时间管理 清华大学课程

1、欢迎参加欢迎参加时间管理时间管理培训培训常敏常敏 第四代时间管理第四代时间管理第一代：备忘录第一代：备忘录第二代：时间进程表第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第三代：轻重缓急第四代：个人管理第四代：个人管理时间管理的原因时间管理的原因1、时间是企业最稀缺的资源之一；、时间是企业最稀缺的资源之一；2、有效的时间管理能够以最高的效率、有效的时间管理能够以最高的效率 完成重要的事情；完成重要的事情；3、有效的时间管理可以减少加班时间，、有效的时间管理可以减少加班时间，提高个人生活品质。提高个人生活品质。一年有一年有365天；天；其中双休日共其中双休日共_天；天； 法定假日法定假日_天；天； 公司带薪

2、休假公司带薪休假_天；天； 带薪病假带薪病假_天；天；实际工作实际工作_天，共天，共_小时小时;假定有效工作时间为假定有效工作时间为_%；全年有效工作时间为全年有效工作时间为_小时小时一年有一年有365天；天；其中双休日共其中双休日共 104 天；（每年天；（每年52周）周）法定假日法定假日 11 天；（元旦天；（元旦1天、春节天、春节3天、五一天、五一1天、国庆天、国庆3天；清明、端午、中秋各天；清明、端午、中秋各1天）天）公司带薪休假公司带薪休假 10 天；天；带薪病假带薪病假 0 天；天；实际工作实际工作 241 天，共天，共 1928小时小时;假定有效工作时间为假定有效工作时间为 20

3、%-30 %；全年有效工作时间为全年有效工作时间为 385-578 小时小时课程目标课程目标提升提升 与与 方面的效率与效能。方面的效率与效能。Time managementProductivity： quality output 高质量的输出高质量的输出 on time 及时及时 on target 正中目标正中目标 doing more with less 事半功倍事半功倍 getting a lot done完成许多事项完成许多事项RESULT:结果结果自然法则：自然法则：一种掌管人类行为一种掌管人类行为因果关系的基本准则。因果关系的基本准则。自然法则：自然法则：如果你不去控制如果你不去

4、控制你生活中的事件，你生活中的事件，你将被这些事件所控制。你将被这些事件所控制。A continuumin which events succeed one another from past through present to future.-Websters Dictionary时间是时间：时间：是一种延续是一种延续在其中事件从过去在其中事件从过去经过现在流向将来。经过现在流向将来。时间管理的关键是控制如果你不去控制生活中的事件，如果你不去控制生活中的事件，你将被这些事件所控制。你将被这些事件所控制。No Control不能控制不能控制 Total Control 完全控制完全控制理解事

5、件控制自问：自问：对于对于“适应适应”：“我可以做些什么使得这段时间更有价值？我可以做些什么使得这段时间更有价值？”对于对于“控制控制”：“如何如何？”对于对于“影响影响”“我可以在我可以在方面施以怎样的积极影响，方面施以怎样的积极影响，并且如何去影响？并且如何去影响？”控制可控：控制可控：我不可决定生命的我不可决定生命的 长度长度 但可控制生命的但可控制生命的深度深度我不可以左右天气我不可以左右天气 但可以改变心情但可以改变心情我不可以改变容貌我不可以改变容貌 但可以展开笑容但可以展开笑容我不可控制他人我不可控制他人 但可以掌握自己但可以掌握自己我不可预知明天我不可预知明天 但可利用好今天但

6、可利用好今天我不可百战必胜我不可百战必胜 但可以尽心尽力但可以尽心尽力1.有些有些 我们能控制我们能控制,但我们认为我们但我们认为我们 ;2.有些有些 我们不能控制我们不能控制,但我们认为我们但我们认为我们 。 条件的影响条件的影响Time management自然法则：自然法则：适当地控制事件可以提升较高的生产力适当地控制事件可以提升较高的生产力并获得内心宁静。并获得内心宁静。 Appropriate event control leads to greater productivity and inner peace. 内心宁静是通过适当内心宁静是通过适当的事件控制，从而拥有的事件控制，从

7、而拥有一份安祥、平衡、和谐一份安祥、平衡、和谐的生活。的生活。 哈伦哈伦.史密斯史密斯 The 10 Natural Laws of Successful Time and Life Management 习惯自然法则：自然法则：我们养成我们的我们养成我们的 ,我们的我们的 塑造我们。塑造我们。Planning: 计划Predetermining a course of events in writing.事先将要发生的事件写下来。事先将要发生的事件写下来。Time Management Tasks: Time-flexible任务： 时间具有灵活性Appointment: Time-spec

8、ific约会: 时间具体而特定 月历月历30311234567891011121314151617181920212223242526272829 年年 月月每日计划（待办单）每日计划（待办单）T P Task List7891011121314151617181920 会见会见备注备注 -/- -/-每月每月/周任务周任务BusinessPersonalMission Statement:使命陈述使命陈述Roles :角色角色Values:价值观价值观Goal Planning目标计划目标计划Intermediate Steps中期步骤中期步骤Weekly Planning每周计划每周计划行

