Excel 2000基本功

1、什幺是Excel 2000Excel 2000 是资料分析领域功能最为完备的工具软件之一。使用Excel 分析资料的方法主要有三种：电子表格、图表和数据透视表（PivotTable ）。用户可以使用电子表格的行和列输入资料，进而执行资料计算、查找资料、过滤资料等。可以把这些资料打印，或者使用图表组件来创建图表。从电子表格或者透视资料表组件输入资料，可以生成各种类型的图表。这些图表范围很广，简单的如数据直方图，复杂的如雷达图和资料分布散点图等。数据透视表提供了各种不同的视图，来帮助用户分析数据。有了这个工具，用户可以按不同的行或者列来将数据进行分类、过滤或者汇总，此外还可以对数据进行分解，看它是

2、如何生成的。什么时候适合使用Excel 2000几乎所有人都应该知道如何使用Excel 软件。该工具在执行简单计算（比如将一列资料相加）时表现非常优秀。它最适合处理的任务是预算、预测等，也非常适合对一列事情的维护和跟踪，尤其在用户需要对这些资料列表分类查找时更是如此。如果不是有更好的数据库工具Access 的话，也可以把它当成一个轻量级数据库来使用。另外，该工具也非常适合于创建图表以及查看数据库查询的结果。大体上来说，几乎所有基于数字的文文件都适合使用Excel 2000 。比如说用来分类查找、并且想按各种方式重新分类查找的列表（例如俱乐部成员表、个人收集的音像光盘等等）就很适合使用该工具。E

3、xcel 2000 是如何工作的Excel 2000 是一个数据处理器，其包含的工具用来帮助用户对资料进行格式化、计算和分析。用户创建的每一张工作表都有一系列的行和列组成。一列和一行的交叉部分组成一个单元格，其中可以包含文本值、数字值、公式或者对象。公式指的是一个包含了数字值、函数调用和到其它单元格引用的数学方程式。计算结果作为该单元格的值显示出来。图表工具从用户工作表当中输入资料，并根据这些资料创建一个图表。创建的图表种类很多，如条形图、扇形图、面积图、表面图、股票图等等。此外，用户还可以为这些图表添加图例、标签、标题以及其它元素，使这些图表变得更加容易阅读和理解。不仅如此，用户还可以选择每

4、一列的颜色，选择在背景中显示表格线，以及利用创建图表的数据来作为图例等等。所有这些特性综合在一起，就能够生成含义非常丰富的图表。联合使用Excel 2000 和其它Office 应用软件Excel 2000 生成的表格和图表都能够嵌入其它O ffice 2000 应用软件，比如Word 2000 和PowerPoint 2000 等。Access 数据库当中的资料信息也可以被Excel 用来创建工作表。更专业一些的事情，比如将Excel 工作表插入Word 或者PowerPoint ，或者从Excel 表格生成一个交互式的We b 网页等。无论其它用户是否安装了Excel ，他们都可以使用自己

5、的Web 流览器来处理这样生成的网页。数据透视表和图表也可以使用这种方式进行处理。虽然从技术上讲，SQL Server 不是一个O ffice 2000 应用软件（属于Microsoft BackOff i c e ），但是仍然将Excel 2000 做了改进，以利用SQL Server 的决策支持服务（也称在线分析处理OLAP ）作为其数据透视表的信息源。将工具栏恢复到OFFICE97的风格选择“工具”、“自定义”。这时将弹出一个带有三卷标栏的对话框。选择“选项”卷标栏，缺省情况下，“常用”工具栏和“格式”工具栏共享一行。使它们像Office 97 那样各占一行的方法非常简单：只要取消“常用

6、工具栏和格式工具栏并排显示”复选框前面的选中标记即可。富有效率地管理Office 2000 文件文件管理（或者缺乏该功能）可能是给计算机用户带来痛苦的主要原因之一。笔者过去接触过很多薪水很高的计算中心主管，他们将自己的所有档都堆放到“我的文文件”目录下，其结果是在六个月后需要这些档时却发现找不到了，结果把自己搞得痛苦无比。无论为一个文档起了多么好的名字，在成百上千个档当中找寻它都是要花费时间的。优秀的档管理技术从长远看不仅能够提高个人工作效率，还能减少个人的紧张程度因为你总是能够快速得到自己想要的数据文件。本章主要讨论各种各样的文件管理问题，其中包括将文件保存到什幺地方，如何查找自己需要的文件

7、，如何与使用同一软件早期版本（甚至是非Microsoft应用程序）的其它人协同工作，如何在同一个应用程序中一次使用多个文档进行工作等等。认识Office 2000 的文件扩展名在成功管理个人的Office2000文件之前，用户必须首先了解到底系统中的哪些文件属于Office2000文件。由于所有Office2000应用程序都引入了新的Web兼容能力，这个问题显然不会像听起来那样简单。尽管有些扩展名初看起来非常古怪（比如PowerPoint 的Web模板文件扩展名.pothtml）,但是在熟悉了该产品的某些最新功能之后可能就要经常使用它们了。Word2000无疑是Office2000应用程序套件

