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文档简介
1、精品文档采购流程管理及仓库管理制度第一部分 总则 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满 足公司对优质资源的需求, 保障公司生产经营活动所需物品的正常持 续供应,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订 本制度。本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、 材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为 采购物品)。第二部分 权限(一)公司所有对外采购须经总经理签字或电话请示同意;(二)公司所有采购物品验收后需在仓库进行入库登记。 第三部分 采购原则1、询价比价原则每次采购金额在 10 万元以下的必须有三家以上供应商提供报 价,在权衡质量
2、、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素 的基础上进行综合评估, 并与供应商进一步议定最终价格, 临时性应 急购买的物品除外,超过 10 万以上的采购须以招标的形式进行。2、一致性原则采购人员定购的物品必须与采购单所列要求、规格、型号、数量 一致。在市场条件不能满足需求部门要求或成本过高的情况下, 采购 人员须及时反馈信息供申请部门更改或作参考。 如确因特定条件数量 不能完全与采购单一致需经总经理同意。3、低价搜索原则采购人员随时搜集市场价格信息, 建立供应商信息档案库, 了解 市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。4、廉洁原则:(1)自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成
3、本。(2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸 手。(3)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。(4)加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设 备及市场信息。(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。5、审计监督原则:采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质 询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为, 公司有权 对相关人员依照公司 员工奖惩制度 等进行处罚直至追究其法律责 任。第四部分 采购业务流程部门無求 计划部门物资需求 计划单实际库存一、采购申请:1、每月5日前属于原材料、备件、易耗品等日常物资采购由物 品(物
4、资)需求部门根据生产或经营的实际需要填写部门物资需求 计划单,属于固定资产采购由物资需求部门填写 资产购置申请单 上报公司,采购员汇总形成物品采购单报总经理审批;原则上不 执行没有计划的采购,除特殊情况急需购买的总经理批准后可不受计 划时间限制;2、公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活 及办公项目由办公室提报;公司各部门专用的物资由各部门自行提 报。二、询价比价议价:(1)每一种物品(物资)原则上需三家以上的供应商进行报价。(2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写采购询价 记录表,按低价原则进行采购。(3)属
5、下列情况者,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、 专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。(4)询价时应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解图 纸及其技术要求, 同时对厂商的供应能力, 交货时间及产品或服务质 量进行确认,遇到问题应及时的与需求部门沟通。三、供应商选择1、原辅材料的供应商必须证照齐全,具有生产产品的合法证件。变 更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试,征得需求部门 同意,并报有相关部门批准备案。2、对于大宗和经常使用的商品或服务,采购时应较全面地了解掌握 供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售 后服务等方面的情况,建立供应商档案
6、表 ,做好业务记录,会同 生产、财务、采购等相关部门对供应商定期进行评估和审计。3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时,必须进行询议价程序 和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资 信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4、为保证原、辅、包材质量的稳定,供应商也应相对稳定。5、为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,对于生产运营所必需的商品,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货,以保证货源、 质量和价格合理。6、对于零星且规格繁杂的物资,每年度向三家以上供应商询价,经 有公司综合评估后,选择合适
