美的生活电器财务审批制度附件一：费用报销及付款操作指引

1、附件一： 费用报销及付款操作指引 为规范和指引各单位费用报销及付款操作，明确相关人员责任，特制定本指引。一、原始票据规定各单位经营过程中所有涉及产品购销、资产购置、业务推广、售后服务、差旅、办公及业务接待等经济活动，所发生的财务收支结算业务，一律凭国家和公司认可的合法票据作为财务核算的原始依据。（一）原始票据分类：1、增殖税专用发票；2、产品销售普通发票；3、服务行业专用发票（广告、咨询、餐饮、旅业）；4、运输企业专用发票及票证（汽车、火车、轮船、飞机）；5、特殊行业规定的专用票据（银行、邮电、保险）；6、财政部门印制的行政事业单位专用收付款凭据；7、国家规定的其他票据；8、公司内部自制的结算

2、票据（工资单、转帐通知单、资产入出仓单、内部使用的收付款凭据等） （二）原始票据填写规定：1、殖税专用发票应包括的内容：购货单位全称、法定地址、税务登记号码、开户银行及帐号、购置产品、货物名称（凡名称用英文或数字代码的一律应写明中文名称）、规格型号、数量、单价、增殖税率、税额、大小写金额以及供货方单位名称、地址、税务登记号码、发票或财务专用印章、经办人签名等2、除增殖税发票以外的其他票据包括的内容：发票名称、客户详细名称、商品或服务项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位名章；3、汽车、火车、轮船、飞机专用票据包括内容随行业定；4、所有发票必须复写或电脑打印，票据不得

3、涂改，字迹必须一致，大小写必须一致，按照发票规范的填制要求填写并签名、盖章，对发票格式不能列明详细资料的，必须附详细的货物清单。5、增值税票、运输票开出的日期与付款日期必须是为三个月有效期内。二、单据填写规定（一） 差旅费报销单：本单适用于人员出差差旅费报销时填写。1、 同行出差，出差地、出差时间完全相同的，必须同填一份报销单，不允许混淆交叉填报；2、 同行出差，出差地、出差时间不完全相同的，需提供说明作为报销单附件；3、 同一份报销单如涉及多人冲帐或付款的，须在单据上注明；4、 同一次差旅费报销必须一次性报帐完毕，不允许分期、分批报帐；5、 在出差过程发生的差旅费预算外的其它费用，需提交相关

4、的审批报告，与差旅费同时报销。6、 跨越事业部与产品公司出差的同行人，在费用报销时需提供费用分摊明细表，同时要有本人签字确认。7、 在出差期间需提供相应的住宿发票，以此做为出差的实际天数进行核定。（不做报销金额的核定标准）（二） 费用支出报销单：本单适用于除差旅费、对外单位付款之外所有费用开支业务报销时填写；1、业务费票据仅限广东省内发票，出差发生业务费要同差旅费报销一起办理，并按单扣减补助20%。业务费实行定日报销，每月10日、20日为报销日期；2、岗位业务费在每月工资发放后7日内报销按部门汇总进行报销；3、工人因加班需提供加班餐时，必须有费用申请报告，加餐签收记录表，在每月25日前与供应商

5、进行清算;4、管理基金、团队活动建设基金使用均需按福利和奖励基金管理办法，报日电集团人办资源部、投资部备案的审批。团队活动建设基金特指每年8月旅游费用，凭有效的旅游发票与合同报销入帐;管理基金所发生费用记入各公司福利费。（三） 付款申请单：本单据适用于所有对外单位付款时填写。（四） 报帐核销预付款或个人借款时，应在单据的右上角注明“核销预付款”或“核销个人借款”字样以及核销金额。如报账人与借款人不一致的，应特别注明“核销借款”字样。三、单据粘贴规定 1、所有单据的附件必须收集完整，附件资料与相应的发票归集在一起，排列顺序从上到下依次为发票、业务报告、合同文件、价格文件、验收或入库凭证和其它附件

