通用OA办公自动化解决方案

1、通用 OA办公自动化解决方案1.1概述自计算机应用于管理领域以来，短短的 30 多年中，发生了惊人的变化：在信息系统开发与应用方面的进展相当神速，从 EDP到 MIS、OA、DSS、CIMS的开发，乃至当今“信息高速公路”、“信息港”、“政府上网工程”、“电子商务”、“企业上网工程” 的建设，信息系统工程的建设浪潮一浪高过一浪； 信息系统建设的三大支柱（管理科学、信息技术、系统理论）的新成果不断涌现，尤其是信息技术（包括信息理论、计算机科学、网络通信技术）的发展日新月异。我们正处在从“工业社会”向“信息社会”过渡的伟大时代！在向信息化社会的过渡过程中，每一个企业都需要紧跟时代的发展， 保持企业

2、的竞争力和对现代企业的管理能力。计算机技术、网络技术已经渗透到企业的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式， 文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业发展的需要，影响了企业领导的决策和业务的发展， 迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现企业的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。从大部分企业的现状来看， 虽然迫切需要实现信息化， 但是，企业的许多现实情况制约企业信息化的发展，主要的问题有：没有合适的应用软件虽然拥有一定数量的计算机设备和网络设备，但是没有支持网络运行的应用软件， 即使建成内部的计

3、算机网络， 也没有改善信息化应用的状态。一些部门和业务购买通用的业务管理软件， 一定程度上实现个别业务的信息化，解决了部门的一些问题， 但是，对企业管理者而言， 得到的信息很少，没有发挥出计算机网络系统的作用。技术队伍匮乏很多企业没有专门的信息管理部门和专职的技术人员，缺乏对企业信息化建设的规划和信息应用系统的管理。信息化建设的目标不明确信息化建设对每一个企业来讲都是新事物，不知道如何才能够实现信息化，不清楚第一步该如何走。偏重于业务信息系统的建设，对管理和辅助决策分析系统的建设投入不够，使计算机系统的建设停留在数据处理阶段，没有上升到信息资源利用的高度。无法直接从各级、各类业务信息系统中采集

4、数据，并加以综合利用。大部分员工的计算机应用水平比较低。OA通用信息管理平台是专门为上述这样一类用户设计的信息管理系统。作为一个通用的产品，提供大部分用户所需要的基本信息化管理功能和基本需求；力求减少一般用户和系统管理员的使用和管理难度，减少系统使用的培训和维护；提供相当的灵活性， 使得企业用户可以按照本企业的特点构建符合企业需要的信息化管理系统， 并且有很好的系统扩展能力和与其他系统的兼容能力、 信息共享能力；力求做到投资少， 并且迅速见到投资成效， 使企业的信息系统发挥作用，为企业创造效益。1.2设计目标OA信息管理平台是以开放、 先进的 Intranet/Web 技术为核心的新一代信息处

5、理集成系统。通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托， 提高企业信息化水平，在单位内部实现信息资源共享和流通， 为各级领导及时了解情况， 为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务， 单位员工及时掌握各方面动态， 改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化。OA信息管理平台提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台，能够满足单位内部事务处理需要。 它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台，主要应用为：信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘、内部银行等业务处理、内部办公和协同工作，使单位内部信息管理和办公水平更加规

6、范和快捷，提高工作效率。采用 OA信息管理平台构建的信息管理系统可以达到以下目标：1.2.1形成连接单位内各个部门的信息网络单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息；不同的部门和个人有不同的信息访问权限；非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统；浏览器模式的内部和外部的电子邮件。1.2.2平台化设计，可自行规划，始终符合用户需要完全按照用户需要，自行规划、建立全部的信息管理项目和内容；根据本单位信息管理需要，选择使用平台提供的功能模块，或者专门定制的功能模块。用商品化产品的价格，享受量身定制的服务；随着信息管理需求的变化，管理员可以自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。1.2

7、.3跨平台的信息连通提供与各种数据库连接的接口，可以直接访问现有的业务信息系统，如：财务、人事等；1.2.4信息化成效信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单的点击操作， 就可以完成所应完成的工作， 全面掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取。充分利用信息资源：可以将企业的各类信息资源组织到信息管理系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息等资源由计算机统一管理，可以充分利用，发挥更大的效益。办公过程的规范化：通过办公自动化

8、系统的实施，将促进办公过程的规范化，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求， 形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。各种业务报表的统计、汇总、分析，数据的挖掘，为相关领导和部门的决策提供支持信息。通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。第二章系统设计原则建立一个实用信息系统涉及单位的各个部门、各项业务和全体人员， 是一个复杂的系统工程。采用OA信息管理平台建立的信息管理系统遵循以下基本原则：2.1易用的原则参照国内外信息系统的成功与失败的经验，不论一个应用系统的功能有多么庞大，如果不能让使用者

