中样式和格式功能的使用

1、页眉WORD 中“样式和格式”功能的使用一、新建分级样式1、点击标题 1 右边的三角按钮，选择“修改”2、在“修改样式”中点击“格式”，选择“编号1 / 12页眉3、点击“多级符号”页，选择需要使用的样式，点击确定。4、选中文本，然后点击相应的样式即可。2 / 12页眉二、Word“样式与格式” 在排版中的妙用 (1)相信好多朋友都见到过 Word 的“样式与格式”功能，如图 1 所示。但是，大多数朋友可 能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便 ”这样的答复。其实，笔者认为这都是由于大家对 Word 样式的功能了解

2、不深所致。所以，今天笔者 就来给大家介绍一下这个 “样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？3 / 12页眉好处一 . 快速同步同级标题的格式好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查 找同级标题并设置好标题格式， 本身就是个麻烦的事情。 试想要在几十页、 上百页的文件里 找出所有同级标题来， 恐怕没有几十分钟是下不来的。 两者，如果文件排好后交到领导手里， 领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份 “折磨 ”恐怕又得重来一次了， 整体效率很低。 其实， 如果我们事先使用了 “格式与样式 ”功能， 这些问题就能轻松地迎刃而 解了。一 . 快速

3、套用现有标题样式1. 编辑完成后套用样式这种方法非常类似于平时的格式刷使用， 需要先将标题选中， 然后再点击 “样式与格式 窗格中的相应样式即可。 虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式， 但要将所有 同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。 那么下面要介绍的第二种方法就显得实 用多了。4 / 12页眉2. 编写文件时套用样式 这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键1) 点击 “样式与格式 ”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行 “修改 ”命令，如图 2 位置 12) 然后在弹出的 “修改样式”窗口中点击 “格式”按钮“快捷键”

4、命令，如图 2位置 23) 将鼠标定位于 “请按新快捷键 ”一栏，为它设置一个快捷键后点击 “指定 ”按钮即可，如图 2 位置 34) 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键5 / 12页眉. 快速修改同级标题样式不过，刚才使用的还都是 Word 默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有 着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。1. 手动更新同级标题首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如图 2 位置 1），执行 “更新以匹配选择 ”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图 3 所示6 / 12

5、页眉2. 自动更新同级标题而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话， Word 还支持一个自动更新样式的功 能，用起来更加方便。同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行 “修改 ”命令。然后，在弹出的如图 4 所示 “修改样式 ”窗口中勾选 “自动更新 ”一项，点击 “确定”按钮。7 / 12页眉这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击 “更新以匹配选择 ”即可以 马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。好处二 . 快速在文档中定位Word 的样式功能除了能够快速同步标题格式以外， 还能借助 “文档结构图 ”功能帮助我 们在文档中迅速定位。使用方法很简单，只要点击 “视图”菜

6、单 “文档结构图 ”命令，那么一个类似于文章目 录的窗口便出现在了画面左侧， 如图 5 所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区， 就像使用 Web 导航页面一样方便。8 / 12页眉好处三 . 方便生成文档目录不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的 文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在 Word 中设置了 样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。. 快速建立目录1. 点击 “插入”菜单“插入目录 ”命令，弹出 “目录 ”窗口2. 确保窗口中 “格式”一栏选择为 “来自模板 ”，然后点击 “确定”按钮3. 此时，文章

7、的开头便会自动生成一个目录，如图 6 所示。而且值得一提的是，这个 目录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时，用 Ctrl 键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的 “文档结构图 ”。9 / 12页眉不过，可能我们也会不满意 Word 所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。点 击“工具”菜单“插入目录 ”命令，在如图 7所示的“目录”窗口中选择好新的级别，然后点击 “确定”按钮即可更新整个目录了。【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到 “插入目录 ”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致， 此时可以点击 “视图”菜单“工具栏 自定义”命令

8、，在弹出10 / 12页眉的窗口中再选中 “插入 ”类别，然后从右侧窗格中找到 “插入目录 ”菜单项，将其手动拖拽到 “插 入”菜单中即可。如图 8 所示. 快速更新目录随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录 的页码与实际位置不符，此时就要利用 Word 的目录更新功能了。使用方法很简单，只要先 将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行 “更新域 ”命令，再选中如图 9 所示窗口中的 “更新 整体目录 ”单选项后确定即可，这时 Word 会仅更新目录中的内容，达到快速更新目录的目 的。11 / 12页眉写在最后写到这里，关于 “样式与格式 ”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知您有 没有豁然开朗的感觉？其实，在我们的 Word