Excel常用功能介绍PPT学习教案

1、会计学1 Excel常用功能介绍常用功能介绍PPT课件课件 ExcelExcel概述概述 Excel 2 于于1987年问世，为年问世，为Windows Excel的原始版本。的原始版本。 根据现在的标准看，这个版本过于粗糙；根据现在的标准看，这个版本过于粗糙； Excel 3 Excel 4 1990年底，微软公司发布了年底，微软公司发布了Excel 3 for windows，这个，这个 版本无论在外观和性能上都作了很大的改进，增加了工版本无论在外观和性能上都作了很大的改进，增加了工 具栏、绘图功能、工作表大纲、加载宏支持、具栏、绘图功能、工作表大纲、加载宏支持、3D图表、图表、 工作组编

2、辑等；工作组编辑等； 1992年投入市场。这个版本增加了很多新功能，且可年投入市场。这个版本增加了很多新功能，且可 用性也增强了，使初学者在很短的时间内能够掌握。用性也增强了，使初学者在很短的时间内能够掌握。 1994年初投入市场。这个版本推出了更多的新功能，包年初投入市场。这个版本推出了更多的新功能，包 括多页面工作簿和括多页面工作簿和VBA宏语言。宏语言。 Excel 5 第1页/共34页 ExcelExcel概述概述 Excel 95 也被称为也被称为Excel 7，是在，是在1995年夏天推出的，因为它是年夏天推出的，因为它是 第一个使用更高级的第一个使用更高级的32位代码技术的位代码

3、技术的Excel版本，在当版本，在当 时产生了巨大的影响；时产生了巨大的影响； Excel 97 也被称为也被称为Excel 8，它提供了前所未有的升级功能，工，它提供了前所未有的升级功能，工 具栏和菜单的样式作了重大的改进，工作表可见行的数具栏和菜单的样式作了重大的改进，工作表可见行的数 量增加了量增加了3倍；倍； Excel 2000 也被称为也被称为Excel 9， 在在1999年年6月发布，它的最大改进就月发布，它的最大改进就 是将是将HTML作为可选的文件格式；作为可选的文件格式； Excel 2002 也被称为也被称为Excel 10，在，在2001年年6月份发布，最重要的新月份发

4、布，最重要的新 功能就是可以恢复被破坏的的工作簿文件，还增加了背功能就是可以恢复被破坏的的工作簿文件，还增加了背 景公式错误检查功能和新公式调试工具。景公式错误检查功能和新公式调试工具。 Excel 2003 第2页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 文件加密保护文件加密保护 文档保护功能文档保护功能 路径：路径： 文件文件 另存为另存为 工具工具 常规选项常规选项 设置密码设置密码 第3页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 工作表保护工作表保护 文档保护功能文档保护功能 路径：路径：工具工具保护保护保护工作表保护工作表选择密码选择密码 第4页/共3

5、4页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 单元格定位填充单元格定位填充 下表中空白处的内容均为上一行的内容，这种情况在我们做数据透视表下表中空白处的内容均为上一行的内容，这种情况在我们做数据透视表 时经常会遇到，如果采用时经常会遇到，如果采用“复制复制粘贴粘贴”的方法填充空白处的内容，会的方法填充空白处的内容，会 很繁索，浪费时间。很繁索，浪费时间。 如果采用如果采用“单元格定位填充单元格定位填充”的功能，复制的功能，复制粘贴可能花上几个小时的粘贴可能花上几个小时的 一张表格，几分钟时间就可能解决了。一张表格，几分钟时间就可能解决了。 第5页/共34页 ExcelExcel常用功能介

6、绍常用功能介绍 1、选择需要填充空白单元格的列；、选择需要填充空白单元格的列； 2、启动、启动“编辑编辑”菜单中的定位功能菜单中的定位功能 (快捷键：快捷键：Ctrl+G)； 3、在对话框中选择、在对话框中选择“定位条件定位条件”中的中的“空值空值”，点击确定；，点击确定； 第6页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 4、录入公式：等于上一单元格；然后按、录入公式：等于上一单元格；然后按“Ctrl+Enter”就可以了。就可以了。 第7页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 单元格有效性设置单元格有效性设置 1、在工作表空白处将要选择的信息先录入进去；然

7、后选择要设置的列；、在工作表空白处将要选择的信息先录入进去；然后选择要设置的列； 一、设置单元格下拉菜单，快速录入数据：一、设置单元格下拉菜单，快速录入数据： 第8页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 2、启动、启动“数据数据”菜单的菜单的“有效性有效性”选项，在选项，在“设置设置”中选择中选择“序列序列” 功能；功能； 3、选择数据来源为预先定义的选项，确认完成，这样在列中就可以选、选择数据来源为预先定义的选项，确认完成，这样在列中就可以选 择了；择了； 第9页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 选中列，开启选中列，开启“数据数据”菜单菜单“有效性

