EXCEL数据透视表第一课.ppt

1、EXCEL数据透视表-从入门到精通,第一讲：EXCEL数据透视表了解,你的EXCEL是什么版本？,查看excel版本信息,点击excel左上角的office标志 点excel选项 点“资源” 现在就可以看到详细版本信息了，如下图。 或者点“关于”按钮，能看到更加详细的信息,EXCEL表格里的三足鼎立,excel技巧操作千万变化 excel函数以不变应万变 excel VBA无所不能（宏） 三者各有长短，互不相下 其中excel技巧阵营中的“老大”非“数据透视表”莫属,EXCEL数据透视表了解课程目录,1，什么是数据透视表 2，制作数据透视表 3，源表的整理 4，透视表的结构 5，值的计算方式

2、6，报表布局 7，添加和删除汇总项,1，什么是数据透视表,理论上讲，数据透视表是excel提供的一种交互式的强大数据分析和汇总工具。 使用数据透视表可以按照数据表格的不同字段从多个角度进行透视，并建立交叉表格，用以查看数据表格不同层面的汇总信息、分析结果以及摘要数据。 总结：数据透视表是可以把一个明细表进行分类汇总，而且可以随意改变汇总模式的一种工具。,1，什么是数据透视表,交互式的理解,1，什么是数据透视表,明细表?分类汇总？随意改变模式？工具？神马东东？听起来还是有点抽象，还是看图比较真观 销售明细表：,根据地区汇总,根据地区和销售员汇总,根据地区、销售员、商品名称汇总,根据月份、地区、销

3、售员、商品名称汇总,2，制作数据透视表,1 什么样的表格需要做数据透视表 数据透视表的用途如果细数会有很多，但最基本、最常用的是“分类汇总”，所以当我们需要对一个流水账式的明细表进行分类汇总时，就需要使用数据透视表。数据透视表的源数据即是“明细表”。如前面所讲的销售明细表。 2 什么样的格式才能做出数据透视表 在制作数据透视表，需要注意以下几点： 1 空字段名包括空列，无法制作数据透视表 2 相同的字段名，会自动添加序号，以示区别 3 字段所在行有合并单元格，等同于空字段，也无法创建数据透视表 4 如果有空行，会当成空值处理,2，制作数据透视表,制作步骤： 第1步 选取销售明细表， Excel

4、2003版：数据菜单 - 数据透视表 Excel2007版：插入选项卡 - 数据透视表,excel2003版,excel2007/2010版,2，制作数据透视表,第2步 执行“数据透视表”命令后，会进入数据透视表创建向导。（excel2003和excel2010稍有差异，但大体选项是一样的）在向导的第一步一般是默认选项，不需要设置，直接点确定即可(excel2003版在第一步点“完成”按钮)。,2，制作数据透视表,第3步 进行前两步后，会自动新建一个工作表，且在工作表中会有一个数据透视表空白区域，就象盖楼房地基已打好，需要我们安排具体的房间位置。,2，制作数据透视表,添加数据透视表项目 A 把

5、地区拖动到行标签 B 把销售量和销售金额拖动到数值区域。,注意：excel2003版和excel2010添加方式不同，是选取字段，直接拖到数据透视表中的相对位置。如下图所示。,2，制作数据透视表,拖动完成后，一个数据透视表的雏形已展现在我们的面前，如下图所示。,3，源表的整理,制作成数据透视表之前，需要看看你的明细表是否存在下面的问题： 1 存在空列或没有行标题。,影响：明细表如果有标题为空，将无法制作数据透视表。 整理：把标题补充完整。,3，源表的整理,2 存在相同的标题。 影响：数据透视表会自动添加序号以区分 整理：尽量不要存在相同的列标题。,3，源表的整理,3 存在合并单元格 影响：合并

