浙江省住房公积金业务档案管理暂行办法

1、附件1浙江省住房公积金业务档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为规范和加强住房公积金业务档案管理，维护各项业务档案的安全完整，更好地为住房公积金管理工作服务，依据中华人民共和国档案法、国务院住房公积金管理条例、浙江省住房公积金条例等规定，结合我省住房公积金管理工作实际，特制定本办法。第二条 住房公积金业务档案是指住房公积金管理机构在办理归集、提取、贷款等业务活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史真实记录。第三条 住房公积金业务档案真实记录住房公积金业务管理过程，是国家档案的重要组成部分，也是住房公积金管理工作的基础和查考公积金管理水平的重要依据。第

2、四条 住房公积金业务档案实行分级管理。省住房和城乡建设厅（以下简称建设厅）负责对全省住房公积金业务档案管理工作进行综合管理；各市、县（市、区）住房公积金管理机构分别负责本辖区内住房公积金业务档案的收集、保管及利用，同时受上级和本级档案行政管理部门的监督和指导。第五条 各级住房公积金管理机构要高度重视住房公积金业务档案管理工作，将其纳入本单位工作计划范畴，建立和完善档案管理各项规章制度，在人员配备、经费开支、库房建设等方面给予保证。第二章 档案机构、人员及其职责第六条 各级住房公积金管理机构应设立综合档案室，作为本单位档案管理工作的职能机构，并明确分管领导，配备专职或兼职的档案管理人员，负责管理

3、指导本单位的档案工作。各级住房公积金管理机构的各内设部门应确定一名兼职档案人员，负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。第七条 综合档案室职能（一）宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规，并结合本单位工作实际，制定本单位档案工作各项规章制度，集中统一管理本单位各种门类和载体的档案资料；（二）对本单位各部门文件材料的积累、整理、立卷和归档工作进行监督和指导；对下级住房公积金管理机构的档案工作进行监督和指导；（三）编制档案检索工具，应用计算机等现代化管理手段，建立档案数据库并积极提供利用；（四）大力开发档案信息资源，编研参考资料，为领导决策、机关建设服务；（五）按照档案保管

4、期限，对已超过保管期限的档案在相关部门配合下，进行档案价值的鉴定、销毁工作；（六）按规定做好到期档案的移交工作；（七）办理领导交办的其他有关档案业务工作。第八条 档案工作人员职责（一）认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；（二）指导本单位各部门做好文件材料的收集、整理、归档工作，提高档案管理质量；（三）做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；（四）对档案进行科学分类、排列、编号，库房达到“八防三无”（即防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠、无霉变、无遗失、无差错）的要求；（五）维护档案的安全，做好对档案的科学管理和保护工作；（

5、六）监督指导下级住房公积金管理机构做好档案工作；（七）做好档案利用服务工作，编制检索工具，迅速准确地提供利用；（八）积极做好档案信息化工作，提高档案现代化管理水平；（九）遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案机密的安全。第九条 各级住房公积金管理机构档案工作人员应热爱档案工作，熟悉业务，遵纪守法，忠于职守。档案管理人员应定期参加档案业务专业知识培训，不断提高档案业务素质和管理水平。第十条 住房公积金管理机构档案工作人员按照国家有关规定，评聘档案专业技术职务。各级住房公积金管理机构应保持档案工作人员的相对稳定。在调动工作时，应做好交接工作。第十

6、一条 有下列行为之一的，视情节轻重，对直接责任人予以经济处罚；情节严重的，依据国家档案法律法规等有关规定，对直接责任人依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）将业务活动中形成的应当归档的文件、材料据为已有、拒绝交给档案部门的；（二）损毁、丢失档案或对应保密的档案泄密的；（三）擅自销毁或撕页、涂改、抽换档案的；（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成损失的。第三章 住房公积金业务档案的分类第十二条 住房公积金业务档案包括住房公积金归集档案、住房公积金贷款档案及住房公积金提取档案。（一）住房公积金归集档案是指在住房公积金归集业务中形成的各类文件材料的总称，具体包

