采购管理制度供应商调查与选择办法采购进度跟踪与控制

1、采 购 管 理 制 度全文目录第一章 采购管理总则1第二章 采购人员与岗位使命2第三章 采购日常工作管理2第四章 供方调查与选择3第五章 采购合同管理5第六章 供方跟踪与控制6第七章 供方评估6第八章 违规责任7第九章 附则7第一章 采购管理总则第一条：为了强化采购业务的管理和监督，合理安排采购批量，降低采购成本，提升经济效益，特制定本制度。第二条：本制度所指的采购业务范围包括：药品、医疗器械、医疗耗材、宣扬广告用品、低值易耗品、生活用品、办公用品、修理用配件、通讯设备、电子设备、交通运输工具等的采购。第三条：为了便于分类管理和分层负责，将采购物料分为五大类： A类、药品； B类、医疗器械；

2、C类、宣扬广告用品； D类、低值易耗品、生活用品、办公用品、修理用配件及医疗耗材等； E类、通讯设备、电子设备及交通运输工具等。第四条： 依据前条分类、采购的管理层次可区分为：A、B类为主要监管对象；C类为次要监管对象；D类为一般监管对象；E类视具体状况，由单位主管指定专业人员配合采购部门组成专门采购小组进行采购。第五条： 采购原则：适质、适价、适时、适量、适地。一、适质：采购的物料合适本单位质量要求。二、适价：物有所值，按质论价。价格的决定必需经过以下程序进行：询价比价议价定价。三、适时：依照请购单要求及时购进，即能确保物流顺畅，又对采购成本起到稳定的控制作用。四、适量：依预算来控制采购批量

3、。五、适地：同等条件的应就近选择供应商。第六条： 管理目标：勤于市场调查，精通谈判技巧，严守商务机密，坚持高效清廉，加强成本观念，确保质优价廉。第二章采购人员与岗位使命第七条： 采购部组成人员：部门主管、内勤人员、市场调查员、采购员。各单位可依据具体状况视采购业务量的大小决定。第八条： 岗位使命：一、部门主管：1、对采购部门人、事、物进行有效地管理，使之保质保量完成上级下达的各项任务。对所属人员进行工作分工、业务指导和业绩考核。2、依据请购物料的缓急轻重妥当安排采购时间，合理调度采购人员，有效控制采购费用，切实做到优质价廉。3、负责供方改正措施要求的追踪，提出供方等级评定的初审报告。依据必需要

4、初审推举新供方。4、依据授权对外签订采购合同。二、内勤：依据掌握的调查资料，建立供方档案，采购进度监控、合作供方追踪评鉴，内业资料整理，配合品检、仓储、财务等相关部门办好检验入库和报帐手续。三、市场调查员：对所有“候选供方进行市场调查。并提供“供方调查评鉴表及其他调查材料含样品，协助采购。四、采购员：依据主管安排及时保质保量完成各项采购任务。依照规程到供方实地看货或取样并进行议价，在权限范围内签订合同或订货单，办理退货，协助市场调查。第三章 采购日常工作管理第九条： 采购人员必需严格遵守公司的规章制度。严守商务秘密，遵循职业道德，不得随意泄露内部资料包括物料的来源、价格、结算方式、验收标准、技

5、术参数以及供方的阿单位名称、地址、 、联系人等内容给新的供应商或第三方。第十条： 采购人员必需努力钻研业务，提升专业水平，掌握市场动态，熟悉谈判技巧，树立成本观念，加强时效意识。做到：业务上成竹在胸，作风上踏踏实实，行动上雷厉风行，处事上稳重严谨。不假公名而谋私利，不因私嫌而损公益。第十一条：采购B、E类物资时，应要求供方提供制造商出具的证实其物资完全符合规定要求的合格证书或其他适用的证书，同时还应取得安装、使用说明书和其他技术资料的原件。上述资料必需交给单位档案管理员统一管理，不得直接交给使用人员。 第十二条：供方提供的发票或收款收据，下同应加盖公章，票面必需载明如下内容：时间、品牌或制造厂

6、商、规格型号、公制单位、单价、数量、金额。报帐时应注明供方具体地址、联系人、 号码等。 关于提供的发票字迹模糊不清，内容不全，当事人又无法作出合理的书面说明的，财务不予报销。当事人应在两天内负责取回有效发票，因此而增加的一切费用不得报销，由当事人自行承当。第十三条：零星物料的采购，应视请购部门所必需的缓急程度，由采购部门负责人作出合理安排。当地采购时间从接单到入库不应超过6各小时，非急必需物料应视情形统一集中采购。第四章 供方调查与选择第十四条：供方应具备的基本条件：一、诚实守信的企业经理人；二、优秀的企业领导班子；三、稳定的基层员工队伍；四、现代化的机器设备；五、先进的技术；六、完善的管理制

7、度；第十五条：供方的调查内容： 一、经营者：即经营者的经营理念和接受新观念、新知识的程度、竞争策略、经营手法。 二、管理人员：素养及人数。 三、技术能力：各项专业技术能力。 四、机器设备状况：机器设备的产能及品质实力。 五、原料供应：原料供应是否稳定。 六、品质管制：品管组织、品管制度、检验仪器、统计资料。 七、财务状况：投资规模、产能、销售额、利润率。 八、管理制度：各项规章制度是否齐全，并被彻底执行。第十六条：建立供方档案：候选供方调查档案、合作供方跟踪。 一、候选供方调查档案：市场调查员将通过各种渠道如传媒、供方电函及实地视察等获取的候选供方调查资料参见“供方调查评鉴表和样品，经过去粗取

