DMS分销管理系统——我们的好帮手—张艺萍

1、DMS 分销管理系统我们的好帮手一、对 DMS 系统的认识2003 年中化化肥公司为了企业的进一步发展，选择了全球应用最广泛的 ERP 系统。这个系统分两部分，一部分是SAP 系统，一部分是 DMS 系统。 SAP 系统主要应用于公司财务部门进行收入、成本、费用等的核算，其主要的基础数据来源于DMS。DMS 是公司对营销网络实行的全面的、信息化的管理的一项重要举措。目前DMS 系统主要应用于各分销中心、中心店，其主要功能在于能够及时、准确地反映分销中心及中心店的销售情况以及当地的市场情况。各级领导部门能够根据DMS 提供的数据信息准确地判断货源的调拨、市场的价格调整等。二、DMS 的实际应用与

2、原手工报表时的对照与体会各分销中心与中心店是销售的最基层，也是销售第一线，其数据信息的真实性、准确性传递的及时与否直接影响着市场的变化。在没有 DMS 系统之前，各销售处及中心店采用的是EXCEL 表格进行着数据的传递，对于销量大的销售处来说其工作量是相当大的，且数据的准确性相对而言也是较低的。往往都是今天的数据到晚上汇总完后传到上一级部门，其流程是中心店传到销售处，销售处汇总完后再传到分公司，分公司汇总完后再传到总公司的相关部门，也就是说总公司得到数据时已经是前一天或者是再前一天的数据了，这就给业务部门对基层销售市场的变化带来了一个不及时的信息。在这个信息化的时代，市场是在不断变化的，信息的

3、及时性、真实性与准确性是很重要的。自2003 年 9 月 1 日，我销售处 DMS 成功上线以后，可以说是给我带来了很大的帮助。沧州分销中心是化肥公司销量最大的分销中心之一，同时管理着下属的10 个中心店，在业务销售旺季，只分销中心每天约有100 多笔销售，中心店汇总上报的销售也有 60 笔左右，这么大的工作量，在原来用手工报表时，我每天晚上 9 点之前很少有回家的时候，白天开票、记帐，由于我们销售处的销售方式多数是送货收款的，每天现金的流量也是很大的，有时财务忙不过来我还要帮忙收款，只有到晚上才有时间做手工报表，每天都忙到9 点、 10 点以后，报表出错也是难免的。家里的孩子也顾不上管。自从

4、DMS 上线以后，免去了做手工报表的工作，只需将销售直接录入到系统中就行了。通过一段时间的操作我体会到： DMS 操作一定要保持与业务同步，这不仅是公司的要求，也是分散系统压力、避免系统拥挤的方法。在正常情况下，我一般能在 1 分钟之内完成一笔订单的输入操作，网络和系统备件好的情况下，其实 30 秒左右也可以完成。对比来看，有了系统以后工作效率不仅提高了不少，下班时间也提前了。更重要的是当天的销售情况能够及时、准确的反映给各级部门，为业务的发展也提供了重要的数据信息，基本达到了公司采用这个系统的预期目的。三、DMS 实际操作中的工作方法介绍怎样才能提高录入速度，达到快速操作呢，我就个人的一点工

5、作技巧总结了一下。首先，将常用的物料编码熟练记忆，不用查询直接输入。将自己所管辖的库房、门店的库存情况整理清楚，将货物按照总公司的肥种分类，例如：磷肥、氮肥、复混肥等；将货物按照总公司提供的物料信息按种类从小到大将每个品种的物料号码排列出来，这样有助于我们记忆。我对分销中心销售的物料号都能熟练记忆，这样就在这个环节提高了输入速度。如果物料太多不好记的话，可以将其制成表格形式，打印出来粘贴在工作台上，输入订单埋能够提高查询速度。其次，将主要客户的编码熟练记忆并直接输入。可以将DMS系统中的客户编码打印出来，将经常用的客户编码记住或制成表格形式；另外平时还会有一些零售客户，在DMS 系统中都是以C

