EM企业文件柜系统企业管理员用户手册

1、263E M 企 业 文 件 柜 系 统 企业管理员用户手册（使用前必读版） 二六三网络通信股份有限公司2008年 12月 30日文档说明本文档所涉及到文字、图表版权属于二六三网络通信股份有限公司，有关内容用于帮助企业文件柜用户使用有关应用。文档属性属性内容文档主题：263EM 企业文件柜系统 -企业管理员用户手册文档版本：1.0版本日期：2008-12-30文档状态：修订稿作者：文档变更版本修订日期 修订人 描述1.02008-12-30 修订稿文档目录1. 手册前言二六三网络通信股份有限公司提供的 263EM 是一套企业内部办公通 信平台，该平台集成企业文件柜系统在线服务（以下简称“系统”

2、），其 主要功能是帮助有关用户实现存储、备份、编辑、发送、管理、共享和应 用有关电子文件的需求。该系统构建于高等级数据中心，拥有直通电信、网通等高速接入条件 和国际先进软硬件，并对网络层、系统层、应用层设置了十余种安全措施， 具有功能强大、性能稳定、安全可靠、告诉实用等优势特点，并保持 7*24 不间断服务，可充当企业的虚拟网络公文柜。企业管理员与电子邮局的企业管理员一样拥有很大权利，包括 设置角 色权限，管理分配该企业服务资源，对企业员工类用户监控、设置、锁定、 删除等，当然这是在本系统管理员授权下进行的，其唯一拥有对公共空间 的管理权，而这个公共空间是该企业内，所有企业员工类用户都能进入的

3、 空间，但进入以后看到什么，做些什么，则是由企业管理员进行设置与管 理的。企业管理员拥有的管理权限还包括角色权限、员工管理、操作日志、 个性设置、回收空间等功能， 拥有 263电子邮局和 263EM 的企业管理员账 号也就等于拥有了本系统企业管理员账号，该账号允许 2 个以上的用户同 时进入系统，值得提醒的是企业管理员的设置工作需要根据领导要求和实 际需要认真进行，因为在开始的设置不当很可能导致一些用户的不便，所 以企业管理员在同时也具有业务。2. 应用说明如果您想以企业管理员身份进入企业文件柜系统执行公务，您需要具 备如下条件，然后登录企业邮箱管理系统，然后选择邮箱用户管理，链接 到企业文件

4、柜。企业管理员用户的工作很专业，您进入系统并得到本手册后需要做很 多事情，为了使您未来少些麻烦，希望您在了解完有关应用功能后向领导 汇报，在充分征求各方面意见后再进行管理和设置，事实上企业的数据文 件非常重要，一旦出问题其影响将可能泄密。3. 操作界面企业管理员用户进入系统后，可在浏览器中看到系统主界面，该主界 面主要分为两大服务区域，即目录功能树区和公共空间文件目录管理列表 区。具体如下图所示：需要您了解，或值得您了解十大注意：1、做企业管理员的的第一步是设置角色权限， 然后是对公共空间进行 操作，前者是为了实现对企业员工用户的管理，后者是为了将一些企业内 需要发布的文件发布在公共空间里。2

5、、公共空间的重要特点是可对目录或文件进行权限管理， 通过一些权 限的设置，企业管理员可以按照领导要求实现：“让什么人看到什么、用 什么，不让什么人，看什么，用不了什么”目标。3、企业管理员用户没有 “我的空间”，但其可将公共空间里某些文 件夹设置为我的空间，从而用于一些文件的存档，当然也可以充当“我的 空间”，但建议您不要存太多文件，因为消耗容量太多会让您的企业员工 及领导感觉不便。4、企业管理员用户对公共空间操作与企业员工类用户对我的空间操作方式相同，必要情况下请企业管理员参照企业员工用户手册的有关内容， 本手册不再描述。5、企业管理员的 263 电子邮局非常重要， 系统默认可以有二个以上的

