职位说明书-综合办公室

1、河南开祥天城置业股份有限公司职位说明书综合办公室综合办公室主任1行政主管5质量管理员7行政文员8司机班长10司机13职位说明书岗位编号:职位名称综合办公室主任所属部门总经理办公室直接 上级直接部门主管分管副总直接业务主管无直接 下属直接部门下属行政主管、质量管理员直接业务下属编写日期2002年8月编写部门综合办公室工作目的为保障企业高效运转，在做好行政后勤服务、协调内外关系的基础上，配合决 策层建立适应企业发展的内部管理机制，逐步提炼企业文化，增强员工凝聚力。工作职责及产出1.组织协调公司行政后勤管理工作的运行。实 施 内批阅外来文件，及时转交给相关业务部门和 公司领导组织、协调公司级会议的召

2、开，做好会议记职责产相关会议纪要决议执行情况备案公司行政管理制度汇容录，并保证信息的有效传递督促、检查公司办公会决议的执行情况，并 协调各部门之间的非业务性事宜编制、审核公司行政管理制度出编接受服务部门/职位公司内部各部门2.协调指导公司ISO9000质量体系的运行实 施 内 容监督各部门按照IS09000质量体系的要求 进行运作组织各部门提出质量体系的完善意见组织实施IS09000质量体系的内审工作组织实施IS09000质量体系的年度外审工 作审核公司管理评审计划，参与实施，并编制 管理评审报告职 责 产 出IS09000质量体系文件内审报告管理评审报告接受服务部门/职位公司内部各部门、IS

3、09000外审部门3.参与公司经营决策，组织实施目标管理实 施 内 容组织拟订公司发展战略规划组织拟订公司年度发展规划，并组织进行公 司年度目标的分解及动态管理，并监督目标 的落实职 责 产 出公司发展战略规划报告公司年度发展规划接受服务部门/职位公司决策层、公司内部各部门4.参与公司的企业文化建设实 施 内 容牵头组织并整合公司的CI提炼，形成公司 特定的文化氛围审核网站信息及业面设计方案组织员工开展文体活动及党团活动职 责 产 出公司CI理念网站点击次数接受服务部门/职位公司决策层、公司内部各部门5.组织重要的接待联络工作，参与公司重要活动的准备、实施实 施 内组织安排公司的重要接待工作，

4、树立公司良好的外部形象参与公司重要活动的策划、准备、实施工作，职责产容组织好过程中的协调工作出接受服务部门/职位内部：公司各内部部门；外部：重要来访部门、客人6.指导监督下属物业管理公司的工作实 施 内 容传递公司对物业公司的管理思想 监督、考核其经营指标的完成情况职 责 产 出物业管理公司经营指 标考核结果接受服务部门/职位公司决策层；下属物业管理公司7.主持部门内部管理工作实 施 内 容全权负责部门内部工作计划制订、任务分解 对下属员工进行考核及日常工作的监督、 指 导职 责 产 出年、季、月度工作计划绩效考核结果接受服务部门/职位本部门工作权限1. 财务权限：2. 人事权限：2.1 1天

5、以内部门员工假务处理的审批权2.2 下属员工选用、调整的建议权2.3 下属员工考核的决定权3. 业务权限：3.1目标管理、质量管理体系建设的建议权3.2行政管理制度建设的建议权任职者素质要求1. 教育背景及工作经验1.1大学本科或以上学历（行政管理、管理学等相关专业）；1.2具有三年以上本岗位工作经验2. 基本素质要求2.1具有较强的沟通能力、组织能力、协调能力；2.2具有较强的书面表达及应用文写作能力；2.3 了解当代前沿的管理理论，对管理发展具有敏锐性;2.4能够熟练使用计算机办公软件。职位说明书岗位编号:职位名称行政主管所属部门综合办公室直接 上级直接部门主管综合办公室主任直接业务主管直

6、接 下属直接部门下属行政文员、司机直接业务下属行政文员编写日期2002年8月编写部门综合办公室工作目的为保障公司内部各项工作的正常运营，规范和加强公司行政管理，并提供强 有力的后勤服务支持。工作职责及产出1.组织、协调公司文档、印章及会议的管理实 施 内 容指导行政文员管理公司文件、档案 管理公司印章，并确保印章使用的 规范化与程序化协调公司各类会议，并检查、落实 会议场所、设施等会议准备工作职 责 产 出印章使用登记表接受服务部门 公司内部各部门2.组织、监督公司办公设施（机具）的管理实 施 内 容组织实施公司车辆管理，安排协调 用车服务监督管理公司办公费用的开支组织实施公司办公机具（物品）

