办公自动化技术2

1、第 2 章【本章导读 】w本章首先介绍了文字处理的基本知识；w然后通过一个 “招录公务员通知”文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程，w以制作“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范，w以制作 “报考简章”为例，介绍了复杂文档制作的相关知识。2【本章要点】w文字处理软件的操作流程w文档的录入、编辑和排版w文档的页面设置与打印操作w利用向导制作办公公文w常用公文格式与处理规范w大纲视图的使用方法w多级标题符号的设置w样式的设置与使用32.1 文字处理工作概述2.1.1 文字处理及其文字处理软件下图描述

2、了办公中计算机文字处理的基本工作过程。4文字处理软件的主要功能1文件存储2内容编辑3简单排版4输入校验5输出6提供输入输出接口7对象的嵌入与链接52.1.2 文字处理软件的操作流程6图2-2 文档处理操作流程2.2制作简单的“招录通知” 7图2-3 通知公文的正文效果2.2 利用一般文档处理流程制作“招录通知”2.2.1 启动Word并作相关设置1启动Word软件2工具栏的设置（1）工具栏简介（2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开（3）工具栏的显示或隐藏82.2.2 文字和符号的录入9文字录入的原则文字录入的原则1 1、不要用空格键进行字间距的调整及标题居中、不要用空格键进行字间距的

3、调整及标题居中、段落首行缩进的设置；段落首行缩进的设置；2 2、不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段、不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时才按回车键；落结束时才按回车键；3 3、不要用连续回车键产生空行的方法进行内容分、不要用连续回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。页的设置。2.2.3 文档内容的编辑和保存1 1光标定位光标定位2 2选定文本选定文本（1 1）选择内容较少并且不是整段的选取）选择内容较少并且不是整段的选取（2 2）选择内容多但不是全文时的选取）选择内容多但不是全文时的选取（3 3）使用看不见的选择栏）使用看不见的选择栏（4 4）利用快捷键操作选取）利用快捷键

4、操作选取（5 5）文档内容的扩展选取）文档内容的扩展选取（6 6）选定的简化）选定的简化102.2.3 文档内容的编辑和保存3修改文本技巧4复制、移动、删除文本（1）利用快捷键（2）菜单方法（3）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法5“选择性”粘贴的作用6撤消和恢复操作112.2.4 字体与段落格式排版w文档中字体和段落的格式排版包括字体、字号、字型、文字效果、字间距以及段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。w另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效

5、果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。 122.2.5 文档的页面设置1设置纸张大小和方向2 调整页边距3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式4确定每页中的行数和每行的字符数132.2.6 打印效果的预览w“招录通知”排版完成后，在打印之前，可以使用Word提供的打印预览功能查看整体效果，如果对预览的效果不满意可以进行修改。w与Word默认的页面视图相比，打印预览视图可以更真实地表现文档外观。在打印预览视图中，可任意缩放页面的显示比例，也可同时显示多个页面。 142.2.7 文档的打印输出1打印操作的基本步骤2打印操作的其他方式（1）文档的快速打印（2）一次连续打印多篇

6、文档（3）“打印”对话框中其他常用项目设置3文档打印操作时的相关问题（1）打印功能选项和设置打印机属性设置（2）暂停和终止打印152.2.8 文档的网上发布16如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。 2.3 办公文字处理规范及其公文向导应用 2.3.1 办公室文字处理的基本规范1公文种类2公文格式3公文用纸4公文用字5公文书写172.3.2 利用公文向导制作招录通知正文w所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件，它由一系列对话框组成，只要按步骤逐一完成，就可以得到符合自己要求的文档。在Word中，为了制作公文的方便，专门设计有“公文

7、向导”。w具体步骤参见教材182.4 制作“报考简章”复杂文档19“报考简章”文档的页面效果 w2.4.1 Word视图方式简介wWord提供了几种不同的视图方式，各种方式具有不同的功能，不同的视图方式对文档的编排是有影响的。一般使用比较多的是页面视图、Web版式视图和大纲视图，其中页面视图是Word使用时候的默认视图方式。202.4.2 利用大纲视图输入报考简章各级标题w在编排报考简章之前，制作人员心中对其体系结构应该有个大致想法，如整体分为几个部分，每个部分说明哪几个问题，每个问题主要包括哪几项内容。这构成了复杂文档的多级标题结构。根据上面的分析，为了便于文档内容的组织和维护，下面先利用大

8、纲视图输入报考简章的各级标题。 212.4.3 复杂文档的文字快速录入技巧1借助外部设备2自己定义新词3利用自动图文集4善于使用自动更正5巧妙利用替换功能6掌握一些汉字输入方法的使用技巧222.4.4 编号和项目符号的设置23 “ “编号编号”就是在有关项目前面所加的一、二、就是在有关项目前面所加的一、二、三三，（一）、（二）、（三），（一）、（二）、（三）或者或者1 1、2 2、33以及（以及（1 1）、（）、（2 2）、）、 （3 3）等序号，一般在等序号，一般在各个项目有一定的先后顺序时使用各个项目有一定的先后顺序时使用“编号编号”；而；而“项项目符号目符号”是在每个条例项目前加上点或勾