9、掌握，也不能发挥作用。信息管理系统不同于财务、人事等业务软件， 只需要少数人经过培训、 掌握使用方法就可以， 而是涉及各个工作岗位的人员， 特别是单位的领导， 如果信息系统只是领导者部门掌握使用， 信息管理系统就失去了重要的作用。 信息化的目的不是为了单纯的拥有现代的科学技术，而是为了提高管理能力和运行效率。 信息化建设不是一朝一夕的工作， 需要不断地发展和完善，需要在发展中完善，在完善中发展。2.2整体性保障原则信息管理系统是政府、 企业的数字神经系统， 每个部门、 每个员工都可以通过信息管理系统发布信息、 获取信息， 它需要与各项业务系统有通畅的信息接口， 充分利用原有系统，保护投资。 O

10、A信息管理平台采用平台化结构，平台上的功能模块就像建筑模块一样， 用户可以按照本单位的需要， 构建符合自己需要的信息大厦。这些模块可以独立升级、增添、或自行设计开发，以保证信息系统的发展和完善。2.3实用性与适应性原则实用性是衡量软件质量体系中最重要的指标，是否与业务紧密的结合， 是否具有严格的业务针对性， 是系统成败的关键因素。 因此，每一个提交给用户手上的系统都应该是实用的，解决问题的。适应性是软件质量体系中重要的指标之一，系统的设计从最开始就应该以适应于多种运行环境，而且还必须具有应变能力，以适应未来变化的环境和需求。2.4先进性与发展性原则采用当代最新技术，建立一种新概念的、开放的现代

11、管理和办公环境，它以TCP/IP 、广域网互连、路由、防火墙和网络管理技术为核心，建立一个安全可靠的网络应用平台。利用世界最新的Intranet、ASP、 HTML超文本，结合 OA信息管理平台思想的独特设计，建立一个开放的信息资源管理平台。利用数据库及分布式处理技术、 模块化功能设计，构造信息存储与事务处理平台。第三章信息管理平台的架构3.1平台的架构3.1.1信息化的主要内容政府、企事业单位的信息化建设是一个集办公自动化、 业务管理、 领导决策等应用为一体综合信息管理系统，是一个应用覆盖面广泛，涉及部门多的应用系统。财务、人事、或业务管理系统往往只是涉及一个部门， 或者一部分人员使用的业务

12、管理系统。而整个单位的信息化涉及各个部门和各项业务， 使用人员包括单位的最高级领导、 管理部门和全体员工。 因此，政府和企业的信息化是一个涉及面广泛的综合信息管理系统。每个单位的信息管理系统反映一个单位的业务特点、管理模式和管理风格。即使同一个行业的用户， 也有各自的管理方式和特点，因此，用户对本单位的信息化有很多个性化的需求。 我们把信息化应用分为三个方面的内容：通用办公应用、业务管理和决策支持。 通用办公应用是各个单位在日常运行中最基本的信息化需求，例如：信息共享、信息检索、文件管理、电子邮件、请示与审批、公文处理、常用信息管理、会议管理、工作计划、出差管理等等。但是，每个单位在构建本单位

13、的信息管理系统时，需要将这些功能进行有效的组织，使之符合本单位的管理工作的需要。业务管理系统有很强的行业特点，政府部门、企业、科研机构、学校等单位都有各自的业务需求。决策支持系统是对单位各个部门的业务数据进行综合性分析的基础上，为科学决策提供信息支持。3.1.2信息管理平台的架构信息管理平台， 将主要依据 Internet/Intranet的建设原则， 在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户 /WWW服务器 / 应用服务器 / 数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。 客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强， 客户端不需要安装专用的客户端软件， 使整个系统的管理维护工作

14、大量减少。特别是作为整个单位的信息化， 系统的用户数量多， 涉及的部门多，而且可能还有远程的用户， 如果需要维护客户端的软件系统， 将会导致许多客户端系统需要大量安装、 调试工作， 影响整个系统的稳定运行。 用浏览器作为统一的信息访问工具， 避免访问各种业务系统数据是需要启动、 进入不同编程工具设计的应用系统， 更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。 系统的结构示意图如下所示：3.1.3平台的构成OA是一个通用的信息管理平台，平台主要包含四个主要部分：用户管理、栏目管理、权限管理和功能模块库。用户管理：按照用户所属的部门、职务、业务范围进行分组管理，支持 NT多域用户和非 NT用户