8、中最为常用的成员。在把Word 2000 的功能发挥到极至之前，你一定会遇到某些新的文件类型。Word2000 文档 .docWord2000 文档模板 .dotWord2000 HTML文件 .dochtmlWord2000 HTML模板 .dothtmlWord2000 富文本格式 .rtfWord2000 备份文件 .wbkExcel2000 文件类型及扩展名Excel2000 工作表 .xls 或 .xlbExcel2000 模板 .xltExcel2000 工作空间 .xlwExcel2000 HTML文件 .xlshtmlExcel2000 HTML模板 .xlthtmlExcel

9、2000 备份文件 .xlkExcel2000 Web查询文件.iqy逗点分隔值文件 .csvOutlook 2000 文件类型及扩展名Outlook 2000 条目 .msgOutlook 2000 模板 .oft通讯簿文件 .wabPowerPoint 2000 和Publisher 2000 文件类型及扩展名PowerPoint 2000 演示稿 .pptPowerPoint 2000 幻灯片 .ppsPowerPoint 2000 模板 .potPowerPoint 2000 HTML文件.ppthtmlPowerPoint 2000 HTML模板.pothtmlPublisher 2

10、000 文件 .pubAccess 2000 文件类型及扩展名Access 2000 项目文件 .adpAccess 2000 数据访问页面 .mawAccess 2000 数据库文件 .mdaAccess 2000 数据库文件 .mdbAccess 2000 HTML 文件 .mdbhtmlAccess 2000 HTML 模板 .vizhtmlAccess 2000 空白数据库 .mdn其它文件类型及扩展名Microsoft 组织机构图表 .opxMicrosoft Graph 2000图表 .graMicrosoft Office 搜索 .ossMicrosoft HTML 文档4.0

11、.html、.htm、.stm、.htwMicrosoft XML 文档4.0 .xml、.xsl文本文件 .txtJPEG 图像文件 .jpgGIF 图像文件 .gif位图文件 .bmpNetMeeting 白板文件 .whtMIDI 序列文件 .rmi、.midOutlook Express 电子邮件 .emlOutlook Express 新闻组文件 .nwsPXC 图像文件 .pcxRealMedia 文件 .ra、.rm、.ram、.rmm声音剪辑AU .au声音剪辑SIF，AIFF，AIFC .aif、.aiff、.aifc声音剪辑基本文件 .sndTIF 图形图像 .tiff、.

12、tifWAV 声音文件 .wav以最大限度地轻松使用为目的来组织文件 无论在家里还是在工作场合，打开“Windows 资源管理器”，你都看到了什幺？只有标准的“我的文档”文件夹以及其它所有标准文件夹，还是一个个自定义文件夹？ 显然，文件夹网络的复杂度取决于电脑的使用频率。如果你每个月因为要给亲戚朋友写信才使用一回的话，根本就谈不上文件组织问题；但是如果你是在工作、学校中不停顿地建立一个接一个的文档，那幺一个高度组织过的系统将会给你带来极大的便利。 你曾经见过堆积如山的文件卷宗吗？许多小型办公室内部的几个并排的小文件架算不上什幺，我指的是那些堆积如山的文件架，比如医生办公室中高达天花板顶部的文件

13、柜，至少有成千上万的文档放在那里。如果要查找某个病人的检测结果，助手必须首先找到正确的文件柜，然后打开正确的抽屉，浏览卷宗名称、翻寻文件夹、跳读其中的内容最后才找到那份文件。这个任务本身当然复杂，但是设想一下，如果没有这种嵌套式结构，在一堆乱糟糟的文件中找寻该是何等的困难。那将无异于大海捞针！一个结构化的环境在其它方面也能给用户带来方便。许多相关文档放到一起后，就可以一起拷贝到磁盘上，使用ZIP、RAR压缩成保存档案，或者将它们邮寄到同事那里；这都比单独零散分布要容易多了。好坏全看名字了 在创建文档时，为它起一个能够充分（并且要准确）反映其内容的名字。下面给出了一些基本技巧，帮助用户为文档起一

14、个非常重要的文件名： 好的名字胜过一切。这个名字应该尽量的短而描述性强。 如果要在每一个文件名和文档标题中包含公司名称（比如，将一个电子表格命名为CBCNS Budget ，将一个文档命名为CBCNS Grant Application 等），可以考虑为该公司创建一个文件夹（这样，文档就可以被简单地叫做Budget 或Grant App ）。当然，如果只供职于一家公司的话，可能根本就不需要将公司名称加入到文档名里。如果每一个文档名称前面部分的字母都一样，那又怎幺会快速找到其中的文档呢！总之，目的是为了使文档名字更加易于辨认。 如果文档和日期有关的话，可以考虑在文件名中加入日期或年份。比如，起一

15、个像Budget、New Budget 和Projected Budget 的名字就没有Fall 98 Budget、99 Projected Budget这些名字含义清楚。 按有利于个人工作的方式命名。如果个人工作涉及到许多种文档的建立，但是这些文档都是围绕着同一个实体展开的，那就可以在命名当中更多地考虑文档的内容因素，让文件名反映出文档的内容来。相反，如果你是一个为多个实体进行可行性研究的顾问，那幺文件名显然应该包括实体名称，并且要尽可能的显眼。生活中充满了矛盾 这些提示的某些原则看起来似乎彼此矛盾。比如，如果要文件名比较短小而富有描述性，又怎幺能够包含进日期、公司名和文档类型呢？答案很简

