有的证券进行经常性跟踪研 究，并进行投资组合搭配，以收益最大化、风险最小化为目的，决定 买入、卖出及持有券种的调整， 以上操作需请示证券部部长并填写记 录单后进行。8.4 证券部部长经常性与其它券商、机构保持联络，及时了解政策面 基本情况，以便作出准确的投资判断。8.5 证券部部长每月向经理班子作一次书面报告，报告盈亏情况，并 得到下一步的操作指导。8.6

14、证券部部长每年年度终结， 将全年自营结果和下一年度打算向经 理办公会议作总结汇报。流程 9 证券业务员负责证券参考的编辑和印发9.1 由证券业务员从中国证监会、上海证券交易所、国家经贸委、中 国煤炭网等网站收集有关证券、经济、金融、行业、伊煤 B 股等信 息，每日一期，编辑成册。9.2 将证券参考 发送到公司董事长、 经理层及有关中层领导手中。9.3 每年年初将上一年度有关证券方面的法规、政策汇编成册，供有 关领导查阅。流程 10 证券部与相关部门的工作关系10.1 证券部直接领导为公司总经理、董事会秘书。10.2 证券部从生产、运输、经营、财务、企管、质管、人事、总办 等部门获得公司生产运行的具体数据和重大合同签订情况，对数据、 信息的要求是及时、准确、完整，传递需以书面形式进行。10.3 证券部在编制定期报告时，需与财务部