采购专项审计通用方案

1、采购专项审计通用方案适用对象：内部审计、应付会计目录一、审计方案二、审计程序三、审计分工和日程安排四、审计所需资料清单一、通用采购专项审计方案1）、审计目的：根据公司的采购管理制度，对采购部门现阶段的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查和内控评估，揭示其 中存在的控制风险，并提出可行的建议和改善措施。2）、审计内容：1、采购管理制度是否有效和完善。2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。3、公司对采购主要业务环节（供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、询价、比价、议价、合同管 理、验收、退货、款项支付等）的管理、控制是否完善。4、对本年度审计问题进行后续追踪审计3）、审计范

2、围：20XX年X月一 20XX年X月期间的采购管理工作。4）、审计人员：5）、审计时间：、审计程序审计程序底稿索 引执行人复核人时间预算一、对公司采购制度完善性检杳、评价审计准备1、制度与流程：（1）收集公司采购管理制度，评价相矢的采购管理控制措施是否完 备，采购活动各阶段是否都有相尖的管理规范。（2）对供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、询价、比 价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等主要业务的管理制度进 行分析，判断其与公句政策是否存在差异以及差异的合理性，判别其对 实际工作能否起到管理控制作用。（3 ）用Visio等制图软件绘制采购流程图，判断其制度方面是否存 在控制缺失或薄

3、弱环节，冋时确认采购流程的效果与效率。现场审计一对准备阶段的问题、初步判断进行核实，并与米购部门的员工充 分沟通，对现有的米购制度作出客观评价。【要求】通过以上检杳，对米购管理制度体系的完整，性、预算管理体 系的健全和有效性、业务流程的清晰与否以及主要内部控制环节是否存 在、是否有实际控制力度等冋题做出客观评价，提出合理建议。二、采购管理主要业务工作的内控情况检杳1供应商管理阶段审计准备(1 )收集供应商管理制度。(2 )了解供应商管理系统。(3) 了解重要物资、固定资产价格收集系统及系统内价格信息的来 源。(4)获取人事组织架构图现场审计(1)从供应商管理系统获取本年度主要供应商清单，新进、

4、淘汰供应商 清单，以100%的比率查核新进、淘汰的供应商的引进、确认、淘汰是 否按制度执行，提供的资料是否支持其操作。以此来确认供应商评价制 度是否有效执行。(2)是否存在采购参与供应商评价，供应商管理系统口令密码简单易被 猜测,员工被咼职、调岗权限未及时注销的情况。(2)从价格收集系统调取重要物资及固定资产价格进行整年度或者几个 年度的价格分析性复核，或者借助第三方单位核实价格是否合理。对于 价格不合理的，则通过印制假名片或者虚构单位，对材料价格进行单独 询价，以确保采购价格真头合理。(3)抽查10-20家公刁主要供应商资质文件：包含营业执照、税务登记 证、组织代码证、法人代表身份证，从工商

5、局的官方网站调查了解该法 人的真实合理，性。通过将法人代表资料与人事入职登记资料核对或者电 话联系供应商，确认法人代表或者公司负责人是否为公司员工或家属。(4)价格管理部门是否充分利用了各种价格来源渠道，建立起 容量丰富 的价格信息资料库；对于获取的各种信息源，是否按照本公刁的物资种类进行了适当分类【要求】通过核对、分析,性复核、电话访谈等方式，确保供应商管理 人员已经保证虚假供应商及劣质供应商及时得到淘汰，入围供应商清单基本符合公司要求。:2、采购申请审批阶段审计准备(i)T解米购部门程招标方式、评标和中标标准。(2 )收集非招投标采购制度(3 )收集紧急采购管理制度现场审计八(1)从财务明

6、细账抽查69笔(可分原材料、固定资产和办公用品)需 招投标的大金额采购，检杳招标过程资料的完整性、主要控制环节的完 备性和合理性。对于重大物资或者固定资产米购，对于参与报价的供应商是否设 置了供应商准入机制，如设置年营业额、公司规模等。采购业务招标书是否详细具体，涉及到所采购物资的具体规格、数量、 技术要求。对于参与招标的单位，邀标应该高于5家，如果实际应标数低于3 家，是否废标，未废标的是否提报公司咼层审批。对于常规物资的采购的招投标检杳是否为随机从供应商系统内筛选，如 为新进供应商是否按照供应商管理制度进行了考核。参与报价的单位是单独报价，还是集体参与报价，对于集体参与 报价的，考虑是否存