7、括：1.新建制缴存单位登记、信息变更及审核材料；2.职工个人账户设立、新增、转移、封存、销户等业务信息变更表；3.缴存工资基数、缴存比例年度调整清册；4.缴存年度对账清册及回执；5.缴存单位建立住房公积金制度年度验审表；6.办理归集业务中需要归档的其他材料。（二）住房公积金贷款档案是指在住房公积金贷款业务中形成的各类文件材料的总称，包括住房公积金个人贷款档案、住房公积金贷款楼盘管理档案、房屋抵押登记管理档案。1.住房公积金个人贷款档案，具体包括：（1）住房公积金贷款申请审批表；（2）借款人有效身份证件、婚姻证明复印件；（3）购买、建造、翻建或大修自有住房的合同或协议及购房发票（收据）、契证、房

8、屋所有权证复印件等相关材料；（4）首付款证明或者建造、翻建、大修住房自筹资金证明；（5）住房公积金借款合同和抵押合同、保证合同；（6）借款合同变更申请的相关证明；（7）贷款发放凭证；（8）异地缴存证明；（9）借款人面谈记录；（10）贷款结清的相关证明；（11）办理个人贷款业务中需要归档的其他材料。2.住房公积金贷款楼盘管理档案，具体包括：（1）通过工商年检的营业执照复印件、开发资质证书复印件、开发企业同意为购房者办理公积金贷款提供担保的决议原件、经审计的上年度财务审计报告等开发企业相关材料；（2）当地政府批准的商品房项目立项文件复印件；（3）管理中心、开发企业等签订的合作协议；（4）商品房预售

9、许可证、土地使用权证、规划许可证、施工许可证等复印件；（5）房屋结顶的相关证明材料；（6）楼盘管理中需要归档的其他材料。3.房屋抵押登记管理档案，具体包括：（1）房屋预告登记证明；（2）房屋他项权证或预抵押登记证明。（三）住房公积金提取档案是指在住房公积金提取业务中形成的各类文件资料的总称，具体包括：1.住房公积金提取申请表；2.提取人有效身份证件、直系亲属关系证明复印件；3.购买、建造、翻建或大修自有住房的合同或协议及购房发票、契证、房屋所有权证复印件等相关材料；4.还贷提取等相关证明材料；5.退休证明、与单位解除劳动合同证明、户籍注销证明或死亡证明；6.租房合同、房租发票；7.重病、特困等

10、特殊群体提取时，维修基金、物业管理费发票、物业维修费等相关材料；8.办理提取业务中需要归档的其他材料。第四章 住房公积金业务档案的收集与整理第十三条 各级住房公积金管理机构内设部门在工作中形成的已经办理完毕的应归档文件材料，由该部门负责收集、整理、立卷后，定期移交给本单位综合档案室归档。严禁将应归档的文件材料存放在任何部门或个人手中。收集的文件材料由兼职档案员负责核对是否齐全、完整和准确。移交时需打印移交清册（见附表1）一式两份，经双方档案人员清点签字确认后生效，不允许流转中有任何遗失或损毁。留存档案室的移交清册归入全宗卷永久保存。第十四条 住房公积金归集和提取档案按年度、形成时间整理立卷。住

11、房公积金贷款档案中个人贷款档案，按贷款人单笔贷款、形成时间整理立卷，一人一卷，卷内按内容分若干件。其中房屋他项权证、抵押登记证明等应按重要档案保管制度，进行单独保管。重要档案的编号与个人借款合同编号相同。楼盘管理文件材料按开发项目、形成时间整理立卷。第十五条 归档的文件材料必须做到完整、准确，字迹端正清楚，使用标准简化汉字。留存复印件需加盖与原件相符印章。手工填写的须使用符合档案保管要求的碳素墨水、黑色墨水笔或签字笔等耐久材料书写。案卷的装订应结实、整齐，使用符合要求的材料装订。第十六条 住房公积金业务档案归档时间住房公积金业务档案应在次年6月底前归档完毕，应将档案实体、目录和业务信息数据库以

