试论秘书人际交往的技巧正文

1、试论秘书人际交往的技巧摘 要：在秘书的职业生涯中，秘书良好的人际关系有利于营造良好愉悦的工作气氛，使公司充满了生机和活力。不仅提高了工作效率，而且可以让工作中的人心情舒畅。在人际交往中，沟通无所不在。为了一个设定的目标，把信息、思想和感情在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。作为一名秘书，除了具备基本的专业知识和技能之外，更重要的是要做好沟通工作不但能沟通，还要会沟通也就是要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用，这样才是一个合格的秘书。本文对秘书人际交往的重要性、特征、原则及方法进行分析，以正确把握秘书的人际交往，以利于更好地开展秘书工作。关 键 词: 秘书 ； 人际交往 ；特征； 原则 ；方法

2、人际交往是人们共同进行社会活动的特殊形式，在社会生活中，人们为着实现某种活动目标，满足某种需要，几乎每天都在与周围的人发生着直接或者间接地交往联系，在交往活动中，人们不仅交流社会上的各种信息、情报，而且也交流各自的思想感情、态度和观点。人们生活在社会上不可能离群索居，孤独处事，为了维持个人际交往的个体的生存就需要从他人那里获取理解、信任和友谊。这一切都是通过人的交往活动才能实现的，这就体现出了人际交往的重要性。一、秘书人际交往的重要性秘书在日常工作中，要接待许多人，应付许多交往，从高级官员到国家宾客，从一般干部到普通百姓，既有公事洽谈，又有日常应酬。因此待人处事是秘书工作的重要组成部分，秘书要

3、为各个方面提供服务，给予协助，就应善于与人打交道，也就是善于交际，处理好人际关系。秘书工作在上下级部门之间、领导与群众之间起着枢纽、桥梁和纽带的作用，其工作性质决定了秘书人员接触面十分广泛，处理的事物纷繁复杂，要满足领导的意思，要调节好下级的内部关系，要有出色的口才，这就要求我们要善于调节两方面的评价，全面提高自己的综合素质。正确的自我认识，有助于我们找到自己的社会位置，扮演好自己的社会角色，人际交往与我们密不可离，是我们生活的一部分，贯穿生命的始终。每个人都是一个独特的生命个体，必然知道一些别的个体所不知不会的东西，而善于学习每一个人身上自己所不知不会的东西，我们才能不断的进步。人生的意义在

4、于奉献，人际交往是我们奉献的桥梁。良好的人际交往能让我们掌握更多的社会信息，知道领导的生活和需要，保持和领导同事的血肉联系，才能更好地为大家服务。（一）有利于提高工作效率美国成人教育家卡耐基在调查了无数的明星巨商和军政要员之后认为，一个人在事业上的成功只有15%是由于他的专业技术另外的85%要靠人际关系和处事技巧。秘书人员在日常交往活动中，应该注意同周围的人保持良好的人际关系，这样不仅可以使秘书人员与其他人协调一致，而且还可以不断得到他人的支持和帮助，从而极大的减少工作中的扯皮现象。特别是当工作中出现困难时，能够借助于周围人的关心、帮助而加以顺利解决，这对于秘书提高工作效率有着很大的作用。同时

5、，秘书与周围恩德良好交往，有利于形成比较融洽的团体气氛，增进团体间的团结合作，便于发挥出团体的整体功能，对于提高整个单位的工作效率将起着更大的作用。（二）有利于扩大视野广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。人际交往活动就是一种信息转换传递的活动，一个人的交往活动情况反映了一个人的信息量的多少。人际交往的范围越广，接触的人越多，那么了解到的情况也就越多，人际交往的频率越高，信息的传递就越快，人们对信息的利用也就越及时。秘书人员处在一个开放的舞台上，有着十分便利的交往条件，每天都要与一些不同的人物打交道，因而每天都能获取大量新的信息材料

