办公室主任工作技巧及注意事项

1、竭诚为您提供优质的服务，优质的文档，谢谢阅读/双击去除第i页共仃页提供专业的word版文档，优质的服务，希望对您有帮助/双击去除办公室主任工作技巧及注意事项办公室主任工作技巧及注意事项由于工作关系，本人曾在办公室工作过较长时间，各种 酸甜苦辣都尝过，在此谈点体会及看法，但愿起到抛砖引玉 之功效。办公室是企业的综合系统， 承担着企业的承上启下、 连接左右、服务全局的重任。办公室的职责主要是：参与政 务、管理事务、搞好服务。办公室是保证企业工作正常运转 和日常运转的日常办事机构，是协助领导及其他科室处理政 务、管理事务、搞好服务的综合职能部门，处于四面八方的 中枢地位，办公室工作能否正常、高效、关

2、系到领导决策和 工作部署是否落实，政令是否畅通，关系到搞好“三个服务” 的质量，关系到企业的形象和威信，因此，办公室主任必须 具有以下素质和能力：1、技术能力，必备的专业知识。有 效把专业知识适用到工作实践中。2、人文能力，也就是处第2页共17页理人事关系的能力。在工作实践中，善于理解和体谅他人， 善于领会他人意图，并善于以对方能够接受的方式把自己的 意见传达给别人，动员群众为实现组织目标努力工作。3、观念能力，就是以抽象思维和从全局出发问题的能力。即进 行分析、综合、推理、概括的能力和用整体的观点、发展变 化的观点看问题的能力。4、掌握时间的能力。要精心为领 导安排时间、日程、使时间的浪费减

3、少到最低限度，这也是 提高工作效率的关键之所在。 5、要把握两种领导艺术的能 力：一是处理人的艺术。领导工作的好坏，关键在于人的积 极性和作用能不能得到充分发挥，要知人善任，用人不疑， 放手下面，敢于承担责任，提高领导艺术，充分调动员工的 积极性和创造性，实现人尽其才，才尽其用。二是处理事的 艺术。处理事是领导的本职，包括统筹全局，掌握工作重点， 拟定实施方案，安排工作程序，制定操作规程，建立责任制 度等方面的艺术。把工作分为三类：正业必办；急事一 马上办；普通件一一按正常程序办。讲究处理事的艺术， 有主有次，有条不紊，忙而不乱地进行工作，这是提高工作 效率，实现有效领导的必要条件。6、在具备

4、应有素质条件的基础上，还有认真履行好制定组织目标，提供服务决策、 确定方针政策、选拔培养人才、激励工作人员积极性的职责、 行使好决策、指挥、奖惩等权力。当好办公室主任，还应掌 握以下工作方法：一、要吃透“两情”、当好参谋。注意把 第3页共17页握领导的思想脉博，力求吃透上情，摸清下情，把上情和下 情结合起来，认真分析问题，提出解决问题的办法和对策， 及时供领导参考。二、要拾遗补缺，善提建议。工作中，办 公室主任不仅要注意在思路和研究问题上与领导思维同步， 而且要在充分发挥主观能力性和自己的知识专业长处，善于 发现牵动全局或某方面工作的关键和薄弱环节，经过深入细 致的调查研究，向领导提出有理有据

5、的分析建议，以引起领 导的重视。三、是善解矛盾，当好助手。正确处理好上与下 级与领导和被领导的关系。办公室主任在与领导相处的过程 中，要逐渐熟悉领导的脾气习惯，比较准确地把握领导喜怒 哀乐的变化。这样，在领导与不同对象交往时做到心中有数。 四、要反省悟道，总结提高。要不断反思自己做过的事，反 思领导做过的事和说过的话， 不断总结提高，促进工作开展， 主动维护领导班子的团结。五、要自重自律，莫狐假虎威。 要注重维护领导的形象和办公室的整体形象。办公室主任因 为与领导接近，非常引人注目，日常中有大套近乎的，有当 面奉承的，也有妒嫉诽谤的。工作中不要打着领导的牌子为 自己办事，也不应求领导为自己办私

6、事。六、要勤字当头、 苦练内功。办公室主任工作面广、量大、任务繁重。因此， 必须努力学习、苦练内功、做到“勤”字开头。即脑勤、嘴 勤、腿勤、勤于思考。不求全才、应是通才、要眼光敏捷， 要有客观的观点、全面的观点、深入的观点、具体的观点、第4页共17页不能抽象，要有灵活的观点、要有比较的观点、忌自以为事， 要有不怕反复的观点、切忌急于求成，要有辨证的观点、切 记形而上学的观点、切忌一尘不变、要有群众观点、切忌主 观臆断。七、是摆正关系，加强品德修养。办公室主任的思 想品德修养非常重要，而修养又是具体的。要摆正四个关系: 一是为领导服务与任命服务的关系；二是工作与学习的关系； 三是随领导活动与参加