12、年度为单位刻录成光盘，一并移交综合档案室。凡不能按规定期限移交的部门，需提出书面申请或情况说明，报主管领导审批后，方可暂缓移交。第十七条 综合档案室对各种门类、载体的业务档案应统一分类、组卷、排列、编号和编目。（一）分类：按照档案形成年度档案类别档案保管期限进行分类；（二）组卷：在分类方案的基础上，按事由结合时间、重要程度等组卷，成套文件可集中组卷。（三）排列：案卷排列要以全宗为单位，不同类别、不同保管期限的案卷要分别排列；（四）编号：案卷应依年度、保管期限、分类方案的排列顺序卷编号。1.全宗号指档案馆给予移交进馆单位档案的代号。公积金业务档案在向档案馆移交前不填写全宗号。2.年度指文件形成或

13、处理年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。3.保管期限按国家档案局规定分为永久、定期二种。编号中填写保管期限时使用代码，如“永久”为“y”，“定期”为“d”。4.机构（问题）指档案的分类层次。填写时须使用公积金业务档案分类方案中与类目名称相对应的代号。档案类目代号的编写方法如下：用大写英文字母表示一级类目的代号。用一位阿拉伯数字表示二级类目的代号。用两位阿拉伯数字表示三级类目的代号，空位用0补齐。用三位阿拉伯数字表示四级类目的代号，空位用0补齐。5.案卷号指对分类、排列后，按案卷实体顺序编制的顺序号。编制方法为：相同年度、相同保管期限的档案在分类方案的最低一级类目内，按案卷排列顺序从“1”开始标

14、注。（五）编目：档案装盒后应根据卷内档案情况编写卷内文件目录，每个案卷内须备有格式统一的卷内目录（见附表2），并认真填写卷内备考表。卷内目录放在卷首，卷内备考表放在卷尾。第十八条 归档档案的质量标准为：归档文件材料齐全完整，分类科学标准一致，案卷组合符合要求，卷内文件排列有序，卷内编目规范清楚，案卷封面整洁美观，案卷装订整齐结实，装具表格规范统一，案卷目录分类编制。第十九条 应建立全宗卷，形成和积累本单位立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。第五章 住房公积金业务档案的保管与利用第二十条 各级住房公积金管理机构应配置专用的档案库房、装具和必要的档案保管设施

15、。实现库房、办公、阅览三分开。档案库房要符合“八防三无”等要求。库房温度应保持在14-24摄氏度，相对湿度保持在45%60%，并做好温湿度存储记录。库房内的一切设施和物品，应定期保养和维修。保持库房清洁、整齐、肃静、安全。第二十一条 档案必须存放在专用库房的档案箱柜内，按照档案的不同种类、载体、保管期限分别上架排列。第二十二条 库藏档案应每年进行不少于一次的清点核对，做到账物相符。遇有特殊情况要及时检查。发现问题或隐患要及时报告和解决，对破损和载体变质档案要及时修补和复制，以确保档案的完整和安全。第二十三条 各级住房公积金管理机构应建立和健全档案借阅利用制度，档案管理人员可依据相关部门审批的利

16、用需求，向各内设部门、业务人员、外部监管部门提供档案利用。公积金缴存人经公积金管理机构负责人审批同意后，可查阅本人的公积金业务档案。档案工作人员要正确处理利用和保密的关系，在开展利用工作时，既要积极主动提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则，把档案的利用限制在一定范围之内。第二十四条 档案借阅应填写借阅登记表（见附表3）。外单位查阅档案时，应持有写明查阅目的、范围的介绍信或其他合法证明，经分管领导同意后方可查阅，并履行登记签字。未经允许，任何人不得将档案带到与工作无关的场所。档案一律不外借，确因工作需要外借的，须经单位主要领导同意，外借时间不超过两周，并办理好外借手续。第二十五条 档案利用人

