社会保险业务档案管理

1、社会保险业务档案管理档案的定义v档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的记载形式v文字v图表v声像档案的重要性v 档案是人们社会实践的真实记录，也是党和国家进行经济建设，开展政治文明、物质文明、精神文明建设，发展科学文化技术的必要条件。因此，它具有极为重要的作用。具体体现在以下几个方面：一是利用档案作为工作的查考的根据，为现实工作服务；二是利用档案为工农业生产和各项建设事业提供计划和管理的科学依据；三是利用档案为历史研究、理论研究和科学技术研究提供第一手资料

2、，为科学研究事业服务；四是利用档案揭露和打击敌人的武器；五是利用档案作为宣传教育的生动教材，为社会主义现代化建设服务。社会保险业务档案执行的规定v社会保险业务档案管理规定（试行）v广东省社会保险业务档案管理办法制定目的v规范社会保险业务档案的管理，保证社会保险业务档案的真实、完整、安全和有效利用，确保维护广大参保对象的合法权益和切身利益。制定依据v主要依据是主要依据是中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法中华中华人民共和国劳动法人民共和国劳动法社会保险费征缴暂行条例社会保险费征缴暂行条例和社会保险业务经办规程等社会保险相关法规。和社会保险业务经办规程等社会保险相关法规。同时，结合了社会保险经

3、办工作实际和部分地方同时，结合了社会保险经办工作实际和部分地方在社会保险业务档案管理中的实践。在社会保险业务档案管理中的实践。适用范围适用范围v依法经办养老、医疗、失业、工依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构，伤、生育等社会保险业务的机构，管理社会保险业务档案，适用本规管理社会保险业务档案，适用本规定。定。业务档案定义v社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。业务档案的分类v社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照社会保险业务材料归档范围

4、与保管期限进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。业务档案的分类v社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度业务环节”或“年度险种业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理。业务档案的分类v社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。v定期保管期限分为10年、30年、50年、100年v各种社会保险业务档案的具体保管期限按照社会保险业务材料归档范围与保管期限执行。社会保险业务档案整理原则v社会保险业务档案实行部门整理原则。v谁办理、谁整理、谁归档v业务部门对业务工作中形成的社保材料进行积累、预立卷和归

5、档工作。社会保险业务材料归档范围与保管期限v社会保险管理类（G1）v社会保险费征缴类（G2）v养老保险待遇类（G3）v医疗保险待遇类（G4）v失业保险待遇类（G5）v工伤保险待遇类（G6）社会保险业务材料归档范围与保管期限v生育保险待遇类（G7）v社会保险业务统计报表类（G）v社会保险稽核监管类（G9）社会保险业务材料归档范围与保管期限v业务科室对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录。v档案管理的机构对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。社会保险业务材料归档范围与保管期限v社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。

6、社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。业务档案的移交v各业务部门一般应根据实际情况，执行一年一移交，或一季度一移交，或一月一移交的档案移交制度，按时向本单位档案管理部门移交各年度的社会保险业务档案。业务档案的移交v档案移交时，交接双方根据移交清单清点核对，并履行签章手续。移交清单一式两份，业务部门和档案管理部门各存一份。业务档案的移交v各级社会保险经办机构和地方税务机关应按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。业务档案的移交v真实、准确、完整v档案保管期限划分准确、分类组卷合理、案卷质量符合要求。业务档案的管理与保护v配备温湿度测量、除湿、空

7、气调节、灭火、吸尘、消毒灭菌等设备，库房的门窗、墙壁必须坚固、无缝隙。v对被破坏或字迹模糊、褪变的档案应及时修补和复制。社会保险业务档案的利用和保密v依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。v所有社会保险业务档案应由档案管理人员翻查，并把查询结果反馈给查询人，社保档案原件只供业务部门需时查阅，不对社会开放。社会保险业务档案的利用和保密v严格执行档案的保密制度，保证档案的完整与安全。业务档案的管理与保护v配置符合国家标准要求的档案装具，集中保管业务档案。v采取防火、防盗、防尘、防强光、防高温、防湿、防虫鼠、防污染、防水淹等安全措施（九防）。v归档的案卷按不同门类、不同载体、不同保管期限分别

8、排列存放。社会保险业务档案的鉴定与销毁v应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。鉴定工作应当由社会保险经办机构或地方税务机关相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。社会保险业务档案的鉴定与销毁v鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。社会保险业务档案的鉴定与销毁v经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构和地方税务机关主要负责人批准后销毁。v未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。社会保险业务档案的鉴定与销毁v社会保险业务档案销毁，应当派2人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。法律责任（奖、惩）v对在档案收集、整理、保管、抢救和提供利用等工作中做出突出成绩的档案人员给予表彰和奖励。法律责任（奖、惩）v有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法