办公室行政管理学员打印版

1、1,季声,办公室行政管理,2,序言： 是企业管理不可缺少的模块，是企业拓展的服务器和后台。而行政管理人员是服务于企业的多面手，更是企业日常事务的管家。,行政管理,3,第一单元 日常行政管理 第一节：人员配置、素质、地位、特点和作用 行政人员的配置：,以精简为原则,搭配互补,兼职多能,4,行政人员素质要求：,有良好的心态,有优秀的思想品德,善于领会领导的意图及员工想法,应变能力，敏感力强,有主动性及责任感,热心助人，能协助别人迅速解决问题,有忍耐性,5,.地位、特点及工作内容： 地位：需时至尊、昙花一现、易被忘却。 特点：综合性、突发性、时间性、政策性、繁杂性、广泛性 工作内容：大而细、小而全，

2、繁而易、简而难。,6,作用： 代表决策者处理全局性的问题 面向企业所有部门及员工提供日常性的服务， 如考勤统计，办公用品的管理，文件收发等 为公司制定并监督执行企业的规章制度 与上下左右各种渠道发生相应的联系与接触 承上启下，疏通协调,7,第二节：行政管理概念及守则 概念： 行政主管是行政工作的最高管理者 行政主管的管理能力直接影响公司内部行政工作水平和效率 要抱有“管家”的心态 要做好努力参谋，管理及服务工作,8,要体谅下属的辛劳 要为员工建立一个良好，安全的办公室环境 坚守原则，公私分明，养成风格 有协调能力，保障企业正常运转,9,行政守则： 必须有一定的规例法则，使有所依归 以身作则 厘

3、定是非 “顾客永远是对”的信念 防机密外泄 凡事有预算，财政概念强,10,第三节：选择办公楼的程序 与房地产办事处接触，要求提供可选择地点 向房地产公司提供公司的需求,办公室面积 应优先选择的地点 电机要求 租用期限 租金预算,楼房质量，结构及配置 楼房管理和保安服务,11,通讯需求 索取合比例的平面图供办公室用地做出计划 提供管理层最终选择作决策 与业主或开发商协商租金费用及租用期限 准备新办公室装修，购买设备及搬迁计划的资 金预算，供上级管理审批 与各部门商谈办公室的布局及用地计划 办理与施工有关的许可证及批文,12,向家俱商出示设计图以便建议招标 供应商提出方案后，与采购部协商作出选择

4、向被选中的供应商发出购货订单 为每个供应商提出工程目标要求 监督装配工作、必要时进行修正 按计划表日程行事， 防止作业延迟 确定搬迁日期， 以不防碍日常工作进行为佳,13,第四节：环境的管理 环境空间主要包括办公空间和辅助空间两部分，合理的规划和管理环境空间不仅有利于充分利用空间，更可以提高工作质量与效率。,14,简洁,宽敞,有序,合理的办公空间能营造快乐,祥和,积极向上的气氛; 特色,美观,协调,舒适的辅助空间可创造优质,高效,亲和融洽的环境;,壹 個,15,在规划办公空间时, 一般采用四种方法:,制图法-用绘制平面设计图的形式安排办公空间,并不断加以分析和调整. (2) 色卡法- 拿彩色纸

5、板将建筑物平面,各种办公设备等按原来比例裁成平面图案,衡量各图案关系,予以调整安排.,(3) 立体模型法- 使用薄板制成的平面图上,摆放按原比例制成的立体模型.以不断调整各自的空间布局. (4) 模拟法- 以实物或其他复制品在建筑物内实地摆放实验,模拟不同布局形式和方案,直到调整至满意,合理为止,16,影响办公空间规划的主要因素 办公空间规划是指: 为了有效地利用空间,缩短工作流程,便于信息的传递交流,而对办公处所的面积及分布所作的筹划和调节.其基本目标是尽可能为各部门管理人员以及文员提供与工作需要相适应的充分的办公空间,并使其得到有效利用,确保工作上的便利;满足管理人员及文员之间有效沟通的需