8、精后，交给内勤人员归类建档，已备后补之用。调查的附加内容：公司简介、企业法人营业执照、组织结构图、品管组织图、各类标准认定书及许可证，并附带各类证件的复印件。 二、合作供方跟踪档案：采购内勤人员将合作供方在执行过程中的供货状况，做出如实跟踪评鉴记录包括品质、价格、结算方式、及时交货、准确计量、改正措施、售后服务等，以备年底综合评定之依据。第十七条：供方的选择步骤： 一、推举供方：采购部门依据建立的候选供方调查档案，推举“候选供方名单给相关权限主管，属长期大量供应的物料，每种应有3家以上的候选供方。 二、供方初审：权限主管依据采购部门推举的候选供方名单及调查档案，进行供方初审。 三、深入调查：经

9、权限主管初审通过的候选供方，由市场调查员负责进行供方调查和评鉴，必要时对公司可派遣相关人员协助市场调查员依“供方调查评鉴表的内容做实地视察。并将“供方调查评鉴表和其他调查材料上报权限主管以便复审评定。 四、评选决定： 1、A、B类物料的供方必需经评选小组多数成员通过决定，此类供方应坚持稳定一般状况至少坚持一年。没有通过的请其持续改善，予以保留机会。 2、C、E类物料的供方由单位主管决定，此类供方应坚持相对稳定。 3、D类物料的供方由采购部门决定特别状况除外，此类供方可随机选择。 五、不良筛选：“A类供方应慎重选择，不可随意改换。一般状况于每年底进行一次总结，不符我方要求者及时予以淘汰。各别的“

10、A类供方假设在年中确实配合欠佳或改善不利，急必需撤换者，同样须经过评选小组同意后方可撤换。新供方替补方法与上述步骤相同。第五章 采购合同管理第十八条：A、B、C类物料原则上须与供方签订采购合同；E类物料视具体状况，由权限主管决定是否签定合同；D类物料非特别状况一般不用合同。第十九条：购销合同一般应具备以下内容：一、购销双方全称或性命个人要写明身份证号码、地址、 、 、开户银行和帐号。二、合同签订的日期和地点。三、合同标的技术条件、质量要求、验收标准。四、物料名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额包括大写。五、包装要求。六、制造厂家或品牌。七、履行期限、交货地点和方式。八、运输方式及途中损耗

11、的处理规定。九、价格条件是否含税价、贷款支付方式和各种附带的费用承当规定。十、违反合同责任。十一、合同发生争议时的解决办法。十二、其他特定条款。第二十条： 议价： 经过规定程序评定的供方，即由采购人员依照授权程度，负责与供方进行接洽。全权代表可最终决定价款并正式签约生效；假设非全权代表，应将初步谈判结果形成文字上报权限主管最终决定。第二十一条：签订合同： 经公司授权的人员，依据采购员初次商量的价格及洽谈的合同条款草案，参照市场现状、同行的价格水平及本单位历史资料，最终决定价款并正式签定购销合同。 合同原件应交给单位档案管理员归类建档。相关管理部门采购、财务等部门以复印件备案。第六章 供方跟踪与

12、控制第二十二条：采购进度的跟踪： 一、事先跟踪： 1、单件跟催：在采购物料预定的进料日抵达本公司仓库的日期5天前进行提示。 2、定期跟催：订货较多，且分批交货的供方，每周提前以 或 预先提示供方按期交货。二、进度落后的措施：因客观原因造成无法按预定计划进料的，采购人员应及时通知相关部门。第二十三条：质量控制： 采购人员应按照供方评估及质量控制分类表规定对所购物料采取适当的控制方式、确定控制程度。A、B、E类物资经检验发现不合格者，应无条件退货；C、D类物料经检验虽略有瑕疵但仍可使用者，采购人员应协助仓管员先进行隔离处理，同时马上通知供方采用补救措施，避免因此而影响正常业务的展开。供方拒绝采用改

13、正措施，或采用的改正措施不利，最终无法达到合同规定要求者，采购部门应及时呈报权限主管建议终止与该供方的业务关系。第七章 供方评估第二十四条：定期追踪评鉴：内勤人员每月应依据合作供方的合作执行状况，定期作出追踪评鉴并形成文字记录存档，作为年终综合评定之依据。第二十五条：年末综合评定：采购部门对合作供方每年末进行一次综合评定，将评定结果记录在供方审核表中。评定内容包括：品质、价格、结算方式、及时交货、准确计量、改正措施、售后服务等，评定结果分为A、B、C三级，A级供方下年度持续合作，B级供方暂时保留，但应促其达到A级标准。C级供方予以淘汰。第八章 违规责任第二十六条：违规责任追究： 一、采购员违规操作情节较轻尚未造成经济损失者，受次给予罚款人民币30元；再次违犯同一条款者给予罚款人民币60元。 二、采购员违规操作造成经济损失者，除给予行政处格外，应负相应的赔偿责任。 三、因采购员受贿而造成货物质量低劣或价格不适，致使公司蒙受经济损失者，除给予开除处格外，还应全额赔偿经济损失。触犯刑律者送交司法部门依法惩办。 其他人员违反