16、单。对初学者来说，应该尽量把文件命名和文件夹放置策略结合在一起使用。这两个策略并不是互相排斥的。实际上，它们应该并且也确实是协同配合才完成工作的。 需要牢记的是，此处的目标是保持到达给定文件夹（或目录）的入口最少。因此，你必须耐心仔细地审视自身的工作方式。哪怕是一些细枝末节（你一年之间能够创建多少文档，这些文档的类型大多是哪一种？）都将影响到你在机器上的存储方式。尽管现在已经有许多功能强大的文件搜索工具可以使搜索文件变得非常容易，但是这些都比不上从一开始就打好基础组织好自己的文件重要。共享和以前的Office 版本兼容的文件 你需要和使用Office 97 甚至是更早Office 版本的其它人

17、共享文档吗？如果你家里购买了一台预先安装了Office 2000 的新机器；但是上班用的却是Office 97 （或者相反情况），这时又该怎幺办呢？显然，如果问题只涉及到打印和向Web 发布的话，是否在文档中包含别处不支持的Office 2000 新功能无关紧要，读者照样能够看到一份外观很不错的文档。版本兼容性问题产生的场合一般是这样的：你需要和他人协作处理一份文档；或者别人必须使用老版本软件查阅你用新版软件完成的文档等等。其实，这些可能发生的版本兼容性问题的解决非常简单。Microsoft为此提供了多种方法。一种方法是，将文档以早期版本的格式进行保存。具体步骤为：在“另存为”对话框当中点击“

18、保存类型”文本框后面的下拉箭头，在弹出的列表中选择合适版本。使用这个方法，还可以将Excel 2000 电子表格转换成为Lotus 1-2-3 格式，将Word 2000 文档转换成为WordPerfect格式。另外一种方法是：停止使用和以前Office 版本不兼容的功能。这个方法在Word 2000 中的实现也非常简单：只要修改“选项”对话框中的“兼容性”标签就可以了。而在其它Office软件中实现该方法，则要求用户对以前版本支持哪些功能、不支持哪些功能有相当的熟悉。比如，在Excel 2000 中支持倾斜文本(angled text)，但在以前版本中可能就会产生极其丑陋的结果。从一开始就避

19、免协作差异 许多人协同工作制作一份大型文档（比如投资建议、商务计划、投资预算等）的事情并不普遍。这种情况下，如果每个人使用的Office 版本再各不相同的话，问题就更加复杂了。这时如何做才能使每个人的工作都轻松愉快呢？笔者深知：每个人都有让文档尽可能完美的冲动，他们从一开始就采用流行的格式、特殊的字体等等；但是在众多人协作完成文档的情况下，笔者则强烈推荐诸位从一开始就尽可能采用最为基本的格式建立文档。在整个工程“扫尾”时才去做那些修饰性的工作。这样，就不至于有丢失Office 2000 特有格式的危险。如此操作还有额外的益处：整个工作小组会有一种逐渐完成工作的成就感文档一开始很粗糙、用的是单字

20、体、并且通篇都有彩色的修改校对标记和注释，最后完工时得到的却是非常精美的、具有专业品质的文档。这种感觉的确很棒！命名工作表想象一个装满活页夹的档案柜，当观察一个只包含默认名称Sheet1、Sheet2.的工作表时就是这个样子。为什么不给工作簿的各部分赋予有意义的名称，将自己从不必要的麻烦中解脱出来呢？工作表名可以有31个字符，并且可以包含除/、？、*、之外的任何字符(包括空格在内)。工作表卷标的大小是自动进行调整的，以便显示完整的工作表名。这样，用户选择的名称将永远不会被隐藏。插入和删除工作表当用户在某个项目上工作时，可能会发现为诸如图形、图表或数据透视表创建额外的工作表将非常有用。这样，条目

21、不仅互相分开，并且很容易找到。要在工作簿中插入新工作表，可以依次单击“插入”“工作表”。这个操作将在当前选定的工作表前面给工作簿添加一个空白的工作表；用户可以按所希望的方式对其进行格式化。如果用户像笔者一样喜欢使用快捷菜单，可以在工作表卷标上右击，然后从弹出菜单中选择“插入”。删除一个工作表则更容易。要删除一个工作表，依次单击“编辑”|“删除工作表”或右击希望删除的工作表标签，然后从快捷菜单中选择“删除”即可。重命名工作表 在用户花了大量时间对工作簿进行了处理以后，可能会需要通过Web或将Excel文件发送给其它用户共享。在任何一种情况中，通过给工作簿卷标起一个清晰简明的名称，可以节省用户(和