7、办公室活动的关系；四是个人与组织 和他人的关系。把这些关系处理好了，工作就能得心应手， 驾驶全盘工作就能轻车熟路，保障全局工作运转就能正常自 如。要当好办公室主任和胜任这个职位，还须从以下几个方 面去努力：一、牢固树立服务观念，工作上要高标准要求， 高质量服务，高效率工作，力创“三优”（优质服务、优良作风、优美环境）。为确保全局工作正常，高效运转，办公 室主任要为群众，为基层尽实心、办实事、谋实利，要始终 做到自重、自省、自警、自励，过好名位关、权力关，人情 关、色情关、以自己的人格力量，带领全室人员，使干部勤 奋，让领导、群众满意，放心。二、要保持清正廉洁，做到 耐得住艰苦；扎实办事，顶得住

8、歪理；抗得住诱惑；管得住 小节；受得了委屈。三、要注重理顺各种关系，加强上下、 左右协调，一要理顺思想，二要理顺组织，三要理顺规章制 度。四、提高工作层次，善于利用现代管理手段，改进管理 方法，强化服务意识，创造良好工作、生活环境，在新的历史条件下，在市场经济环境中，力求办公室人员做到政治上 更强，业务上更精，工作上更实，纪律上更严。办公室主任 及其人员均应做到：坐下来能写，站起来能讲，走出去能干。五、清正廉洁，勇于奉献，要有心于本职，热心于本职，用 心于本职，做到爱业敬岗、无私奉献；勤奋好学，精通业务； 认真负责，一丝不苟；积极进取，开拓创新；廉洁奉公洁身 端行；谨言慎行，防微杜渐；清清白白

9、做人，踏踏实实工作； 奉公守己，不以权谋私；要为领导增光补台，不要抹黑添乱； 要自觉接受监督，不要自恃特殊。有人讲：想搞办公室工作 的人不是人，搞好办公室工作的人不是人，因为，办公室工 作庞杂，象公共汽车，叫上就上，叫停就停，因此，只要树 立正确的世界观、人生观，办公室工作就一定能搞好，办公 室主任就一定能当好，办公室工作就一定能大有作为。当好 办公室主任应注意的几个问题一、办公室主任的重要职责是 服务办公室工作千头万绪，没有一项离开服务这个主题的。 我们有时会抱怨领导不重视办公室工作，或者感到我们每天 很忙很累，领导还不是很满意。这里面可能有体制机制方面 的原因，也可能有领导所站角度的问题，

10、但是，我认为更多 的还是应从我们服务的质量和效率方面找一找原因。常言道“有为才能有位，有位才能更加有为” 。作为办公室主任， 首先要明确，搞好服务是我们最重要、 最基本的职责。（一） 孰轻孰重，突出政务服务在办公室工作中，政务服务和事务第5页共仃页服务各有其重要性，都是整体工作的一部分。但二者并不是 平分秋色，等量齐观。对办公室主任来讲，政务服务重于事 务服务。政务服务优劣，直接关系到领导决策贯彻落实的好 坏。政务服务贯穿于整个中心工作，渗透到工作的每一个层 面。在决策前，办公室是领导的外脑和助手，要尽可能提供 第一手资料，并进行初步的综合分析，提出有价值的参考意 见。在决策中，又要准确无误地

11、领会领导意图，吃透上级精 神，在深刻理解的基础上与领导保持一致。在决策后，要善 于迅速制定出落实方案，在缜密中体现果敢，在细致中突出 效率，协调各部门原原本本地贯彻落实。因此，政务服务是 纲，纲举目张。当然，事务服务也要细心周到，也要滴水不 漏。作为办公室主任，抓住政务服务就是抓住了主要矛盾， 就是抓住了矛盾的主要方面。办公室工作庞杂、忙乱，如果 分不清轻重缓急，胡子眉毛一把抓，往往会陷入事务堆中难 以自拔，搞得越忙越乱，越辛苦越被动。一个合格的办公室 主任，必须把政务服务当作第一要务，做到超前谋划，周密 安排，迅速落实，准确反馈，在纷繁复杂的工作中理出头绪， 从容应付，争取工作的主动权。（二

