科技档案管理基础培训讲座PPT

1、 目录 基本概念 企业档案意识创新趋势 我国企业档案管理体制的改革 企业与现代企业制度 企业（enterprise ）是依法设立的集合生产要素、 并在利润动机和承担风险的条件下、为社会提供产 品和服务的基本经济单位。 企业的特征： 1、企业直接为社会提供产品或服务 2、企业行为的直接目的是追求利润 3、企业必须实行独立核算、自负盈亏。 4、企业拥有经营自主权 5、企业是依法纳税单位 6、企业不能行使非企业的职能 企业与现代企业制度 所谓企业制度，是指以产权制度为基础和核心的企业组 织制度和企业管理制度。企业制度是由国家特定的法令 和条件所规范和约束的，是企业处理内部关系和外部关 系的行为准则。

2、 1、从企业的形成历程来看，企业作为生产的基本经济组织 形式，其产生本身就意味着一种社会生产基本制度的确 立。即企业制度同企业是相伴生的。 2、从法律的角度来看，企业制度属于企业经济形态的法 律范畴。目前国际上泛指的企业制度一般包括业主制企 业、合伙制企业和公司制企业三种基本法律形式。 3、从社会资源配置的方式上看，企业制度是相对于市场 制度和政府直接管理制度而言的，是被作为市场制度和 政府直接管理制度之间的一个中间层次引入的。 企业与现代企业制度 所谓现代企业制度，是指在现代市场经济条件下，以规 范和完善的法人制度为主体，以有限责任制度为核心， 以股份有限公司为重点的产权清晰、权责明确、政企

3、分 开、管理科学的一种新型的企业制度 现代企业制度的特征 1、产权特征 2、保值增值特征 3、责权特征 4、效益特征 5、制度特征 科技档案科技档案：科技档案是在科技生产活动中直接形成并保 存备查的科技文件。 科技文件：科技文件：是指在科技生产活动中，按照一定的程序和 要求形成的原始记录。 科技文件管理：科技文件管理：是指科技基层单位所进行的科技文件的 形成、积累、整理和归档等具体工作。 科技档案工作：科技档案工作：是指以完整地保存和科学地管理科技档 案，充分发挥科技档案作用为目的的诸项管理活动的总 称。 科技档案工作原则：科技档案工作原则：集中统一领导，分级保存，维护档 案的完整、准确、系统

4、、安全，实现档案的有效利用。 科技档案的相关概念 保管单元：保管单元：具有有机联系的、价值标准相同、密级标准相同 的最小信息组合。主要形式有：卷、册、袋、盒、盘、张、 件等。 全宗：全宗：即立档单位（全宗构成者 ）。具体到一个科技生产单 位来说，其能否成为一个立档单位，主要看该单位是否具备 以下条件：1该组织可以独立行使职权，能以自己的名义单 独对外行文；2该组织是一个会计预算单位或独立的经济核 算单位，可以自己编造预算或财务计划；3该组织设有管理 人事的机构和人员，并有一定的人事任免权。 科技档案机构科技档案机构 （综合档案室、科技档案馆、科技信息中心等） 科技档案数字化科技档案数字化:在计

5、算机系统及其相应程序的环境下生成和 控制的归档信息及其管理工作。 企业档案意识创新趋势 一、企业档案意识的个性化趋势 历史记录国家财富信息工具信息资源 1、国家档案意识 2、领导档案意识 3、民众档案意识 利益第一，工具第二，发展第三 二、企业档案意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业档案意识 法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业档案意识 法治化的重要保障。 3、确保企业档案资源的安全与合理利用，维护企 业自身利益，是企业档案意识法治化的主要目的。 4、确保档案工作人员的工作权力，明确其工作职 责，是企业档案意识法治化的重要条件 三、企业档案意识的资源配置化趋

6、势 1、把企业档案作为企业重要的信息资源来看待，是 现代企业管理进步的必然趋势。 2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开 展企业档案资源配置的主要原因。 3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为 企业档案资源合理配置的实现提供了必要的技术 平台。 现实工作中， 我们常常会因 机构职责不清 和信息传递不 流畅而导致互 相扯皮推诿。 abc 12 档案部门 我国企业档案管理体制的改革 两种不同的管理目标国家馆藏与企业资源 计划经济条件下 国家档案馆国家档案馆 企业 机关 事业单位 国家规模的档案事业：国家规模的档案事业：由国家档案行政管理部门掌管， 所有组织和个人的档案均为党和国家的

