《秘书学概论》复习资料李广欣.12要点

1、课程名称秘书学概论教名称秘书学概论材出版社中国人民大学出版社信作者杨继昭 主编 姬瑞环 副主编息版次2009年1月第1版注：如学员使用其他版本教材，请参考相关知识点一、客观部分（单项选择、多项选择）（一）单项选择1.历史上，“秘书” 一词最早见于文献（a）。a.汉书b.尚书c.史记d.说文解字考核知识点：中国古代的秘书活动（秦汉时期），参见教材第23页。附1.1.1 （考核知识点解释）：中国历史上的秘书活动出现很早，可以上溯至商周时期。但是“秘书” 一词 的出现则是汉代的事情了。其最早见于汉书叙传：“与刘向校秘书。每奏事， 旃以选受诏进读群书。上器具能，赐以秘书之副。”这里有两点需要注意：第一

2、，教材中文字并不准确，其中“游”当作“旃”。旃，即班旃，为人名，是汉书作者班周的先祖。第二，汉书中虽然第一次出 现了 “秘书”这个词，但却是用来指称藏于宫廷、秘不外传的图书，与现代意义 上“秘书” 一词完全不同。随着历史的发展，“秘书” 一词转而之人。东汉时期首设“秘书监”，既是官署，又是官职；南北朝时，陆续有“秘书令”、“秘书丞”、 “秘书郎”等官职名，但是这些官职及其功能仍不完全等同于现代意义上的“秘书”。“秘书”的名实相副是辛亥革命前后的事情了。2.下列机构中，哪一个是唐代的典型中央秘书机构（b）。a.尚书省b.中书省c.通政使司d.内阁考核知识点：中国古代秘书工作的发展（隋唐宋元时期）

3、，参见教材第24页。 附1.1.2 （考核知识点解释）：三省制是隋唐政治体制的主要特征。中书、尚书和门下三省执掌中央权力：中书省负责草拟皇帝诏令， 按皇帝的意图行使决策权； 门下省负责审议政令， 执 掌封驳权；尚书省则是典型的行政机构，是主要的执行机构。教材提出：“三省长官均是辅佐皇帝发号施令的宰相他们的共同目标是 向皇帝负责三省的工作性质决定了其自身都是皇帝的秘书机构。”这一论断是值得商榷的。若是以“向皇帝负责”这一标准作为判断依据，则全国上下官署皆为“秘书机构”，显然太过宽泛。相比较之下，尚书省执掌行政权，在实践中具有根据宏观性的诏令采取具体措施的实施决策权力， 实际上更多类似于今天所谓的

4、“业务部门”。而中书省名曰执掌制定政令的权力，但由于隋唐时期是典型的皇权政治，一项政令的合法性与权威性，必须以得到皇帝首肯为前提。因此，中书省更多只是一个参谋机构， 即他们先提出政令的草案， 起早文本， 进呈皇帝并获得许可后， 该政令才能颁布实施。 由于决策权最终握在封建帝王手中， 中书省实际上更多发挥的是辅助决策的作用。 尤其是中书省下辖的中书舍人， 从事的是较为典型的秘书工作。综合以上情况考虑，中书省才是隋唐时期中央权利体系中的典型秘书部门。需要注意的是，对于古代的秘书工作，我们应辩证认识。一方面，秘书工作在封建社会体系中日渐成形， 逐渐与其他种类的社会行为区分开来； 另一方面， 由于历史

5、的局限性与社会分工体系的客观状态，古代的秘书工作又具有某种程度的“模糊性” ，即往往与其他行业分工结合在一起，并未获得完全独立的地位。因此， 中书省也只是更多具有秘书部门的性质而已， 我们不能将它与秘书机构完全 等同起来。3. 1912 年， 中华民国临时政府对秘书工作进行了一系列改革， 其中包括颁布（ a） ，规定新的公文文种，废除了封建时代使用的制、诏、诰等公文文种。a. 公文程式条例b. 暂行公文格式新办法c. 公文改良办法d. 公文处理暂行办法考核知识点：近现代时期的秘书工作发展情况，参见教材第 2829页。附 1.1.3 （考核知识点解释） ：辛亥革命推翻满清政权后， 新成立的中华民

6、国临时政府在秘书工作方面进行了一系列的改革。 1912 年， 公文程式条例 颁布， 废除封建王朝时期使用的制、诰、诏等文种，规定了新型公文文种，包括令、呈、咨、示、状等，同时也明确相应文种的使用范畴。此外， 公文程式条例中还做了许多新的规定： （ 1）废除封建时代公文中的等级制语言，如禁止再说“老爷” 、 “大人” 、 “奴才”这样的称谓，行政系统中的人员一律以职务称呼，非行政系统人员则称其为“先生” 、 “君”等。 （2）要求对外发文必须加盖印章与签名， 强化了行政系统发文的责任意识和职权观念， 以增强公文的权威性。 （ 3） 改变公文日期标记惯例， 以世界通用的公元纪年取代传统的干支纪年。

7、4. 秘书工作的本质特征是（a） 。a. 综合辅助性b. 自主决策性c. 协调督查性d. 具体实践性 考核知识点 : 秘书工作的性质和本质特征，参见教材第34、 49 页。附 1.1.4 （考核知识点解释） ：秘书工作是因应领导工作而产生的， 其范畴与性质必须联系领导工作来加以界定。 领导工作的突出特征在于， 其在相应的事务中具有决策的权力； 而秘书人员则为领导决策提供服务， 也是为决策提供服务。 在这个意义上， 秘书工作是一种辅助性的活动， 它本身不具有决策权力， 也不能越俎代庖执掌决策权力， 而应通过各种方式为决策的最终制定提供支持。强调秘书工作的辅助性， 并不等于否热它的价值与意义。 相