7、采 购工作组织公司办公自动化等公共设施 的硬件维护、保养、检修等日常管 理工作组织网站建设、维护及网页更新职 责 产 出检查指导车队服务、保洁等后勤 服务工作用车记录清单办公通讯费用清单（月）办公物品采购清单接受服务部门公司内部各部门3.组织、协调公司后勤服务，并维护公司的公共关系实 施 内 容1、协调安排公司联络预约与接待工 作2、参与组织公司对外形象宣传活动， 维护和发展公司公共关系3、协调公司后勤生活保障服务工作， 并组织工作防火防盗、安全卫生事 务，维护公司办公环境职 责 产 出后勤服务满意度调查报告接受服务部门公司内部各部门4.管理、实施其他行政事务工作实1、协助控制公司行政办公费用

8、职月度行政办公费用的报告施2、组织公司的有关资质审验工作责内3、牵头组织公司内部各类文化活产容动出接受服务部门 公司各部门工作权限1、财务权限：200元以内办公物品采购审定权2、人事权限：对下属员工选用、调整的建议权3、工作权限：对行政制度、目标分解、监督检查、行政处罚等方面的建议权任职者素质要求1. 教育背景及工作经验1.1大学专科或以上学历，行政管理或企业管理相关专业1.2具有二年以上行政管理工经验2. 基本素质要求2.1细致、具有较强的责任心2.2具有较强的沟通能力、组织能力、协调能力2.3具有一定的公关能力职位说明书岗位编号:职位名称质量管理员所属部门综合办公室直接 上级直接部门主管综

9、合办公室主任直接业务主管直接 下属直接部门下属无直接业务下属编写日期2002年8月编写部门综合办公室工作目的为确保公司经营运作的规范化，保障ISO质量管理体系的有效运行和持续改 善，指导、检查和监督公司各部门的质量管理体系的运作和落实情况，并组织、 检查、监督公司计划目标管理。工作职责及产出1、组织、协调、检查、监督公司ISO9000质量管理体系的维护工作实 施 内 容拟订公司质量管理体系文件，并时时对 体系文件的修订提出意见拟订公司内部质量审核计划，并协调安 排内部审核工作，撰写内审报告 确疋并把控体系文件版本号与编号 负责组织公司失效体系文件的封存与 到期文件的销毁组织编写公司总的质量记录

10、表格清单 协助编制公司管理评审计划，并予实施 监督、检查公司各部门质量管理工作及 其不合格项纠正措施的执行情况 收集、汇总公司各部门对体系文件的修 订意见和建议实施公司内部员工质量管理培训职 责 产 出质量记录表格清单管理评审计划内部质量审核计划 内审报告接受服务部门公司内部各部门2、协调、检查、落实公司计划目标管理工作实 施 内 容1、组织编制公司及各部门年度、月度目标 计划2、监督控制各部门计划目标完成实施情 况，并针对阶段性目标结果予以汇总评 价职 责 产 出公司（部门）年度目标计 划（考评）表公司（部门）月度目标计 划（考评）表接受服务部门公司内部各部门工作权限1、财务权限：无2、人事

11、权限：无3、工作权限：具有在质量管理、计划管理的实施中，对管理制度修订的建议权任职者素质要求1、教育背景及工作经验1.1大学专科及以上学历，相关管理专业1.2具有二年相关管理经验2、基本素质要求2.1具有较强的责任心，耐心、细致2.2具有质量管理知识的培训经历职位说明书岗位编号:职位名称行政文员所属部门综合办公室直接直接部门主管综合办公室主任上级直接业务主管综合办公室行政主管直接直接部门下属无下属直接业务下属无编写日期2002年8月22日编写部门综合办公室工作目的为了满足公司及各业务部门对文件、 档案工作的管理需求，并提供相关的支持 与服务。工作职责及产出1组织、实施公司行政文件、档案的管理实

12、 施 内 容收发/整理/呈报/下达/存档/提 出查阅外来文件资料打印/编辑/校对/印制/复印/呈 报/下达/存档公司文件资料、 针对性提出公司档案管理的发 展方案，并予以实施职 责 产 出行政档案索引目录文件借阅登记表收文处理签发文处理签接受服务部门内部：公司内部各部门；外部：上级或主管理部门2、实施会务管理实 施 内 容接受会议信息 通知与会人员 准备会议室 提供会议需用设备 提供会务服务 会后清理会议室职 责 产 出接受服务部门公司内部各部门3、管理办公低值易耗品实 施 内 容编制办公低值易耗品采购计划表米购办公用品的登记/验收/入库发放办公用品盘存办公用品职 责 产 出办公用品采购计划表