9、事月历价值 合理进行时间规划；合理进行时间规划； 重要工作项目的时间保证重要工作项目的时间保证每日计划制定方法每日计划制定方法1、将月历中事项填入；将月历中事项填入；2 2、将昨日未完工作项目列入；、将昨日未完工作项目列入；3 3、估计各项工作时间；、估计各项工作时间；4 4、确定工作事件紧迫性和重要性；、确定工作事件紧迫性和重要性；5 5、排定时间；、排定时间；6 6、抓住正在做的每一项工作；、抓住正在做的每一项工作；7 7、完成后划掉，盯住下一个目标；、完成后划掉，盯住下一个目标；8 8、临时插入工作先记录、评估，然后安排时、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间。间。优先次序：优先次序：

10、确认事件的价值及次序。确认事件的价值及次序。优先次序：（Prioritize）A: Vital 生死攸关的生死攸关的B: Important 重要的重要的C: Optional 选择的选择的确定重要度的参考因素确定重要度的参考因素 不完成有什么后果？不完成有什么后果？ 每天只能做几个做哪几个？每天只能做几个做哪几个？ 哪些是和目标直接相关的？哪些是和目标直接相关的？ 哪些是高回报的？（不仅仅指眼前）哪些是高回报的？（不仅仅指眼前） 哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经理，父亲，孩子）理，父亲，孩子）确定重要度的参考因素1、承诺事项；承诺事项；2 2、

11、与团队有关事项；、与团队有关事项；3 3、目标考核中权重较大事项；、目标考核中权重较大事项；4 4、其他事项。、其他事项。IIIIVIII紧紧 急急不不 紧紧 急急重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急时间矩阵图时间矩阵图准备工作准备工作预防工作预防工作计划计划建立关系建立关系更新更新澄清价值观澄清价值观 授权授权琐碎杂务琐碎杂务无关的电话、信函和邮件无关的电话、信函和邮件消磨时间的行为消磨时间的行为“逃避逃避”的行为的行为过分沉迷于电视、过分沉迷于电视、 上网和放松状态上网和放松状态不必要的干扰不必要的干扰不必要的报告不必要的报告不重要的会议、电话、不重要的会议、电话、其他人的小事其他人的

12、小事 危机危机紧迫的问题紧迫的问题有期限的项目、有期限的项目、信函和电子邮件信函和电子邮件会议、报告会议、报告重要重要不重要不重要自然法则：自然法则：紧急紧急 优先级高；优先级高；紧急可能会紧急可能会 优先顺序。优先顺序。紧紧 急急不不 紧紧 急急重重要要不不重重要要态度态度“时间杀手” 有形杀手：有形杀手：明明知道是浪费时间的事明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，又或情，但又不得不做，又或者迫于无奈地去做：者迫于无奈地去做： 接听电话接听电话 打电话打电话 某些会议某些会议 打扰打扰 官僚作风官僚作风 沟通不足沟通不足 办公室政治办公室政治 跟跟“有问题有问题”的人共事的人共事 资源不足

13、资源不足 阅读文件及邮件阅读文件及邮件 无形杀手无形杀手在我们不自觉的情况下出在我们不自觉的情况下出现，许多时候，问题是源现，许多时候，问题是源于我们自己：于我们自己： 欠缺周详计划欠缺周详计划 不懂分辨轻重缓急不懂分辨轻重缓急 过分专注细节过分专注细节 犹豫不决犹豫不决 不懂说不懂说“不不” 拖延拖延 善忘善忘 不懂授权不懂授权 欠缺组织欠缺组织 健康欠佳健康欠佳四把钥匙四把钥匙只用一个个人管理系统只用一个个人管理系统随身携带随身携带远离远离“废纸废纸”以最适合自己的方式使用工具以最适合自己的方式使用工具个人管理工具基本用法: 优先次序优先次序 监督进度监督进度/跟踪跟踪 记录记录 整合连接

14、整合连接Time Management 当每天结束时，你的当每天结束时，你的“任务任务”应当是这几类应当是这几类状况：状况：Time Management 杂项信息杂项信息每日事件记录每日事件记录（承诺、意见与（承诺、意见与感想、议程、感想、议程、谈话内容、日志谈话内容、日志等）等）分类分类信息信息姓名姓名公司公司项目项目主题主题BCD1A234信息记录信息记录整合连接整合连接1. 我需要什么我需要什么?2. 我什么时候需要它我什么时候需要它? 3. 我在哪里能够找到它我在哪里能够找到它?Time Management 由于我们不知道什么对我们来讲最重要，由于我们不知道什么对我们来讲最重要，每

15、件事情都显得重要，每件事情都显得重要，由于每件事情都显得重要，由于每件事情都显得重要，我们不得不做每件事情，我们不得不做每件事情，很不幸，别人见我们做每件事情，很不幸，别人见我们做每件事情，就希望我们做每件事情，就希望我们做每件事情，做每件事情使得我们很忙，做每件事情使得我们很忙，我们就没有时间想什么对我们来讲是我们就没有时间想什么对我们来讲是至关重要的事情。至关重要的事情。 关注如何做，规则、程序比结果更重要 目的是改善流程和提高产出 目标是提升数量、提高质量 希望任何事情运作得顺畅-没有变化、没有改变 关注为什么，探求新主张 目的是寻求正确的方向，最好的结果 目标是增加价值 询问：“我们的