7、的供应商,签订特约供货协议,定期结 算。四、合同签订1、供应商经送样审查合格后, 由采购部门与选定的供应商签订合同。2、交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。3、合同正文应包含的要素1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点;2) 采购物品 / 项目的名称 / 、规格、数量 / 清单、技术文件与确认图 纸是合同不可分割的部分;3) 包装要求;4) 合同总额应含税,含运达公司的总价,特殊情况应注明;5) 付款方式;6) 质量保证期;7) 质量要求及规范;8) 违约责任和解决纠纷的办法;9)双方的公司信息;10)其他约定。4、合同签订后,必须分别提供复印件给仓库和财务部,大批量采购 合同还需提
8、供一份给总经理五、进度跟催(1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供 应商处跟催,以确保物品(物资)能适时供应。(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提 前通知需求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期, 并知会需求部门。六、验收入库: 采购物品(物资)到公司后,属经营性固定资产、材料、配件等 物品(物资)、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收, 办公用品等常用品经库管验收合格后,库管员开具入库单 ,按流 程办理入库手续。如验收不合格的,由验收部门通知采购部门, 2 日 内办理换(退)货手续。七、对帐付款: 采购物品(物资)办理入库后
9、,由采购员凭物料入库单按合 同或约定的付款方式办理付款手续:采购员填制付款申请单 ,交 由财务核实欠款金额、票据是否齐全等情况后,由采购部经理审核, 总经理批准,最后交给财务安排付款第五部分 仓库管理流程一、验收入库1. 采购物资送到公司后,由仓管员根据物品采购单和发票,在当 日便对数量、生产日期、保质期限、标识、外包装卫生情况及完好性 等进行验收, 特殊情况时及时通知到质检员进行质量检验, 在确保上 述内容符合要求时接受入库,并填妥物料卡,做好标识。2、对检验的合格原辅材料仓管员在物品采购单上签字,并填写物料 入库单,验收不合格的原辅料,分开堆放、做好标识,并于 2 日 内通知采购员处理。3
10、、仓库原则上当天送来的物料当天处理完毕,登记入仓库库存管 理系统4、仓库管理员应对已入库的原材料进行分区分类摆放,不得随意堆 放,如无特殊情况需在当天内完成。二、物品领用管理主要负责:仓库管理员、车间班长职责:仓库管理员、 车间班长须共同对生产领用材料信息的核对和登 记,仓库管理员并对库存当日领用后进行日盘点1、物品领用须在仓管员指导下,由部门主管或指定的负责人进行领 料,领料人填写领料单,仓管员做好材料领用信息登记 。2、对当日的生产材料领用登记务必当日登记完毕,没特殊情况不可 以拖延记录。三、现场管理 目的:规范仓库和车间原料、成品缓存区的日常整理清扫活动,保证物品整洁有序、区域干净卫生负
11、责人: 仓管员 带班长1、物品的堆放须分类摆放整齐,做好物料卡标识,保持地面、墙面 整洁,无蛛网。2、货物的进出应随手关门,确保外部与内部的有效隔离。3、原辅料进库、成品出库后,仓管员应立即打扫,保持整洁。4、同品种的摆放在同一区域内,出库时遵循先进先出原则。四、生产原、辅料损耗表1、当日仓管员协助车间班长并核实原辅料 领料单、成品入库单2、仓管员根据原辅料的使用和成品产出量计算原辅料的损耗,填写 生产损耗率核算表五、成品入库管理目的:规范对仓库物资的入库存储、保护、进行有效的管理控制,保证成品的入库安全和质量主要负责: 仓管员、车间班长职责: 仓管员负责对产品入库管理进行监督检查,确保产品数
12、量外观质量无损;车间班长须管控好成品生产过程的卫生安全管理和成品 入库数量的核实和成品外观的良好1、质检部对产品的现场检验后,确保产品合格后方才入库。2、成品入库后仓管员须对成品数和入库单进行核对,并做标识, 包括规格、品名、品牌、生产日期3、半成品入库应先通知质检部对半成品进行检验,然后做标识,分开定点堆放,填妥物料卡 ,注明品名、生产日期及数量。4、成品入库后,需按不同品名、规格、特点分类分区码放,做到二齐、三清、四号定位(二齐:物资摆放整齐、库容干净整齐; 三清: 材料清、数量清、规格标识清;四号定位:按区、按排、按架、按位 定位。)六、成品出库管理目的:对仓库成品物资的储存、保护、进、
13、出库进行有效的控制。保 证产品在出库过程中不影响产品的质量主要负责:仓管员、物流专员职责:物流采购专员负责产品的搬运与装车; 仓管员负责产品的备货以及对仓库的物品的进、出管理和帐、物的盘点与记录,并按规定对 仓库进行管理。1、仓库接到销售部的提货单后当日即时开具成品出库单 (须每周 一将上一周所发生的全部单据交于销售, 销售核对购销合同、 填写销 售清单;) 。2、采购员负责联系车辆、组织人员进行产品的搬运与装车。3、装车时,根据装车规律,轻搬轻放,严禁野蛮装车,将损坏产品 及时挑出单独存放,仓管员随时补发同品种产品。4、装车完成仓管员与采购专员、提货人同时清点品种、规格、数量, 及驾驶员等会签提货单 。并记录发货车辆车牌号以及卫生情况, 并由提货负责人确认签字,便于可追溯;5、产品交付后仓管员应妥善保管有关单据、质量记录,进行帐务处 理和单据的整理与存档。6、如有客户退货,与销售部确认后办理入库,填写退货单 ;如有 质量问题的通知质检部,由质检部检验确认后隔离并作标识。7、通知综合办办理出门证,车辆出厂。七、仓库盘点1、仓管员每月对仓库进行盘点并于当月月底(月的
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