7、在绑标的可能， 应建议单独与竞标单位分别 邀标报价。是否提供了样品，样品的质量是否符合公司要求，是否由使用部门或者技术部门出具了相矢的报告、是否要求对方出具质量检验报告等。采购人员不得参与评标。评标过程记录是否完整，技术标、商务标评定 方法是否合理，是否有技术部提供技术指标。定标程序是否符合集团及公司制度要求，定标理由(质量最优、价格最 低、送货时间最短)是否充足。(2)非招投标采购对于重复购置的物资，如价格明显高出前次购买所确定标准的计划价， 应将其作为重点审计对象，审计是否存在冋题。是否存在非采购人员采购，或者非采购人员采购后未由采购部门、使用 部门主管追认审批的情况。比价基础是否一致，如

8、物资的规格、型号、性能、采购是否有预算，非预算内的物资采购是否采购量大于公句需求，米购 的物资是否符合公司要求。询价、议价、比价有书面记录，如为电话询价，而对方未对报价做确认 则此类询价认为不合宜。(3)定点或者指定采购是否定期做材料、物资、服务的质量评估。对于质量出现严重问题的是 否要求对方赔偿或者限期整改。(4 )紧急采购是否定点采购或者协议公句，如指定的超市、五金公句、文具用口口， 低于疋金额的米购，疋否有发票。是否以适当形式事先通知价格信息部门，并于规定时日内补齐办 妥有矢手续。(5)互惠易货米购对于互惠易货采购是否真头合理，对方物资的公允价值如何确认。要求：结合后面的合冋履行、现场审

9、计，实质性判断以上采购提交、审 批的真实合理14。:3、合同管理制定审计准备(1) 了解公司合同管理(包括审批、存档、台帐管理等)的制度、流程 要求，实际操作管理模式，判断其与集团制度规范是否一致，差异合理 性，内部控制环节是否健全。现场审计(1)抽取固定资产、原材料、办公用品、服务合同各3份，检查其起草、法务审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司 要求。(2)检查所抽取合同内容的合理性：确认合冋矢键条款(数量、质量、颜色等)是否与招标书内容一致。如存 在差异，差异是否合理。检杳格式台冋的版本、内容与集团不范合冋要求是否相符。通过检杳法务审核章或者法务审核记录，检杳非格式合冋是否经法

10、务人员审核,检杳合同主要条款是否存在约定不足、不详、条款缺陷、不妥或不具操 作性，能否在维护公6利益的基础上力求公平、公正。合冋内是否对供应商逾期父货造成的财务损失和处理有规定。(3)检查合同的实际执行情况：根据业务实际进展情况，检杳合冋中矢于米购、付款、验收付款是否得 到执行。检杳合冋中约定的奖罚条款是否得到执行。检杳合冋付款台帐是否清晰、及时，并做到与起草部门、档案保管部门 及时核对，有无超出合同约定的款项支付，是否由未经法务人员审核的合同。合同是否编号，档案保管室是否防火防水，适于安全保管。【要求】通过对以上检杳，对公司合冋签署、审批、履行等主要业务 环节的内部控制情况做出客观评价，总结

11、经验，揭示风险，提出建议。4、验收入库审计准备了解公司仓库管理(验收入库、出库)的制度收集出入库单和台帐现场审计-(1 )是否采购人员参与验收(2)主要物资采购是否有技术部相矢人员参与验收。或者由对方出具(3)验收时，是否按照合冋核对具体的数量，重量，品相等，对于出现 瑕疵的物品是否要求对方退货，或者减免相应的应付款项，或者对供应商讲行女人罚。(4)出入库单是否为订本式，是否联号；对仓库所有物资设置了台帐。(5)对于长期未使用的资产是否编制了闲置资产清单(6)通过对使用部门的员工使用评价，了解采购的质量是否真实合理。(7)计量器具是否经过国家法定检验机构的检验并出具了书面 证明；内 部计量部门

