燕京啤酒管理信息系统成功案例分析

1、燕京啤酒 管理信息系统成功案例分析（张瑞君 谢广军等）1.企业简介 北京燕京啤酒集团公司是 1993 年以原北京市燕京啤酒厂为核心发展组建的国家二级企业， 燕京啤酒集团现已成为中国啤酒行业吨位最大的“航空母舰” 。北京燕京啤酒股份有限公司（下文简称为燕京啤酒）是燕京啤酒集团的上市公司， 2000 年 燕京完成啤酒销售量 141 万吨；实现销售收入 25 亿元；实现利税总额 9.2 亿元。北京燕京 啤酒股份有限公司的组织结构图如下所示。 燕京啤酒是目前沪深股市啤酒类上市公司的龙头股， 就其优良的质地而言， 称之为食品酿酒 业的蓝筹股也是毫不过分的。 燕京啤酒拥有雄厚的技术力量

2、， 精良的生产装备、 先进的生产 工艺和国内最先进的产品检测仪器， 全面实现生产控制自动化， 产品全部按国际标准组织生 产，综合实力处于世界先进水平。一个企业的成功固然与其生产技术息息相关， 然而管理的科学与否直接影响到这些先进的生 产技术能否真正给企业带来效益， 良好的技术只有与优秀的管理思想相结合才能产生预期的 效果。作为一个大规模的企业， 企业管理水平的高低依赖于其信息化建设情况和信息管理水 平，企业管理系统是企业管理思想的体现。燕京啤酒的成功与其科学管理有着密不可分的关系 ，本案例将对燕京啤酒管理系统进行剖 析，探寻其成功的经验。amteam.o

3、rg2.燕京啤酒管理系统解决方案2 1 总体目标 rg燕京啤酒股份有限公司在 1991 年已经实现财会电算化，而业务处理一直处于手工状态。随 着企业规模的日益增长，业务量也逐渐增加，手工处理方式带来的各种弊端开始暴露出来， 侵蚀着企业的收益， 阻碍了先进管理方法的运用。 特别是啤酒行业的特点： 啤酒是一种保质 期短的液体饮料， 这一特性决定了啤酒行业是一个地域性较强的行业， 企业的兴旺很大程度 上依赖于本地市场的占有率， 因此加强销售管理十分必要。 信息时代的销售管理对企业管理 系统的建设提出了迫切要求， 1998 年燕京啤酒股份有限公司开始制定新的战略目标:将企业 管理与

4、计算机技术、 网络技术、 数据处理技术相结合， 将当代高新技术应用于业务流程管理 与控制中，建立包括采购、库存、销售、财务管理和控制为一体的管理系统。 为了实现这一目标燕京啤酒与用友软件股份公司合作， 实施了强强联合的战术： 管理系统 采 用用友 ERP 通用软件 ，解决企业大部分管理问题；对于企业特殊的业务处理模块采取定制 开发来实现，并保证 ERP 体系基层数据的正确性和连贯性；对于未来新增设的业务部门， 原系统已经为扩展功能预留了相应的接口， 为企业完全达到协调统一的集成化提供支持。 这 样满足了企业的管理模式高标准的定位， 又保障了企业的即得利益， 实现企业的平稳过

5、度和 持续发展。 22 硬件方案 由于燕京啤酒公司财务、 销售、 仓库等部门位于不同的办公楼，办公楼之间相距上千米，为 了便于各部门实时传递信息， 加强对各部门的管理和监控， 需要在公司厂区内建立一个内部 网。整个网络分为二十多段：计算机中心、财务部、销售一部和包装物科、销售二部、销售 三部、销售五部、供应部以及 15 个库房。服务器存放于计算机中心和财务部，型号是 PDC PLH3000 。各段内的计算机通过双绞线连接到 HUB 上，不同办公楼之间用光纤连接。 这种解决方案为实现企业内部信息共享、 传递提供了硬件设施， 为燕京啤酒管

6、理系统的运转 提供了硬件平台。23 软件应用方案 用友公司综合分析燕京啤酒的业务特点以及管理需求后， 给出了该公司管理系统的软件应用 方案。软件构架设计以专项应用为主 （表现在界面设计与应用操作） ，以标准模块为核心 （中 心数据流选用标准软件） 。这样可保证升级的余地大，与财务软件衔接容易，同时核心业务 更加规范。 燕京啤酒管理系统主要由财务系统、销售管理系统、采购管理系统和存货管理系统等构成， 目前采购管理系统为预留系统。 销售管理系统包括销售开票、 送货管理、运输费管理、 结算 管理、 退货管理、退变质酒管理等模块， 存货管理