17、员不准擅自扩大查阅范围，不准抄写、复印查阅范围以外的档案内容，须对档案信息保密，未经许可，严禁向外透露。第二十六条 档案工作人员对归还的档案应当面检查、清点，无误后入库。如发现拆卷、涂改、圈划、撕页、抽换、损坏、丢失等，应追究利用者责任，并及时采取补救措施。第二十七条 住房公积金业务档案保管期限住房公积金归集档案、住房公积金提取档案保管期限为永久；住房公积金贷款档案中的个人贷款档案保管期限为贷款还清之后5年，楼盘管理档案保管期限为房屋他项权证收齐之后1年；房屋他项权证保管期限与贷款期限一致。与公积金业务相关的财务档案按业务档案保管期限确定。第二十八条 各级住房公积金管理机构应成立由单位领导、档

18、案管理人员和业务部门负责人组成的档案鉴定小组，负责本单位档案鉴定工作。第二十九条 鉴定小组对到期的档案应逐件组织鉴定，提出存毁意见。对仍具有保存价值的档案，由综合档案室会同相关部门对档案加工后进行插卷、补卷、处理。确定无继续保存价值的档案，要逐件编造销毁清单及清册（见附表4），列明拟销毁档案的案卷名称、册数、页数、年度、应保管期限、已保管期限等内容，报本单位主管领导审核同意后，在指定地点由两人以上负责监销。未经鉴定，任何人不得擅自销毁档案。第三十条 销毁人员和监销人员在销毁档案前，应按照销毁清册所列内容进行清点，无误后送指定地点进行销毁，不准出卖或做它用。销毁时，监销人员要在场监督整个销毁过程

19、。销毁工作完成后，由综合档案室在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人员和销毁人员签名盖章。销毁清册应按照销毁时间顺序永久保存备查。相关部门可留存复印件。第三十一条 保管期满但涉及其他未了事项的档案，不得销毁。应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出的档案，应当在档案销毁清册和业务档案保管清册中列明。第三十二条 各级住房公积金管理机构综合档案室应建立各种档案统计台帐，对档案的收进和移出、保管数量、销毁等情况进行及时、准确的统计和登记。第六章 电子业务数据管理第三十三条 业务信息和数据录入计算机系统时，必须保证纸质和电子数据保持一致。第三十四条 业务活动所产生的电子数据由

20、计算机操作人员根据不同业务种类，按照时间顺序定期刻录为光盘一式两份，作为特种载体类档案交予综合档案室保管。第三十五条 为保证业务数据安全，光盘应采取异地备份保管。异地备份原则上不能在同一城市，可进行城市交叉备份。业务电子数据应备份存放在金融（准金融机构）或档案部门，严禁随意存放电子数据备份。住房公积金管理机构应与备份单位签订保密协议，备份方式及地点报上级公积金监管部门备案。电子数据备份的介质一般有移动硬盘、光盘等方式。在网络条件不允许情况下，采用物理介质保存、人工运送的方式。备份介质标签，应写明备份地点、时间、数据描述、校验人等。第七章 附则第三十六条 各级住房公积金管理机构可根据本暂行办法制

21、定本单位的实施细则。第三十七条 本暂行办法公布实施前已整理的档案，按本暂行办法要求逐步调整。第三十八条 本暂行办法由省建设厅、省档案局负责解释。第三十九条 本暂行办法自下发之日起施行。附表1移 交 清 册今接收 部门20 年 月 日至20 年月 日档案 共计 份。本清册一式两份。移交部门负责人 移交人 接收单位负责人 接收人 年 月 日附表2卷内目录序号题名文本页号经办人备注说明：“文本”项填写资料的“正本”、“副本”、“原件”、“复制件”等情况。附表3档案借阅登记表借阅时间借阅部门借阅人批 准 人借阅借阅原因档案编号档案标题借 阅 形 式1234网上查阅随机调阅复印原文调阅原文借阅内容及效果

22、：归还记录：经办人：附件1浙江省住房公积金业务档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为规范和加强住房公积金业务档案管理，维护各项业务档案的安全完整，更好地为住房公积金管理工作服务，依据中华人民共和国档案法、国务院住房公积金管理条例、浙江省住房公积金条例等规定，结合我省住房公积金管理工作实际，特制定本办法。第二条 住房公积金业务档案是指住房公积金管理机构在办理归集、提取、贷款等业务活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史真实记录。第三条 住房公积金业务档案真实记录住房公积金业务管理过程，是国家档案的重要组成部分，也是住房公积金管理工作的基础和查考公积金管