15、；栏目管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的栏目， 每个栏目还可以选择连接一个功能模块， 实现需要的信息管理功能；权限管理：按照用户的身份提供用户有权使用的栏目和功能模块的使用权限。功能模块库：提供用户构建信息管理系统是需要的各种功能， 包括通用办公模块、业务管理模块、 决策支持三方面的信息管理模块。 用户还可以按照系统要求的接口标准，自行设计专用功能模块。信息管理平台的模式主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统， 并且可以满足用户不断提高的信息化需求， 努力做到一次投资， 终生享用。不论用户属于哪种行业类型， 对用户管理

16、、 栏目管理和权限管理的需要是共同的，只是对功能模块的需求不同。因此， OA给用户提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理系统。信息管理平台的结构图如下：通过用户权限的管理， 不同身份的用户进入系统以后， 可以见到、 使用的栏目是不同的，也就是说， 如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。 对于单位内部的信息管理来讲， 权限的管理十分重要， 某些信息只能领导掌握， 某些信息只能相关部门掌握， 没有权限的管理， 就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。功能模块是实现信息处理的子系统， 用户可以根据信息系统的需要选择适当的功能模块实现信息化处理。 系统提供很多功能模块， 也提

17、供可选择购买的功能模块。系统功能的模块化是 OA信息管理平台的重要特点，类似搭积木的方式，选择需要的模块，用户就可以构造符合自己业务需要的信息管理系统。 新模块和升级模块可以直接添加到系统的模块库。 公司将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版， 为用户提供更好的信息服务。 用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。3.2系统的网络环境网络结构：服务器（数据库、文件服务器、应用服务器）、客户端、远程访问。3.2.1基本的运行环境OA信息管理平台是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装 Windows NT Server 、Wind

18、ows 2000 Advance Server 或者 Windows 2 000 Server ，系统需要的数据库是 MS SQL Server7.0 ，或者 MS SQL Server 2000。系统还需要 Internet Information Server (IIS)构成 Web服务器， IIS包含在 Windows NT Server 或 Windows 2000 Server 的安装盘上。客户端只需要安装 Windows 95 以上的版本，使用 IE4.01 以上版本的浏览器。 不需要在客户端安装专门的软件。当用户数量比较多， 且用户访问量很大时， 可以考虑将 Web服务器和数据库

19、服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。系统的构成3.2.2单主域系统单主域系统是在网络系统中只有一个主域服务器。OA信息管理平台可以安装在网络上的任何一台服务器上。 管理平台的用户管理系统从主控域服务器读取用户账户，进行用户的分组和管理。3.2.3多主域系统多主域系统是在整个网络系统中有多个主域服务器。OA信息管理平台可以安装在网络上的任何一台服务器上。 管理平台的用户管理系统从各个主控域服务器读取用户账户，进行用户的分组和管理。3.2.4广域网有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。 远程用户可以用远程拨号、专线等方式实现访问信息系统， 通过用户身份的验证确保系统的安全。

20、当系统连接互联网时，需要另外的安全考虑。3.3数据库系统数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障， 并为各种应用提供数据访问、存储等服务。信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据， 也涉及多媒体数据信息。 业务管理系统主要是以数据信息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。 小型个人数据库系统难以支持单位信息化系统的要求， OA信息管理平台选择MS SQL Server 作为信息管理系统的数据库系统。3.4电子邮件系统电子邮件是 OA信息管理平台的一个重要功能模块， 它主要包含两个功能： 1）内部员工的电子邮件； 2）收发员工的外部邮件。内部邮件 内部邮件系统使用户

21、不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部员工之间可以通过内部邮件实现协作、 沟通、交流。而且没有邮件服务器的复杂配置和管理，特别适合单位内部的日常工作。外部邮件外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。在系统服务器上建立邮件代理服务， 可以自动接收外部的电子邮件， 并分发给收件人。 员工提交的外部邮件，由代理服务器代理发出。 外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便。3.5网络协议网络协议建议采用 TCP/IP。通过 TCP/IP 可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络 TCP/IP 网络，事实上 TC P/IP 也是现在网络协议中一种通行的标准。

22、3.6操作系统整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能， 以及应用软件的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。采用Browser/Server （ B/S）、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。目前，从性能上讲，UNIX操作系统在某些方面优于Windows NT，在以往企业级系统中，UNIX操作系统占有主导地位。但是，随着Microsoft公司将WindowsNT操作系统做为下一个世纪的主导产品，其最新版本的性能越来越靠近UNIX，又由于Windows N