8、有效性”，选择，选择“输入法模式输入法模式”下下 的的“打开打开”选项，点击确定，这样在录入资料信息时，列与列之选项，点击确定，这样在录入资料信息时，列与列之 间就能够自动转换间就能够自动转换“中文中文英文英文”录入模式了。录入模式了。 二、中文录入模式开启：二、中文录入模式开启： 第10页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 选中区域，开启选中区域，开启“数据数据”菜单菜单“有效性有效性”，选择，选择“设置设置”下的下的“整数整数” 选项，并录入选项，并录入最小值最小值及及最大值，最大值，点击确定，这样如果录入区域外的数点击确定，这样如果录入区域外的数 据，就会自动报错。

9、据，就会自动报错。 如果我们要在单元格区域内录入如果我们要在单元格区域内录入“0100”的整数，如何做到自我检测呢？的整数，如何做到自我检测呢？ 三、数据录入检测：三、数据录入检测： 第11页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 单元格自定义格式单元格自定义格式 我们要输入员工编号如：我们要输入员工编号如：“000100”，怎样能做到更快捷方便呢？，怎样能做到更快捷方便呢？ 1、选中列，打开、选中列，打开“单元格格式单元格格式”设置，选择设置，选择“自定义自定义”，并在类型中，并在类型中 录入录入“000000”； 第12页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功

10、能介绍 2、录入类型后点击确定，这样就要以在单元格中录入数据了；、录入类型后点击确定，这样就要以在单元格中录入数据了； 在录入时，如果不够格式设置的位数，系统会自动以在录入时，如果不够格式设置的位数，系统会自动以“0”补齐位数。补齐位数。 第13页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 路径：路径：数据数据分列分列 步骤步骤 单元格分列单元格分列 1、选择要分列的数据列；、选择要分列的数据列； 2、点击分列项，并选择合适的类型；、点击分列项，并选择合适的类型； 3、调整适合宽度；、调整适合宽度； 4、选择存放的目标区域，并确认完成；、选择存放的目标区域，并确认完成； 第14页

11、/共34页 2 3 1 4 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 5 第15页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 表格数据行列互换表格数据行列互换 1、选择数据区域，复制；、选择数据区域，复制； 2、点击右键，选择、点击右键，选择“选择性粘贴选择性粘贴”，选中，选中“转置转置”，确认后返回就，确认后返回就 可；可； 第16页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 条件格式设置条件格式设置 例：对入职的新员工例：对入职的新员工(假定试用期为假定试用期为1个月个月)，在，在1个月试用期满后，表个月试用期满后，表 单自动提示，并用颜色标注，以示区别。单

12、自动提示，并用颜色标注，以示区别。 第17页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 1、选定要设置、选定要设置“条件格式条件格式”的列；的列； 2、打开、打开“格式格式”菜单中的菜单中的“条件格式条件格式”； 第18页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 3、根据需要设置条件格式；、根据需要设置条件格式； 第19页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 4、设置好后格式后，点击确认。、设置好后格式后，点击确认。 (如果需要设置多个条件，点击如果需要设置多个条件，点击“添加添加”就可以了就可以了)； 第20页/共34页 ExcelExcel

13、常用功能介绍常用功能介绍 在在Excel 中导入文本文档中导入文本文档(.txt) 1 2 第21页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 3 4 5 6 第22页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 超链接功能超链接功能 1、选择要插入超链接的单元格，打开、选择要插入超链接的单元格，打开“插入插入”菜单中菜单中“超级链接超级链接”， 或点击右键选择或点击右键选择“超级链接超级链接”(快捷键：快捷键：Ctrl+K),并选择要链接引用的并选择要链接引用的 位置；位置； 第23页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 超链接功能超链接功能 2

14、、在引用链接的文档中，建立链接返回，并键入要返回的单元格所在、在引用链接的文档中，建立链接返回，并键入要返回的单元格所在 的位置，如返回的位置，如返回“印刷部印刷部”在在“A2”位置；位置； 第24页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 打印表头设置打印表头设置 我们在打印一个长工作表时，往往第二页后就显示不到标题，这样我们在打印一个长工作表时，往往第二页后就显示不到标题，这样 打印出来的工作表比较不直观也不太美观。打印出来的工作表比较不直观也不太美观。 我们可以通过我们可以通过 “页面设置页面设置” 来解决这个问来解决这个问 题题! 第25页/共34页 ExcelExce