7、系统主要包括包装物周转管理、 扎鲜啤酒 桶周转管理和产成品库房管理等模块，财务系统主要包括总账、固定资产管理、工资管理、 应收应付管理、 UFO 报表、现金流量表、财务分析等子系统。各模块之间实时传递信息， 完全实现了销售、财务信息共享。其功能结构图如下所示： 北京燕京啤酒股份有限公司 根据其组织机构设置和管理需要， 采用如下站点分布方案： 软件站点数使用部门财务系统15财务科销售管理20销售大厅包装物周转管理7包装物结算处扎、鲜啤酒桶周转管理3销售大厅库房管理15仓库领导查询20管理者办公室3燕京啤酒企业管理系统

8、 应用效果评析燕京啤酒企业管理系统在实现企业信息共享、 加强业务控制和利用信息加强企业管理等方面 取得了显著的成效。3.1 满足财务和业务协同，实现企业信息共享财务系统、 存货管理系统和销售管理系统之间实现了数据的自动传递功能， 其数据传递关系 如图一所示。销售发票一次录入， 销售业务信息全公司使用， 即在销售管理系统中输入销售发票， 由计算 机自动编制会计凭证、自动登记各相关账簿， 实现一张发票一次录入， 仓库、全公司各业务 部门会计、 统计的总账、 明细账、业务台账由计算机一次完成。这就从根本上解决了长期以 来

9、一直困扰财务的账务串户、错账问题， 解决了部门与财务、 仓库与财务等账账不符、 账证 不符的问题； 实现了数据共享和信息的有机集成， 全公司各部门可以根据管理需要和相应的 权限及时、 准确地获取财务、业务以及管理信息； 销售部门和仓库部门数据的共享，为杜绝 假票现象创造了条件，手工条件下，会出现利用假票骗取企业利益的情 况，使用计算机后， 只要录入票据的保密信息系统就会自动显示该票据的全部真 实信息，票据的真伪当即就可以识别。 32 降低原始数据错误率，减低企业经济损失，保证统计信息真实性 销售发票的管理是销售业务

10、处理中的关键问题， 销售发票的信息含量非常大， 包括客户信息， 产品信息、 包装物信息等等， 手工开票过程中出错频率很高。 尤其是在业务量大的销售旺季， 人工所开具的票据很容易出现产品有误、 包装物有误和价格有误等问题。 这些问题的出现很 可能造成公司经济损失， 而且企业统计信息、 内部管理信息都来自于这些原始数据， 数据入 口的错误会引发后续信息的失真。在燕京啤酒管理系统中，录入销售发票的界面如图二所示。 系统对于产品和客户信息都提供了参照， 可以直接从系统中选取而不需人工录入， 而且在系 统中选定某产品后， 其对应成套包装物会自动进入销售发票。 这种

11、便捷的录入方式不仅减轻 了操作员的劳动强度， 而且最大程度地消除了发票原始数据错误的可能性， 为企业对外保送 报表和提取内部管理报表等提供了准确的数据源。图二 录入销售发票界面33 强化客户满意与忠诚度管理 客户是企业存在和发展的支柱， 维护客户的权益、 在客户心目中树立良好的公司形象至关重 要。燕京啤酒在企业运作过程中强调以客户为中心的管理， 因此用友公司在燕京啤酒管理系 统的规划中，从大模块的设计到每个功能的实现处处体现着这一理念。33 1 退货管理考虑到客户可能因经营策略的变化或别的原因，

12、 需要将已经购进的产品退回企业的情况， 该 系统专门提供了退货管理模块，对客户因故退货进行管理。332 退变质酒管理考虑到啤酒的保质期短， 为了不使客户因产品变质而遭受损失， 该系统提供了退残酒、 变质 酒模块，对客户用变质酒换好酒进行管理。33 3 票据挂失管理 手工条件下， 客户票据丢失后可以在销售大厅挂失， 但是可能会因销售部门和仓库部门信息 传递不及时， 或者由于挂失时间太长使得挂失信息对业务员而言变得模糊， 导致挂失后的票 据仍然被拾到者用于提走货物。 在燕京啤酒管理系统中提供了票据挂失功能， 票据一经挂

13、失， 销售部门和仓库部门能立即共享挂失信息，客户不再会因为票据丢失而需要承受损失。 334 以淡定旺的营销管理啤酒销售的季节性很强， 在淡季企业会出现供不应求的现象， 在旺季企业往往会出现脱销的 情况，怎样在维护企业形象的情况下为客户提供一个公平竞争环境是燕京啤酒在销售过程中 所需要考虑的一个重要问题。 在该管理系统中， 可以对客户淡季购买情况进行统计分析， 然 后决定其在旺季的购买量，为旺季客户购货量问题的解决提供了以淡定旺的定量分析方法。34 加强产品管理，满足市场需求 对于产品的研究分析是管理的一个重要组成部