6、N014612（一次性客户）这一个编码代表的；但是还需要我们对这些客户进一步编码管理，这个编码就根据自己的方法，怎么样好记，怎么样方便来编制，这也是提高录入速度的一种方法；如果这些零售客户转成了经常客户，就将这些客户申请统一的编码，这也是总公司对客户管理的一项要求，有了编码后就可直接录入，不用再进入一次性客户再进行搜索，也可节省时间。最后，快速维护DMS 系统定价单。定价单要根据价格变动及时维护，可根据实际销售过程中的价格条款做多张定价单，在输入订单基本信息时选择相应的价格条款，就会显示出定价单的价格，最好是将定价单制定的价格与平时出库价格一致，这样在输入订单时不用再改动价格，直接保存、配货、

7、提交即可，这样不仅可以快速维护，也可以节省订单输入时间。四、将 DMS 应用的含义进行推广以上是我在工作中的一些工作方法。通过这一年来的实际应用，这套系统在工作中真的给我带来好多方便，我想这样好的一套系统我应该把它推广开，不仅物流人员了解他，也要让财务与业务人员对它有所认识。在日常工作中，这套系统所提供的数据与他们也是分不开的。例如：系统中有一项是报表分析模块，在这个模块中都是一些日常的报表与汇总的数据。物流人员最常用的报表主要有销售日报、库存日报、仓库库存报表、销售明细报表等。其中销售日报反映的是当天的销售情况，库存日报反映的是当天发生变化的肥种的库存情况，仓库库存报表反映的是选定库的所有肥

8、种的库存情况。销售明细报表反映的是任何一个客户，任何一个肥种在任何一个时间段的销售明细情况；同时这些报表的数据也是业务人员所需要掌握与分析的。所以，我将怎样查询这些报表的方法演示与教授给业务人员们，让他们自己也能查询，不用象以前一样，查某个肥种的库存还要去翻我们的库存台帐，一页一页的找。会了这个系统就能将要查询的库房选定，将所有肥种的库存情况调出来，一目了然。业务人员们都说这样可以让他们及时掌握网点的销售与库存情况了，有利于他们对货源的准备情况作出正确的判断，对库存情况作出及时的处理，规避了不合理库存造成的风险。资金日报是财务人员日常工作中必用的，是财务每天核对货款与销售是否相符的报表。实行手

9、工报表时，有时会遇到物流人员的销售日报与财务人员收的货款对不上的情况，造成这种情况的原因有：物流人员将销售价格输错；或者由于EXCEL 表格进行插入或删除造成计算公式不正确而未被发现等等这些，核对起来又很麻烦，无形中又增加了工作量。有了系统以后这种情况不存在了，尤其是我们销售处的销售方式多数是送货收款，收到款以后由财务人员自己进行该笔销售订单的提交审批，这样每天都能保证销售与资金完全一致，给财务人员也节省了核对时间，提高了工作效率。大家都说DMS 分销管理系统我们的好帮手！五、标准提货单的应用与存在的问题2004 年总公司对 DMS 系统又进行了打印标准提货单的推广，使其更向规范化、标准化方向

10、迈进了一步。标准提货单的应用给我们的工作也带来了许多方便。未实行标准提货单前，我们都采用的是手工开票，销售旺季时一上午就要开四五本票，写得手都酸了，而且还经常出错，不是品种写错，就是件数与吨数不符，作废的票也不少。实行标准提货单后这样的问题也就不存在了。而且标准提货单还有其独特的防伪标志，使货物的发放更加安全，使票据更加标准，更加规范；此项推广也得到了我们租用的中立库房的赞同。但是实行标准提货单以来，虽然票据规范化了，可还是有些不足之处，例如：销售处向中心店配货时也需要提货单，但他不属于销售不能打印，可是移仓单系统里打不出票来，只能手工开票了；还有送货收款的业务经常会发生破件或湿损货物的退回问题，系统里退货也不能打印提货单等等，如果系统能把这些问题解决掉，那标准提货单的功能就更加完善了。六、总结并提出对 DMS 系统的希望DMS分销管理系统自正式上线以来，可以说是经历了不少风风雨雨，信息技术部也是在