《秘书会议管理》PPT幻灯片

1、1,案例导入： 华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理 。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘

2、书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。,2,一、会议的内涵 会议:人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程 会见:又称接见、拜会 会谈:是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见,3,一、会议的内涵 会议的构成要素 基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等 其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等,4,二、会议的主

3、要种类 按组织类型 内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议 按时间方面的规定性 定期会议 不定期会议 按出席对象 联席会 内部会 代表会 群众会,5,按功能性质 决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等 按议题性质 专题性 综合性 按规模大小 特大型 大型 中型 小型 按会议采用的方式手段 常规会 广播会 电话会 电视会 网络会,6,三、公司常见会议的类型与作用 经理例会与特别会议 员工例会 股东大会和董事会议 公司年会,7,三、公司常见会议的类型与作用 客户咨询会 产品展销订货会 业务洽谈会 新产品新闻发布会,8,1、制定会议方案的一般原则 减少会议

4、次数原则 严守时间原则 会议通知的明确性原则 缺席迟到的事前联络原则 效率性原则,9,2会议筹备方案的内容 确定会议的主题与议题 确定会议的名称 确定会议的议程 确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具,10,确定会议与会代表的组成 确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作 确定会议经费预算 确定会议住宿和餐饮安排 确定会议的筹备机构,11,可信公司技术训练专题研讨会筹备方案 一、会议主题：为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。 二、会议的

5、时间、地点：拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。,会议筹备方案示例如下：,12,三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。 四、会议议程：会议由主管副总经理主持。 上午：(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。 (2)培训部总监专题发言。 (3)生产部总监专题发言。 下午：(1)分组讨论。 (2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。 (3)主管副总经理做总结报告。,13,五、会议议题： (1)技术训练与提高企业综合竞争力。 (2)技术训

6、练与技术创新。 (3)如何提高技术训练的质量。 (4)技术训练方法的再讨论。 六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。,14,七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。 (1)总经理的工作报告。 (2)培训部、生产部总监的专题发言稿。 (3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。 (4)副总经理的总结报告。 八、会议服务工作：由行政部综合协调。 附：(1)会议通知。 (2)会议日程表。,15,1确定会议的时间 2会议议程与会议日程 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来 会议日程：是指会议在一定时间内的

7、具体安排,16,安排会议议程和日程要注意的问题 1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因 2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议 3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。 4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。,17,大中型会议的议程一般安排： 开幕式、上司和来宾致辞 上司做报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动； 会议总结，宣读决议； 闭幕式。,18,会议议程示例 英豪公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 一、宣布议程。 二、说明有关

8、人员缺席情况。 三、宣读并通过上次会议的记录。 四、东部地区销售活动的总结。 五、销售一部关于团队沟通问题的发言。 六、公司销售人员的招聘和重组。 七、销售二部经理的人选。 八、下季度销售目标。,19,会议日程表示例：,20,会场位置必须让上司和与会者方便前往 会场的大小应与会议规模相符 场地要有良好的设备配置 场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区 选择会议地点应考虑有无停车场所 场地租借的费用必须合理,21,四、正确确定会人员范围 五、准备会议文件资料 为上司撰写会议文稿 为上司准备材料 组织好发言人的文稿 准备资料袋,22,六、发送会议通知 1会议通知的作用 周知作用 提醒作用 凭证作用,

9、23,2、会议通知的发送 为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重 人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。 一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书 如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份,24,需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名 对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新 可将会中使用的票证与会议通知一并发出 如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，

10、要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路 会议通知样本要作为档案保存,25,3、会议通知的内容 要有具体的会议名称 日期、时间、场所要准确无误 议题应尽量具体 有附加资料时，应写明资料名称及页数,26,会议通知示例,会议通知 尊敬的客户： 为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。 附：会议日程及路线图 回执 请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话/p>

11、。 我公司参加此次会议，参加人数： 我公司不能参加此次会议。 姓名： 公司：,27,七、布置会场 1会场的整体格局 面门为上 居中为上 以远为上 前排为上,28,2主席台座次的安排 前排高于后排 中央高于两侧 国内政务会议左高右低 国际会议右高左低 主持人：居中设座 自由择座 发言人：就座位置发言 国内会议主席团前面中间位置 国际会议前排右前方发言,29,30,4会场的整体布局类型 大中型：方形 半圆形 小 型：圆形 大小方形 环形 回字形 马蹄形 等,31,会场类型,方 形,32,会场类型,半圆形,33,34,会场布置的各种必要设施 横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作

12、欢迎和明示主题之用；,35,2. 指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识；,36,3. 桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；,37,4. 胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员；,38,5. 签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方； 6. 签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；,39,7. 会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及

