从现实案例看企业档案管理

1、从现实案例看企业档案管理档案管理是单位业务建设和工作拓展的基本依据,是企业可持续发展的基本保障。因此，中小企业必须严格执行档案管理制度。本文以案例试述中小企业档案管理的基本工作程序。 【案例】某建筑公司初创时，领导不太关心档案工作，仅指派一名年事已高又体弱多病的人管理，公司的档案管理处于无档可查、无据可寻的状态。近年来，由于公司的业务量大增，人力资源、勘察测绘以及建筑施工等档案的基本信息资料也不断增加，档案管理与公司的发展极不协调。于是，单位招聘了13名档案专业人员，分设数据、音像、人事和综合4个类别的档案室，进行集中统一管理。至此，单位的档案管理才有了新起色。 【点评】档案机构的合理设置，是

2、档案工作的组织基础，它直接关系到档案工作的质量和效率。中小企业一定要考虑自身特点，根据需要建立适宜的档案工作机构。在此，笔者针对现实中存在的问题，结合工作实际，就中小企业档案管理，从中小企业建立档案机构的职责、中小企业档案工作的管理体制、中小企业选择档案分类的方法、中小企业档案管理要符合基本程序等四个方面进行探索。 一、中小企业建立档案机构的职责 企业内部的档案机构，是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；统一管理本单位的档案工作；对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规，还要考虑

3、单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。 二、中小企业档案工作的管理体制 从广义上说，中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看，主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理，属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制，包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。 三、中小企业选择档案分类的方法 由于企业规模大小不一、性质不同，档案管理分类方法也有区别。 1.年度分类法 一般来说，年度分类方法简单易行，运用也

4、最为广泛，适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。 2.组织机构分类法 此方法能较好地保持档案在来源上的联系，归档较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适于内部机构较稳定的中小企业单位 3.问题分类法 采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系，集中同性质的档案，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，较适用于职能分工界限不清，档案数量少的中小企业单位。 四、中小企业档案管理要符合基本程序 为确保档案内容详细、档案保存完整、档案有效保密，从而使档案管理工作发挥其最大最有效的价值，一方面，相关人员要分析单位的基本情况。充分考虑单位的大小、内部组织机构的稳定状况和组织机构界

5、限的清晰程度。如本单位的性质、规模、人员构成、内部机构设置和资金条件等。同时还要考虑本单位的未来发展方向，了解本单位档案的种类、内容、数量、整理和保管等情况。只有在此基础上进行档案管理，工作才更有意义和效果。另一方面，要熟悉不同类型档案工作机构的特点。了解分立档案工作机构和负责管理单位某一门类的档案机构。要在单位内部设置若干不相统属、各司其职的档案工作机构，各自管理不同类别的档案。分立型档案工作机构，是在档案工作内容较单一、涉及的档案类型不多、利用要求不高的情况下形成的。分立型档案工作机构的领导关系各不相同，机构之间缺乏业务上的联系和交流，在档案的归属上容易产生矛盾，难以提供综合性信息，不便查找利用，不便统