6、 人以企业管理员身份进入系统，所以，该账号需要非常小心的控制，控制 不好将导致很多问题。6、无论企业管理员做了什么，还是企业员工做了什么，往往能够从操 作日志里找到痕迹，所以，常常查看操作日志是一种非常有价值的工作行 为与习惯，将问题防止在发生之前是基本原则。7、本系统允许企业将文件数据托管在自己搭建的服务器及存储设备 上，本系统称为半托管模式，以满足企业用户不满足本系统提供的存储容 量、速度、安全性的要求。8、本系统分配和一个企业的总空间容量等于分配给员工的空间容量+公共空间容量， 而中使用容量等于公共空间的使用量 +员工的使用量， 系统 默认一个企业可以免费使用 200MB 。9、您最好在

7、公共空间中提前设置一些目录， 例如公司制度、 内部发文、 外部来文、存档文件、参考资料、产品资料、业务资料、总结报告等，这 样让员工类用户进入后能够直接应用。10、角色权限和员工管理功能是相互配合应用的，哪里相对复杂和专 业，所以您需要好好熟悉哪里的功能再进行操作。4. 基本配置本系统允许您设置自己的公司 logo 和企业文件柜标题，但您和您的企 业员工用户进入后感觉是进入了自己公司的系统一样，对统一形象有一定好处，这里没有什么技术含量，需要注意不要传长和宽都超过300 像素的 图片做您的公司 LOGO。5. 模式配置本系统支持全托管模式和半托管两种服务模式，前者是企业用户的所 有文件都存储在

8、本系统服务器中，所有的存储、操作、配置、管理与服务 都在本系统中完成。后者是企业用户的所有文件存储于企业自己的服务器 中，但该服务器存储空间由本系统进行管理和应用，可对该服务器的网络 IP 和存储文件目录等参数进行配置和管理。这是本系统的一个创新，便于实现用户在空间容量、安全保障和涉密 隐私方面的配置，系统默认用户使用全托管模式，如果客户想应用半托管 模式服务，则需要准备一台对公网开放并配置好软件运行环境的服务器， 然后按照如下步骤进行安装：第一步：获得本系统提供的软件包； 第二步：配置好该服务器的软件环境； 第三步：按照本系统提供的软件包： 第四步：将全托管模式修改为半托管模式； 第五步：按

9、照本手册其它介绍进行应用； 在这个过程中，非常需要注意的是：如果您的企业员工已在应用情况 下，您在确认前一定要完成第一到第三步的准备工作，否则有关员工的服 务将会停滞，这很可能会对您的企业工作造成损失。服务器的配置及环境说明具体如下：运行半托管软件需要建立和配置一套 ASP .NET 运行环境，这包括网 络环境、硬件环境和软件环境等，作为该系统的未来管理员，您需要考虑、 规划和确定如下环境部署中有关网络、硬件、软件等方面的问题，具体如 下：方案之一：如您需要满足系统用户在任何时间、任何地点通过任何方 式访问系统，则可选择将承载应用系统的服务器托管在专业 IDC（ 互联网数 据中心）。方案之二：

10、如您拥有较好的互联网接入条件，或仅需在自己的局域网 或 VPN 专网环境中运行，并且不是很需要 7*24 不间断服务，可将服务器 放置在自己的场所中接入网络。无论是那个方案均需计算接入端口的带宽， 通常情况下， 系统用户的平 均在线率为 100：1（即同一秒每 100用户会有 1 个用户请求服务，系统支 持最大并发 1000），按此在线率，系统服务所需的最小带宽 =用户量 /100* 最低下载速度，例如系统计划服务 1000用户，每用户设定 200K/S 的下载 速度，则要 2M 接入带宽，系统规划设计的用户量和下载速度越大，则需 消耗的网络接入带宽就会越大，以上数据并非规划准则，仅供参考。单

11、台服务器或 PC 机的最低配置建议如下：CPU：P3.0G 以上，内存： 1GB 以上；存储至少为操作系统、数据库 系统和有关软件系统预留 10GB 硬盘空间用于系统及应用软件的安装与运 行。而存储系统数据库信息和文件的存储空间则需要按规划进行配置，例 如，每用户提供 2G存储空间，则 1000用户需 2T 硬盘空间。往往不需要 这样大容量，因为存储空间通常的利用率不会超过 50%，所以 1T 存储容量 即可满足 2T 规划容量的系统需求，即需配置两个 500G 硬盘即可。软件环境包括操作系统、 浏览器、 Web服务器和 .NET框架系统等，推荐安装在如下操作系统中运行：Windows 200