6、资料；2、票据必须正面向上粘贴，增值税发票必须用大头针或曲别针钉装，其它发票和附件资料用胶水粘贴整齐，粘贴位置以单据左上角为准，向右、向下厚度均匀，不得将发票内容覆盖，也不得用钉书机钉装。粘贴的票据不得超出单据所覆盖的范围，超出部分需裁剪或折叠整齐。四、研发费用付款规定1、 研发材料付款：计入研发费用技术开发费，付款需附文件：立项申报表、市场调研或市场可行性评估报告、正式合同、材料入库单，验收报告，全额发票;2、 研发设备、模具付款：计入研发费用技术开发费，付款需附文件：资产付款所需资料，市场调研或市场可行性评估报告，批量试产记录表，全额发票，研发总结报告。五、模具、资产付款规定1、 模具、资

7、产付款严格按照合同进行；2、 预付款或第一次付款1） 办理预付款或第一次付款时需要的资料均为原件，包括一期款的发票、合同、定价文件、新产品新增零部件申请书或补充模具制作计划书（模具用）、固定资产申购表或审批表（资产用）、投资项目申报表及审批表（资产在某项投资预算中或工程项目用）。2） 低值易耗品一次性采购金额5000元以上的必须签订合同；3） 如对方单位名称发生变更，导致开票、收款单位与合同签订单位不符的，则需要对方开出变更证明，并加盖变更前和变更后的公章（原件）。3、验收期付款。1） 模具验收付款需提供合同复印件、模具工装验收单、付款金额相应发票（只能为当月或上月发票）；2） 设备验收付款需

8、提供合同复印件、固定资产验收单、相应付款额发票；3） 低值易耗品验收采用清单格式，由各领用部门签字确认；4） 如果第二期未验收，不需要附验收资料，但必须附送货单和发票；5） 验收单填写要求：日期、资产类型、经办人、使用部门签收等必需填写。资产名称、类别、用途、制造商等表格中信息按照实际情况填写。为方便给资产编码，要求每项资产占一行，即每行所填写的数量均为1，合同价格与合同金额相等。4、支付尾款需提供合同复印件。各单位财务必须在单据右上角注明发票号码，或提供尾款发票；5、付款申请单中付款用途请写明是第几期付款，写明合同编号。6、模具变动的处理1）使用过程中的模具发生的维修费、改模费用，根据合同的

9、签订来确认处理方法;a、在模具没有验收的情况要将所发生的费用计入模具的总价值中，b、已完成验收及尾款已付，但没有摊销完的模具要追加资产值，已完成摊销的，所发费用直接计入本期发生，c、付款所要的文件与验收付款资料相同，同时还需附修模、改模补充协议书或合同更改协协议，改模、修模验收报告。六、资产类单据使用（一） 出厂物资凭单使用规范：出厂物资凭单适用于以下物资出厂：1、 出厂测试的成品样机、零部件样品等，经各研发中心申请出厂；2、 海外客户需要的样机，经海外营销公司申请出厂；3、 出厂认证用的样机，由制造管理中心申请出厂；4、 出外试模的零部件、材料，经技术工艺或研发中心申请出厂（直接由仓库领用出

10、厂的除外）；5、 电脑、打印机等it资产出厂需经it资产管理员签字；6、 其他非经仓库出厂的物资；（二） 出厂物资凭单审批流程：1、 经办人填写“出厂物资申请表”，由相关部门负责人审批；2、 出厂物资申请表必须详细写明归还日期、发往单位、发外事由等；3、 出厂物资凭单备注栏必须注明发往单位、归还日期等相关信息；4、出厂物资凭单必须经各单位财务中心经理签字；5、 未办理验收的模具、设备出厂使用模具工装外调单或固定资产外调单，并提供付款相关说明，经科室负责人签字，必要时财务部将停止付款。流程节点：出厂物资申请表部门负责人出厂物资单财务资产管理财务经理七、材料付款规定（一）材料月度付款1、各单位每月