23、理水平的重要依据。第四条 住房公积金业务档案实行分级管理。省住房和城乡建设厅（以下简称建设厅）负责对全省住房公积金业务档案管理工作进行综合管理；各市、县（市、区）住房公积金管理机构分别负责本辖区内住房公积金业务档案的收集、保管及利用，同时受上级和本级档案行政管理部门的监督和指导。第五条 各级住房公积金管理机构要高度重视住房公积金业务档案管理工作，将其纳入本单位工作计划范畴，建立和完善档案管理各项规章制度，在人员配备、经费开支、库房建设等方面给予保证。第二章 档案机构、人员及其职责第六条 各级住房公积金管理机构应设立综合档案室，作为本单位档案管理工作的职能机构，并明确分管领导，配备专职或兼职的档

24、案管理人员，负责管理指导本单位的档案工作。各级住房公积金管理机构的各内设部门应确定一名兼职档案人员，负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。第七条 综合档案室职能（一）宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规，并结合本单位工作实际，制定本单位档案工作各项规章制度，集中统一管理本单位各种门类和载体的档案资料；（二）对本单位各部门文件材料的积累、整理、立卷和归档工作进行监督和指导；对下级住房公积金管理机构的档案工作进行监督和指导；（三）编制档案检索工具，应用计算机等现代化管理手段，建立档案数据库并积极提供利用；（四）大力开发档案信息资源，编研参考资料，为领导决策、机关建设服务

25、；（五）按照档案保管期限，对已超过保管期限的档案在相关部门配合下，进行档案价值的鉴定、销毁工作；（六）按规定做好到期档案的移交工作；（七）办理领导交办的其他有关档案业务工作。第八条 档案工作人员职责（一）认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；（二）指导本单位各部门做好文件材料的收集、整理、归档工作，提高档案管理质量；（三）做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；（四）对档案进行科学分类、排列、编号，库房达到“八防三无”（即防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠、无霉变、无遗失、无差错）的要求；（五）维护档案的安全，做好对档案的科

26、学管理和保护工作；（六）监督指导下级住房公积金管理机构做好档案工作；（七）做好档案利用服务工作，编制检索工具，迅速准确地提供利用；（八）积极做好档案信息化工作，提高档案现代化管理水平；（九）遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案机密的安全。第九条 各级住房公积金管理机构档案工作人员应热爱档案工作，熟悉业务，遵纪守法，忠于职守。档案管理人员应定期参加档案业务专业知识培训，不断提高档案业务素质和管理水平。第十条 住房公积金管理机构档案工作人员按照国家有关规定，评聘档案专业技术职务。各级住房公积金管理机构应保持档案工作人员的相对稳定。在调动工作时，

27、应做好交接工作。第十一条 有下列行为之一的，视情节轻重，对直接责任人予以经济处罚；情节严重的，依据国家档案法律法规等有关规定，对直接责任人依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）将业务活动中形成的应当归档的文件、材料据为已有、拒绝交给档案部门的；（二）损毁、丢失档案或对应保密的档案泄密的；（三）擅自销毁或撕页、涂改、抽换档案的；（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成损失的。第三章 住房公积金业务档案的分类第十二条 住房公积金业务档案包括住房公积金归集档案、住房公积金贷款档案及住房公积金提取档案。（一）住房公积金归集档案是指在住房公积金归集业务中形成的各类文

28、件材料的总称，具体包括：1.新建制缴存单位登记、信息变更及审核材料；2.职工个人账户设立、新增、转移、封存、销户等业务信息变更表；3.缴存工资基数、缴存比例年度调整清册；4.缴存年度对账清册及回执；5.缴存单位建立住房公积金制度年度验审表；6.办理归集业务中需要归档的其他材料。（二）住房公积金贷款档案是指在住房公积金贷款业务中形成的各类文件材料的总称，包括住房公积金个人贷款档案、住房公积金贷款楼盘管理档案、房屋抵押登记管理档案。1.住房公积金个人贷款档案，具体包括：（1）住房公积金贷款申请审批表；（2）借款人有效身份证件、婚姻证明复印件；（3）购买、建造、翻建或大修自有住房的合同或协议及购房发