6、。这对于秘书人员全面的了解情况，不断地扩大自己的视野领域都有很大的帮助。俗话说得好：世事洞明皆学问，人情练达即文章。(三) 有利于身心健康人是惧怕孤独的，因为人在孤独的环境中有一种被抛弃感，会感到寂寞无聊，会失去自信心。交往作为人的一种需要，是一个人获取理解、信任、友谊和爱情的重要手段，也是一个人能够实现自我评价的基本方式。个体只有在交往中才能确立在社会中的地位，才能摆脱孤独无靠的悲观情绪，从而形成一种积极地参与人生的健康心理。同时，通过人际交往的促进作用，个体还可以获得自身的不断发展和提高，为适应各种复杂的社会生活奠定基础。因此，良好的人际交往行为对于增进秘书人员的身心健康有着重要的意义。反

7、之，交往活动的受挫、失败或发生障碍，都会导致人际关系的恶化，从而给人们的精神带来压力，造成心理不平衡，危害人们的身心健康。二、秘书人际交往的特征 尽管秘书人际交往的领域广阔，内容丰富，但由于角色特征的限制，其交往活动又具有鲜明的特征。 （一）公务性 公务性指秘书人际交往的建立，都离不开公务活动，都是为了办理公共事务。秘书的人际交往，大多是出自职业需要、工作需要而进行的，具有公务性的特点。秘书处理好与上下左右各种人的关系，使各单位、各部门能密切配合，协调一致，更好的完成各自承担的任务，联系人民群众，听取群众意见，也是为了解决公务问题。例如：一个秘书人员参加朋友聚会，其中有人说到了对本单位工作的评

8、价对前途的设想，作为一般人也许会当作耳旁风一吹而过，但秘书可能将其作为一种有价值的信息摄入大脑，并通过信息工作或其他文字形式反映到工作中去，使其成为对组织发展有用的信息而加以利用。越是高级秘书，这种公务性越容易表现出来。 （二）代表性秘书的人际交往，只要是代表组织者进行的，就是具有代表性的特点。秘书是领导者的工作助手，由于领导者政务繁忙，不可能事必躬亲，一般的接待应酬和对外联系等交往事务大多由秘书代劳，以减轻领导者的时间、精力、负担。在许多情况下，秘书可以代表领导与各方面人员交往。 在一次活动中，由于领导抽不出身，无法亲自前往，特嘱咐秘书小王代替自己应酬，小王对自己的形象，言行举止都非常重视，

9、对于小王来说，自己的形象代表着公司和领导的形象，在这次活动中，小王表现的很好，受到了各届的好评，不仅为公司赢得了荣誉，也为领导争得了面子。对此，领导非常满意，特告诉小王：“我对你很放心，以后要好好干。”虽然只是一句很简短的话，但是这表明了领导对她的肯定及认可，这让小王很高兴，但是她知道自己不能骄傲，自己要做的还有很多，自己一定要做的一次比一次更好。（三）多向性秘书人际交往的范围十分广泛，既有上行交往，又有下行交往，还有平行交往，具有多向性的特点。所谓上行交往，主要指秘书与本单位领导及上级有关部门中人们的交往活动；所谓平行交往，是指秘书之间的交往及秘书与各同级部门中人们的交往；所谓下行交往，指秘

10、书与一般群众及下级各部门中人们的交往。这三种不同的交往方向，不仅代表不同的交往对象，而且有不同步特点。在这三种交往中，秘书人员的角色地位有着显著的变化，上行交往秘书是与领导或领导部门打交道，而下行交往秘书是以领导和领导部门的代言人的面目出现的。所以，秘书应该注意角色地位的变化及对交往的影响，恰当的处理好同各方面的关系，以保证各种信息的正常传递，起上情下达、下情上达的作用。秘书小刘，因为刚刚到单位工作比较出色，深受领导的赞赏，这就招来了一些人的嫉妒，尤其是单位里另一个秘书小张，比小刘先进这个单位，但是工作表现不出色，没有得到领导的重用，于是小张就到处说这位小刘秘书的坏话，说他骄傲、轻狂，不把别人