13、主办机构信息,40,八、准备会议所需物品、设备 九、安排食宿 十、大型会议的接(送)站、报到,41,十一、大型会议的经费预算 会议资料费 邮电通讯费用 会议设备和用品费 会议办公费 会议宣传交际费 会议住宿补贴费 会议伙食补贴 会议交通费 其他开支,42,一、会前的最后检查 1检查的方式 听取会议筹备人的汇报 现场检查 2检查的内容 文件的材料准备情况 会场布置情况 会议保卫工作情况,43,二、组织签到和登记 三、做好必要的录音录像工作 四、会议设备的操作与维护 五、做好会议的记录工作,44,会议记录示例： 艺海股份有限公司董事会例会记录 (2002年4月14日) 宣布：2002年4月14日上

14、午10：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有法定人数参加了会议，他们是：高杰(董事长)、刘明(副董事长)、白雪(秘书)、欧阳军(财务主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。 记录：秘书白雪宣读了2002年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。,45,财务状况： 财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。 公司其他活动报告： 主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目

15、捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员,46,新的事项： 安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过。 休会： 已无其他问题，会议于上午11：50结束。 秘书(签名) 董事长(签名）,47,六、提供会议资料与联络协调 七、做好会议的保密和保卫工作 八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作 九、会议信息工作,

16、48,1、充分认识媒体的重要作用和媒体在塑造企业形象中的影响 2、了解媒体 3、有备而来 4、临场表现,49,一、会前的准备 1、根据个人观点研究问题 2、依据所提供的文件、资料，准备推断分析的论证材料。并提出意见或询问事项 3、准备在会间尽力发挥自己的角色 4、严格遵守开会时间，准时到会,50,二、会议期间的角色方寸 1、认真倾听他人的观点 尽量避免： 1）阻碍其他人员提出合理的建议，事事唱反调，自己又拿不出合理的论证 2）在论证中喋喋不休，使他人无法插话 3）盲目认同他人观点,51,2、积极发表自己的见解 1）发言力求简要明确，注意发言时机 2）让自己的行为富有积极性、合理性和说服力 3）

17、发言要守时，动作、手势要充满自信，但不要固执己见，,52,3、关注正在讨论的事项 1）讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛 2）不随便打断别人的发言，不随便插言，不侵犯其他与会者的权利 3）不随便进进出出，影响他人的发言 4）自己的论点会证明根据不足时，应当显示自己的风度，放弃己见 5）应服从多数人的决定,53,一、准备会议主持计划 1、自查的内容 会议目的是否明确 会议程序是否确定 会议是否有助于你制定决策 与会人员能否充分发表自己的见解 你是否表现出过于自信的态度或盛气凌人的作风,54,2、制定主持人行动计划需搞清的问题 关于会议的目标：总目标是什么？子目标是什么？子目标是否有助于实现

18、总目标？ 关于会议的结构：会议的内容是什么？拟采用哪些步骤？怎样才能最有效地利用时间 关于结果与目标的偏差：你允许会议产生的结果与既定目标偏差的大小？,55,二、控制会场的气氛 开会时间准时，不能因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场而耽误大家的时间 当会议参加者进入会场时，要与他们打招呼，保证他们各有其座 会议开始后，简明扼要地引出主题，说明讨论的目的，使每一个与会者都明白会议的目的 鼓励每一个人发表自己的见解 在一段时间里要集中讨论一个议题，避免跑题,56,一、合理安排与会人员返程 二、提醒与会者及时做好各种物品的清退 三、清理会场和文件 四、整理会议材料，立卷归档 会议正式文件，如决定、决

19、议、计划、报告等。 会议参阅文件。 会议安排的发言稿。 会议上的讲话记录,57,五、会议的总结 1、会议总结的要点 1）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查 2）总结要将客观标准和主观标准相结合 3）总结要以总结经验、激励下属为目的 2、起草会议纪要或总结报告,58,六、会议效果的评估 1、对主持人的评估 组织安排会议 确定、检查目标 遵守时间 鼓励发表见解、提出建议与问题 澄清事实 引入正题还是离题太远 控制过严或过松 处理冲突、解决争端,59,2、对会议工作人员的评估 会议工作中，精通业务，胜任工作 具有公关意识，能自学维护组织的形象 具有良好的礼仪修养，举止得体，语言规范 会议工作中没有显现出厌倦懈怠神态与行为 与同事合作协调，相处融洽 对上司的批评指导，能虚心接受,60,3、对会议管理工作的总体评估 会议管理评估（1为优秀，4为差） 一、整体安排对会议上收到的信息给出您的回答 会议计划 1 2 3 4 住宿设施 1 2 3 4 会议费用 1 2