8、反， 在现代社会复杂的信息环境中， 越是强调科学管理、 科学领导， 就越来不开秘书工作的有力支持与周密服务。综合性意味着秘书工作有别于专业性很强的业务工作。 秘书人员既要在本职岗位上发挥重要作用， 管好自己的主业； 同时， 又必须处理种类繁多的其他事务。只要领导决策需要的， 秘书工作都必须有所涉及。 这是秘书工作辅助性特质的必然要求。秘书工作还有其他特征， 但辅助性、 综合性是最为核心的内容。 执行秘书工作时， 必须注意辅助性、 综合性这一本质特征。 注意以领导的决策需要为中心开展工作，参谋而不决断，辅助而不擅权。5. 以下哪一项工作不属于秘书工作的范畴（d） 。a. 智囊性工作b. 程序性工

9、作c. 临时性工作d. 决策性工作考核知识点：秘书工作的性质，参见教材第3435页。附 1.1.5 （考核知识点解释） ：秘书工作是因领导工作需要而存在， 其最本质的属性即是从属于领导工作的“辅助性” 。这宗形式或曰地位，要求秘书人员必须理解，在处理或解决秘书工作中的各种事务时， 都只能根据领导者或领导集体的指示与要求去行事。 对于一些问题， 秘书人员可以进行研究与思考， 并提出自己的解决方案； 但是这些方案必须经过领导认可， 即上升为领导决策后， 才能真正进入执行环节。 秘书人员也会处理一些程序性的工作或临时交派的任务， 但是其工作规程与标准实际上也是由领导或领导集体制定的。因此，在组织机构

10、的工作中，决策权（决定权）只能由领导者或领导集体来行使，秘书人员或秘书机构只能站在辅助的位谿上发挥职能，不能缺位，也不能错位，更不能越位“代行”决策权。但这一点并不妨碍秘书人员积极主动地开展工作， 秘书人员应找准自己的定位， 将秘书工作自觉纳入到领导工作的体系中去， 努力发挥参谋作者与服务职能， 其效果最终会体现于科学管理和科学决策之中。6. 秘书工作的基本规律是（c）a. 秘书人员的参谋职能必须寓于服务领导的过程中，与领导需求相一致b. 秘书人员的知识、能力、素质水平，必须适应岗位的要求与领导的需要c. 秘书人员的综合辅助性服务水平，必须适应领导工作的需求d. 秘书人员的参谋职能与事务性工作

11、，必须适应本单位的需求 考核知识点 : 秘书工作的基本规律及其理解，参见教材第 54 页。附 1.1.6 （考核知识点解释） ：在学习秘书学理论时， 必须始终明确这样一个问题： 秘书人员应围绕领导人员及其决策需要开展自己的工作， 这是秘书工作存在的基础。 从哲学的层面上讲，领导人员对秘书人员的综合辅助性工作的需要， 与秘书人员提供综合辅助性服务的水平之间的矛盾，构成了秘书工作的基本矛盾。简单来说，即围绕“综合辅助性工作”这一核心要素，需求者（领导）与提供者（秘书）之间的契合程度，是评判与修正秘书工作的主要依据。在秘书工作的实践中， 秘书人员的服务水平和领导者的需求之间， 经常会呈现出 “不适应

12、基本适应再不适应性再次基本适应” 这样的发展轨迹。 在这样的循环中， 秘书人员努力改进自己的工作， 以便使其能够符合领导人员的需求，并且随着客观条件的改变与领导需要的变化， 不断做出调整， 使秘书工作的内容与领导决策工作的需求达到动态的平衡。 唯有如此， 才能更好地发挥秘书工作的作用，促进领导工作和科学管理的实现。因此， 秘书工作的基本规律可表述为： 秘书人员的综合辅助性服务水平， 必须适应领导工作的需求。7. 检验秘书工作质量水平的主要依据是（b） 。a. 秘书的自我评价b. 领导的满意程度c. 社会的舆论评价d. 同事的态度意见考核知识点：秘书工作的基本规律及其理解，参见教材第 5455页

13、。附 1.1.7 （考核知识点解释） ：秘书工作的基本规律是： 秘书人员的综合辅助性服务水平， 必须适应领导工作的需要，这是秘书工作的基本规律。我们必须围绕领导需求和服务决策这个中心来理解秘书工作的基本规律。 正如教材所指出的那样： “领导者对综合辅助性服务的满意程度，是检验秘书工作水平的主要标志。 ”这意味着，秘书工作的价值即在于保证领导职能和决策工作的顺利实现，其业绩实质上是融入于领导工作之中的。领导工作目标顺利实现，做出有效决策，实际上也就间接肯定了秘书的辅助性劳动。因此，评判秘书工作的质量水平，没有统一的客观标准；适应领导需要，有利于促进领导的决策工作， 就表明秘书工作是合格的。 从另