22、工作簿收件人)的大量时间。使用合适的名称，可以使得用户不必深入研究冗长的关于工作簿内容的说明，并且它可以显著减少读者可能遇到的问题。遗憾的是，用户可能需要重命名某些卷标。 用户可以对工作表名称进行重命名：在工作表卷标上右击，然后在卷标上进行必要的编辑。改变工作表的次序 在用户完成了工作簿以后，可能需要重新排列工作表的次序。笔者创建工作表的次序很少会是这些工作表的逻辑次序，因此笔者都是自己完成这项工作。单击“编辑”|“移动或复制工作表”，将当前工作表移动到卷标上的不同位置。单击希望在其前面放置选定工作表的工作表名，然后单击“确定”关闭该对话框。 如果用户选定了“建立副本”复选框，那么该工作表的一

23、个副本将被放置在选定位置。在用户希望创建的第二个工作表建立在当前工作表的基础之上时，这个功能非常有用。 将工作表从一个工作簿移动或复制到另一个工作簿中可能是按次序进行的，但用户决定这样做时一定要非常小心。如果用户要移动或复制的工作表中的某个公式依赖于源工作簿中其它位置的信息，则结果将会出错。 已经说这幺多了，下面是用户将工作表从一个工作簿移动或复制到另一个工作簿中的步骤： 1) 打开接受工作表的工作簿。 2) 打开包含将被移动或复制工作表的工作簿。 3) 单击希望移动或复制的工作表标签。如果希望移动多个工作表，单击第一个工作表标签，按下Shift键，然后单击最后一个工作表标签(这些工作表需要相

24、邻)，或在按下Ctrl键的同时单击每一个工作表标签。 4) 右击工作表标签，然后从快捷菜单中选择“移动或复制工作表”，“移动或复制工作表”对话框显示出来。 5) “将选定工作表移动到工作簿”框列出目标工作簿。如果需要，可以使用下拉箭头按钮选择不同的工作簿或利用工作表创建一个新的工作簿。 6) 告诉Excel 要放置工作表的位置。可以将这个工作表放置在目标文档中任何一个工作表的前面，或通过单击所需选项将该工作簿添加到末端。 7) 默认情况下，Excel 将移动这些工作表，如果希望对其进行复制，可以选定“建立副本”复选框。 8) 单击“确定”按钮。使用财务函数计算贷款和折旧 也许表格最常见的用途是

25、进行财务信息分析。Excel有一组丰富的函数，执行每一种常规的财务功能以及许多专用功能。例如，用户可以使用Pmt函数，基于每期利率、期数、贷款现值、贷款的未来价值，以及贷款是在期初支付还是在期末支付，对月度付款进行计算。 假定用户希望购买一辆保时捷汽车，在首次付款后，仍欠5万美元，用户希望筹措这笔欠款。销售商已经提供给用户每年利率为8%的60个月贷款。借助于Excel的财务函数，用户迅速使用公式“=Pmt(8%/12,60,50000,0)”发现，用户的汽车梦在以后的5年中需要每个月支付1013.82美元。 除了标准贷款函数以外，会计师和其它商务专业人员可以使用某些更特殊的折旧函数，比如：DB

26、 返回一笔资产的固定递减余额折旧DDB 返回一笔资产的双倍递减余额折旧FV 基于固定利率和一系列等额分期付款方式，返回一笔资产的未来值NPV 基于折现率和一系列支付(负值)与收入(正值)，计算投资的净现值Pmt 基于一系列等额分期付款和固定利率，返回一笔贷款的每期付款额PV 基于一系列等额分期付款和固定利率，返回一笔贷款的现值Rate 返回一笔贷款或年金的各期利率SLN 返回一笔资产的直线折旧生成统计结果 “统计”这个词可能会使一些人胆战心惊，其实这种情形不应该发生。Excel中的许多统计函数，如Sum和Count，使得这些函数成为Excel中使用最频繁的函数。Excel中最常用的统计函数之一

27、是Sum函数。实际上，由于它用得是如此频繁，因此在工具栏上就有它的图标。正如它的名称所暗示的，这个函数对工作表上的一组值进行求和。当笔者对一系列数字(它可能是笔者每月的帐单，或计画从某个目录中定购的一组圣诞礼物)求和时，最喜欢使用这个函数。一般用户可能已经将这样的清单保存在一个Excel表格中了。使用Sum函数获得一个总和，然后，用户就可以只通过检查是否正确输入了各数字，即可检验这个值的正确性。再无需将大量数据输入到计算器中进行仔细检查了！另下面是常用的统计函数Average 计算区域内数值单元格的平均值Count 返回区域内数值单元格的数目CountA 返回区域内非空单元格的数目Max 返回

28、区域内的最大值Min 返回区域内的最小值Sum 计算区域内数值的总和StdDev 计算区域内数值的标准偏差Var 计算区域内数值的样本偏差使用比较函数 比较函数或者返回“True”或“False”，或者计算一个逻辑值以确定应当返回其它两个值中的哪一个。 例如，If 函数咋看起来更有用。考虑一个用来准备定合同估价的工作表。如果顾客消费超过2000 美元，他或她可以享受10%的折扣。假定用于估计的“小计”存储在D18单元格中，那么，公式“If(D182000,0,10%)”就可以用来自动计算正确的折扣了。另列出其它的比较函数。And 如果所有指定值为真，则返回“True”If 如果第一个值为真，则

