lks-ekp产品使用手册电子邮件系统产品使用手册任务分派7p

1、1 电子邮件系统 1.1功能描述1.2使用说明1.2.1 发 邮件1.2.2 收 邮件1.2.3 转移邮件1.2.4 标记邮件是否已读1.2.5 拒 收1.2.6 置 为垃圾邮件1.2.7 使用状况1.2.8 查找邮件1.2.9 地 址本返. 回主页 注 销1.3维护 配 置1.3.1邮箱设置1.3.2用 户文件夹设置1 电子邮件系统1.1 功能描述“邮件系统”给企业员工提供一个实时在线的沟通协作平台工具。主要功能：邮箱设置： 可设置邮件签名、 自动回复、 邮件过滤处理、 邮箱默认显示界面 （未 读邮件或收件箱）设置。收发邮件：发送和接收邮件。 邮箱使用状况：查看邮箱可使用的总空间数和已用空间

2、数，收件箱、发件箱的 邮件文档数和使用空间数的。个人地址本：可创建个人常用联系人和联系人组。方便发邮件时选择收件人。 邮件系统主页面如下图所示。（邮件系统图 1：主页面）1.2 使用说明1.2.1 发邮件展开左边导航树，选择“发邮件”目录，打开发邮件页面，如下图所示。（邮件系统图 2：发邮件界面） 如果给公司外部人员发邮件时 （前提是公司装的 Domino 主机是有公网的邮件域名） 可以在“收件人” 、“抄送”、“密送”栏目里填入收件人的邮件地址，比如： 。也可以通过单击“收件人”打开地址本，如下图所示。（邮件系统图 3：地址本界面）单击“私有地址本” （如何创建私有地址本请看后面的详细配置）

3、来添加收件人的 地址如下图所示。（邮件系统图 4：地址本界面） 也可以通过点击邮件上方的【地址本】按钮进入地址本。 给在 Domino 服务器已注册了的公司人员发邮件，如果给某个同事发邮件时，直接 在“收件人”、“抄送”、“密送”栏输入这个同事邮件地址的中文名或英文名或邮件地址， 如：张三或 zhangs 或 zhangs（输入这三个地址其中一个，张三这位同事就可以收到邮 件）。邮递选项： 邮递选项的设置目的是设置邮件发送的优先级， 同时也可以了解收件人 是否收到邮件的情况。点击【邮递选项】按钮，具体配置如下图所示。（邮件系统图 5：邮递选项界面）设置邮递选项：重要性、邮递报告、邮递优先级、是

4、否有回执。发送邮件后，收件人收到的邮件会显示设置的邮递设置，如果选中了回执，发送后发件人还会收到回执。邮件中可以添加附件具体操作可参考通用操作手册“上载附件” 。 根据实际情况在邮件文档的窗口创建邮件的内容。如果不想把创建好的邮件立即发送出去的话， 可以点击【保存为草稿】 按钮，此时， 此封邮件就被保存在邮件系统的“草稿箱”文件夹。点击【发送】按钮，将邮件发送，此封邮件同时保存一份到此邮件系统的“已发邮 件”文件夹里。点击【发送不保存】按钮，将邮件发送，邮件不保存。1.2.2 收邮件用户进入邮箱后，单击“未读邮件”文件夹可以阅读所有未读的邮件；单击“收件箱”文件夹可以阅读所有在收件箱中的邮件；

5、单击“用户文件夹” 下个各个节点， 可以看已经转移到用户自己设置的文件夹下的 文件。用户打开自己收到的邮件，如下图所示。（邮件系统图 6：收到的邮件界面） 点击【新建邮件】按钮，可以新建邮件。 点击【转发】按钮，可以将此邮件转发给其他用户；在输入和从地址本中收件人的 邮箱地址，即可以将原邮件内容转发给指定的接收人。点击【回信】按钮，可以回信给发件人，系统自动将发件人的邮箱地址填写到收件 人栏，不带原文。点击【回信带原文】按钮，可以回信给发件人， 系统自动将发件人的邮箱地址填写 到收件人栏，并且带原文显示在邮件中。点击【给所有人回信】 按钮，可以给此邮件的所有相关人发送邮件， 包括：发件人、 收