14、一方面来讲， 这也要求秘书人员应主动研究领导的工作方式和决策风格， 以便使自己的工作更好地与之适应。8. 秘书人员指出领导的错误或向领导提出正确建议时，合适的做法是（c） 。a. 坚持原则，直言不讳b. 态度严肃，公开指正c. 注意时间适当，场合适当d. 尽量回避，少惹麻烦 考核知识点 : 正确处理秘书与领导关系的原则，参见教材第 61 页。附 1.1.8 （考核知识点解释） ：秘书人员工作与领导工作的目标是一致的。 秘书应该与领导建立起默契配合的工作关系，这样才能共同促进决策工作的顺利有效开展。默契配合关系的建立， 有赖于秘书与领导之间的沟通。 沟通既包括正常的交流，也涉及秘书人员对领导的谏

15、言。秘书学理论认为，秘书服从领导，并非是盲目的、无条件的迎合。由于个人精力、体力、阅历等方面的局限，领导也难免犯错误。 这时需要秘书人员以高度的责任感， 勇敢向领导谏言， 这既有利于决策工作，本质上也是在维护领导其实也是秘书自身的利益。秘书向领导谏言，要注意把握两方面的问题：一是言之有理，言之可行；二是讲究“进谏”的艺术。在指出领导的错误或向领导提出建议时，要准备充分，选择恰当的时机和场合。 做到既维护了领导的尊严和形象， 同时又能切实解决问题，改善领导工作中的不足之处，使谏言收到最大的成效。9. 在秘书工作中，有可能遇到“多头指示”的情况，即对于某一问题，不同领导给出了不同的处理意见。此时，

16、秘书人员的正确做法应是（b） 。a.保持中立，静观其变，所有处理意见都不要执行b.主动促成不同领导的沟通，使领导集体形成一致意见c.选择一种处理意见予以执行，其他的则不予考虑d.直接请示更高一级的领导，要求给出更具权威性的处理意见考核知识点：正确处理秘书人员与领导集体关系的原则，参见教材第6263页。附 1.1.9（考核知识点解释） ：从科学管理的视角来看， “多头指示”问题对工作是非常不利的； 但现实中，由于秘书人员的独特地位， 尤其是那些不主要服务于特定一位领导的秘书， 常常会遭遇多头指示这一情况： 当一项工作涉及多个领导的职责范畴时， 相关领导人员都会予以关注， 有时由于缺乏协调和交流，

17、 不同领导人员做出的决策是有差别的。此时，秘书人员的处境就非常尴尬了。遇到多头指示时， 秘书人员正确的做法是积极协调， 努力促成相关领导的沟通与交流， 从而形成统一的意见。 这样既避免了多头指示的问题， 也维护了领导集体的团结。 一般情况下， 秘书人员不要立即向更高一级的领导直接报告多头指示问题；只有在协调无果，各位领导均坚持己见、不愿改变意见的情况下，秘书人员才应请示更高一级的领导，有其做出仲裁或进一步的协调。理论上来说， 多头指示问题的出现， 已经预示了领导集体之间存在着程度不同的矛盾。作为秘书人员，应努力化解这种矛盾，而不要放任或加剧这种矛盾。这是应对多头指示问题的最基本原则。10. 想

18、要科学地配置和安排秘书人员，须遵循一定的原则，其中不 包括（c）a.适应性原则b.职能性原则c.超前性原则d.类型性原则考核知识点：配谿秘书人员的原则，参见教材第79页。附 1.1.10 （考核知识点解释） ：配谿秘书人员主要实行这样三条原则：第一，适应性原则。即根据领导者的个性特点和工作习惯来配谿秘书，使二者在工作方式、学识素养、行事作风、性 格气质等方面相适应，从而促进工作开展和关系维护。第二，职能性原则。即按照领导者的管理职能配备秘书人员， 使秘书人员的级别、 专长与领导人员的地位、分工相适应。 这样既能够人尽其才， 促进领导工作的开展， 某种程度上也有利于维护正常的工作秩序。第三，类型

19、性原则。即将不同“类型”的秘书人员分派到合适的岗位上去。 这首先要求对秘书人员的专长与能力有较为准确的把握； 在此基础上，将智囊型的秘书人员配谿在主要发挥参谋、咨询作用的岗位上，将综合性秘书配谿于较多从事事务性工作的岗位上，将专才型秘书配谿于那些分工化程度较高、需要一定专业素养的岗位上。一般来说，秘书部门的负责人员和主要管理者应重视配谿秘书的原则问题。但从另一方面来说， 基层的普通秘书人员也应重视这一理论， 并以此为指导， 科 学规划自己的职业生涯。11. 在某组织中， 所有的秘书工作都由办公室来统一负责。 这种秘书工作的组织形式属于 （b） 。a.集权形式b. 集中形式c. 分工形式d. 多

20、元形式 考核知识点 : 秘书工作的组织形式，参见教材第81 页。附 1.1.11 （考核知识点解释） ：根据组织机构的性质与规模的区别， 秘书工作组织形式有集中形式与分工形式之分。 一般而言， 规模较小的基层组织机构， 大多采用集中形式； 而层级较高、 规模较大、秘书工作任务繁重的大型企事业单位，则往往采用分工形式。所谓“集中形式” ，指的是本单位的秘书工作各项内容均集中于办公室来负责完成。 作为综合性秘书工作部门的办公室， 没有更为细致的下级部门划分， 而 是根据具体实际情况， 灵活安排人员与分工，以满足单位对秘书工作的各种需要。至于“分工形式” ，则是指依据一定的标准，将秘书工作换分为若干