6、要,消除各种沟通障碍;有益于工作人员的健康,有助于克服各种不利于提高工作质量和效率的生理,心理因素;尽量降低办公空间成本.,17,1.主要影响办公空间规划的因素: (1).建筑物的结构,实际使用面积以及附属设备条件. (2).机关内部组织机构的设置情况. (3).完成工作任务所必需的基本设备,机具的种类,数量以及所占用最小面积的情况. (4).公司内部横向联系的方式与频度. (5).对外的业务工作方式与业务量. (6).办公费用的来源,数量状况. (7).企业内部约定俗称的有关“惯例”等.,18,2. 办公空间规划中的十项要求(是什么?) (1)、办公室的分布应有利于尽量缩短信息沟通的距离。

7、(2)、根据工作需要，为不同工作人员分配办公空间。 (3)、设备机具和每个文员所占的空间均不能过大或过小。 (4)、尽量设置大而开放的办公室。 (5)、共用设备机具尽靠近窗口。,19,(6) 、文员的办公位置应成直线，减少交叉。 (7)、应使与外界联系多的部门或人员便于与外界接触，同时又不干扰其他部门或文员的工作。 (8)、应使带机密性的部门不利于与外界接触。 (9)、注意遵守各种安全规则，保证安全。 (10)、重新规划和扩展的余地。,20,针对办公空间规划中的十项要求应关注的问题 (为什么？) 在保证正确、有效的前提下，办公室的分布应有利于尽量缩短信息沟通的距离。 工作需要而不仅仅是级别来为

8、不同工作人员分配办公空间。 合理利用一切空间，除特殊需要外，设备机具和每个文员所占的空间均不能过大或过， 以免徒增开支或碍手碍脚，妨碍有效工作。 尽量设置大而开放办公室，以缩短工作流程，降低办公空间成本，便于沟通联系和控制监督，便于环境控制。,21,5.各种共用设备机具尽可能置于共用办公区域并靠近窗口。 6.文员的办公位置应主要依工作程序规定的次序排列，尽量成直线，减少交叉。 7.应使与外界联系多的部门或人员便于与外界接触，同时又不干扰其他部门或文员的工作 8.应使带机密性的部门不利于与外界接触 9.注意遵守各种安全规则，保证安全。 10.重新规划和扩展的余地，适时根据工作的变化和需要调整空间

9、分比例，不断完善规划方案。,22,第五节：搬迁前的准备 于现时办公室 搬迁方案计划书 搬迁前的大扫除 废物/ 旧文件的处理 设备清单及置位列明 纸箱的数量估计及大小要求 个人及公共物品包装规格提示及数量统计,23,在新办公地点 员工座位分配及编号列明 各部门标识的识别 各座位的电脑、电话测试及号码表 发出新办公室的规矩及措施 与其他外援公司/部门的配合 装修工程队 设计公司 搬运公司 新办楼物业部，工程部、保安部,24,第六节：搬迁后的跟进 原办公室的装修还原 原办公室的租金及管理费押金退还申请 原办公室的电话费/ 电话线结算及注销 新设备的培训 入住新办公室后的跟踪及改善有问题的地方,25,

10、第七节：办公区办公桌管理办法 目标： 整洁、美观、统一，体现外资企业形象； 良好的办公环境，工作效率高；,26,办公桌日常工作摆放物品： 除日常工作时桌上放置的文件、纸、笔、电脑外，一般情况下办公桌只可放置以下物品： 电话 装订机 回形针盒 笔筒 胶带座 台历 名片座 水杯 面巾纸盒 文件收发框（秘书专用） 注：一项工作结束后，桌上摊放的文件要及时整理收进文件柜。,27,办公桌物品摆放整洁情况检查标准： 办公桌物品摆放整洁情况分红旗、黄旗、蓝旗。 红旗：物品摆放整齐，无多余物品； 黄旗：物品摆放较为整齐，有多余物品，须整改； 蓝旗：物品摆放紊乱，办公桌上闲杂物品较多，受到批评。 四 检查时间与