11、放在眼里，甚至不把领导放在眼里，这些话传到了领导那里，领导信以为真，小刘秘书真是有一肚子苦水，但是他没有立即表现出来，更没有逢人就替自己开脱。他一方面自己进行检讨，看是不是自己确有做得不好的地方，另一方面对同事采取积极接近的态度，对待那个说他坏话的小张，他也并不是冷眼相向，反而主动帮他完成任务，但是不把功劳放在自己的身上，这样单位里有关他的舆论好了起来，一些人开始在领导面前替小刘说好话，一度说他坏话的小张也不再说了。领导对小刘的态度也有所缓和。（四）业缘性业缘性是秘书的人际关系是由于同其他人一道从事共同的或有关联的社会活动或社会职业而形成的紧密联系。共同的工作目标是他们之间的纽带。这种关系并非

12、依靠血缘或地缘而建立，不是出于私人的需要和满足而维系。秘书小刘在公司的一次招待会上由于自己对客人的热情招待，对他人的友好相处，和对方建立好了一个良好的关系，在处理人际关系的同时，不忘与对方进行交流、沟通，这样不仅使公司多了一个客源，还因此成为了公司的合作伙伴，对此，领导非常看好，对小刘进行了表扬而小刘则告诉领导：“作为一个秘书人员要待人宽宏大量，要相互尊重,只有这样才能处理好和别人的关系，我以后会更加的努力，为公司多做贡献。”（五）广泛性秘书工作的内容丰富多样，决定了秘书建立人际关系的面是广泛的，上有上级组织的多领导和本组织领导，下有基层组织的干部和职工，内有组织的多个部门的负责人和其他同事，

13、外有各种社会组织的代表、不相隶属单位的工作人员和社会各界人士以及普通群众。秘书之友妥善的处理好与各方人士的广泛的密切的联系，才可以顺利地解决工作中面临的各类问题的奠定基础。在一次工作中秘书小宋得到了领导的高度赏识和表扬，随即给她升职加薪，这让其它员工觉得很不是滋味，在背后开始议论纷纷，但是小宋并没有生气，也没有去跟领导诉苦之类，而是默默的通过自己的努力为公司赢得了不少荣誉，让大家看到自己的付出和努力，就这样，经过一段时间，大家对小宋的议论也就慢慢平息，开始对她友好相处，因为大家明白为什么小宋会得到领导的赏识，为此，大家在以后的工作中都会以小宋为榜样，积极进取，努力工作，这让领导很满意，这次领导

14、在开会时特地表扬了大家，给大家鼓励，而不是只表扬小宋一人，这让大家有了很大的动力。因为秘书的人际关系具有上述特点，因此，秘书不能利用自己与各方人士的广泛联系来进行满足个人利益的活动，不能将公务活动与私人交易在一起；秘书人员必须秉公办事、待人接物以是否有利于公务为准则，杜绝市侩作风；秘书人员也不能以他人的性格、气质、兴趣爱好、思维方法是否相近而决定是否与之建立和发展人际关系；秘书人员应当自觉地调节自己的交往行为，适应对方的习惯，继续保持与之接触的来往，主动、积极地改善并发展双方的关系，也就是说交往行为不以个人意志和愿望为转移。三、秘书人际交往的原则随着信息化社会的进程，一种传统的工作机制在不断被

15、打破，在这个大潮中，一个组织拥有的公众将更加复交往更多。现代秘书应当能利用社会变革带来的便利为组织利益建立更多的关系以更好的完成任务。秘书部门是单位的枢纽部分，秘书人员每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。秘书人员能否处理好人际关系，直接影响着秘书工作的成败。（一）关系对等原则 关系对等、平等待人，是建立人际关系、处理人际关系的前提条件。具体表现为五个对等。1.地位对等。地位对等是在处理各方面关系，特别是在公务接待活动中必须注意的。一般的同级对等接待 ，即科长接待科长，处长接待处长“兵对兵，将对将”。但有时为了表示对于某些方面的重视，也可以由高一级领导参加接待。但不要降格接待。