16、目的是什么？” “我们为何这样做？” 产品 与 产能 希望获得的希望获得的 结果结果 保持、储存、创造的希望获得希望获得 结结果的果的能力 Discover: 探索Governing Values: Highest priority具有支配地位的价值观：准则、理想、具有支配地位的价值观：准则、理想、 最优先最优先事务事务 Roles: key relationships and responsibilities角色：最重要的关系及责任角色：最重要的关系及责任 Missions: our unique purpose使命：我们与众不同的目标使命：我们与众不同的目标Personal ValuesP

17、ersonal values incorporate past and present feelings,behavior,experiences, thoughts and intentions.个人的价值观个人的价值观个人的价值观是将我们过去和现在的个人的价值观是将我们过去和现在的情感、行为、经验、想法和意图加以情感、行为、经验、想法和意图加以融合后形成的价值取向。融合后形成的价值取向。Organizational ValuesOrganizational Values incorporate what the Organizational stands for and what its

18、people believe in.组织的价值观组织的价值观组织的价值观是将组织的标准与其组织的价值观是将组织的标准与其成员的信念结合在一起。成员的信念结合在一起。“When aligned around shared values and rooted in a common mission, ordinary people accomplish extraordinary results.” Kenneth Blanchard当人们具有共同的价值观，当人们具有共同的价值观，并立足于共同的使命时，并立足于共同的使命时，普通人也可以创造奇迹。普通人也可以创造奇迹。1.确认居于支配地位的价值观确

19、认居于支配地位的价值观2. 将这些价值观按优先顺序排序将这些价值观按优先顺序排序3. 清楚界定这些价值观的含义清楚界定这些价值观的含义 本杰明本杰明富兰克林富兰克林 的方法的方法 价值观举例：价值观举例： 忠诚、正直、善良、真诚、慷慨、忠诚、正直、善良、真诚、慷慨、幽默、合作、亲情、友情、家庭、幽默、合作、亲情、友情、家庭、财富、智慧、自由、责任感、财富、智慧、自由、责任感、 创造性、同情心、有条理、节俭、创造性、同情心、有条理、节俭、权力、健康、教育、事业、坚韧、权力、健康、教育、事业、坚韧、快乐、美丽、勇气、冒险、快乐、美丽、勇气、冒险、 追求卓越、内心宁静、积极心态、追求卓越、内心宁静、

20、积极心态、经济上的安全经济上的安全节制节制缄默缄默条理条理决断决断节俭节俭勤勉勤勉真诚真诚公正公正中庸中庸洁净洁净平和平和贞节贞节本杰明富兰克林的价值观谦逊谦逊本杰明富兰克林的价值观条理节俭真诚公正平和物归其所；日常事务都应在合适的时间处理物归其所；日常事务都应在合适的时间处理 花钱须于人于己有益，不可浪费花钱须于人于己有益，不可浪费 不欺骗人；思想纯洁公正；说话心口如一不欺骗人；思想纯洁公正；说话心口如一 不做伤害人的事，也不放弃应该享有的利益。不做伤害人的事，也不放弃应该享有的利益。 勿因琐事及普通或不可避免的意外而烦恼勿因琐事及普通或不可避免的意外而烦恼 角色：最重要的关系及责任角色：最

21、重要的关系及责任你工作中最重要的角色是什么？你工作中最重要的角色是什么？你生活中最重要的角色是什么？你生活中最重要的角色是什么？创新角色举例：经理的主要角色创新角色举例：经理的主要角色漏勺理论漏勺理论:漏出漏出 关系和责任关系和责任,留下留下 、 做至关重要的事做至关重要的事使命宣言使命宣言使命宣言描述你的独特的生活目的。使命宣言描述你的独特的生活目的。它包括你想发展什么方面的素质，它包括你想发展什么方面的素质，你想实现什么，你想作出怎样的你想实现什么，你想作出怎样的贡献。贡献。个人使命宣言是你生活的指南，个人使命宣言是你生活的指南，激励你作出对于实现目标最有帮助激励你作出对于实现目标最有帮助

22、的决定并实现你的愿景。的决定并实现你的愿景。1.我在做什么事情时感到我在做什么事情时感到最高兴和最充实最高兴和最充实?2.我在个人生活中从事哪些活动我在个人生活中从事哪些活动我觉得最值得我觉得最值得?3.我在职业生涯中从事哪些活动我在职业生涯中从事哪些活动我觉得最值得我觉得最值得?4.我具有怎样的天赋、才干、我具有怎样的天赋、才干、强项和能力强项和能力?5.做什么事情会使我感到被激励、做什么事情会使我感到被激励、着迷、动情着迷、动情?6.我怎样才能最好地为社会做贡献我怎样才能最好地为社会做贡献? 每日每日 任务任务 中期步骤中期步骤 长期目标长期目标 价值观价值观 角色角色 使命使命 Time Management长期目标是有时间界限的规划