23、T具有网管能力强，Internet/Intranet集成度高，易维护、跨平台能力好，有较好的性能价格比等等优势，使得Windows NT在企业级应用中，逐渐占据越来越大的市场份额。3.7系统安全系统的安全主要包括两部分， 即系统运行的安全和信息的安全。系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。为了保证系统的安全，有以下防范措施供网络建设时考虑：3.7.1互联管理的措施a) 用网关或电子邮件。单位的信息管理系统有时需要与分支结构、下属部门，或合作伙伴的互联， 为了信息的安全， 建议采用网关或电子邮件的方式。 对于非本单位的人员一般不允许直接、透

24、明地访问本网络。b) 从物理上与 Internet 断开。物理上断开从根本上防止黑客队网络的攻击， 但是也造成使用的不方便。 针对此问题， 我们可以采用一种相对安全的方案： 允许Intranet用户访问 Internet；禁止 Internet用户进入 Intranet。利用防火墙技术建立一个停火区，将 Intranet网络和 Internet隔离开。首先在停火区中用一个具有数据包过滤功能的筛选路由器，通过检查流经该路由器上数据包的 IP 地址状态，判断数据包IP 地址是通信之中的IP 还是请求连接的 IP ；将来自 Internet的请求连接的 IP 数据包阻止在筛选路由器之外， 实现初步安

25、全。然后用代理服务器在应用层将Intranet与 Internet相连，所有 Intranet用户对 Internet 的访问都用该代理服务器来完成，通过网络地址转换（ NAT）将 Int ranet 的网络地址隐藏起来，对 Internet 来的访问，代理服务器不对其提供任何服务，从而阻止 Internet 对 Intranet 的闯入；而且代理服务具有身份验证和日志功能，可以用于实施对数据流监控、过滤、记录。c) 移动办公安全。 系统为移动办公提供了拔号上网的接口， 为防止外部的入侵，需配置身份验证服务器， 确定用户的身份和权限； 还可以在拔号服务器和移动办公用户间实现传输加密。3.7.2

26、口令保护为了防止非法用户不合法的存取信息， 应对用户的存取资格和权限进行检查。 在系统中口令选择足够的码长， 一般性用户口令的字符长度不低于 8 位，而且要经常的变换。3.7.3存取控制在网络设计时通过对数据重要性、 保密性、公开性及使用者的分析， 把网络划分为不同的网段， 或划分为不同的工作组； 通过信息系统的管理人员对工作组和用户不同操作的授权， 可以控制用户对信息源不同级别操作， 防止对信息非法的访问、修改、删除，保证数据的安全与保密。3.7.4审计管理系统软件和应用软件应具有强大的日志能力。 对于任何被保护的数据资源 （如数据库文件）的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户等等信息都

27、有详细记录，提供审计功能。3.7.5信息加密在网络中，信息存储介质和信息传输通道是共享的， 所以必须对信息加密。 主要的加密方式分为传输数据加密和存储数据的加密。传输信息的加密： 传输数据的加密可以采用数据链路加密和端到端加密。其中数据链路加密是对两个节点之间的单独通信线路上数据进行加密保护；端到端加密为网络提供从源到目的的传输加密保护。存储数据加密： 存储数据加密保护是针对记录媒体的信息进行密码化保护。只有获得正确密钥的用户才有权共享文件。 加密的目的主要防止偷读、 冒充其他用户存取、非法复制等。3.7.6计算机病毒的防治计算机病毒种类繁多， 危害极大，轻者影响系统的运行性能， 重者破坏系统

28、数据，使系统陷于瘫痪。对此必须对计算机病毒采取严密的防范措施：未经信息中心的许可，不得使用可移动介质（软、光盘等）进行程序、信息的复制与传递。定期或不定期的进行病毒的防治检查，系统中应配有公安部门认可的安全可靠软硬件杀病毒、防病毒产品。系统管理员定期和不定期方式清除集团公司所有终端计算机病毒；同时各终端上配置防病毒软件， 用户可自行进行病毒的清除和预防，可以设置终端进行计算机病毒自动防治。3.7.7安全意识教育与严格的管理制度在系统中最重要的安全保密因素是操作人员，以上所有的安全都是由操作人员来实现的，所以必要的安全意识教育与严格的管理制度是系统安全与保密的重要组成部分。第四章主要功能4.1信

29、息系统的组成OA信息管理平台具有信息发布，文件管理，公文管理，电子邮件，会议管理，审批管理，人事与组织机构管理，日常办公系统，应用向导，外联数据库，手写批注，决策支持，信息系统的管理与维护和文件查询的功能。将单位内部、分散在各部门和个人管理的文件集中、统一管理在单位内部的信息管理系统中。而且通过栏目、权限构成的信息共享管理机制，使文件的使用更方便，管理更安全。4.1.1 OA 的登录与栏目的显示形式登录网络系统之后，启动浏览器(IE) ，输入管理员提供的平台网络地址。弹出1024*768，800*600 自适应界面。登录用户名由系统自动填入，用户只需输入密码，单击“确认”按钮，即可登录成功。进