14、分， 不同的产品适合不同的市场， 不同产品其 市场需求量也不同， 同一种产品在不同时期其需求量也不同， 这些信息不仅直接影响到产品 的销售，而且决定着产品的生产。34 1 产品畅销程度分析 在燕京啤酒管理系统中可以进行不同产品销售统计分析， 了解产品的市场欢迎度。 其分析表 如图三所示。 产品销售统计表（按存货）2001-01-01 至 2001-01-31 产品编 号产品名称规格单位销售数量销售金 额发货数量已收款合计 金额图三 产品畅销程度分析表针对各

15、种产品的畅销程度， 相应采取不同的销售策略。 同时， 产品的销售情况也直接影响到 产品的生产计划的制定，对于畅销产品必须加大生产量，对于滞销产品则应减少产量。342 产品销售期间分析啤酒作为一种大众饮料， 其生产和销售具有很大的季节性， 旺季的销售量甚至已经达到销售 淡季的 4-5 倍。在该系统中，可以进行产品销售期间分析，分析表的表样如图四所示： 产品销售期间分析表销售期间产品编号产品名称规格单位销售数量销售金额 图四 产品销售期间分析表 通过产品销售期间分析， 掌握各种产品不同时期的销售情况

16、， 有计划的安排不同时期的生产 数量，从而也决定了不同时期的生产能力需求， 管理生产设备的部门可以据此安排设备的检 修计划。 销售淡季和旺季适合不同的营销策略， 各期间的销售情况分析为营销策略的制定提 供了依据。 此外， 销售数量的变化会影响对销售业务员的需求， 人力资源部门可以通过这项 统计分析来安排不同时期的销售人员。343 产品质量分析啤酒的保鲜期很短， 产品变质的原因绝大多数情况下是由于过期导致的， 但也不能排除另外 一个原因： 产品本身质量问题， 因此有必要对啤酒的变质情况进行分析。 在燕京啤酒销售管 理系统中可以对产品的变质情况进行分析， 了

17、解是否有产品的变质情况超出常规， 可以有针 对性的查找异常产品变质率过高的原因，相应采取不同的解决措施。35 业绩考核有据可依，部门、职员评价科学合理 怎样使业绩考核更科学， 更有说服力， 一直是理论界和实务界研究的重要课题。 在该管理系 统中为部门业绩考核、员工业绩考核提供了定量分析方法，使业绩考核更科学合理。351 科学考核部门业绩就部门业绩的考核来说， 考核依据和方法有多种。 但对销售部门而言， 最令人信服的考核依 据应该是销售统计分析资料。 在燕京啤酒销售管理系统中， 可以按部门对各产品各时期的销 售情况进行统计分析，如图五所示。amteam.o

18、rg 产品销售统计表（按部门） 2001-01-01 至 2001-01-31部门代码： 销售合计金额： 部门名称： 已收款合计金额：产品编 号产品名称规格单位销售数量销售金 额发货数量已收款合计 金额图五 部门销售统计表将不同时期的部门销售统计表进行纵向比较， 分析部门业绩变化情况， 查找引起这些变化的 原因； 将不同部门的销售统计表进行横向比较， 考核不同部门的销售业绩， 为部门评价及实 施奖惩制度提供依据。352 科学考核员工业绩amteam.or手工条件下， 由于每天销售业务量很大， 而且销售业务员众多， 对业务员业绩的管理和

19、考核 全凭部门领导平时的印象。 在燕京啤酒管理系统中， 对公司职员尤其是销售业务员， 系统能 进行跟单管理， 管理者可以通过该系统了解哪笔业务由哪个业务员负责， 在某个时间该业务 处于什么状态等等详尽信息； 职员期末业绩考核的进行能以其统计信息作为依据， 考核结果 更能为员工所接受。36 加强应收账款管理，加速资金周转燕京啤酒已有近千家客户， 手工条件下如果对客户的应收账款进行管理， 则需要为每一个赊 销客户建立一本明细账。 否则， 无法对每个客户进行应收账款分析，及时催收应收款项。在 客户数量众多的情况下， 为每个客户都建立一本账， 不仅可能违背成本效

20、益原则， 而且信息 不准确、不及时。因此，即便企业已有很先进的应收款管理方法，手工处理方式也制约了这 些方法的使用，造成应收账款管理上出现失误。 在燕京啤酒管理系统中，可以进行账龄分析，账龄分析表如图六所示 应收账款账龄分析表20001120001231账龄金额占该账项余额的 %金额 占该账项余额的 %一年以内一年至二年二年至三年三年以上图六 应收账款账龄分析表 通过对各客户所欠款项进行账龄分析， 可以快捷、 全面地了解其欠款情况， 及时对应收款项 进行催收， 加速资金周转， 减少坏账损失； 同时燕京啤酒是上市公司中采用账龄法计提坏账 的第一家，账龄分析表为账龄法的使用创造了前提条件。37 及时、准确的对外提供报表，为利益相关者提供决策信息北京燕京啤酒股份有限公司是上市公司， 其财务数据必须对