21、类型，分别交由不同的部门来专职完成。 例如， 级别较高的政府部门， 其办公厅内会设有秘书局、机要局、信访局等不同下级机构，分别负责某一类秘书工作。12. 秘书人员最为重要的基础能力是（ c） ， 它同时也是秘书人员智力结构的核心要素。a. 记忆能力b. 观察能力c. 思维能力d. 想象能力 考核知识点 : 秘书人员的能力要求，参见教材第 92 页。附 1.1.12 （考核知识点解释） ：为了更好地适应秘书工作的需要， 秘书人员应有重点、 有计划地培养个人的能力素养。 根据秘书学理论， 秘书人员要在基础能力和专业能力两个层面上努力提升自身水平。基础能力即是我们教材中所提及的“智力要求”与“基本能

22、力要求” ；专业能力，即教材中所谓“业务技能要求” ，是与岗位责任与工作分工密切联系的。记忆力、观察力、思维力与想象力都属于基础能力的范畴（ “智力要求” ）其中， 思维力是人们对事务间接和概括反映的能力， 是秘书人员智力结构的核心要素。 秘书工作的性质和功能决定了秘书人员必须具备良好的思维力， 勤思善谋，发挥参谋和智囊作用。13. 下列选项中，哪一项不是办公室工作的主要特点（d） 。a. 服务性b. 繁杂性c. 灵活性d. 恒定性 考核知识点 : 办公室工作的特点，参见教材第 126 页。附 1.1.13 （考核知识点解释） ：办公室作为机关、 企事业单位内部的综合办事机构， 是辅助领导处理

23、日常公务的枢纽， 也是秘书人员的主要办公场所。 而秘书人员在办公室的职责， 概括起 来主要涉及两个方面：一是政务服务；二是事务管理。秘书学中所谓的“办公室工作”具有服务性、繁杂性、分散性、灵活性、专业性等特点。应该说，办公室工作是典型的事务性工作，具有内容多、弹性大等特征。凡是组织机构正常运行过程中可能涉及的事务性工作， 如接待、 受理咨询、 内部沟通、值班、内务安排等，都包含在办公室工作之内。即使在较大的单位中，办公室负责秘书工作的人员有一定的专业分工，也并不等同于纯粹的业务工作人员。秘书人员的所谓 “专业分工” 是一个更为广泛的概念， 常常涉及多个方面； 而且，一些临时性的、 不在预设分工

24、内的工作， 也需要由办公室秘书人员承担起来。 因此，办公室工作是无法“恒定”不变的。14. 印章损坏时，负责印信管理的秘书人员应（d）。a. 重做制新印章b. 自行销毁c. 自行封存d. 及时将印章上交制发单位考核知识点：印章（公章）的使用和管理，参见教材第 129130页。附 1.1.14 （考核知识点解释） ：印信管理是办公室日常工作的重要内容之一， 是秘书人员对印章和介绍信的管理工作。某一组织的印章，即所谓“公章” ，是其职权的象征。加盖公章后的文件具有权威性和民事法律效力，代表组织的意志与行为，由本组织承担相应的责任。因此，公章必须妥善保管，并按规程使用。如果公章损坏或停止使用，负责印

25、信管理的秘书人员应将公章及时上交原制发单位，由制发单位按规定封存或销毁。私自制作、毁坏公章的行为，都是违法的。 中华人民共和国刑法第二百八十条规定： “伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。” “伪造公司、企业、 事业单位、 人民团体的印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。 ”15. 根据我国颁行的保密法 ，国家秘密分为三个等级，按照从高到低的顺序依次是（c） 。a.绝密、机密、普秘b. 机密、秘密、普密c. 绝密、机密、秘密d. 绝密、秘密、普密 考核知识点

26、: 秘书的保密工作（秘密的等级） ，参见教材第 133 页。附 1.1.15 （考核知识点解释） ：将涉密内容划分为不同的等级，有利于采取不同的措施来实现相应的保密效 果，从而更加有效地利用各类资源和安排保密力量。根据中华人民共和国保守 国家秘密法（简称保密法，2010年4月修订）第十条的规定，国家秘密的 密级分为绝密、机密、秘密三级。其中，“绝密”的密级最高。具体来说，绝密级国家秘密是最重要的国家秘密， 泄露会使国家安全和利益 遭受特别严重的损害；相关内容包括：国家政治、军事、经济领域的核心涉密内 容，科学技术的重大发明创作，我国特有的传统工艺技术秘诀等。 机密级国家秘 密是重要的国家秘密，

27、泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害；政治、军事、 经济、科学技术等方面的略次于“绝密”的涉密内容，属于机密。秘密级国家秘 密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害； 这类涉密内容的重要 程度不及“绝密”、“秘密”，但若有泄露，同样会是国家安全与利益遭受损害。对于各类密级的国家秘密，我们都必须认真保守，这是宪法规定的中华人民 共和国公民的义务。16.在接待工作中，往往通过秘书人员的说明介绍，使不认识的双方相互熟悉。根据接待礼仪，在介绍双方认识，秘书人员应做到（ a）a.先介绍地位较低的一方，后介绍地位较高的一方b.先介绍地位较高的一方，后介绍地位较高的一方c.先介绍本单位的一方，后介