30、入平台后，系统会提示您下载控件，此控件将屏蔽您的IE 菜单栏，使您在使用本系统时IE 处于全屏状态，不会对浏览其它页面造成影响。在平台的左侧可以看到平台的功能列表，列表的上方有三个栏目标签：首页、常用、全部。4.2信息发布4.2.1信息发布信息发布也可以叫作电子公告板。相当于日常办公中的公告板，提供发布各种信息的功能。如：公告、通知或启事等。信息发布采用向导式的信息发布模板，将企事业内部的信息发布进行管理， 通过后台管理器将其连接到栏目或模块中，它具有信息发布、维护、查询、归档、归档查询等综合的信息发布功能。对于信息发布的查询， 维护，归档等权限可以在后台进行控制， 发布的权限是用栏目来区分。

31、 工作中常用的文本信息，如：通知、报告、项目方案、宣传资料、规章制度等，按照组织机构，或者业务的分类，设计信息系统的栏目。 各类信息或业务数据发布到网上，以方便用户查询。查阅网上发布的信息、必须具有系统授予用户的权限。发布信息的模块通过管理器连接在客户端指定栏目下。 过时的信息、文件可以做文件归档处理，或者删除操作，也可系统自动进行归档或删除管理。 根据需要设置栏目，按部门、人员设置发布、查询、维护的权限，模板相同的信息、文件可进行转发。需要领导审批的信息文件发布后，需要经过领导审批后才会显示出来。4.2.2信息发布模板信息发布模板是信息发布的向导。 模板规定了信息发布时所包含的信息项目和形式

32、，可以在系统维护栏目里进行定义，目前模板提供 6 个字段， 1 个大文本字段，也可以带附件。附件的保存方式有两种： 1. 保存到数据库（ SQL SERVER）；2. 保存到文件夹，可选择是否立即可见和是否到期自动归档或删除。定义完的信息发布模板，可以链接到某一栏目，这样就确定了栏目。系统的管理员能够根据信息系统的栏目设置，设计多个模板。例如：公告、规章制度、项目方案等都可以设置专用的模板，一个信息模板可被多个栏目链接。4.2.3最新消息最新消息实际上是一个搜索引擎。是查询本级及以下各级栏目中是否有最新发布的信息。 用户可以按照最近的天数， 或者信息包含的关键字来搜索信息。 信息管理平台上可以

33、建立很多的信息栏目（最多可达一百万个栏目），每个栏目下的内容都会经常更新。 最新消息可以帮助你知道哪些栏目下有最新发布的信息。 最新消息是查询本级及以下各级有权限的栏目中是否有最新发布的文件信息。用户可以按“关键字”查询；按“天数”查询信息，按“关键字”和“天数”联合查询信息。4.3文档管理4.3.1文件归档文件归档系统是信息管理平台的文件库，不论是发布到网上的信息，还是客户端 ( 本地 ) 的电子文件都可以归档到文件库中。而且，还可以按照文件的分类和科目进行文档的分类。其他可以归档的项目包括： 会议纪要、 文件审批过程、 收文的办理情况、发文的审批过程等。 发布的信息归档： 发布到网上的信息

34、， 在超过时效期后， 可以选择归档保存，信息自动从该栏目下删除。 本地文件的归档： 对于需要保留的文件， 能够直接从客户端归档到平台的文件库中。 重要处理过程的归档：审批过程、会议纪要、收文处理、发文处理等重要的处理过程能够归档到文件库。保存：归档的文件存放在系统的数据库系统中， 可以由系统管理员安排定期的数据备份，使文件的管理更可靠、更安全。4.3.2归档文件的查询所有归档的信息都可以按照标题、分类科目、归档号、主题词、归档人、归档时间段等项目进行文件的查询，而且支持模糊查询。归档的会议纪要、审批处理、收文处理、发文处理的查询，不仅可以查询原文，还可以查询到处理过程的信息。4.3.3归档科目

35、维护系统管理员能够根据需要， 建立新的分类和科目， 并且可以在各分类和科目上设置用户的访问权限。4.4网上论坛网上论坛是单位内部人员信息沟通、 交流、学习的空间。 每个人可以发表自己对工作、时事等问题的观点，也可以对他人观点回复个人见解。论坛的管理人员可以建立新的论坛， 在论坛下还可以建立分论坛， 引导大家进行网上交流。 论坛可以是全网的论坛， 也可以是部门或相关工作人员等小范围的论坛。各个分论坛可以选择是否允许匿名讨论。论坛可以是一个自由发表个人观点的虚拟场所， 每个人可以以匿名的方式参加讨论，更适合大家各述己见，畅所欲言，利于解决问题，积累经验。论坛管理员（版主）可以提供论题，也可以删除不