11、20日前提交付款审批明细表，付款单位必须是装机60天的供应商，经财务部长审批后3个工作日将付款计划导入scp系统，便于供应商查询，出纳每月15日前按计划付款完毕；2、家电公司大宗原材料采购付款为月结30天；3、为提高付款效率，月度付款原则上只安排当月应付帐款余额不低于一万元的单位，当月应付帐款余额不足1万元的累计到以后月份再付；4、特殊情况付款：对于以下几种情况，可以根据实际情况列入月度付款计划，但各产品公司财务必须在每月27日前知会财务部并报送书面资料： 1）小额付款，即金额不足1万元的付款； 2）已签订终止协议的供应商清算余款； 3）因特殊原因需暂时调减其付款金额。（二） 货到付款付款资料

12、要求：发票、材料入库单、采购合同（或免招标申请、紧急采购申请单）。 （三） 预付材料款1、为降低风险，原则上不对供应商预付货款。特殊情况需预付货款的，必须提交书面申请，经财务部部长同意后方可办理（经销商指定供应商或生产急需小批量的材料、条码和菲林采购预付款除外）；2、预付款必须签订合同，合同必须载明确定的数量和金额以及预付款的条款；3、付款资料要求：预付款申请、采购合同（或紧急采购申请）；待添加的隐藏文字内容34、采购部门在收到材料后，必须督促供应商在15日内开具发票并提交财务入帐，以核销相应的预付款。超期核销的，财务部门将通知人力资源中心在其工资中扣除。八、 进口材料付款规定（一）信用证付款

13、：具体见集团外币付款操作指引 （二）t/t付款 付款资料要求：采购委托书、报价单、付款申请单 （三）进口关税1、付款资料要求：海关缴款书原件/复印件、进口报关单付汇联复印件（有海关印章）、采购合同；2、时间要求：自海关开具缴款之日起15日内企业必须到银行缴款，否则将对企业收取万分之五的滞纳金。办税人员在收到缴款书原件后，必须在90天内到税局认证； 九、退还保证金规定1、 退还保证金必须提交收据原件； 2、已终止合作关系的供应商退还质量保证金，需提交供应商业务终止清算确认单、供应商往来余额调节表、收据原件和合同复印件，如果是分次退还，第一次退款时复印收据一份，由财务在复印件上注明未退金额，作为第

14、二次退款依据。十、付款流程跟踪 为跟踪各项付款单据的流转和付款情况，保证业务的正常进行，特对各项付款审批和查询做出如下规定：（一） 财务管理部在协同平台上按照分权及授权情况建立各项付款的审批流程，选择路径为：企业建模财务管理部；流程名称流 程 节 点提交产财签收产财审核财务部签收财会审核部长审批产品公司签收产财记帐出纳签收1万元以上材料付款流程业务经办人各单位财务各单位财务熊丽波会计经理熊丽波（代）业务经办人各单位财务归口出纳1万元以上费用付款流程业务经办人各单位财务各单位财务熊丽波会计经理熊丽波（代）业务经办人各单位财务归口出纳1万元以上模具设备付款流程业务经办人各单位财务各单位财务熊丽波会

15、计经理熊丽波（代）业务经办人各单位财务归口出纳注： 1、出纳的分工：何少霞负责电饭煲，冯淑婷负责电磁炉和电水壶，叶玉云负责饮水设备，陈银霞负责职能部门和营销公司； 2、各经办人不能准确判定各流程节点人员时，请与各单位财务管理中心查询； 3、单据采用电子签收方式，为保证工作的计划性，财务部每天上午10：0011：30和下午16：0018：00签收和发放各单位单据，其余时间不予办理（紧急单据除外）； 4、现金付款或材料月度付款计划不需要启动电子审批流程； 5、一万元以下(含)的付款流程由各单位根据需要自行决定是否设立上述流程。（二） 经办人提交给财务部审批的单据，都必须在协同平台上启动相应流程，对没有启动流程或流程不符的，各流程节点人员有权驳回流程和退回单据处理；（三） 付款单据编号由以下项目组成：经办人全名+年（2位）+月（2位）+日（2位）+流水号（2位）组成，同时在实物单据右下角标注清楚，没有编号的单据不予受理；（四） 对于紧急付款的，经办人在启动流程时要予以说明，同时在提交实物单据时告知出纳人员。