28、绍其他单位的一方d.先介绍其他单位的一方，后介绍本单位的一方考核知识点：接待服务的基本礼仪（他人介绍），参见教材第139140页。 附1.1.16 （考核知识点解释）：在接待工作中，通过秘书人员的说明介绍使不认识的双方相互熟悉的过程， 被称为“他人介绍”，又称“第三者介绍”，即由秘书作为中介方来进行引见。从 事这种工作时，秘书人员应注意：第一，要遵循“尊者优先了解”的原则。即先介绍地位低的人，把地位低的 一方的情况先说给地位高的一方听。 也就是先让地位高的人了解情况，从而把握 交际的主动权。具体来说，就是先把晚辈介绍给长辈，先把职务较低的一方介绍 给职务较高的一方，先把主人介绍给来宾，凡此等等

29、。第二，介绍时应简明扼要， 抓住要点。将某人的姓名、单位和职务介绍清楚，同时还应选择与本次交际活动 最为贴合的有关信息，集中加以介绍。第三，介绍的时间不要太长，也要留有余 地，为此后双方的交流预谿空间。17.为了使包含重大事项的公文或需要不同机关同时办理的公文，能够尽快到达 各个机关，提高办事效率，在行文方式上可以采用 （b） 的办法。a.逐级行文b. 多级行文c. 越级行文d. 统一行文 考核知识点 : 公文的行文规则，参见教材第 164 页。附 1.1.17 （考核知识点解释） ：在公文往来过程中， 发文单位与收文单位之间应遵循一定的规则， 以确保公文运转的畅通有序，并维护各级组织部门之间

30、的工作秩序。根据国家行政机关公文处理办法 的规定，为了保障机关之间的正常工作秩序，上下级单位之间以逐级行文为基本规则，一般情况下不得越级行文。有时为了能够应对紧急的突发事件， 使握有最终处理权的那级机关或部门能够迅速作出反应， 或者是某一项工作， 需要由多个不同级别的单位联合处理， 这种情况下， 发文单位可以选择多级行文。 也就是， 既按照正常的领导与被领导关系，向直接相关的上下级机关发文（即逐级行文） ，同时又超越直接隶属关系，向更上一级或更下一级的机关发文（越级行文） ；实际上也就是逐级行文与越级行文同时进行。需要注意的是， 多级行文属于一种特殊行文状态， 若非有重大情况或紧急需要，一般不

31、要轻易采取多级行文方式办理公文。18. 在办会过程中，签到工作属于（b） 。a. 会前工作b. 会中工作c. 会后工作d. 统筹管理工作 考核知识点 : 会务工作的实施，参见教材第 187页。附 1.1.18 （考核知识点解释） ：会务工作是秘书工作实践中的主要内容之一。 召开会议时， 从会议筹备到善后总结的一系列工作， 大多由秘书部门及其人员负责。 会议工作的实施过程， 一般划分为会前、会中、会后三个阶段。其中，会中工作由签到开始。即，当与会人员莅临之时，会中工作就已然开始了。 签到工作的目的在于准确了解与会人员的出席情况， 同时也能够把握与会者的驻扎情况，从而为会议期间的各种服务工作提供信

32、息依据。对于秘书工作而言， 会中工作并非起始于宣布会议开幕时。 当与会人员抵达报道之际， 秘书人员的会中工作就已经开始。 尤其是那些跨区域的或国际的会议，往往要单独划出一天（或几天）作为报到时间，与会者陆续抵达，在会议签到处报到， 并且入住统一的酒店， 其间秘书人员的签到工作是非常繁重的， 既要做好接待与食宿安排，又要统计信息，可能还会分发各种材料。因此，在会务工作实践中， 必须重视签到阶段的工作， 在此前的会前准备工作中仔细做好规划和心理准备。19. 秘书调研必须紧密围绕领导需求这个中心来展开，因此秘书调研工作具有（b）的特征。a. 随意性b. 被动性c. 自主性d. 自觉性 考核知识点 :

33、 秘书调研的特征，参见教材第 198页。附 1.1.19 （考核知识点解释） ：秘书部门的调研工作具有被动性、随机性、政策性等特征。其中，所谓“被动性”指，秘书人员开展调研活动与否、其调研活动围绕什么主题展开、调研工作侧重于什么问题等， 都不是由秘书人员自己说了算的， 而是要根据领导的需求或指示来安排。 如果离开了领导需要这一立足点， 秘书调研活动的性质就会发生改变（即算不上是“秘书调研”了） 。在实际工作中， 秘书从业人员必须认识到： 秘书调研在课题选择、 内容安排、对象取舍、 方针设计等方面， 必须征求领导的意见， 由领导根据自身工作的需要最终加以确认；切不可自行其是，偏离了领导工作和领导

34、需要这一中心。因此，秘书人员的调研工作实际上是由领导或领导工作推动的， 这种推动可能是直接的（领导明确指示开展调研） ，也可能是间接的（秘书人员围绕领导需要和当前决策工作的重点，自行安排调研） 。但无论如何，从工作的动因来看，秘书调研都是被动开展的。20. 秘书调研工作的根本宗旨在于（a） 。a. 为领导决策提供参谋与咨询b. 锻炼自身才能c. 协调各部门工作d. 完善机关事务性管理工作考核知识点：秘书调研的功能和意义，参见教材第199200页。附 1.1.20（考核知识点解释） ：调研是秘书工作的重要内容， 也是层次较高的秘书工作， 指秘书人员格局领导的指令或组织工作的需要， 运用科学的调查