16、高一级或同级对等接待，使被接待者在心理上感到热情和最重。降格接待，被接待者有被轻视的感觉，同时可能为今后的交往带来不便，产生负面影响。如果在特殊情况下不得已降格接待，领导要委托下级接待人员全权代表自己处理问题，并在适当的时候予以弥补。2. 态度对等。秘书部门是一个单位的枢纽机构，常常要接触来自上下左右、四面八方的人。尽管不同的人地位有高下之分，作用有大小之别，但在待人态度上要一视同仁，热情周到。对于不同的来访者在接待规格、招待水平上是有等级的。但级别并不等于态度上的冷热，特别是在接待不同级别的客人时，更要注意态度的对等，不能对上级热情百倍，对下级不冷不热，这会给人们势利眼的印象。一旦这种印象在

17、社会上传开，将会对组织形象产生不利影响.3. 价值对等。价值对等主要是在处理物质关系时的等价交换原则。它包括两个方面：一是往来对等，你有礼来，我有礼往；二是价值对等，双方来往在价值上要基本相同，俗话说：“来而不往非礼也”。有来无往是不礼貌的表现。同样重来轻往也是不礼貌的表现。心理学认为，人的任何活动都是有目的，有动机的。美国心理学家霍曼斯提出：“人的社会交往是受经济原则支配的，是一种社会交换过程，在这一过程中，每个人的行为都付出最小的代价而追求最大的利益”。交换是人们交往与互动的基础，如果在交换中价值不对等，就会使对方觉得不公平，从而影响关系，也违背了人的社会交往原则。4.情感对等。情感对等指

18、交往双方的互相尊重互敬互让，人是有感情的高等动物。交往，同时也是感情的交流，交流又是双向的，同样遵循着社会交往原则的支配。交往的任何一方不热情，不主动，都会影响感情的交流和正常人际关系的建立5.待人对等。秘书与领导、同事、群众在政治上都是同志关系。虽然职务分工不同，但是人格上是平等的。无论是对上级领导还是下属，对同事或者是来访者，都要一样的给予尊重。对上不点头哈腰，对下不目中无人。只有做到不卑不亢，不骗上不欺下，尊重任何同自己交往的一方，才能获得别人的尊重。平等是人与人建立感情的基础，是公共关系的一项基本原则，平等是建立良好人际关系的前提。人都有受人尊敬的要求，平等的同他人进行沟通，只有在交往

19、中以平等的姿态出现，不盛气凌人，不高人一等，给人以充分地尊敬，才能形成人与人之间的心理相容，产生愉悦、满足的心境，建立和谐的人际关系。有一次，秘书小魏在工作的时候，有个来访者来面见领导，小魏再向领导汇报时，领导说没有邀请过此人，所以决绝了接见，最后，小魏在了解了情况之后，才发现原来来访者搞错了地方，小魏很客气的给他指引了去向，在小魏的帮助下，来访者找到了自己要去的地方，他非常感谢小王的帮忙，而小魏却说这都是自己应该做的，就这样小魏获得了别人的尊重，自己心里也很欣慰。(二)互惠互利原则互惠互利原则是人际交往的目的，在民间与私人企事业中的秘书，特别要懂得这一点。交往的顺利进行和长期维持，就在于双方

20、都能从交往中获得利益和满足。互惠互利原则表现在两个方面。1.物质利益的共分。秘书人员在处理物质交往关系时，一定要考虑到双方的物质利益分配。人们之间的交往，尤其是物质交往，都有着回报的期待。回报是交往中物质利益分配的一种重要形式，它能维持经济交往的公平性和长期性。在物质交往中，导致双方关系中断和恶化的原因，往往是其中一方没有考虑到物质利益的共分或分配不合理。2精神利益的共享。秘书人员在人际交往中，一是要互相尊重，互相理解，特别是站在对方的立场上，体谅对方的难处。二是要为对方分忧，当对方遇到困难时，要主动为对方出主意，想办法，帮对方解决困难。当对方不愉快时，要主动关心，与对方谈心，分析对方不愉快的