12、）沉着冷静，突出重点服务办公室主任每天要处理很多日常工作，要保证整个办公 室的高效运转，必须有一种“大将风度”，处变不惊，临乱不慌，在沉着冷静中理出工作思路，突出重点服务。什么是 重点？领导关注的热点就是重点，推进工作的难点就是重点。第6页共仃页第7页共17页当然，重点也往往因时因地而异，一个阶段有一个阶段的重 点，一项工作又有一项工作的重点环节，在具体操作中，学 会准确捕捉，冷静思索，科学把握。在重大决策前，掌握实 情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，真督实 查就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就 是重点。抓不住重点就没有工作效率，服务也就难以到位。 当然，强调重点并

13、不等于不顾其它，应该说办公室无小事， 如果顾此失彼，非重点工作出现失误，同样会给全局带来负 面影响。（三）小中见大，突出要事服务抓重点，抓急务当 然是最重要的工作方法和要求，但作为办公室主任，仅仅做 到这些也还是不够的，还要在仔细、周密和严谨上下功夫， 在重点服务中突出要事服务。在对上服务的全过程中，貌似 小事未必是小事，也可能出现大的纰漏。所以，衡量办公室 主任的服务水平，要在事关大局的小事和细节上看素质、论 高低。小蕴含着大，小影响着大。所谓小，既是我们容易忽 略的地方，也是需要格外小心的地方。要做到小中见大，首 先，要吃透上级的方针政策，吃透领导的意图，在创造性贯 彻执行中，不忽视任何事

14、情，特别是对领导关注的事情，事 关全局的事情要盯住不放，一抓到底；其次，要把自己的工 作放在全局中去考虑，去谋划，抓住了大局，就抓住了大事 要事；第三，要增强工作的敏感性，善于发现和抓住“一滴 水见太阳”的东西，举一反三，做好大局文章。（四）胸怀第8页共17页全局，突出整体服务办公室主任对上处于服从地位，不可不 知进退之节而越位。但工作性质、角色安排又决定了我们必 须胸怀大局，从整体上去谋划服务工作。有人认为办公室主 任只要听命于领导就可以了，“不在其位，不谋其政”，其实这正是办公室主任之大忌。 没有大局观，就不可能准确理解、 全面落实领导的重大决策，就不可能在步调上与领导保持一 致，服务的水

15、平和质量就肯定上不去。大局观从哪里来？从 强烈的事业心和责任心来，从勤于学习和思考中来，也可以 从失败的教训和成功的经验中摸索出来。有了大局观，在工 作摆布上就不再是就事论事，而是从整体意义上面对局部工 作，牵一发而动全身，窥一斑而知全豹。这是最能体现办公 室主任综合素质和领导水平的一个方面。整体服务中要处理 好三个关系：一、听命于主要领导和服务于其他领导成员的 关系。二、处理好急务、杂务和中心工作的关系。三、处理 好上下左右之间的关系。三方面的关系处理好了，整体服务 就会上档次、上水平。（五）超前把握，突出决策服务作为 办公室主任，一般来说，落实领导交办的事务性工作相对容 易，而超前谋划，提

16、出建设性的决策参考往往较难。究其原 因，一是不居高位又需高站位谋划，立足现实又要有前瞻性 思考，服务到位又不能越位，在分寸上很难掌握。二是既要 处理好日常的事务工作，又要从中超脱出来谋大事；既要深 入基层掌握实情，又要提出有高度和深度的决策建议，在操 第9页共17页作上非常不易。要突破这两难，不外乎放胆和吃苦。吃不透 上头，犹如行舟无船标，必须刻苦钻研上级的方针、政策， 在创造性执行上有建树。闭门造车想不出高人一筹的好点子， 缩手缩脚也只能流于工作的平庸化。搞好决策服务，关键要 把握好四个要点：一、政治要敏锐，能够见一叶而知秋，发 现别人容易忽略的重要环节；二、情况要熟悉，眼观六路， 耳听八方

17、，知领导所未必知，准确提供决策依据；三、反馈 要及时，对决策的贯彻落实情况实行动态反映，提供有价值 的信息，为领导决策后的调控提供服务；四、督办要有力， 保证工作的快速推进，维护决策的权威性。二、办公室主任 如何当好参谋一个普遍的观点认为，办公室主任的领导的参 谋助手。在对事物认知的基础上认真研究，合理分析、科学 推理，积极为领导决策想办法、出主意，帮助领导制定正确 决策，是办公室主任发挥自身参谋作用的体现。为使所参之 谋符合实际，切中要害，发挥作用，办公室主任必须在日常 的工作与生活中注重研究，勤思善谋。具体讲，就是要做到“六有”。一一胸中有数。胸中有数是指对领导决策所需情 况和有关政策了然