29、返回第二个值；否则返回第三个值Not 如果指定值为假，则返回“True”；如果这个值为真，则返回“False”Or 如果至少有一个参数为真，则返回“True”使用日期与时间函数为2000 年做好准备 日期与时间函数允许用户对日期和时间值进行处理。资料值在Excel中是从1900年1月1日开始天数的存储的。如果用户输入两位数字的年份值在00和29之间，则Excel假定用户希望输入的年份在2000和2029之间。否则，Excel假定用户希望输入的年份在1930和1999之间。时间值是作为一个小数存储的，.000代表午夜，.500代表正午。这样，6:00 a.m.为.25，而.420 代表10:04

30、:48 a.m.。 用户可以使用这些函数执行大量不同的日期和时间计算。例如，用户可以通过使用Weekday函数从Datetime值中析取它是一周中的哪一天。然后对工作表排序，以按工作日对行进行分类。注意1900 、1901 、1902 、1903 、1904 。Excel 98 for Macintosh 将日期存储为从1904 年开始的天数。由于这与Excel 97 中使用的方法不同，Microsoft公司给Excel 2000 添加了一个设置，以让用户通过设置“选项”对话框“重新计算”标签上的“1904年日期系统”，在基准年之间进行选择。选定这个选项可以使Excel在用户载入在Macint

31、osh上创建的工作表，或正在保存将要由Macintosh 读取的工作表时避免出现错误日期。常用的日期与时间函数Date 将年、月和日参数转换成日期值DateValue 将一个包含有格式日期的字符串转换成日期值Day 从一个日期值返回当前的月内天数Hour 从一个时间值返回当前的小时数Minute 从一个时间值返回当前的分钟数Now 返回当前的日期和时间Second 从一个时间值返回当前的分钟数Time 将小时、分钟和秒参数转换成一个时间值TimeValue 将一个包含有格式时间的字符串转换成时间值Today 返回当前的日期Weekday 返回一个与当前一周内天数对应的数字，范围为1 7Year

32、 从日期和时间值返回当前的4 位数字年份对单元格类型进行检验 许多时候当对工作表中的值进行处理时，用户需要在执行计算之前确定单元格的类型。当将这些函数与之前的If函数组合使用时，用户要确保并没有试图对文本字符串或空单元格进行算术运算。常用的信息函数IsBlank 如果将一个空单元格传递给了函数，则返回“True”IsError 如果传递给函数的值是一个错误值(#N/A、#Value!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME？、#NULL)，则返回“True”IsLogical 如果将一个逻辑值传递给了函数，则返回“True”IsNumber 如果将一个数字传递给了函数，则返回“Tr

33、ue”IsText 如果将一个文本值传递给了函数，则返回“True”Type 如果指定值是数字，则返回1，是文本则返回2，是逻辑值则返回4，是公式则返回8在ExcelXP中无效，是错误值则返回16，是数组则返回64。折线图最基本的图表类型是折线图。折线图通常用来绘制一个值随时间的变化。它可以反映小型非盈利性组织不断增长的预算，或可以显示在过去5 年中本地儿童大批地从公立小学转向私立学校的情况。折线图简单地根据XY图提供的每个时间系列画一条折线。为了使图表更有效率，每个系列共享相同的资料点。典型地，资料点是一个时间值或某些其它周期性量度。为了使图表更有意义，每个数值在大小方面应相似；否则，用户不

34、能看到单个资料点之间的区别。柱形图 如果用户希望将某个项目与另一个进行比较，柱形图可以达到这个目的。用户可以创建一个柱形图，以显示在当前的United Way活动中公司中每一个部门的参与情况，或者用户可以向某个基金委员会说明自己的非盈利性组织每年为多少未成年人提供了服务，作为最近组织发展壮大情况的证据。 柱形图与折线图很相似：每个资料点在XY图上进行绘制。但是，柱形图是从x 轴到资料点之间绘制一个矩形，而不是将系列中的每个点用一条直线连接起来。与折线图不同，利用柱形图，用户几乎可以将任何事物作为资料点使用，如地区、产品和组织很好的数据点。 柱形图的一个特殊类型称为堆积柱形图。在这种情况中，来自

35、多个系列的数据点在一个柱形中显示。在用户希望说明来自多个系列的数据如何累加成一个数值的时候(如各部门的利润合计为总的公司利润)，这种图表类型很有用。饼图 如果读者还记得小学数学的话，一定还可以回忆起这些友好的饼图是如何帮助自己学习分数的基本概念的。 当用户希望将一个数值分为更小的几块，然后将每一块与整体进行比较时，经常使用饼图。通过创建多达7个资料的资料系列，就可以创建一个饼图。尽管在Excel中可以处理更多的资料点，但是扇形区太多将会使得饼图辨认困难，因为每个扇形区太小，没有代表性。 用户还可能希望显示与每个扇形区相关的饼图百分比，以强调每个扇形区与整体相比占有多大的份额。 尽量利用饼图！掌