15、l常用功能介绍常用功能介绍 1、 执行执行“文件文件”菜单菜单“页面设置页面设置”命令，在对话框中点击进入命令，在对话框中点击进入“工作表工作表” 标签。标签。 2、 点击点击“顶端标题行顶端标题行” 按钮，后在工作表中选择好需要固定的标题行，按钮，后在工作表中选择好需要固定的标题行， 点点 击击“确定确定”按钮按钮 第26页/共34页 ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍 “页面设置页面设置”后的结果：每页都可以打印出标题栏了。后的结果：每页都可以打印出标题栏了。 第27页/共34页 ExcelExcel概述概述 四、常用快捷功能介绍：四、常用快捷功能介绍： Ctrl组合快捷键组合快

16、捷键 【Ctrl】+【N】：创建一个新的空白文件。：创建一个新的空白文件。 【Ctrl】+【S】：使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。：使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。 【Ctrl】+【W】：关闭选定的工作簿窗口。：关闭选定的工作簿窗口。 【Ctrl】+【+】：显示用于插入空白单元格的：显示用于插入空白单元格的【插入插入】对话框。对话框。 【Ctrl】+【9】：隐藏选定的行。：隐藏选定的行。 【Ctrl】+【(】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。：取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。 【Ctrl】+【0】：隐藏选定的列。：隐藏选定的列。 【Ctrl】+【)】：取消隐藏选定范

17、围内所有隐藏的列。：取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。 【Ctrl】+【C】：复制选定的单元格。：复制选定的单元格。 【Ctrl】+【D】：复制上一层单元格。：复制上一层单元格。 【Ctrl】+【X】：剪切选定的单元格。：剪切选定的单元格。 【Ctrl】+【V】：粘贴复制或剪切的内容。：粘贴复制或剪切的内容。 第28页/共34页 ExcelExcel概述概述 【Ctrl】+【A】：选择整个工作表。：选择整个工作表。 【Ctrl】+【G】：显示：显示【定位定位】对话框，对话框，【F5】功能。功能。 【Ctrl】+【F】：显示：显示【查找查找】对话框，同对话框，同【Shift】+【F5】功能。功能。

18、 【Ctrl】+【P】：显示：显示【打印打印】对话框。对话框。 【Ctrl】+【H】：显示：显示【查找和替换查找和替换】对话框。对话框。 【Ctrl】+【Z】：撤消上一个命令或删除最后键入的条目。：撤消上一个命令或删除最后键入的条目。 Ctrl组合快捷键组合快捷键 第29页/共34页 ExcelExcel概述概述 功能键功能键 【Alt】+【Shift】+【F1】：插入新的工作表。：插入新的工作表。 【Shift】+【F11】：插入一个新工作表：插入一个新工作表 【F2】：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。 【Shift】+【F2】：

19、编辑单元格批注：编辑单元格批注 【Ctrl】+【F5】：恢复选定工作簿窗口的窗口大小：恢复选定工作簿窗口的窗口大小 【Ctrl】+【F6】：切换到另一个工作簿窗口：切换到另一个工作簿窗口 【Ctrl】+【F9】：将工作簿窗口最小化为图标：将工作簿窗口最小化为图标 【Ctrl】+【F10】：最大化或还原选定的工作簿窗口：最大化或还原选定的工作簿窗口 【Shift】+【F10】：显示选定项目的快捷菜单：显示选定项目的快捷菜单 【F12】：显示：显示【另存为另存为】对话框。对话框。 第30页/共34页 ExcelExcel概述概述 其他快捷键其他快捷键 【Ctrl】+【箭头键箭头键】：移动到工作表中

20、当前数据区域的边缘。：移动到工作表中当前数据区域的边缘。 【Shift】+【箭头键箭头键】：将单元格的选定范围扩大一个单元格：将单元格的选定范围扩大一个单元格 【Ctrl】+【Shift】+【箭头键箭头键】：可将单元格的选定范围扩展到与活动：可将单元格的选定范围扩展到与活动 单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格 【Ctrl】+【End】：移动到工作表上的最后一个单元格：移动到工作表上的最后一个单元格(非空白非空白) 【Alt】+【Enter】：在同一单元格中另起一个新行：在同一单元格中另起一个新行 【Home】 ：移到工作表中某一行的开头：移

21、到工作表中某一行的开头 【End】 ：当当【Scroll Lock】处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格 【Ctrl】+【Shift】+【End】：将单元格的选定范围扩展到工作表上所：将单元格的选定范围扩展到工作表上所 使用的最后一个单元格（右下角）使用的最后一个单元格（右下角） 【Ctrl】+【Enter】：使用当前条目填充选定的单元格区域：使用当前条目填充选定的单元格区域 【Shift】+【Enter】：完成单元格输入并选择上面的单元格：完成单元格输入并选择上面的单元格 【Ctrl】+【Home】：移到工作表的开头：移到工作表的开头 【Ctrl】+【Shif