11、情况公布： 采取不定期检查的办法 每次检查后在办公桌上贴红旗、黄旗、蓝旗，并在公告栏 将检查情况公布。,28,第二单元： 通讯工具的管理 公司通讯工具是指： 公司所有的 电话 传真机 电脑 电子邮件系统 内部网络（局域网）系统 互联网系统,29,1、电子通讯工具的应用* 主要用于业务符合下列所有情况可以用于私人目的： 员工个人工作绩效没有受到负面影响 其他员工的工作绩效没有受到负面影响 没为公司造成过多的额外费用 仅仅使用了最低限度的电子通讯资源 使用时小心保护，注意保密，符合法律规定,30,严禁使用电子通讯工具做私人生意赚钱 2、安全事项 安全事项：小心使用电子通讯工具。 不损坏，不丢失，不

12、随意移动。 只有事先得到批准才可以丢弃,31,3、原则： 如需引起特殊注意的信息，应用特殊文字标识,信息只传输给需要的人,小心处理机密信息 (注意加密) 4、严禁臆造/传输以下讯息： 非法/趣味低级/歧视性/骚扰性/违背道德的内容 侵犯版权 连锁书信 作者身份被更改或取消。,32,5、资料保护： 个人资料保护原则也适用于电子通讯工具的使用 允许信息技术部员工出于技术目接触各种资料 当必须采取措施保护公司或员工免受伤害时，根据地方 法律可撤消资料保护规则,33,6、企业的管理措施： 集团所属的各家公司应采取技术和组织上的措施保证执行 “关于使用电子通讯工具的规定”该规定不影响各部门或公司正 实行

13、的信息技术安全政策或其它详细规章制度 7、实施： 集团所属的各公司肩负起责任，公司员工监督,34,第三单元: 接待工作 （一）何谓接待 接待工作是企业形象的有效体现，来访者通过接待能感受到企业的管理水准，和“以人为本”的企业文化。 厂区来访接待 接待（操作）程序 设定接待、协调人员名单 公司介绍资料及礼品领用,35,（二）前台工作要求 礼貌、直接、简短、扼要 Receptionist因故离开，指定专人替代 公司文员均因主动、 自觉、礼貌的接听电话,36,（三）营造对公司良好的印象 由于公司的生意是依赖关系网及同公司外界的人际交往，而你，也许是客户同公司之间唯一的联系。对客户来说，你就是公司。所

14、以，柔和、亲切的语气以及和谐、得体的着装，可使客户不知不觉地接受和认可公司。 因此，专业仪表是一项展示商业能力及信誉方法，它是你迈向成功之重要环节,37,第四单元：办公成本控制 办公用品购买 固定资产的选择和管理，如计算机，复印机，传真机等 节省维修费用能有效地节约成本 对供应商的收费经常做出价格比,38,第五单元： 公文处理 公文管理属企业基础管理范畴，是企业事务流程不可 缺少的一部分，公文管理制度化将增进公文处理的品质及效率。 何谓公文：公文是党政机关处理党务政务，人民团体和企事业单位 处理行政事务所使用的正式文字及材料。 特点：内容上的观点鲜明 效能上的权威性和行政的约束力 形式上的程序

15、化、规范化 使用上一定的范围和限制 文风上的准确庄重,39,第一节：收、发文件管理 1、收、发文件的程序 a.快件文收发 b.总部文收发 c.内部文收发 2、收、发文件的处理 a.上行文收发 b.平行文收发 c.下行文收发,40,第二节：通知的类别与格局 通知用于发布法规、任免或聘用干部，转达上级公司的 指示(包括需要周知或共同执行的事项)等。属发布性文件。 a.类别：主要可分为一般性通知、指示性通知、批示性通知、会议通知。,41,b.格局： a).前三种通知的格式基本相同。标题同于其他公文。由发文 部门、事由、文种三部分构成。前一、二部分可省。正文 较长、含有较多实际内容，分开头、主体、结尾