6、件人、抄送人。点击【给所有人回信（带原文） 】按钮，可以给此邮件的所有人回信，并且带原文 显示在邮件中。点击【删除】按钮，可以删除此邮件。点击【关闭】按钮，可以关闭此邮件。 如果想查看历史邮件，可以单击“收件箱”目录树，罗列了所有的历史邮件。 如果在发邮件时，点击【发送】按钮的话，系统会保留一份邮件到“已发邮件”文 件夹里。单击此文件夹就可以看到历史发送的并保留过的邮件。如果在创建邮件过程中，把此邮件 “保存为草稿” 的话， 系统会自动把此邮件保存 在此“草稿箱”文件夹里，单击此文件夹就可以查看未发送的草稿邮件。如果对在不在回收站等的邮件进行 “删除” 处理的话，系统会把此邮件放在 “草稿 箱

7、”文件夹里。1.2.3 转移邮件用户进入邮箱， 单击“收件箱”或者“用户文件夹” 下的目录，在视图中选择文档， 点击【移动】按钮，可以选择将当前邮件转移到哪个文件夹。（邮件系统图 7：转移文件夹界面）选择好文件夹后，点击【确定】按钮，即可将选择的邮件转移到选择的文件夹中。1.2.4 标记邮件是否已读用户进入邮箱，在“收件箱”视图中选择文档，点击【标记已读】按钮，在弹出的 对话框中选择“确定”即可。标记为已读后，邮件的状态标志改为 。用户进入邮箱，在“收件箱”视图中选择文档，点击【标记未读】按钮，在弹出的 对话框中选择“确定”即可。标记为未读后，邮件的状态标志改为 。1.2.5 拒收用户进入邮箱

8、， 在“收件箱” 视图中选择文档， 点击【拒收】按钮，提示信息如下。（邮件系统图 8：拒收提示信息页面）点击【确定】按钮，将邮件移入回收站，并打开过滤设置页面如下图所示。（邮件系统图 9：过滤设置页面） 设置过滤邮件的条件和例外及指定操作，操作同“收件助理” 。1.2.6 置为垃圾邮件用户进入邮箱，在“收件箱”视图中选择文档，点击【垃圾邮件】按钮，提示信息如下。（邮件系统图 10：置为垃圾邮件提示信息页面） 点击【确定】按钮，将邮件标记为垃圾邮件，邮件移入“垃圾邮件”目录下，并打 开过滤设置页面如下图所示。（邮件系统图 11：过滤设置页面） 设置过滤邮件的条件和例外及指定操作，操作同“收件助理

9、” 。1.2.7 使用状况用户单击“使用状况”文件夹，显示使用情况界面，如下图所示。（邮件系统图 12：使用状况界面） 显示邮箱可使用的总空间数和已用空间数； 收件箱、 发件箱、草稿箱、 回收站的邮 件文档数，新邮件数和已使用容量。1.2.8 查找邮件用户单击“查找邮件”目录树，打开查找邮件界面，如下图所示。（邮件系统图 13：查找邮件界面） 设置查找条件，如收件人、发件人、主题或收到日期。点击【查找】按钮，即可按 照设置的搜索条件查找到相关邮件。1.2.9 地址本1.2.9.1 地址本联系人组1.2.9.1.1 新建联系人组用户单击“地址本”文件夹，页面如下图所示。邮件系统图 14：地址本界