35、手段和分析方法，对某一课题或现象进行实地考察和系统研究的活动。 秘书人员从事调研活动， 其宗旨就在于为领导者的决策工作提供咨询和参谋的服务。需要注意的是，我们的教材就“秘书调研的实施”问题论述很多，有一个章节的内容。但实际上，秘书调研的具体步骤、实施方法等，与其他部门的调研活动没有太多区别。 专业性调研活动的方法、 经验与理论等， 秘书从业人员都可以拿来借鉴。 秘书调研工作的独特性主要在于其初衷与归宿。 亦即， 秘书人员调研工作的进行， 是由领导需要或指示来推动的； 而秘书调研的最终目的， 也是要更好地服务于领导工作与科学决策。21. 调研工作中， 秘书人员需要运用各种调查方法。 其中， 所谓

36、 “特尔菲法” （有时也写作“德尔菲法” ）指的是（c） 。a.文献调查发b. 会议调查发c. 专家调查法d. 实地考察法考核知识点：秘书调研中常用的调查方法，参见教材第 202204页。附 1.1.21 （考核知识点解释） ：秘书人员在从事调研工作时， 应注意运用科学的调查方法和研究方法， 以提升工作效果、 切实发现和解决问题。 调研工作中常用的调查方法， 主要包括会议调查法、个别访问法、专家调查法（特尔菲法） 、文献调查法、实地考察法等。专家调查法，即特尔菲法，或曰德尔菲法，是指就某一问题，采取背靠背的方式， 对若干专家进行咨询； 然后将专家反馈的意见予以汇总整理， 再把整理后的信息发给各

37、位专家， 请他们根据情况再次做出判断； 反复进行这种咨询， 几轮之后，专家的意见将趋于统一，形成最终的结论。采用这种方法进行调查时，要注意两个重要问题： 一是专家之间不能有联系， 每一位专家只能与调查人员发生联系； 二是秘书人员要做好每一轮调查结果的统计汇总情况， 因为这是下一轮调查的信息基础，专家们能否准确做出判断，主要依赖于此。22. 信息工作是秘书工作的重要内容之一；秘书部门搜集、整理的信息主要是（ a） 。a.领导决策信息b.组织内部信息c.时政经济信息d.科技文化信息 考核知识点 : 秘书部门信息工作的对象，参见教材第 211 页。附 1.1.22 （考核知识点解释） ：秘书部门所说

38、的信息主要是领导决策信息。所谓“领导决策信息” ，指那些能够在一定时段内为领导人员的决策行为和科学管理提供依据和支持的各种类型信息。 以此类信息为工作对象， 是由秘书工作的本质特征和基本规律所决定的。领导决策信息有多种类型： 按信息载体的不同， 可以分为文字信息、 声音信息、影像信息等；按加工程度的不同，可以分为原始信息、初级信息、深层信息等；按照涉密程度的不同，可以分为公开信息、内部信息和秘密信息等；按照应用领域的不同， 可以分为政务信息、 经济信息、 科技信息、 文化信息、 军事信息、舆论信息等。但无论类型如何， 这些信息都必须围绕领导的决策和管理工作。 秘书人员在搜集、 整理信息的时候，

39、 也一定要始终认清这一点， 并以之指导自己所从事的信息工作对那些有助于领导决策的信息， 认真进行整理和加工； 至于与领导决策无关的信息，则要予以删除，避免信息冗余问题。23.如果信访事项不属于本单位的受理范围，那么秘书人员可以采用（a）的办法。a. 转办b. 交办c. 承办d. 催办考核知识点：信访工作的实施，参见教材第231235页与课件第33讲内容。附 1.1.23（考核知识点解释） ：信访受理是一项技术性、 操作性很强的工作，在具体实践中往往需要随机应变。 但是信访工作的原则和基本流程是必须坚持的， 这也是教材和我们的讲授中重点强调的内容。但教材的论述仅仅是针对对口信访而展开的。 现实中

40、， 很多来信来访可能并非属于受理机关的职责范围。 此时， 本着对信访者负责的精神， 应将这些信访事项转至对口单位或对口部门去处理，这就是“转办” 。转办也必须具函；如果是来信， 还要将原信一并转到对口单位或部门。 重要的、 突出的信访事项应单独转办；一般的信访事项，可分类分批转办。转办的事项可以要求具体受理的对口单位“回告”;也可以不要求“回告”由受理单位直接联系信访人即可。 有时转办可能只是为相关单位提供参考， 不一定具有强制性效力。24. 秘书人员在从事督察工作时， 应及时、 适时地向领导报告进展情况和督查效果， 同时请领导对相关问题做出指示与决策， 以指导督察工作顺利进行。 这一督查工作

41、制度属于（d） 。a.领导审批制度b. 目标责任制度c. 工作检查制度d. 请示报告制度考核知识点：督察工作制度，参见教材第244245页。附 1.1.24 （考核知识点解释） ：建立健全督察工作制度， 是保证督察工作规范化、高效化的主要手段。 督察工作制度主要包括：岗位责任制度、目标责任制度、领导审批制度、请示报告制度、工作检查制度、督察通报制度。其中请示报告制度要求， 参与监督工作的秘书人员应及时向领导或有关部门负责人报告督察工作的进展， 报告相关工作的实际效果，而承办单位或承办的秘书人员也需要向发出督察指令的领导机关汇报工作。 这是开展督察工作时必须坚持的制度要求。此外， 如果在督察工作