6、单元格除第1个格外，其他均作为空值处理。 整理：取消合并单元格，填充完整。,3，源表的整理,4 存在非法日期 影响：生成的数据透视表中，无法按日期格式进行年、月、日格式的筛选和组合。 整理：转换成excel认可的日期格式。方法：选取列 - 分列 - 第3步选日期,3，源表的整理,5 存在文本型数字 影响：文本型数字将无法在数据透视表中正确求和。 整理：转换成数值型数字。方法:选取列 - 分列 - 完成,3，源表的整理,综上所述，一个无空标题行、无重复行标题、无合并单元格、无非法日期和数字格式的数据表，才是一个标准的数据透视表的数据源。,4，透视表的结构,操作数据透视表，需要先了解一下数据透视表

7、的结构。 1 字段列表。明细表的所有第一行列标题都会显示在“字段列表”中。相当于数据透视表的原材料基地。,4，透视表的结构,2 字段设置区域。把要显示的字段拖放在相应区域内相当于数据透视表的加工厂。加工的方式把相应的字段拖入。,4，透视表的结构,3 数据透视表的显示区域。组合成的数据透视表会在这儿显示。,4，透视表的结构,A 报表筛选区域（excel2003版称为页字段）。如上图所示，可以按“月”筛选数据透视表要显示的内容。 B 行标签（2003版称为行字段）。该区域的字段会上下排列显示，如上图中“销售地区”和“销售员”字段。 C 列标签（2003版称为列字段）。该区域的字段会左右排列显示。如

8、下图中的“地区”。 D 数值。要统计的数据一定要放在该栏内才会进行求和等统计。如上图中的“销量”。 字段拖放在不同的区域，就会以不同的显示方式显示汇总的结果。而且同一个区域内的顺序不同，在数据透视表内汇总的先后层次也会不同。同学们可以拖动转换一下各个区域的字段内容，同时观察数据透视表的变化。,5，值的计算方式,数据透视表的基本结构一个重要的组成部分是“数值”区域。 我们需要把要求和的数值拖放到“数值”框内进行求和，如下图所示。可有时结果却显示“计数”。,5，值的计算方式,原因：如果把含文本格式内容的列拖放到值区域，统计方式默认“计数”，显示为“计数项：字段名”。本例中，一是误把销售员放在了值区

9、域，二是在销售量列可能含有文本型内容。 处理方法：把销售员从值框中拖出去（删除），然后双击“数量”列标题，在弹出的“值字段设置”窗口中，把“计数”修改为“求和”，如下图所示。,5，值的计算方式,从上图也可以看到，数据透视表值的统计方式，不仅有求和、计数，还可以进行最大值、最小值、标准偏差等计算。 最后介绍一个小技巧，上图中，如果你想把“求和项：数量”改成“数量”会提示无法更改，解决方法是可以在字段名后添加一个空格。即“数量 ”。,5，值的计算方式,问题 数据透视表怎样设置值的默认显示为求和项而不是计数项？ 这是根据你的数据列特等来的。一般如果你求和列有文本字符，那通常会默认按计算项走，如果全是

10、数据型数字，通过会默认按求和项走。,6，报表布局,生成数据透视表后，如果你是excel2003以上版本，你会看到多列的内容会显在一列中，如下图所示。,6，报表布局,如果你想让列分开，就需要调整数据透视表的报表布局。选取数据透视表 - 在顶部找到“设计”选项卡 - 再打开报表布局下拉菜单，会看到5种不同的布局方式： （图为2010版本，2007版本只有3种）,6，报表布局,1 压缩式布局。如本文开始所示。,6，报表布局,2 大纲式视图。特点标题分列显示。汇总显示在每项的上方,6，报表布局,3 以表格显示形式。特点：标题分列显示。汇总显示在每项的下方,6，报表布局,2010版本： 4 重复所有项目标签。可以填充相同的内容。大家注意下图和上图的区别。 5 不重复所有项目标答。取消重复。是4的逆操作。,7，添加和删除汇总项,默认情况下，在数据透视表中添加行或列都会自动添加汇总项，如何调整隐藏或显示汇总行/列呢？ 1 总计行：总计行分为行总计和列总计，如下图所示。,7，添加和删除汇总项,控制它隐藏和显示的命令在 数据透视表右键 - 选项 - 如下图所示。（2003版在数据透视表上右键 - 表格选项 - 行和列总计选中）,7，添加和删除汇总项,2 分类汇总行