7、财富，基层单位 的档案部门是国家档案馆的中转站。 个人 市场经济条件下 国家档案馆国家档案馆 企业企业 机关或组织 事业单位 个人 在市场经济条件和现代企业制度下，企业作为独立的法人实体，生存与发展是其基在市场经济条件和现代企业制度下，企业作为独立的法人实体，生存与发展是其基 本目标。本目标。企业文档信息是企业人力、资金、信息三大资源之一。对于文档的管理，企业文档信息是企业人力、资金、信息三大资源之一。对于文档的管理， 必然以企业的基本任务为指针。从资源管理的角度来看，企业文档信息工作应当纳必然以企业的基本任务为指针。从资源管理的角度来看，企业文档信息工作应当纳 入到企业基础管理活动的范围中来

8、，实现规范化、集约化和自动化。企事业单位的入到企业基础管理活动的范围中来，实现规范化、集约化和自动化。企事业单位的 档案不属于国家档案馆的必须进馆范围。企业的档案意识、文档工作目标、管理规档案不属于国家档案馆的必须进馆范围。企业的档案意识、文档工作目标、管理规 范、管理方法、管理体系等都面临着改革。范、管理方法、管理体系等都面临着改革。 现代企业制度对企业文档形成者和利用者的影响现代企业制度对企业文档形成者和利用者的影响 1 1、企业的任何员工或任何岗位，实际上已经、企业的任何员工或任何岗位，实际上已经 成为企业文档的形成者和利用者成为企业文档的形成者和利用者全员的概念全员的概念 2 2、企业

9、的任何员工或任何岗位，都拥有具体、企业的任何员工或任何岗位，都拥有具体 的文档形成任务和完成任务的标准的文档形成任务和完成任务的标准责任的概责任的概 念念 3 3、企业的任何员工或任何岗位，都必须在企、企业的任何员工或任何岗位，都必须在企 业可控制的范围内利用企业已经生成的文档信业可控制的范围内利用企业已经生成的文档信 息息有效利用的概念有效利用的概念 4 4、企业的任何员工因任何原因离岗，都必须、企业的任何员工因任何原因离岗，都必须 清理和移交自己责任范围内的文档材料清理和移交自己责任范围内的文档材料信息信息 资源属权的概念资源属权的概念 制度与规范制度与规范文件形成管理文件形成管理 管理体

10、制设计管理体制设计 价值鉴定价值鉴定 归档管理归档管理 利用与安全管理利用与安全管理 实体分类实体分类 信息分类信息分类 企业文档企业文档 管理体系管理体系 自动化管理系统自动化管理系统 企业文件档案工作体制结构企业文件档案工作体制结构 文件档案管理委员会 主管部门或企业档案中心 档案部门或岗位 信息管理部门 职能部门及下属机构 一、集中式 综合档案部门综合档案部门 内部机构内部机构 内部机构内部机构 内部机构内部机构 领导领导 这种方式起源于80年代后期， 在企业升级工作中被认定为最 理想的企业文档管理模式。其 优点是全部档案资源由一个档 案部门掌控，便于安全管理和 集中开发利用。不足之处是

11、实 体的过于集中，极大地削弱了 文件现实作用的有效发挥，不 能很好地为企业高速运转服务。 二、分散式 综合办公部门综合办公部门 文书档案室（员）文书档案室（员） 财务部门财务部门 财会档案室（员）财会档案室（员） 人事部门人事部门 人事档案室（员）人事档案室（员） 技术档案室（员）技术档案室（员） 科研生产部门科研生产部门 基本建设部门基本建设部门 设备部门设备部门 基建档案室（员）基建档案室（员） 设备档案室（员）设备档案室（员） 领导领导 三、集中与分散结合式 管理、指导关系管理、指导关系 信息交流关系信息交流关系 文档管理部门文档管理部门 中间性文件中心中间性文件中心 领导领导 各机构各机构 员工员工 初始级 initial 事务型 经验型 价值型 特征 c 成熟度 m 一致型 持续型 可重复级 repeatable 优化级 optimizing 已管理级 managed 已定义级 defined 价值 v 1 2 3 4 5 1、一般事务 性工作。 2、兼职管理 状态。 3、文档留存 比较随意， 有存无取状 态明显。 4、无制度， 无工作流程 1、专门性工 作。 2、专人专岗， 经验式管理。 3、有基本归 档要求。 4、文档留存 界限不清晰 1、专业性工