42、开展过程中出现新的问题或需求， 那么还需要向领导或领导机关做出请示，以求获得应对方案或解决问题的授权。25. 电子政务建设工作中， “两网” 、 “一站” 、 “四库”和“十二金”构成的体系，涉及信息资源开发、 信息基础设施建设与整合、 信息技术应用等多个领域， 初步构成了电子政务建设的基础性构架。其中，所谓“四库”指的是（ b） 。a.人口数据库、法人单位数据库、空间地理和自然资源数据库、金融监管数据库b. 人口数据库、法人单位数据库、空间地理和自然资源数据库、宏观经济数据库c. 社会保障数据库、法人单位数据库、人口数据库、金融监管数据库d. 社会保障数据库、法人单位数据库、人口数据库、宏观

43、经济数据库考核知识点：电子政务建设的内容，参见教材第259260页。附 1.1.25 （考核知识点解释） ：我们的电子政务建设工作，主要围绕“两网” 、 “一站” 、 “四库” 、 “十二金”所组成的体系而展开。其中， “两网”指的是政务内网和政务外网，这是电子政务建设中最具基础性的组成内容。 “一站”即政府门户网站。 “四库”指人口、法人单位、空间地理和自然资源、宏观经济四个基础数据库。 “十二金”是面向政府办公业务而建设的多个重点信息应用系统， 包括： 办公业务资源系统、 宏观经济管理系统、 金税、金关、金财、金融监管（ 含金卡 ） 、金审、金盾、社会保障、金农、金水、金质十二个系统。26

44、. 下列公文中，哪一种属于上行文（d） 。a. 命令b. 决定c. 公告d. 请示 考核知识点 : 行政公文的文体区分、行文关系的确认，参见课件第 14 讲内 容（公文写作“准备阶段” ） 。附 1.1.26 （考核知识点解释） ：撰拟公文是秘书工作的重要内容， 也是层次较高的秘书工作。 教材中关于 “公文”这一主题，主要是进行了宏观性的介绍，主要见于第十章的一、二两节。然而现实条件下， 公文撰拟却是秘书工作中最主要、 比例最大的内容之一， 具有较高学历的秘书人员往往要承担行草拟公文的责任。 因此， 我们在授课中对 “公文写作”这一主题进行了详细阐述，以期提高同学们的实践能力。在行政公文体系中

45、，包含有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要十三种正规文种。秘书人员在草拟公文之前需要做的一项重要工作， 就是确定使用哪一种公文， 以适应相关内容的需要。按照行文关系，公文可以划分为下行文、上行文、平行文三类。下行文，指的是上级机关向下属单位或社会大众发出的公文，如命令、决定、公告、通告、批复、意见等。上行文，指的是下级单位向上级机关呈报时使用的公文，主要有报告、请示等。平行文，指的是平级单位或没有隶属关系的单位之间，由于工作需要互通信息时使用的公文，主要是函、议案这样的文种。27. 根据 2000 年颁布的 国家行政机关公文处理办法 ， 目前通用的行

46、政机关公文共有多少（d） 种。a 10b. 11c. 12d. 13 考核知识点 : 行政公文的含义与分类，参见第 15 讲幻灯片及相关讲授。附 1.1.27 （考核知识点解释） ：公文的划分标准很多。 不过在现实中， 最为常用的， 也是与秘书写作联系最为紧密的划分标准， 就是公文的内容。 也就是根据公文所要实现的行政目的的不同，来进行划分。按照国家行政机关公文处理办法的规定，目前我国通用的行政公文共有13 种：分别为命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要这种公文划分形式， 也为多数社会团体和企事业单位所采用和借鉴。 掌握这13 种行政公文的写作要领，对

47、于秘书人员完成公文写作任务，是很有指导意义的。28. 在美国， 专业秘书指的是那些在具体专业部门任职或从事专门类型秘书工作的秘书人员，简称“ ot类秘书。下列选项中，（）不属于“ ot类秘书。a.行政秘书b. 法律秘书c. 财经秘书d. 科技秘书 考核知识点 : 境外秘书工作概况，参见第42 讲幻灯片及相关讲授。附 1.1.28 （考核知识点解释） ：在全球化的社会条件下， 了解境外秘书工作的实践情况，有助于我们开阔视野， 更好地借鉴先进的工作理念与方法， 也是秘书人员开展国际性交流工作时必备的知识储备。教材中并没有涉及这方面的内容，不过我们在授课中专门设谿一讲介绍相关情况。根据美国劳工部的标

48、准， 可以根据业务领域的不同， 将秘书人员划分为行政秘书与专业秘书。 所谓行政秘书， 指的是负责日常事务性工作的秘书人员， 他们的业务主要包括：记录上司的口述内容、接打电话、收发邮件、接待来访者、起草公文、整理资料、搜集信息以及采购办公设备等等。此外，秘书主管人员，也就是秘书部门的负责人， 也属于行政秘书。 行政秘书又分为三个等级， 即 b 级秘 书、 a 级秘书和经理秘书。等级依次提升。专业秘书， 指的是具有一定专业背景和具有一定专业知识的秘书人员， 他们往往从事某一特定类型的专门工作。专业秘书简称“ ot类秘书。主要包括法律秘书、医学秘书、教育秘书、财经秘书、科技秘书和通讯秘书（文字处理员