16、结撰成文。 b).开头写通知事项的依据、目的；主体是通知的决策本身，多 用条款式；结尾一般多写贯彻本通知的时间要求、希望等。正 文较短而内容简单，只用一段或一句话成文写说明、决策 。,42,c).会议通知，一般格式包括标题、正文、落款三部分。 标题写明什么单位召开什么会议的通知。 正文抬头顶格写发往部门，主体部分写开会的根据、 目的、日期、地点、什么人参加，会议的内容、 议程。需要汇报、发言、带论文以及开多久，几 时报到，交通和食宿等，均需写明。落款，在正 文后右下方写下召开会议单位的全称及年月日， 盖章或签字。,43,第三节：报告的功用和格局 1).功用：“报告”适用于向上级汇报工作、反映情

17、况、提出建议，答复询问或要求。 2).格局：“报告”的标题包括事由和公文名称；上款写接收部门或主管负责人；正文结构与一般公文相同；文末要写“以上报告当否，请指示”等结语。然后写发文部门、 日期。 注意：“报告”中不得夹带请示事项。,44,第四节：请示的功用、种类、格局和写作注意事项 “请示”用于向上级请求指示和批准。种类主要有：建议请示、求批 请示、求助请示以及探讨请示 1).格局：标题一定要写明文种“请示”事由要概括准确，发文单位可在标 题上写明，也可签署在正文后面。标题下面要写明接受请示的 单位或负责人姓名。正文开门见山写出请示问题的原由，着重 请示的问题，然后提出意见建议。正文之后要另起

18、，写明请求 批准或批复 .,45,2).写作注意事项： a.标题必须写明“请示”不得写“请示报告”。 b.“请示”应当一文一事. c.一般只写一个主送部门，如需同时送其他机关，应当用Copies/拷贝(或抄送)形式。 d.除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。,46,第五节：批复的功用、格局和写作要求 批复，适用于答复下级部门请示事项。 1).批复的格局： a.标题。写明批复部门的名称、内容、文种,即何部门关于何事的 批复。必要时在标题中标明“同意”或“批准”的态度。 b.上款，受文部门。即，报告请示的发文部门。 c.正文。要写明所针对的请示的日期与内容，然后应来文的要求写 明

19、批复的内容。 d.下款，制发部门名称与成文日期。,47,2). 写作要求： a.批复前充分调查研究，认真阅读来文的内容及背景，审核其真 实性，查阅有关规定及法律、政策。如属已处理过的问题，要 查阅前案处理材料，如请示的内容涉及有关部门的职权，应与 其协商。 b.批复的意见要明确、具体可行。 c.批复的中心内容必须是针对请示事项来答复的 。,48,第六节：会议纪要的功用和格局 会议纪要用于记载分传达会议主要精神和议定事项。 格局：通常由标题、正文、文尾构成 a.标题，直书何会纪要，议决问题为正题，加副题 标明何时何会的纪要。 b.正文，开头、主体、结语。开头写基本情况、正文写议决问题， 结语写展

20、望，也可无结语。 c.文尾, 注明主抄送范围.,49,第六单元：办公用品采购、维护及与供应商的协调 第一节 办公用品采购办公采购用品是一件既简单又繁琐的工作。 简单：制订标准后即可操作。 繁琐：需求不一，众口难调。,50,一、原则 制订日常事务办公用品涵盖办公用品的 申请、批准、采购及保养,二、方法 1、办公用品的范围 a.一般文具 b.易耗文化用品(纸、墨粉、硒鼓文件夹、各类笔具、电池等 c.单价低于5000元RMB的办公设备如复印机、传真机、碎纸机等,51,2、不易损耗的文化用品管理 a.不易性文化用品进行登记建档； b.新员工领用须部门负责人同意； c.员工离职前须将不易损耗的文化用品 归还总务部门，总务部在离职清单上注销。 3、公用办公设备的管理 a.公用办公设备均由总务部门负责管理 b.外聘专业公司定期对办公设备进行维护、保养，确保正常使用 c.特殊情况紧急处理。,52,三、程序 1、办公用品的申领 2、办公用品的采购和费用结算 3、雇员办公用品清单的建立,53,第二节 设施管理及维护 保证现存设施足够企业人数的使用 设施存放位置要适宜，以方便各部门运作 定时维护，清理以