21、根源，及时的化解对方的忧愁。三是让那个对方分享自己的快乐，使双方都能获得心理上的满足。在一次聚会中，有人问到秘书小宋，我发现领导对你特别不错，小宋则说：“其实也没有，我倒觉得，如果咱们对领导衷心，和领导相互理解，做好自己分内的事，帮助领导出谋划策，和领导说说自己在工作的想法和意见，把领导当做自己的亲人，友好相处，自己也会觉得其实领导并没有那么难接触，要和领导做到在工作中是领导，在底下是朋友的这种关系，这样工作起来自己也不会有压力，这样工作起来也很顺利。”听了小宋的话，大家才明白，就是因为小宋对领导所做的一切，而让领导对她刮目相看。（三）诚实守信原则心诚则灵，有信必果。诚实守信是一个最基本的做人

22、原则，对每一个人来说，“诚实守信”既是一种道德品质和道德信念，也是每个公民的道德责任，更是一种崇高的人格力量。所以，秘书在人际交往中应做到：1.诚实。以诚待人是人际交往中互相信任的基础，也是取信于人的根本方法。一是要态度诚恳，不虚伪，不做作。二是要讲真话，只有讲真话才能令人相信，取得别人的信任。在交往中，如果对方向你提出请求，你很难办到的时候，你一定要说实话，讲实情，得到对方的谅解，假如你的不诚实，满足了对方的要求，有时候也得不到对方的信任。真诚是人际交往中最基本要求，所有人际交往的手段、技巧都应建立在真诚交往的基础上。在秘书工作中，诚信有着重要的价值。它实际上是个人或单位的无形资产，真诚是个

23、人或单位忠诚的表现，它代表了个人或单位行为的规律和稳定2.守信。守信，也就是讲信用。秘书在人际交往中，一定要讲求信誉，言行一致，说过的话一定要守信。言而有信是获得对方信任的保证。言而无信，不仅不能得到对方的谅解，而且往往被视为品质不好的表现，是秘书处理人际关系的大忌。秘书在于他人交往时，必须要讲信用，不说假话，不欺骗愚弄别人，对自己的言行负责，从而换取他人对自己的信任。秘书应当遵守诺言，说好的就要做到，不可随便失约。言而无信，出尔反尔，只会导致别人对你的不满和鄙视，使自己陷于孤立无援的境地。3.重诺。秘书在人际交往中，当对方有求于你时，如果自己无法办到，不要轻易许下诺言，如果你答应了别人就一定

24、要做到，兑现自己的承诺，否则可能会失信于人。在秘书队伍中有少数人在不同程度上存在着轻诺的现象。有时明明办不到的事，却向别人许诺可以办到，甚至个别人还利用秘书的特殊位置，与领导交往方便的关系，打着领导的牌子随便许诺，但常常又不能兑现。这样不仅违反了做人的原则，还会破坏领导的形象。秘书小吴在一次和来宾交谈时，对方特地提出了一个很艰难的事情来刁难小吴，小吴知道对方刁难自己，但是对方对公司影响很大，小吴拒绝不了，便答应了下来，事后小吴很是烦恼，但是小吴知道既然答应了他人就应该要做的，最后，在小吴的努力之下，自己终于做到了，这让对方很是惊讶，对小吴也是大大的赞赏，小吴则告诉对方，虽然这件事很难办到，但是