36、恰当的见解。可以建立多个论坛、多个论坛管理员，定期清理论坛中的论点、论题、文章。4.5公文管理公文管理系统，以政府、企业机关现行办公体制和结构特点为基础，满足国家行政机关公文处理办法（国办 1993 年修订）、中国共产党机关公文处理条例（中办发 199614 号）等法规性文件要求，实现公文管理全过程的计算机自动化处理。以各有关单位为对象， 公文管理及远程传输系统实现局域和广域两种处理模式。局域方式是指公文流转在某一单位内部完成，例如：国家计划生育委员会内部。在此方式下提供收文、发文、拟办、批办、分发、签收、承办、查询、催办、传阅、统计、借阅、归档和删除等文处理全过程的计算机自动化处理。广域方式

37、是指公文流转在某两个或多个单位之间完成， 例如：国家计划生育委员会给各省（地区）计划生育委员会发文等。 在此方式下实现电子公文的远程传输、确认、接收和回执。国家计划生育委员会公文管理系统包括了收文管理， 发文管理，机要文件管理，督办管理等，以上各类文件（电报）都涵盖在公文管理及远程传输系统中。所以，以下将根据国家行政机关公文处理办法（国办1993 年修订）、中国共产党机关公文处理条例（中办发199614 号）等文件要求，从公文拟制、办理、管理、归档等在内的一系列衔接有序的工作，简单描述公文管理系统。4.5.1 收文管理收文管理主要是完成外来公文、稿件的登记、拟办、审批、阅办、归档、查询等功能。

38、根据企业内部用户职务的区别，系统授予不同角色的权限，从收文登记，公文拟办，到领导审批，最后到公文阅办、 公文管理，系统设置一个用户 （文书）来统一调度。选择专用的组件，可以实现全文批注和手写签名的认证。收文登记：收文员或总文书在公文办理过程中， 就公文的特征（公文条目、正文、附件等）进行记载。登记应当将公文的标题，密级，缓急，来文号，收文类别，来文时间，来文单位，主题词，阅览人范围，发往单位等逐项填写清楚。对于国家计划生育委员会而言， 收文类别分别有中央、 国务院来文； 各部委来文；各省区市计生委；直属挂靠单位：其他单位来文等。发往单位分别有办公厅，政策法规司，宣传教育司，计划财务司，科技司，

39、人事司，国际合作司，党委，纪检监察等。在收到文件后，录入条目、正文、附件等公文信息，其中，正文、附件可以扫描方式录入图形电子文件数据。拟办：总文书将收到的公文交办公室主任拟办， 以确定此公文由谁处理为妥，拟办结束后，公文返回给总文书。审批：总文书根据拟办意见呈领导审批， 领导将递交的公文作出审批后， 返回给总文书。阅办：总文书根据审批意见将公文交相关部门领导阅办；归档：总文书将文件、处理意见、阅办情况归档。4.5.2发文管理发文管理主要是完成内部文件的起草、内审、会签、传送、审核、签发、归档、查询、打印等功能。不同于收文管理的是：从文件起草、内审文件、会签文件、文书控制、到审核文件、 签发文件

40、，直到文件打印、 归档是一个严谨、 全面、综合的处理过程。不同权限的用户有各自特点的功能，如：在内审中有退回、会签、流传、撤消等功能。而且接受文件与处理文件结束，系统提示用户验证身份密钥，以保证文件流传的安全性、保密性。文件起草：一般是指由拟稿部门（人）负责，根据实际需要，拟制出文件草稿，包括文件的标题、编号、内容等所必要的基本信息。内审：当拟稿工作完成后，文件由拟稿部门（人）以电子文件的形式通过网络送抵有核稿权的部门负责人。 在阅览过文件后， 部门负责人应对此文件添加核稿意见，并做出相应的处理。部门负责人收到拟稿部门（人）的初拟文件并阅览后，要对此文件所述内容添加审核意见，同时，也可对文件进

41、行修改。与拟稿人一样，部门负责人在进行审核的期间，根据需要，可以对文件进行附件管理。在完成审核工作后，负责人员需对文件进行处理（退回文件或会签或送总文书）。会签：当拟稿部门（人）在拟稿完成后不需要审核，或部门负责人对某文件审核过时，根据公文流转流程定义将该文件送有关部门文秘处。 各有关部门文秘处收到会签文件后，填写会签意见，必要时，送部门领导批示，然后返回主办部门。主办部门收到所有会签文件后， 核查数量及会签意见无误时， 即根据流程定义送总文书。总文书：内审公文结束后将公文送总文书处理。 总文书可以作以下操作： 修改文稿，退回文稿，核定文稿，稿件签发，稿件成文以及稿件归档。成文处理：添加文号、