49、，专门负责打印公文、 为公文润色） 等。 专业秘书应具备一定程度的专业技能和知识储备，实际上已经是有特定分工的助理人员了。29. 假设本单位要与另一单位商洽某项工作，且该单位又与本单位没有隶属关系，此时秘书人员可以选择下列哪一种类的公文来联系工作（d）a.通知b. 公告c. 议案d. 函 考核知识点 : 公文的适用范围，参见第 19 讲幻灯片及相关讲授。附 1.1.29 （考核知识点解释） ：本题考查的知识内容属于行政公文写作范畴， 在教材没有相关章节， 但是我们在第十九讲中提及过这一问题。“函”这种公文形式，适用的范围非常广，可用来商洽工作、询问问题和答复问题， 也可以用来提出请求或批复请示

50、。 一般平级机关或不相隶属的机关之间，常常用“函”这种公文来交流信息和协调工作。很多理论认为， “函”应是平级机关和无隶属关系的机关之间进行交流时使用的公文。 但是在实际工作中， 上下级机关之间的公文往来，也不乏使用“函”这种公文的情况。因此，对于“函”的适用对象的理解，不必过于拘泥。根据性质的不同， “函”有公函与便函之分。若依据发函动机的不同， “函”又可以分为“来函”与“复函”两类。30. 秘书学是一门综合性的应用学科，它诞生于（c） 。a. 中世纪的欧洲b. 19 世纪末的洋务运动c. 我国 20 世纪 80 年代d. 东汉时期考核知识点：秘书学学科概况，参见教材第34页。附 1.1.

51、30 （考核知识点解释） ：虽然秘书工作在历史上出现得很早，但秘书学却是一门新兴的学科。 1980年，上海、武汉、天津、成都的部分高校尝试开设秘书学专业，秘书学的研究也就应运而生了。 20 世纪 80 年代中期，全国各地先后成立了十数个秘书学学术组织， 这其中就包括了中国高等教育学会秘书学专业委员会、 中国管理科学研究院秘书学研究所等。 同时， 这一时期也出现了不少关于秘书学研究的专业学术期刊。1984 年以后，秘书学教材和研究专著相继出版，这些都极大促进了秘书学学科体系的完善和相关研究教育的发展。（二）多项选择题1. 1951 年召开了第一次全国秘书长会议。会议确定，各级党政机关中的秘书工作

52、负责人主要承担着七大任务，包括（abcd）。a.信息与政策研究工作b. 对外联系工作，内部协调工作c.保密工作，机要工作d. 主持日常行政工作，掌管机关事务工作 考核知识点 : 秘书部门管理人员（负责人）的基本任务，参见教材第 38 页。附 1.2.1 （考核知识点解释） ：秘书长、办公厅（室）主任或其它秘书部门的负责人，兼有领导者与秘书人员的双重身份。根据我国秘书工作的传统，尤其是1951 年政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定 定下的基调，党政机构秘书长或办公厅（室）主任的主要任务可概括如下：第一，协助主要领导综合情况（信息工作） ，研究政策、推懂

53、各项工作开展。第二，协助主要领导维护和联系各方面的工作关系。第三， 协助主要领导开展本单位内部的统一战线工作 （即内部关系的协调） 。第四，协助主要领导开展保密工作。第五，主管机要工作。第六，主持日常行政事务，维护本单位的正常运行，如掌控公文处理、会议组织、调研督查等事项。第七，掌管机关事务工作。在新时期， 社会结构呈现多元化态势。 非党政机关的组织单位中， 秘书部门的主要负责人员也可以参照上述任务， 规划自身的工作范畴， 并根据实际需要有所调整和修订。2. “三服务”是秘书工作的宗旨与指导思想，其具体内容包括（abc） 。a. 为领导服务b. 为本组织中其他部门服务c. 为人民群众服务d.

54、为所有客户服务考核知识点：秘书工作的指导思想，参见教材第6364页与第8讲的具体讲授。附 1.2.2 （考核知识点解释） ：1985 年 1 月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会指出：中央办公厅工作是围绕党的总目标、总任务，做好“三服务” ，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民群众服务；各地区各部门的办公厅则要为中央领导工作服务， 为当地领导机关和各部委服务， 为同级和下级机关服务以及为人民群众服务。受此启发， 秘书学研究中也将 “三服务” 作为秘书工作的根本宗旨与指导思想，这已成为学界的共识。 1985 年会议是针对党政机关体系中的秘书机构来讲的，因此秘书学理论在将“

55、三服务”界定为秘书工作宗旨的过程中，对于“三服务”具体内涵的陈述做了一些修订。在秘书学研究中，所谓“三服务”是指：第一， 为领导工作服务。 即秘书人员所在组织的领导人员和领导群体， 是秘书工作最直接、最主要的服务对象。第二， 为本组织中的其他部门服务。 就是说要服务于秘书人员或秘书机构所在的组织中的各个业务部门， 既包括与秘书机构级别相同的部门， 也包括下级部 门。第三，为人民群众服务。这是“三服务”中一项要求较高的内容。有的同学以为，为人民群众服务这一宗旨仅仅局限于党政机关的秘书工作。这是不对的。诚然， 为人民服务是党和政府的一切工作的根本宗旨， 自然也应该是党政机关秘书工作的宗旨。 不过， 其他的非党政机关的组织中， 为人民群众服务同样是秘书工作的重要目的之一。 因为， 任何组织都不可能完全自闭式的发展， 它们都会与外在人群发生练习。 例如， 现代企业管理理论中就强调注重维护企业与其所在社区的普通民众的联系，要求企业发展惠及