36、握制图的技巧可能要花些时间。这个过程不仅仅包括了解在何时使用何种图表；用户必须做到足够明智，知道如何使自己的数字以可能的最满意方式显示。将下列数据作为一个例子：在1997年，用户的舞蹈公司只在公立小学演出了一场；但在1998年，这个数字为两场，并且本年已经定了4场。一个简单的饼图可以揭示出演出方面的稳定增长，但是这个将3年时间段作为整体、有一半演出被安排在1999年的饼图，其业绩如何增长太戏剧性了。花些时间使用各种图表类型对数据进行分析。读者一定会对自己的发现感到惊讶不已！ XY散点图 XY散点图与折线图很相似，除了它们都可以用来对成组资料制图以外。一个或多个y值系列按一组x值进行绘制。例如，

37、用户可以一种颜色绘制预计的销售额，而以另一种颜色绘制实际的销售额，这样用户可以看到这两种销售额的对比情况。 但是，与折线图不同，在X Y 散点图中，一组x 值并不代表一组特殊的点，只是代表值的延伸范围。当用户分析科学资料、对测量结果制图时，这种图表类型很有用。 思考问题要打破常规！用户可能希望考虑相对于数值来对数值进行标绘，而不是按时间考虑。例如，按汽车的性能、股票绘制价格，或者无论何种情况都清楚地表明了议价情况。 条形、圆锥、圆柱和棱锥图 条形图只不过是折线图的一种变型，柱形被从x轴移动到了y轴。可以将这种类型的图表当作横向的柱形图。当用户用于图表的水平空间多于垂直空间时，条形图很有用。 圆

38、锥、圆柱和棱锥图是柱形和条形图的变型，惟一显著的差别就是它们的形状。 使用简单图表可以带来好处 当用户试图制作样式清单时，使用形状不同寻常的图表可能会引起某些人的注意，但是笔者却会避开它们。这些年来，笔者发现它们很难辨认，并且偶尔会分散读者的注意力。在专业文档中，基本的柱形或饼图通常就够用了。雷达图 信不信由你，雷达图实际上是柱形图的一种变型。真正的唯一差别是资料点是相对于圆心绘制的，而不是按轴绘制的。这就意味着，柱形图上的一条水平折线看起来就像雷达图上的一个完美的圆。例如，当用户希望以几个分类对一组产品进行比较时，可能会考虑使用雷达图。一个平衡产品在雷达图上将显示为一个圆。如果两个产品都是平

39、衡的，则较大的圆指出了较好的产品。不平衡的产品显示的形状不规则，通常有一个或两个突出点，损坏了圆的外观。产品越平衡，形状就越规则。圆环图 如果用户希望使用相同的资料标志，但具有不同数据点的一个或多个饼图，可以考虑使用圆环图。一个简单的圆环图与去除了中央部分的饼图相同。通过选择多于一个的资料系列，圆环可以将多个圆环堆积在一起，彼此位于另一个圆环的内部。这样，用户可以很容易就看清多个资料系列的关系。气泡图 与XY散点图一样，气泡图根据连续的x值和y值绘制资料。利用气泡图(与XY散点图不同)，用户可以在图中包括绘制的每个点的另一条消息。这个值控制在每个点处绘制的气泡的大小。这个值越大，绘制的气泡就越

40、大。 当用户希望显示数值的精确性时，可能希望使用这种图表类型。气泡越小，绘制的数值就越精确。换句话说，较大的气泡表明，该点的正确资料可能位于这个气泡内的任何位置。另一种可能的用途是给XY散点图中通常显示的两条消息添加第三条消息。例如，用户可能希望将某些新计算机系统的价格和性能制成图表，并通过改变气泡的大小以反映可靠性。股价图 股价图以一个单一的图形元素代表多个数据元素。在该图表中，至少显示股票的最高价、最低价和收盘价。用户还可以在同一个图形元素中显示开盘价和开盘数量。要这样做，用户必须正确地安排原始资料的格式。对于最高-最低-收盘图，第一个系列必须与股票的最高价对应，下一个系列必须与最低价对应

41、，最后一个系列必须与收盘价对应。与别人共享工作簿 共享工作簿在网络环境中非常有用，用户可以在该环境中同时让多个人访问同一个工作簿。尽管共享工作簿对于项目上的协作非常重要，但是有时候资料应当避免未授权的分级的或非故意的修改。将工作簿标志为只读 共享一个工作簿的简单方法是创建一个原本，将其放置在其它人可以访问的档夹中。要确保只有用户自己能够对这个文文件进行修改，用户可以在保存这个文档时选择某些特殊选项。要保护自己的文档避免未经授权的修改，单击“保存”|“另存为”，显示“另存为”对话框。然后在“另存为”对话框上，选择“工具”|“常规选项”，显示“保存选项”对话框。用户应当选定“建议只读”复选框，然后