18、于胸，是办公室主任充分发挥参谋作用的 基础。很难想象，一位对所辖区域和单位的相关情况和问题 一无所知或知之甚少的办公室主任，能为领导决策提供切合 实际的参考意见来。作为办公室主任，不仅要熟知方方面面 原有情况和问题，而且要通过多种渠道洞悉其在新形势下发第10页共17页生的细微的变化，掌握最新的情况和信息。同时，办公室主 任必须着力培养自己具备三种能力：其一是深入调研，不断 积累。丰富自己基层一线情况和知识。其二是深入分析，去 伪存真。学会对获得的直接情况进行精细加工，剔除表面现 象，牢牢抓住事物和问题的本质。其三是把握趋势，预知结 果。要在掌握本质的基础上，依据事物的发展规律，准确预 测事物的

19、发展方向和结果， 夯实参谋的基础。一一脑中有路C 作为办公室主任，在胸中有数的基础上，还要善于把握好分 析、梳理和推断三个环节，要理清哪些是问题产生的原因， 哪些是原因的结果，哪些是制约和影响问题的主要因素，哪B 些是次要因素，制定决策首先应干什么，随后再干什么。这 些问题综合起来，依据科学的逻辑推理，找出解决问题的正 确思路，就是做到脑中有路。口中有物。办公室主任作 为领导的的参谋和助手， 不仅要心能谋之，而且要口能言之， 把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表达出来，不能茶 壶里煮饺子，肚里有货倒不出来。要讲究口才，讲究语言艺 术，做到言之有物，一语中的，言简意赅。由于办公室主任 只是一个

20、参谋者，而不是最终的决策者，所以在表述参谋意 见时要注意变换角度，上策、中策、下策多谋并参，供领导 选择而发挥作用。此外，要力戒两种现象：一是心中有没有 思路，总是徐庶进曹营一言不发；二是参谋意见的表述是零碎的，片面的，不做准备，没有层次，弄得领导搞不明第11页共17页白你想说什么。一一耳中有“隙”。我们说要做到胸中有数， 数从何而来？耳听八方，广纳博收，做到耳中有“隙”，就是不断扩充“内存”，丰富胸中之数的有效途径。办公室主 任不断地倾听来自各方面的声音，并进行分析和归纳，就能 使自己胸中之数越积越多，为领导决策当好参谋的基础越来 越厚。要切忌“两耳不闻窗外事”，那样会使自己与其他部 门、基

21、层员工“绝缘”，也就谈不上为领导当好参谋了。一 手中有果。领导决策一旦形成并付诸实施后，实际效果怎 样？办公室主任作为领导的参谋助手，可以采取深入进行调 研和督查的方式，印证决策，把决策的实施结果迅速掌握到 手中，为修正和完善决策进行新的参谋。要切忌手中无果的“半程式”参谋，只负责决策前参谋，决策形成后就万事大 吉，大功告成，那样，参谋的作用就没能得到完全发挥。一 参中有谋。办公室主任为领导当参谋的过程，是自己深思 熟虑，归纳提炼观点和思路的创造过程。参谋意见中要体现 出自己对问题独到的思考和见解。而不是简单的材料罗列和 情况汇报。如果不去分析，不去研究，不去思谋，只是照本 宣科，或者人云亦云

22、，不仅对领导的决策无益，有时还会扰 乱领导视线，甚至误导领导决策。办公室主任在平时的工作 中要注意养成四种习惯，以便于做到参中有谋。一是擅于调 研，发现问题；二是精于分析，掌握规律；三是广泛联系， 独立思谋；四是谨慎进言，非谋不参。三、办公室主任要坚持正确的办事观办公室主任工作一般都很忙，大事、小事、 杂事缠身。但是，不管怎样，把事情办好才是正理。（一）不以事小而不为办公室工作无小事，是从办公室性质而言的。 事物本身有大小、主次之别。办公室主任面对大量繁杂的事 务，立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的，但 小事不抓，日积月累，就会酿成大事，贻误工作。特别是对 那些看似小事，抓不好就可能

23、影响工作、影响团结、影响领 导情绪的，更不能听之任之。这也是办公室工作无小事的内 涵之所在。对办公室主任来说，不管大事小事，不存在该不 该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。要抓小事。就要 做到：（1）知大知小。办公室主任要胸有全局，用大局的 天平来衡量办公室的工作，分清主次、大小、难易，这样， 才可避免工作一团麻。（2）小中见大。小事孕育着大事， 这是办公室的显着特点。如值班、会议通知、座次安排、后 勤服务、接待等等这些“小事”，稍有不慎就会捅大漏子。（3） 举轻若重。对有些看似小事的经常性工作，要建章立制，用 巧功夫去抓，抓一项带动几项，管原则不管具体（要充分相 信你的部下有能力把事情办好

