监理公司资料管理制度

1、监理公司资料管理制度、目的：规范化、制度化、科学化地管理驻地监理小组的工程资料。二、收文处理程序：来文-签收-登记-传阅-承办-收集-归档1、需签核返回的文件：专业监理工程师（监理员）批阅签字-项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注 册章-返回发文单位2、需转发的文件：专业监理工程师（监理员）传阅-项目总监（总监代表）批准-转发有关单位3、需签核、盖章返回的文件：专业监理工程师（监理员）批阅签字-项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注 册章-公司盖章-返回发文单位4、只需签核、签阅和归档的文件：专业监理工程师（监理员）批阅签字-归档5 、凡需要承办或批示的文件必须立即办理， 若不能及时办理需要

2、研究处理的文件， 应以书面形式给予对方回复。三、发文处理程序：拟稿f编号f审稿f签发f归档1、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人； 2、监理发文由提出人拟稿，并按本制度规定编号； 3 、所发文件经总监盖章签字后 ,方可发出； 4、所发文件严禁涂改； 5、文件签发后，由资料员作好发送登记，并归档。四、收、发文登记：1、收文和发文分开登记。2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起。3、经济签证独立登记。4、工程变更独立登记（总监登记）。5、多个单位工程的项目、多个分段的市政工程，项目总监根据实际情况制定收、 发文登记和归档方案。五、资料编号：1 、城建档案和公司统一规定资料编号为：A 承建商

3、类、 B 监理类、 C 监理内部使 用类、 D 勘察设计类、 E 业主类；2 、各工程项目发文统一编号如下： 发文编号采用 MMi-Ni-XX 形式；MM:表示工程项目名称汉语拼音的字头。如“ HW表示 华为”，表示栋号或区段 号；Ni:表示政府和公司统一管理的资料分类号。如“ B4表示 开工令”，“ C表示 工 程进度跟踪表 ”；XX:表示流水号。如 1 , 2 , 3 , N 03 、若项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分开后再编号。六、资料归档：1 、按 A、B、C、D、E 分五大类分别归档；2 、每大类采用公司统一制作的样板文件夹按分类编号分开；3 、上交档案馆的资料由公

4、司资料员协助监理组资料员按照档案馆的要求整理、归 档0七、向公司移交资料：分类-装订-上交1 、资料分两部分：一部分按月移交；另一部分在工程完工验收前后移交02 、按照城建档案和公司的规定 （ 详见资料分类目录 ） 分别装订成册，上交资料宜为 原件，特殊情况可为复印件；3、装订顺序为：封面、资料目录表、内容； 4 、总监必须对上交公司资料的数量进行确认，并在 “资料目录表 ”签字，盖执业注 册章；5、移交档案馆的资料，按档案馆要求的资料目录，将项目发生的资料原件按月上交公司独立保管；6、每月底最后三天内须将本月资料整理好移交公司； 7 、现场资料员向公司移交资料时，应填好 “资料目录表 ”，并

5、由接交人签字。八、监理机构内资料临时移交：1、监理机构人员异动时，必须将所管理的资料移交给资料员，办理好书面移交手 续，项目总监确认；2、若资料员休假或公差外出时，总监应及时安排人员接任资料管理工作，并办理书面交接手续。九、向档案馆移交资料：收集7整理7核查7装订7上交1、资料员按档案馆的要求收集、整理资料； 2、档案馆要求扫描、录制光盘的资料必须扫描、录制光盘。（附档案馆文件材料目录）3、总工办对照档案馆的要求进行检查；4、按档案馆的要求进行目录分册、排序、编页码； 5、资料员装订好上交档案馆； 6、扫描、录制光盘的资料须上交公司一套。十、城建档案管理规定：1、统一用表必须采用碳素黑色墨水填

6、写或黑色碳素印墨打印，采用复写的应使用单面碳素复写纸，填写或打印的首份用于上交城建档案馆；2、填写统一用表应使用规范的语言、法定计量单位、公历年月日； 3、签署人签名应采用惯常笔迹亲笔手签。项目总监或总监代表和监理工程师盖执业注册章，单位签署栏应采用单位注册全称并加盖公章；4、统一用表表头 “编号 ”栏按本制度的规定编号。一、资料借阅： 项目监理机构成员查阅资料必须征得资料员同意后方可查阅；2、外单位查阅资料必须经项目总监（总监代表）的书面批准方可查阅； 3、借阅资料只限于在办公室查阅，要求及时归还； 4、监理工作人员确因工作需要必须带离办公室的，须经项目总监（总监代表）的书面批准，且借阅时间

7、不得超过三天；5、借阅人不得拆卸、调换、污损所借资料，未经许可不得复制；6 、不许在资料上圈点、划线、涂改等做任何标记。十二、资料信息化管理：1、能够用计算机处理的资料均通过计算机完成； 2、通过计算机完成的资料都必须拷贝存盘，月底与资料一起上交公司； 3、资料统一按照 A、B、C、D、E 分类要求存盘，每一分类均设子目录，子目录 名即为资料编号，并且软盘上应贴好标签及写保护口，标明工程名称及上交月份；4、要求扫描处理、录制光盘的资料，还必须扫描处理、录制光盘；在施工中有关重要工序需要拍照和数码摄像的，都必须拍照和数码摄像并录制光盘。十三、资料保管： 资料员负责好资料的保密、防盗、防腐、防丢、防潮工作；2、保持资料的干净、整洁； 3、监理小组常用的资料，应自留复印件或拷贝保存，以备查阅；1、十四、失效资料处理：工程竣工后项目总监（总监代表）负责将剩余的资料上交公司；2、项目总监（总监代表）和资料员鉴定资料是否留存；3、对不留存的资料经总工办批准后销毁。五、总监、资料员的责任： 总监对资料负监督和管理责任； 资