9、、三角形等是在每个条例项目前加上点或勾、三角形等特殊符号，主要用于罗列项目，各个项目之间没有先特殊符号，主要用于罗列项目，各个项目之间没有先后顺序。后顺序。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。读者可以注意查看本书内容体系上使用的多级编号格读者可以注意查看本书内容体系上使用的多级编号格式。式。2.4.5 样式的应用与管理1样式的基本知识2直接套用样式3新建样式4使用自己新建的样式5修改样式6样式的管理242.4.6 复杂文档处理中其他常用操作w在复杂文档处理中，还有一些其他常用操作在上述实例中没有提到。下面给予讲解。1多级标题编号的设置2长

10、文档中的分栏排版3脚注与尾注的添加4特殊情况下的页眉和页码设置5自动目录的处理25小 结w在办公事务中，文字处理是经常进行的基本操作。本章通过办公实践中的一个“招录公务员考试”综合实例，详细介绍了办公中文字处理的基本知识和具体操作方法，主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用、分栏排版、自动目录制作等。w通过本章的学习，读者应该能够熟练进行办公业务中文字处理工作，对工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档应该能够进行娴熟的输入、编辑、排版和

11、打印操作。26习 题一、填空一、填空1 1在在WordWord文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住_键。键。2 2在在WordWord中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择选择_，双击可以选择，双击可以选择_，三击可以选择，三击可以选择_。3 3选择全部文档内容有三种方法，分别是选择全部文档内容有三种方法，分别是_、_和和_。4 4将一篇文档中多处都出现的缩略词将一篇文档中多处都出现的缩略词“OA”OA”全部修改为全部修改为“办公自动化办公自动化”的方法为的

12、方法为_。5 5将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用使用Word “Word “常用常用”工具栏上的工具栏上的_按钮，单击它可以按钮，单击它可以_。双击可以。双击可以_。6 6在应用在应用WordWord编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上词下面自动加上_；如果有语法错误，则英文句子被自动；如果有语法错误，则英文句子被自动加上加上_。7 7可以通过选择菜单项可以通过选择菜单项“_|_”_|_”打印当前文档。打印当前文档。8 8某个

13、文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该_。27二、判断二、判断1 1利用工具栏按钮，可以快速地完成所有的利用工具栏按钮，可以快速地完成所有的WordWord命令执行的操作结果。命令执行的操作结果。 （ ）2 2当使用垂直滚动条移动显示文本时，原光标插入点的位置不变。当使用垂直滚动条移动显示文本时，原光标插入点的位置不变。 （ ）3 3“新建新建”按钮能打开按钮能打开“新建新建”对话框选择模板和向导制作文件。对话框选择模板和向导制作文件。 （ ） 4 4在在WordWord环境下，文档只能以环境下，文档只能以“DOC”

14、DOC”为扩展名进行保存。为扩展名进行保存。 （ ）5 5在在WordWord中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。 （ ）6 6在在WordWord环境下，文档只能以环境下，文档只能以“DOC”DOC”为扩展名进行保存。为扩展名进行保存。 （ ）7 7WordWord中设置的背景在任何视图模式下都有效。中设置的背景在任何视图模式下都有效。 （ ）8 8WordWord中设置的分栏效果在任何视图模式下都能够看到。中设置的分栏效果在任何视图模式下都能够看到。 （ ）9 9长文档中插入的脚注、尾注、题注、批注都可以直接打印出来。长文档中插入的脚注、

15、尾注、题注、批注都可以直接打印出来。 （ ）1010Word Word 中可以设置等长栏，但是不能设置等宽栏。中可以设置等长栏，但是不能设置等宽栏。 （ ）28三、简答题三、简答题1 1请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。2 2文档录入应该注意什么原则？文档录入应该注意什么原则？3 3文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？4 4在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？哪些技巧？5 5一篇文档共一篇文档共3 3页，正文

16、内容有页，正文内容有1212个自然段。请说出在下个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：列情形下选择文本的最快方法：A.A.第第3 3段内容的最后段内容的最后3 3句；句；B.B.从第从第2 2段到倒数第段到倒数第2 2段；段；C.C.最后最后3 3段；段；D.D.全文。全文。6 6、如何利用、如何利用“替换替换”功能将一篇文档中多处出现的功能将一篇文档中多处出现的“办公办公自动化自动化”词语用一种特殊格式设置（比如设置为红色、词语用一种特殊格式设置（比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）？粗体、黑体、双下划线）？7 7怎样打印怎样打印WordWord一篇文档中的第一篇文档中的第1 1

17、到到5 5页，以及第页，以及第7 7、9 9、1313页的内容？页的内容？8 8在在WordWord中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？片等）内容？9 9在在WordWord中，如何进行项目符号和编号的设置？中，如何进行项目符号和编号的设置？ 10. 10. 在在WordWord中，如何进行页面的分栏设置？中，如何进行页面的分栏设置？29四、应用题四、应用题301 1请自行将本章的请自行将本章的实例文档全部操实例文档全部操作一遍。作一遍。2 2观察习题图观察习题图2-12-1排排版效果，模仿制版效果，模仿制作该文档，操作作该文档，操作中注意文字和符中注意文字和符号的录入方法原号的录入方法原则，字体、段落则，字体、段落格式设置，并适格式设置，并适当进行页面效果当进行页面效果设置。设置。习题图2-13 3使用下面习题图使用下面习题图