42、份数、发文单位、抄送单位等；发文 / 打印：网上发文，或网传送文印部门。根据领导签发的发文，将根据不同的单位：主送单位，抄送单位，报送单位，自动传送到相关文秘部门的发文登记中进行记载；并可送文印部门进行印刷， 免除了文秘部门的重复登记和文印部门再次输入，不仅快速方便，减轻工作量，同时，也杜绝了可能出现的错误.4.5.3公文查询公文查询是为用户提供对归档后的收文，发文进行检索的功能。 通过分类科目的维护对不同的人设置不同的检索权限。可以对文档标题，来/ 发文单位，主题词，登记 / 签发人，文号，文档类型，开始，结束时间进行查询。4.5.4重要发文显示与维护当成文归档文件发布后，文件显示在“重要发

43、文显示”下。若确认要删除所显示的文件，可在“重要发文维护”里进行删除。4.6电子邮件电子邮件在企业中是常用的信息传递方式，在 OA信息管理平台中，电子邮件分为内部邮件与外部邮件两部分。 系统提供的邮件采用浏览器模式， 使用方便、维护简单。邮件提供了自动回复功能和优先级识别功能， 同时可以上载附件或图片以及来件自动提醒功能等 （以下提到的审批管理、 会议管理及收发文管理等模块都有新工作自动提醒功能）。4.6.1内部邮件内部邮件是在企业内部网（ Intranet ）上运行的邮件系统。只要选定某人或某部门填写主题，内容就可以发邮件。编辑与撰写邮件：新邮件的功能是撰写和编辑邮件内容。邮件的存放管理：发

44、件箱是存放“发送”和“未发送”的电子邮件。 接收与阅读发来邮件：收件箱主要是接收、处理别人发来的邮件。 邮件的删除管理：垃圾箱则是管理需删除的邮件。用户按需设定新邮件的优先级。 设置邮件自动回复功能，快速得知对方是否收到邮件，选定某人或某部门，填写主题，内容，就可以发邮件。并且可以选择是否要自动回复功能。自动回复功能指收件人一打开邮件，系统就会自动给发件人一个邮件回复信息。4.6.2外部邮件外部邮件相当于把outlook的客户端程序做在我们的系统中了，当你选择一个 Internet账号，你可以添加，姓名、邮件地址、接收邮件的pop3 服务器、 smtp服务器、账号、密码，这与outlook添加

45、一个标准互联网账号是一样的设定，就可以进行收发外部邮件了，你在选择新邮件的时候可以在Internet收件人写一个标有互联网邮件的地址， 它会根据你设定的账号去做。其他收件箱、 发件箱都相似。只是分内部邮件和外部邮件。4.7单位部门工作单位部门工作包括部门的工作计划、 出差安排、工作动态、 公告板和单位的工作计划、出差安排、工作动态和公告板模块。各个部门可以在部门工作里进行工作计划、出差安排、工作动态的新增和查询，新增的各个部门工作可以根据需要进行发布， 发布后的工作， 系统自动显示到部门公告板里进行统一公告。同样，属于单位工作范围的工作计划、出差安排、工作动态，也可以在单位工作计划、 出差安排

46、、工作动态里进行新增、 查询和发布。部门工作里的工作计划、 出差安排、工作动态，经发布后可以上报到单位里相应的工作计划、出差安排和工作动态。1、单位工作计划此栏目列出单位内部新增加和已发布的工作计划列表，方便单位内部人员的查询。可以进行新增、查看、发布和删除等操作。2、单位出差安排此栏目列出单位内部新增加和已发布的出差计划列表，方便单位内部人员的查询。可以进行新增、查看、发布和删除等操作。3、单位工作动态此栏目列出单位内部新增加工作动态，方便单位内部人员的查询。 可以进行新增、查看、发布和删除等操作。4、 单位公告板在单位公告板中，系统自动将单位的工作计划和出差安排显示出来。您可以看到本单位内

47、部本周和下周的已发布工作计划列表；根据具体日期查询当日工作计划；设置查询条件，可以对出差情况进行查询操作。4.8会议管理OA会议管理系统是集申请会议、安排会议、发送通知、接收通知、会议记录、纪要归档于一体的会议查询、管理系统。 会议管理系统实施从查询会议室、预定会议室、拟订会议通知、发布会议通知、确认参与人员，到撰写会议纪要、传阅纪要、纪要归档的全过程流程式管理。申请会议：筹办会议前的各项准备工作。确定会议的时间、地点和参加人员，以及与此会议相关的附件，并发送会议通知。会议室查询：查看会议室情况来选择适当的会议室。会议通知：对“发送”与“未发送”的会议通知存放管理。签收通知：处理接收到的会议通