24、），督结果不查细节；用韧功 夫去抓，明确专人，盯死不放，直到办完办妥为止；用细功 夫去抓，按部就班，严细缜密，不出纰漏。（二）不以事杂而乱为办公室工作头绪很多，任务琐碎繁杂。办公室主任要 清楚哪个该为，哪个不该为，应一清二楚，不能乱为。不乱第12页共仃页第13页共17页为，就要知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了 劲，使过了头；不乱为，就要知上知下，吃透了上情，办事 才有方向，才有主心骨。摸透了下情，办事才有的放矢；不 乱为，就要知书知礼。知书，就是要多学习，提高理论水平 高，通晓方方面面的知识，办事得心应手。知礼，是指工作 方法多、讲艺术。不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方 面都满

25、意；不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。办 公室是规矩之室，办公室主任更应成为讲规矩的楷模。不管 事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请 示的要请示，该报告的要报告，要懂得大小，切勿忘乎所以， 贻笑大方。（三）不以事急而盲为办公室固定式、程序化的 工作多，但意料外、突发性的事情也会随时出现。办公室主 任往往是急事和突发性事件的第一知情者，处置的第一道工 序。在这种情况下，办公室主任必须政治敏感、头脑冷静， 不能盲为。一是要沉着应付，切忌自乱阵脚。不管事情多么 突然，多么紧急，首先要冷静地进行分析，及时做出解决方 案，呈送领导，并按领导要求协调相关单位，组织力量进行 处理。二是

26、要胸有主见，切忌唯唯喏喏。面对急事或突发性 事件，不能退缩，应大胆地往前站。在处理过程中既要必须 胸有主见，也不能乱表态，乱许愿，以免为彻底解决问题埋 下隐患。（四）不以事难而怕为在应付处置事务中，不乏一 些超出预见，超出职责，难以料理的事情。对这些事，是上 第14页共17页推下卸，绕着走，还是主动出击，迎着上，这不仅反映办公 室主任的工作水平，更主要的是检验办公室主任的职责感和 工作态度。一个称职的办公室主任，就必须坚持：不怕揽矛 盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦。要做到这些， 一是讲职责，义无反顾。遇到的事情不管多难，都应义无反 顾，挺身而出。二是讲品质，身先士卒。办公室主任在关键

27、时刻，就应该代领导冲锋陷阵，替领导分忧解愁。三是讲艺 术，处世得体。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方 法，既讲原则，又讲灵活，因人因事施法。四是讲精神，敢 于碰硬。办公室主任处事要讲究柔中有刚，特别是在原则问 题面前，要敢于碰硬。否则，一味追求和为贵，别人不把你 当回事，协调苍白无力，处理优柔寡断，就会什么问题也解 决不了，什么事也办不成。四、办公室主任如何为人处世如 何立身处世，是每个人都应正视的人生课题。站在办公室主 任的角度来看待这个问题，由于岗位和角色要求，必然在处 世观上有其特殊性。我以为一个合格办公室主任应该具备以 下几条：一一豁达大度。办公室主任要想协调好各方面工作 和人事

28、关系，保证办事的高效率，必须有容人的雅量和风度。 无论对上对下、对内对外，都要坦坦荡荡表里如一，言行一 致。对待工作中的矛盾和问题，不能求全责备，怨天尤人， 而应在理解中积极寻求解决问题的最佳途径。工作中难免有 被领导误会的地方，但真金不怕火炼，要相信随着时间的推第15页共17页移问题将得到澄清。在对上关系中，办公室主任要做到以一 颗平常心积极对待自己的本职工作。在处理对下关系时，要 一视同仁，与人为善。对于部下的缺点或失误，不以偏盖全， 抓其一点不及其余，应给予耐心的帮助和改正的余地。特别 要注意两点：一是与己不欲勿施于人；二是不要将超出部下 能力的事交给他们去办。 夹紧尾巴。有人很羡慕办公室 主任的位置和权力，而有的办公室主任也自以为身居 “要职”， 可以呼风唤雨。其实，正是因为这个职务处在上下左右矛盾 的焦点，所以需要格外小心谨慎，夹紧尾巴做人，不能狐假 虎威，更不能拉大旗作虎皮。要时刻想着自己是职责是服务， 在任何情况下都不能忘乎所以。即使在工作顺利的时候，也 要能把握好自己，不能趾高气扬，目空