42、在“修改权限密码”文本框中输入一个密码。另一个对话框显示出来，提示用户重新输入密码。再次输入密码只是确认用户加入的第一个密码是用户确实需要或计划使用的密码。在输入密码、单击“确定”以后，就可以正常地保存文档了。 当其它用户试图打开这个工作簿时，他们会看到一条消息提示其输入密码(如果他们要修改这个工作簿的话)，或以只读模式打开这个工作簿。如果他们利用正确的密码打开这个文档，当他们试图对该文件进行修订并且保存修订时，一个提醒信息才会显示出来，提示他们应当使用密码打开该文件。 通过从“另存为”对话框中单击“工具”|“常规选项”，然后清除“密码”域，就可以清除工作簿的密码。还要清除“建议只读”复选框。

43、如果用户忘记了自己的密码，那就太糟了。没有这个密码，就不能打开自己的文档。如果像笔者一样，那可就有太多的密码要记了。在这样的情况下，用户可能希望记下这个密码，然后将其藏在某处。但是无论怎样做，请不要使用明显的密码，如自己的昵称或自己家中宠物的名称。这样的密码很容易被某些试图搞破坏的人破解。与自己的工作组共享工作簿 在可以与其它人共享工作簿之前，用户必须允许工作簿可以共享。要这样做，可以单击“工具”|“共享工作簿”，然后选定对话框“编辑”标签上的“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框。当然，允许一个共享工作簿并不会实现，除非将这个工作簿放置在共享文件夹中，如放置在每个人都可以对该文件进

44、行读写访问的文件服务器上。共享并不是真实的。共享工作簿并不是实时更新的，因此不要期望快速地看到其它人输入到他们的副本中的修订。要看到其它人作出的修订，用户需要保存自己的工作簿副本。注意，只有其它用户也保存自己的工作簿，某个用户才能看到其它用户的修订。 在允许自己的工作簿共享之前，用户可能希望检查“高级”标签上的选项。尽管保存一个修订记录很重要，但用户可能希望考虑实际上修订记录值得保留多少天。默认的30天对于大部分情况来说很合适，但是如果用户需要确定从工作簿创建开始以来文档中的每一个修订，这个数字很容易就显得太小了。由于用户不能立即看到其它人作出的修订，因此可以选择工作簿更新的频度。默认情况下，

45、在用户保存工作簿时，将使用其它人修订并保存的信息对工作簿进行更新。然而，用户还可以要求自己的工作簿副本每隔15分钟(或用户所选择的其它数值)更新一次。 共享工作簿的一个问题是，多个人可以对一个单元格的值进行修订。用户可以选择查看这些修订以选择正确的那一个，或者用户可以让Excel自动保存最近的修订。跟踪自己工作簿中的修订 对于大多数有多个人在其上工作的文档而言，标记每个修订是很值得做的一件事情。要在Excel中标记这些修订，可以单击“工具”|“修订”以显示“突出显示修订”对话框。要跟踪修订，选定“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”复选框。然后，用户可以确定是否希望跟踪每个人所作出的所有修订。

46、尽管用户可以选择只跟踪由其它人作出的修订，以及只标记从上次保存的修订或那些还没有检查的修订，但是跟踪每个人的所有修订可以确保不丢失任何修订。合并多个工作簿 当用户正在使用共享工作簿时，可以让别人在他们的本地工作簿副本中进行修订，然后再将修订合并到原本中。单击“工具”|“合并工作簿”显示典型的“打开”对话框，用户可以从中选择希望与当前工作簿合并的文件。在选择了文件后单击“确定”，对这两个文档进行处理，在新文档中修订的单元格被合并到原本中。如果用户选择了让Excel完成，则最近的修订将被保存。 为了正确地进行合并，用户将要合并的文件名必须与原本的名称不同。同样，要合并的文件必须是从当前的原本派生而

47、来。 为什么要用宏 正如我在前面讲过的那样，Office丰富的特性使用户很少有理由去钻研未知的领域宏。尽管这些特性常常对用户帮助很大，但是在很多场合，Office提供的这些特性不能胜任的任务，宏却能够胜任。 我们以Word为例，在前面的章节里，你可能还记得，Word 的自动图文集限制在255个字符以内。如果你所做的工作只是添加公司的名称或服务标记，那它是太好不过的了。但如果你负责为一个小的非盈利的动物福利组织撰写赠款记录，想调用Word文文件综述或组织的历史吗？当然，你可以从其它的文档中拷贝并粘贴过来。如果按两个键就能拖动想要的文本，难道不更简单吗(没有说更快)？不要去搜索包含文本的文档，不用

48、选择文本，不用拷贝和粘贴。考虑一下你保存的所有这些步骤。如果你每天都重复地执行相同的键击和鼠标移动，这一系列的步骤都可以录制成宏。注意，Excel也是录制宏的工具。如果你每天都得输入令人无法容忍的长长的公式，或办公时经常要使用标准而又复杂的公式，那幺就要自定义一个宏。 一般用户经常将Office作为独立的一套工具使用，但邮件合并和PowerPoint演示文稿可能例外。有时，在使用一个工具时从另一个工具中获取信息的做法是很棒的一件事。例如从Access数据库中提取信息，然后将其插入到已经格式化的Word文档中。或者用Excel将每天销售的统计数字上载到Intranet上，经理每天早晨的第1件事就