13、 办公用品发放记录表 办公用品（月）盘存表 办公用品帐册接受服务部门公司内部各部门4、收发、预约、接待事务实 施 内 容拟定报刊订阅计划收发报刊、信件负责来人来访/预约/接待职 责 产 出报刊（年度）订阅计划接受服务部门公司内部各部门、与公司业务有关的外来人员5、管理工作餐、饮用水实 施 内 容每天提交订餐单/每天核对送餐 数量/反馈员工意见/每月核对 订餐金额收集饮用水需求信息/通知水厂 送水/定期通知水厂对饮水机进 行消毒/反馈员工意见职 责 产 出订餐单接受服务部门公司内部各部门、大厦管理处、快餐公司、水厂工作权限1、财务权限：无2、人事权限：无3、工作权限：会议议题的知情权；办公用品采

14、购的建议权任职者素质要求1. 教育背景及工作经验1.1大学专科或以上学历，文秘或行管专业1.2两年以上文职工作经验。2. 基本素质要求2.1具有良好的沟通能力和语言表达能力2.2文字录入速度100字/分以上2.3接受过计算机、档案管理、公关、礼仪的系统培训。职位说明书岗位编号:职位名称司机班长所属部门综合办公室直接直接部门主管综合办公室主任上级直接业务主管综合办公室行政主管直接 下属直接部门下属无直接业务下属司机编写日期2002年8月22日编写部门综合办公室工作目的为了满足公司业务及接待用车，实施计划调度及车辆管理工作。工作职责及产出1、负责车辆调度实 施 内 容接收用车信息调度车辆职 责 产

15、 出接受服务部门公司内部各部门、与公司业务有关的外来人员2、组织、实施车辆维养实 施 内 容编制车辆维养计划，确定车辆维养厂家核对送修项目、转呈车辆维养申请 表核对送修项目金额、审定送修效果疋期与维养厂豕结算职 责 产 出车辆维养计划车辆维养申请表接受服务部门车辆维修厂、综合办公室内部、各配备车辆部门3、组织车辆费用缴纳，实施车辆行驶里程记录及油耗控制实 施 内 容缴纳各种车辆规费 缴纳车辆保险费用 定期抄录各车辆里程，管理车辆里 程记录2、控制各车辆油耗，实施成本管理职 责 产 出车辆里程记录表车辆油耗记录表接受服务部门综合办公室内部、各配备车辆部门、保险公司、 车管相关费用征稽部门4、组织

16、、实施办公物品的采购实 施 内 容组织或实施米购职 责 产 出采购凭证接受服务部门公司内部门5、组织实施车辆、驾驶员审验工作实 施 内 容领取车辆审验表/分发各责任司机 与配备车辆部门组织驾驶员审验工作接受车管联合组审验信息/收集审 验需提交资料/组织驾驶员参加审 验/审验费用缴纳/完成审验职 责 产 出车辆审验表接受服务部门综合办公室内部、各配备车辆部门、车管联合组工作权限1. 财务权限：无2. 人事权限：无3. 工作权限：部门范围内，车辆调度的决策权；公司范围内，对车辆维修有选定维修厂家的决策权任职者素质要求1教育背景及工作经验1.1中等专科及以上学历，车辆维修或驾驶专业1.2五年以上驾驶

17、经验，三年以上车辆维修经验。2、基本素质要求2.1视力1.0以上2.2具有良好的服务意识、沟通能力与责任心，领悟力强。2.3与车管相关部门有良好的人际关系。2.4接受过行政管理、车辆维修、公关、礼仪的培训。持有B类驾驶执照熟知城市道路交通管理法。职位说明书岗位编号:职位名称司机所属部门综合办公室直接 上级直接部门主管综合办公室主任直接业务主管综合办公室司机班长直接 下属直接部门下属无直接业务下属无编写日期2002年8月22日编写部门综合办公室II工作目的为了满足公司业务及接待用车，提供及时、安全的用车服务，实施车辆驾驶、 维养工作。工作职责及产出1、车辆驾驶实接收出车信息职施出车责内返回产容出接受服务部门公司内部各部门、与公司业务有关的外来人员2、车辆维养实 施 内 容拟订责任车辆的维养计划填写车辆维养申请表 送修检查送修效果责任车辆的日常清洁职 责 产 出责任车辆的维养计划责任车辆的维养申请表接受服务部门本部门内部、各配备车辆部门、车辆维修厂家3、责任车辆的年审实 施 内 容填写车辆年审表 审验前准备工作 送