29、票（收据）、契证、房屋所有权证复印件等相关材料；（4）首付款证明或者建造、翻建、大修住房自筹资金证明；（5）住房公积金借款合同和抵押合同、保证合同；（6）借款合同变更申请的相关证明；（7）贷款发放凭证；（8）异地缴存证明；（9）借款人面谈记录；（10）贷款结清的相关证明；（11）办理个人贷款业务中需要归档的其他材料。2.住房公积金贷款楼盘管理档案，具体包括：（1）通过工商年检的营业执照复印件、开发资质证书复印件、开发企业同意为购房者办理公积金贷款提供担保的决议原件、经审计的上年度财务审计报告等开发企业相关材料；（2）当地政府批准的商品房项目立项文件复印件；（3）管理中心、开发企业等签订的合作协

30、议；（4）商品房预售许可证、土地使用权证、规划许可证、施工许可证等复印件；（5）房屋结顶的相关证明材料；（6）楼盘管理中需要归档的其他材料。3.房屋抵押登记管理档案，具体包括：（1）房屋预告登记证明；（2）房屋他项权证或预抵押登记证明。（三）住房公积金提取档案是指在住房公积金提取业务中形成的各类文件资料的总称，具体包括：1.住房公积金提取申请表；2.提取人有效身份证件、直系亲属关系证明复印件；3.购买、建造、翻建或大修自有住房的合同或协议及购房发票、契证、房屋所有权证复印件等相关材料；4.还贷提取等相关证明材料；5.退休证明、与单位解除劳动合同证明、户籍注销证明或死亡证明；6.租房合同、房租发

31、票；7.重病、特困等特殊群体提取时，维修基金、物业管理费发票、物业维修费等相关材料；8.办理提取业务中需要归档的其他材料。第四章 住房公积金业务档案的收集与整理第十三条 各级住房公积金管理机构内设部门在工作中形成的已经办理完毕的应归档文件材料，由该部门负责收集、整理、立卷后，定期移交给本单位综合档案室归档。严禁将应归档的文件材料存放在任何部门或个人手中。收集的文件材料由兼职档案员负责核对是否齐全、完整和准确。移交时需打印移交清册（见附表1）一式两份，经双方档案人员清点签字确认后生效，不允许流转中有任何遗失或损毁。留存档案室的移交清册归入全宗卷永久保存。第十四条 住房公积金归集和提取档案按年度、

32、形成时间整理立卷。住房公积金贷款档案中个人贷款档案，按贷款人单笔贷款、形成时间整理立卷，一人一卷，卷内按内容分若干件。其中房屋他项权证、抵押登记证明等应按重要档案保管制度，进行单独保管。重要档案的编号与个人借款合同编号相同。楼盘管理文件材料按开发项目、形成时间整理立卷。第十五条 归档的文件材料必须做到完整、准确，字迹端正清楚，使用标准简化汉字。留存复印件需加盖与原件相符印章。手工填写的须使用符合档案保管要求的碳素墨水、黑色墨水笔或签字笔等耐久材料书写。案卷的装订应结实、整齐，使用符合要求的材料装订。第十六条 住房公积金业务档案归档时间住房公积金业务档案应在次年6月底前归档完毕，应将档案实体、目

33、录和业务信息数据库以年度为单位刻录成光盘，一并移交综合档案室。凡不能按规定期限移交的部门，需提出书面申请或情况说明，报主管领导审批后，方可暂缓移交。第十七条 综合档案室对各种门类、载体的业务档案应统一分类、组卷、排列、编号和编目。（一）分类：按照档案形成年度档案类别档案保管期限进行分类；（二）组卷：在分类方案的基础上，按事由结合时间、重要程度等组卷，成套文件可集中组卷。（三）排列：案卷排列要以全宗为单位，不同类别、不同保管期限的案卷要分别排列；（四）编号：案卷应依年度、保管期限、分类方案的排列顺序卷编号。1.全宗号指档案馆给予移交进馆单位档案的代号。公积金业务档案在向档案馆移交前不填写全宗号。