12、是否定期检杳和校对计量器具；计量器具的操作是否正确合规；抽查计量记录并核对实物数量，验证计量的 :住确性(8)审查采购物资途中损耗。包括：是否制订了合理的路耗标准；实际 损耗是否控制在标准范围之内；损耗的处理是否合理。(9)物资是否按分区及编号有序排放；物资包装、标不是否符合规范； 易燃、易爆、剧毒等危险物资是否隔离存放；库房防火、防盗、防潮等 措施是否到位。(10)通过员工访谈等方式，锁定需要抽验质量的物资，审计部和质检部 门对物品进行再次审计抽查，以确保采购物资的质量(11)对供应商提供生产该产品的材料成本、人工成本、制造成本、管 理成本、运费、毛利率等数据进行复核(这个一般企业很少，制造

13、企业 也很少，备查。)【要求】通过对以上检杳，对公司物资验收入库做出客观评价，揭示 风险，提出建议。j (五)财务支付款阶段审计准备八了解公司财务支付款制度应付、预付款的明细账现场审计(1 )是否按合冋要求支付款，是否存在提刖付款的情况(2)是否存在对方无法提供银行开户账户，而是由他人代付，这种情况 要考虑是否存在舞弊。(3)是否存在预付款长期挂账的情况，而相应的服务和商品并未获得。(4)检查现有的支付款方式是否充分孚受了 “融资”的好处，是否要对 支付款方式进行调整。【要求】通过对以上检杳，对公司支付款做出客观评价，揭示风险， 提出建议。三、后续追踪审计审计准备将本年审计报告涉及米购部门的问

14、题，按照对公R造成的损失的 严重性进行分类归总。所需资料一审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报审批单、采购计划和物 资质量标准现场审计.对严重和非常严重的审计进行复核(1)现场逐项落实每类、每个问题的改进情况。(2)对问题改进情况进行客观评价，尤其区分舞弊问题和业务操作不规 范问题，对属于舞弊类型的问题需彻底查核并另行抽查35笔以验证其 整改效果。(3)提岀管理建议书。(4)根据管理建议书，通过审计宣导等方式，对各分子企业提出风险 控制要求。三、审计工作分工与计划【审计分工】XXX负责采购管理制度的评价、需招投标的物资的标书制作、招标、评标、合同管理、验收、财务支付等审计XXX负责供应商

15、资质、不需招投标物资及紧急采购物资的议价、比价、合同管理、验收、财务支付款工作的审计。XXXX负责本期问题的汇总并编制审计报告以及问题追踪审计【审计计划】1) 审计准备工作：1、收集、分析、评价采购管理制度。2、财务系统内导出截至查核日的采购费用明细账。3、了解公司本年采购预算、实际采购情况以及两者的差异。4、了解公司的招投标管理现状，包括：招投标方式、评标方式。5、了解非招投标物资采购的现状：询价、议价、比价。6、查阅前期审计报告得出前期已经存在的审计问题，汇总本期审计发现，分析、判断审计对象目前比较突出和 急需解决的问题。成果要求-1、工作过程需编制底稿记录。2、完成审计准备分析报告，确定

16、审计抽样的具体对象和现场审计重点。2) 现场审计工作：根据审计分工和审计程序要求完成现场审计工作。1、审计抽样内容：2、基本时间预算：(1) 首次进场会议(2) 制度评估-(3) 采购、合同管理、验收、付款审计测试 (4) 现场沟通会议(5) 审计问题的改善后续追踪审计-(6) 出具本年度审计管理建议书成果要求-1、 工作过程需编制底稿记录，矢键证据需复印。2、完成审计报告。四、采购审计所需资料清单1) 前期资料1、物资采购目标和计划；2、前期物资采购审计工作底稿；3、公司资料，例如公司结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大的公司系统变化等；4、财务会计资料；5、相尖制度规定，例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或协议 签定制度、凭证管理制度和定价策略等；6、外部信息资料，例如同行业相矢资料、物价水平和变化幅度、技术变化程度和供货商资料等；7、法律性文件。2) 采购申请和审批阶段：1、米购政策2、采购计划3、储备定额补库计划4、销售计划5、产品产量计划6、技术措施计划7、生产作业计划8、在制品期初存量和期