25、我经过自己的努力办到了，既然我答应了，我不管怎么样，都会给你们办好。这句话让对方感到了惭愧，觉得这样刁难一个人不对，最后特地向小吴赔了不是。（四）宽容忍耐原则秘书应当胸怀宽广，严于律己而宽以待人，不过分计较别人的缺点。不能以自己的长处去对照别人的短处。在与别人合作中，把方便让给别人，把困难留给自己。宽容并非懦弱和缺乏主见，而是具有自信，品德高尚和善于与人相处共事的表现。秘书人员在人际交往中，必须遵循宽容忍耐的原则，这就要求秘书人员，不仅要团结和自己意见一致的人，更应该容纳与自己意见不一致甚至是反对自己的人。这样，不仅能在复杂的人际交往中处理得当，并有利于保持清醒的头脑。逆耳之言，只要不是恶言相

26、伤，都包含了反对者对你真诚的信任。听逆耳之言，容纳忍耐不同意见，既是对意志的锻炼，更是保持清醒的良药。秘书小赵在一次开展公司年会的问题上，和同事的意见不合，最后小赵为了不和同事起冲突，就想到了一个很好的办法，她说：“对于这次开展公司年会的问题上，我觉得每个人的观点都是很不错的，在这种情况下，我认为咱们需要把一些好的观点结合起来，这样才能更好的开展工作”。听了小赵的话，公司的人员都举手表决，由于小赵没有因为意见的不合而和同事发生正面冲突，最后，在小赵的带领下，公司年会不仅顺利的完成，而且领导非常满意，特别表扬了大家，说“这次年会是这几年来办的最好的”。大家听了之后都很高兴。(五)办事公正原则秘书

27、人员看问题要尊重客观现实，实事求是。处理问题应当坚持原则，公正无私。要用统一的尺度去衡量同一类型的人或事物，不能对亲者宽，对疏者严，在判断是非的同时不掺杂任何自己的感情。在消除矛盾、协调关系时，既不偏袒谁，也不有意贬低谁，这样才能得到对方的尊重，取得别人的信任。作为秘书人员一定要能充分地听取和理解每一方的意见，在向一方转述另一方的意见时，不能歪曲事实。只有这样，久而久之，秘书人员便可成为被别人信得过的人公司人员小高和小李在一次活动中，由于自己的不小心弄丢了一份比较重要的文件，这份文件是小李早上递给小高的，由于小高的粗心把文件落在了办公室，但是马上活动就要开始，小高因为是领导的亲属，就想诬赖小李

28、，就告诉领导秘书小谢说小李没有给他文件，她自己压根就不知道，最后由于没有文件，公司马马虎虎做完了这次活动，小高想自己是领导的亲属，小谢就算知道了事实也不敢把自己怎么样，但是她没想到，小谢经过事后的调查，发现是小高自己的马虎而导致了公司这次的不顺利，就把这件事如实的向领导汇报，最后领导对小高做出了处分。就算由于小谢的公正，没有因为小高是领导亲属的关系而差点诬陷了小李。四 人际交往的方法（一） 共同语言 交往双方有共同的话题、共同的语言、共同的体验和共同的情感，这就意味着交往有走向成功的可能，寻找这种共同点就成为交往的关键。由于任何一个人都是多元性的集合体。从文化、民族、知识、能力、职业、年龄等观

29、点，总能找到共同语言的基点，有利于交往的进行。“酒逢知己千杯少，话不投机半句多”就是这个道理这就要求我们秘书人员在平常的工作中要细心留意，把握住他人特性，以便更好的寻求共同的话题。（二） 敞开自己 以诚相待是人际交往中的基本道德准则，在交往中，只有在一定范围内敞开胸怀，言明所求，唤起理想和同情，取得信任，交往才会成功。如果虚假遮掩或表现出极强的自我保护性，对别人过于防范，都难以使交往成功。在一定情况下，合理的实施交往策略，实现交往目的，对我们秘书人员而言，一定要把握住一个尺寸，那就是能言则言，不能言绝对不言。（三）善解人意“己所不欲，勿施于人”成功的交往者总是善于听取对方的言论，善于理解对方的意见，总是能站在对方的立场上考虑问题，设身处地的为对方着想，考虑到对方的需要，减少给对方带来的麻烦。在交往中尽管为此付出了代价，但给组