34、2.年度指文件形成或处理年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。3.保管期限按国家档案局规定分为永久、定期二种。编号中填写保管期限时使用代码，如“永久”为“y”，“定期”为“d”。4.机构（问题）指档案的分类层次。填写时须使用公积金业务档案分类方案中与类目名称相对应的代号。档案类目代号的编写方法如下：用大写英文字母表示一级类目的代号。用一位阿拉伯数字表示二级类目的代号。用两位阿拉伯数字表示三级类目的代号，空位用0补齐。用三位阿拉伯数字表示四级类目的代号，空位用0补齐。5.案卷号指对分类、排列后，按案卷实体顺序编制的顺序号。编制方法为：相同年度、相同保管期限的档案在分类方案的最低一级类目内，按案卷排

35、列顺序从“1”开始标注。（五）编目：档案装盒后应根据卷内档案情况编写卷内文件目录，每个案卷内须备有格式统一的卷内目录（见附表2），并认真填写卷内备考表。卷内目录放在卷首，卷内备考表放在卷尾。第十八条 归档档案的质量标准为：归档文件材料齐全完整，分类科学标准一致，案卷组合符合要求，卷内文件排列有序，卷内编目规范清楚，案卷封面整洁美观，案卷装订整齐结实，装具表格规范统一，案卷目录分类编制。第十九条 应建立全宗卷，形成和积累本单位立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。第五章 住房公积金业务档案的保管与利用第二十条 各级住房公积金管理机构应配置专用的档案库房、装具

36、和必要的档案保管设施。实现库房、办公、阅览三分开。档案库房要符合“八防三无”等要求。库房温度应保持在14-24摄氏度，相对湿度保持在45%60%，并做好温湿度存储记录。库房内的一切设施和物品，应定期保养和维修。保持库房清洁、整齐、肃静、安全。第二十一条 档案必须存放在专用库房的档案箱柜内，按照档案的不同种类、载体、保管期限分别上架排列。第二十二条 库藏档案应每年进行不少于一次的清点核对，做到账物相符。遇有特殊情况要及时检查。发现问题或隐患要及时报告和解决，对破损和载体变质档案要及时修补和复制，以确保档案的完整和安全。第二十三条 各级住房公积金管理机构应建立和健全档案借阅利用制度，档案管理人员可

37、依据相关部门审批的利用需求，向各内设部门、业务人员、外部监管部门提供档案利用。公积金缴存人经公积金管理机构负责人审批同意后，可查阅本人的公积金业务档案。档案工作人员要正确处理利用和保密的关系，在开展利用工作时，既要积极主动提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则，把档案的利用限制在一定范围之内。第二十四条 档案借阅应填写借阅登记表（见附表3）。外单位查阅档案时，应持有写明查阅目的、范围的介绍信或其他合法证明，经分管领导同意后方可查阅，并履行登记签字。未经允许，任何人不得将档案带到与工作无关的场所。档案一律不外借，确因工作需要外借的，须经单位主要领导同意，外借时间不超过两周，并办理好外借手续。第

38、二十五条 档案利用人员不准擅自扩大查阅范围，不准抄写、复印查阅范围以外的档案内容，须对档案信息保密，未经许可，严禁向外透露。第二十六条 档案工作人员对归还的档案应当面检查、清点，无误后入库。如发现拆卷、涂改、圈划、撕页、抽换、损坏、丢失等，应追究利用者责任，并及时采取补救措施。第二十七条 住房公积金业务档案保管期限住房公积金归集档案、住房公积金提取档案保管期限为永久；住房公积金贷款档案中的个人贷款档案保管期限为贷款还清之后5年，楼盘管理档案保管期限为房屋他项权证收齐之后1年；房屋他项权证保管期限与贷款期限一致。与公积金业务相关的财务档案按业务档案保管期限确定。第二十八条 各级住房公积金管理机构应成立由单位领导、档案管理人员和业务部门负责人组成的档案鉴定小组，负责本单位档案鉴定工作。第二十九条 鉴定小组对到期的档案应逐件组织鉴定，提出存毁意