10、面）点击【新建联系人组】按钮，打开新建联系人组文档，如下图所示。（邮件系统图 15：新建联系人组页面） 填写组名和描述。【提交】 填写完毕，点击【提交】按钮保存文档。1.2.9.1.2 修改已有联系人组打开已有的联系人组文档，进行修改，修改完毕，点击【提交】按钮即可。如果修 改了组名，此联系人组下的联系人的分组也会自动更改为修改后的组名。1.2.9.1.3 删除已有联系人组在“地址本”目录下，选择已有的联系人组文档后，点击【永久删除】按钮，弹出 提示信息如下。（邮件系统图 16：删除联系人组提示信息页面） 点击【确定】按钮即可删除选中的联系人组， 删除此组后， 此组的联系人的分组一 项会自动更

11、新为：未分类。1.2.9.2 地址本联系人1.2.9.2.1 新建联系人用户在“地址本”目录下，点击【新建联系人】按钮，打开新建联系人界面，如下 图所示。（邮件系统图 17：新建联系人页面）选择类型：个人、单位；如果选择单位，则上会增加单位名称一项。填写姓名、称 呼等项。选择分组， 分组就是设置的联系人组； 可以设置此联系人生日前多少天发送提 醒，此提醒为发送邮件通知作者。填写完毕，点击【提交】按钮保存文档。1.2.9.2.2 修改已有的联系人文档在地址本下按照联系人组分文件夹显示联系，单击“地址本”“所有联系人”显示项目小组此联系人组下的联系人，单击打开已有的联系人文档，可以进行修改。 1.

12、2.9.2.3 删除联系人文档在“地址本”文件夹，选择已有的联系人文档后，点击【永久删除】按钮，可以删除联系人文档，删除方法和删除联系人组一样。1.2.10返回主页用户在邮件系统单击“返回主页”目录树，可以返回到系统主页。1.2.11 注销用户在邮件系统单击“注销” ，可以注销当前登录。1.3 维护配置1.3.1 邮箱设置1.3.1.1 邮件签名邮件签名主要是实现邮寄出去的邮件， 系统会在邮件正文签名邮寄人的姓名等信息邮箱设置如下图所示。（邮件系统图 18：邮箱设置）点击【邮件签名】按钮，进入签名界面，如下图所示。（邮件系统图 19：邮件签名界面） 勾中“在我发出的邮件末自动添加签名” ，配置

13、签名内容，点击【提交】按钮，则 提交设置，用户新建邮件时，会自动显示配置的签名内容。在上图点击【返回】按钮，可以返回到邮箱设置界面。1.3.1.2 收件助理“收件助理”跟“用户文件夹”定义好的文件夹结合使用的。 “收件助理”主要功 能是定义好条件， 一旦有邮件发送到此给您时， 系统会根据这些条件， 如果符合这些条 件的邮件，就会发到相应的“用户文件夹”的文件夹里。点击【收件助理】按钮，打开页面如下图所示。（邮件系统图 20：收件助理视图界面） 点击【新建】按钮，打开新建收件助理文档，如下图所示。（邮件系统图 21：新建收件助理视图界面） 新建收件助理，设置过滤器状态为“启用” ，设置过滤器的条

14、件和例外、设置指定 操作，提交设置。 用其他用户发送一封邮件给设置了收件助理的用户， 邮件内容符合过 滤器的设置，发送邮件成功后，收件人收到的邮件会按照过滤器设置执行指定操作。点击【提交】按钮提交设置。 用户可以在“收件助理”中，修改和删除已有的收件助理设置文档。1.3.1.3 显示选项用户在邮箱设置中点击【显示选项】按钮，进入显示选项设置界面，如下图所示。（邮件系统图 22：配置显示选项界面）可以设置进入邮箱时显示的默认页面，包括：显示未读邮件、显示收件箱。 点击【提交】按钮提交设置。在上图点击【返回】按钮，可以返回到邮箱设置界面。1.3.2 用户文件夹设置用户文件夹是本系统为用户提供的， 用户可以在该文件夹内创建、 删除个性化文件 夹的地方。单击“用户文件夹”目录树，点击【配置】按钮，进入文件夹管理界面，如下图所 示。（邮件系统图 23：用户文件夹分类管理界面）创建文件夹：在创建栏输入要创建的文件夹名