48、知和查看会议纪要信息。会议纪要：记录会议的过程和内容。会议归档：会议内容的归档保存。会议室管理：预定、查询、维护、修改会议室信息。4.9审批管理审批管理用于企业内部的办公和业务系统，如财务报销过程；申请项目过程；文件、报告、合同的审批、传阅等需要流程化处理的业务。 OA审批管理根据事件的整个处理过程包含定义、发起、会签、延续、审批、跟踪、查询、归档、委托和数字签名等功能。以事件为主线，全程记载事件的处理过程。流程的定义简单，处理过程中可以看到整具流程的参与处理人，可以进行会签和延续。 事件处理完成后可以实现流程归档处理。在一个流程项目中， 详细记载每一个处理人的处理方式和签署的意见， 最后还可

49、以将流程项目归档处理，保存事件处理的全过程。待办流程：等待当前用户处理的工作流程。启动流程：当前用户启动编辑好的工作流程，并发送给其它用户。流程管理：管理当前用户定义、启动的所有工作流程。查询流程：查询当前用户编辑或者定义并可以修改流传方式的所有流程； 查询其他用户发给当前用户，并经过当前用户处理过的工作流程。委托处理：委托其它用户处理当前用户的待办流程。数字签名：确认当前用户是否为使用工作流程的合法用户。4.10人事与组织机构管理人事与组织机构管理提供单位组织机构的隶属关系和各个部门人员的人事信息。 OA平台的人事与组织机构管理按各级部门嵌套为6 层，每层允许有99个部门。信息查询包括关键字

50、查询、多条件查询、 基本信息查询以及详细信息查询模式。系统维护包括部门、人员的添加与删除。为各部门设置不同的查询、维护、管理权限。各级领导按权限查询不同部门、人员的信息。普通用户查阅具有权限的信息。人力资源部门维护、修改各部门、人事详细信息。4.11 日常办公系统日常办公系统提供通讯录，时刻表，天气预报，工作安排，领导活动安排，个人办公等几项内容。4.11.1通讯录通讯录为用户提供以下信息：公司，联系人，部门，职务和联系方式。通讯录为用户提供了搜索，录入，维护（删除，修改）的功能。4.11.2时刻表时刻表包括航班时刻表和列车时刻表。航班时刻表是为用户提供以下信息：班次，航班号，起飞港，起飞时间

51、，降落港，降落时间，机型，航空公司。航班时刻表为用户提供了搜索、录入、维护（删除，修改）三项功能。列车时刻表是为用户提供以下信息：车次，起点站，发车时间，终点站，到站时间和途径车站。列车时刻表同样为用户提供了搜索，录入，维护（删除，修改）三项功能。4.11.3邮政编码邮政编码是我们每个人日常生活中经常用到的。为满足了用户的要求。 它为用户提供了搜索、录入、维护的功能。4.11.4天气预报天气预报是为用户随时查看已存入的天气信息：城市，日期，白天（天气状况，风力风向，预计温度），黑夜（天气状况，风力风向，预计温度）。并具有更改，添加，删除的功能。4.11.5工作安排合理调配个人工作日程，使用户有

52、条不紊、按部就班处理各项事务。全面提高的办事效率。工作安排有录入、搜索、维护（删除，修改）三项功能。4.11.6领导活动安排领导日程安排是登记企业主管和各个部门负责人日程安排情况的栏目，登记的项目可以供领导独自使用，也可以供其他部门共享查询。4.11.7个人日常办公个人办公就是为客户端用户提供一个私有的工作平台。平台的个人办公设有日常工作安排、通讯录、日程安排、工作计划等。用户可以根据不同的要求，通过应用向导制作不同的栏目。 这些栏目全部具有录入、 查询、修改、删除的功能。使用个人办公，真正使您的工作做到按部就班、循序渐进、事半功倍，繁重的工作、再大的压力都会使您感到轻轻松松、快快乐乐。4.12应用向导应用向导是专门为用户提供制作数据库应用程序的工具。 譬如，用户有一大堆客户的资料或数据信息需要管理； 用户没有存放这类数据信息的数据库， 用户又不精于编程序；那么，有没有一个工具管理这些信息既不需要数据库也不必编写程序代码呢？回答是肯定的。 应用向导为用户提供了管理这类数据的全部功能。 建立一个