49、是看看最新的数据。 最后，你可以用VBA创建自己的应用程序，或者直接使用Office提供的工具执行复杂的任务。这种性能能够生成一个应用程序，用于创建自定义的商业建议，建议中包括了用Excel表示的供给和劳力的极限以及针对特定客户的自定义Word封面信函。你坚信宏编程的确对你有用吗？我认为应该有用。解释宏和VBA 在本章的开始几段，我想谈谈VBA宏编程语言。不要让名字把你给吓住了。在Microsoft采用VBA作为它的宏编程语言的背后，还有很多的故事呢。信不信由你，在开始的时候，每个应用程序都有自己的宏编程方法。这不仅使学习宏变得更加困难，而且程序之间不能协同工作。在过去的几年里，Microso

50、ft决定将Office做成互操作的应用程序套件，而不是简单地将分散的程序集中起来。很清楚，这需要通用的宏编程语言，这就是VBA产生的原因。它利用Microsoft基本编程语言Visual Basic的强大功能和易用性，将Visual Basic 引入Office中，如同“剪辑库”这样的通用工具的共享一样。 当使用VBA时，你会发现对于不同的应用程序，VBA要求提供的信息类型有一些细微的差别，那是因为不同的应用程序完成的是不同类型的工作。在本书中，我不会花费大量的时间来讨论宏的编程，但我会告诉你如何在Word和Excel中开始创建自己的宏。Word和Excel是使用最为广泛的Office应用程序

51、。在Excel 2000 中录制宏 假设你开了一个小商店，专门收集各种商标名，并想在Excel中管理库存。对于每个主要的商标都有标准的折扣。除了明码标出每种商标的折扣外，还可以创建一个宏，该宏取出每个商标的价格，并自动计算它们的售价。所有这些都可以用Excel宏来实现。按照以下步骤，开始在Excel 2000 中录制宏：1) 打开应用宏的工作簿，然后单击菜单条上的“工具”“宏”“录制新宏”。2) 在“宏名”框中，输入一个有意义的宏名，然后在“说明”框中输入一些信息。3) 在“保存在”下拉框中，选择下列值之一： A、“当前工作簿”（缺省）宏仅适用于当前工作簿。 B、“个人宏工作簿”只要打开Exc

52、el，宏就可用。 C、“新工作簿”启动一个新的空白工作簿，宏胡新的工作簿中可用。4) 注意“快键键”框里前面跟有“Ctr+”，在框内单击，输入一个字母，构成宏的快捷键。5) 单击“确定”按钮。6) 用鼠标或者键盘开始一步一步地创建宏。完成后，单击左边的“停止录制”按钮。单击此按钮关闭按钮条并将宏保存到指定的位置。在Excel 中运行宏 如何触发宏明显依赖于你所选择的提供宏的各种方法。如果你除了录制宏外，什么事都不干，可以通过选择“工具”“宏”“宏. . .”来触发宏。显示“宏”对话框时，选择要使用的宏名，然后单击“运行”按钮。何种方式好用，你说了算 我要强调的一点是：如果有人会告诉你，利用现有

53、的宏有一种最好的方法，请别相信人家说的鬼话。在过去的若干年里，我碰到过许多鼠标一问世就迷上使用鼠标的人。按照定义快捷键的步骤定义快捷键对这些人而言，毫无意义。因为他们从来就不使用快捷键。同样，对于离不开键盘的人来说，他们将Ctrl+C看作是拷贝命令，而不使用工具条上的按钮或菜单项。对于这些用户，不要去跟他们讲使用按钮的美妙之处，因为他们一直钟情于自己喜爱的快捷键。不要去做一些无谓的工作。但是，如果其它的人会用到你录制的宏，那幺你应该考虑这个问题，提供各种操作方式满足不同用户的需求，因为易于使用是最终目标。当然，如果按照正确的步骤，你也可以通过快捷键、专门的菜单项或者工具条上自定义的宏按钮来访问

54、宏。删除宏 如果有一天，你不再需要创建的宏，可以轻松地将其删除。如果不是在不得已的情况下，为什么要把硬盘或文文件文件搞得乱七八遭的，对不对？ 删除宏，从菜单条上单击“工具”“宏”“宏. . .”，打开“宏”对话框，单击删除的宏名后，单击“删除”按钮，这样，宏就永久性地删除了。修正宏 假定你创建了一个Word 宏，它能自动插入公司董事会董事的姓名和头衔，后来，有位董事结婚了，要修改她的名字。或者是你爸爸和妈妈的计算机商店搬到一个更大更好的位置，因此你想修改所有的地址信息。 不要害怕。你不必重新录制所有的材料。一场小小的“战斗”就能解决问题。尽管可以使用VBA编辑器，但没有必要去熟悉编程语言来修改文本中的简单变化。开始修改宏的文本，请按照以下步骤进行：1) 打开一个档，这个档能访问你想编辑的宏。只有当你将宏只用于单个档时，才出现是否能访问宏的问题。否则，你可以打开任何一个文档（包括拥有宏的应用程序中新的空白文档）。2) 在菜单条上，单击“工具”|“宏”|“宏. . .”，打开“宏”对话框。3) 选择要