12、0Windows 2000 Advanced ServerWindows 2003 ServerWindows 2008 Server为了支持软件运行，需安装 Web Services将服务器或 PC机配置为 Web 服务器，推荐使用的 Web Services系统是微软 IIS 6.0。Web服务器运行须 有.NET 框架支持。除 Windows 2003 Server中已含有 .NET 框架外，其他版 本操作系统均需下载安装 NET Framework 2.0、3.0或 3.5安装文件。对于新安装的 2003系统无法运行 ASP.NET 程序的原因可能是 2003虽 然已经安装了 .Net

13、 Framework，但是 ASP.NET 默认是关闭的需要手动打开， 步骤为：控制面板添加删除程序添加 /删除 WINDOWS 组件应用程 序服务器 把 ASP.NET 钩上，并确认即可。再检查 IIS 中的 web 扩展里 ASP.NET 是否处于允许状态，如处于非允许状态也需要开通允许。总之，如果您需要选用半托管模式前，您一定需要考虑和准备好上述 有关工作，如果上述情况您处于一知半解的状态，千万别考虑选择半托管 模式，因为本系统提供的全托管模式会让您在不熟悉技术的情况下，不购 买软硬件，不拥有网络托管条件下，也能用到系统有关服务，所以，提供 您对模式的选择慎重、慎重。6. 角色权限6.1

14、. 添加角色并设置权限在 “角色管理”页面中点击右上方的“添加角色”，输入角色名称， 如“总监”、“主管”等。设置新角色的权限，主要有以下四种：允许使用公共空间允许使用个人空间允许共享允许转发 如下图点击“添加角色”，即可完成角色添加。6.2. 角色编辑及删除“角色管理” 页面中列出了每个角色的名称、 权限以及该角色的人数情 况。您可以在每个角色下方点击“编辑”，即可编辑该角色的名称及权 限。在“角色管理” 页面中点击每个角色下方的 “删除”，即可删除该角色。6.3. 用户角色管理 在“角色管理”页面中点击每个角色下方的“管理用户”，即可进入该 角色下所有用户的列表。在单个用户的右侧点击“设置

15、”，即可重新设置该用户的角色。7. 员工管理7.1. 用户查找按照部门查找在“查找用户”界面，在“过滤显示”栏中选择部门，即可列出该部 门所有员工。按照姓名或 E-mail 查找在“查找用户”界面，输入姓名或者电子邮件地址即可进行跑搜索，同 时可选择是否模糊查找。用户列表排序在搜查找到的用户列表中，点击列表的每列表头，即可实现按照升序 或降序排列。用户角色设置 查找到用户后，在单个用户右方“权限”列下点击“设置”，即可实现角色设置。用户锁定与解锁 在用户列表中，您可以勾选单个或多个用户，在列表下方执行锁定与解锁操作。锁定：被锁定的用户将不能再登录。 解锁：正常用户处于此种状态，可以正常登录。用

16、户空间分配 在用户列表中，您可以勾选单个或多个用户，在列表下方分配空间大 小，只要输入具体的数值，再点击“分配”即可。空间默认单位为M 。图：用户删除 在用户列表中勾选单个或多个用户，点击上方“删除异常邮件”，确 定后即可实现删除所选用户。8. 公共空间企业管理员拥有完全的操作权限，可以对文件与目录进行上传、下载、 创建、修改、删除、复制、剪切、粘贴、共享、转发、编辑、搜索、重 命名、添加注释等操作。其它角色或用户的在公共空间的操作权限由企业管理员在权限设置时 进行分配，具体如下：9. 操作日志 点击左侧“操作日志”，即可显示所有的操作行为日志，包括行为、事 件、操作时间、操作人等。日志删除： 勾选单个或多个日志， 点击下方 “删除”即可。或者点击“清 空日志”，则可清空所有日志。导出日志：点击下方导出日志，即可下载一个日志 xls 文件。 高级查找：查找特定日志，可以下方“高级查找”，设定用户名、事件 关键字、事件、行为四个组合条件查找。10. 个性设置 默认文件列表排序方式：按照文件的名称、时间、类型、大小来排序 文件每页列表数：填写