新能源公司采办管理制度精品完整版

体系名称采办管理编码PC01XX新能源有限公司采办管理制度编制人XX审核人XXX批准人XX新能源有限公司管理委员会批准依据XX新能源有限公司内控制度体系管理规定（CG05）发布文号XX新能（XXXX）XXX号发布日期XXXX年XX月XX日生效日期XXXX年XX月XX日版本XXXX1发布范围普发XX新能源公司管理制度目录1目的12适用范围13编制依据14主要应对的风险15释义26采办管理组织机构及职责分工47采办原则、模式、方式与权限98集中采办和公司机关采办操作基本流程169各所属单位自行采办操作基本流程2110供应商管理2111应急采办2212采办文件的标准化2213采办工作信息化2314采办人员队伍建设2315采办工作专项检查或联合审计2316违规与处罚2317附则25XX新能源有限公司采办管理制度1目的进一步完善XX新能源有限公司（以下简称“公司”）内部管理制度，控制采办相关风险，规范采办行为，提高采办效率和采办管理水平，优化资源配置，降低综合成本，实现公司利益最大化，满足公司业务发展需要。2适用范围本制度适用于公司及各所属单位。公司投资的参股公司参照执行。3编制依据31中华人民共和国招标投标法，九届全国人民代表大会第21号，国家主席令。32机电产品国际招标投标实施办法，2004第13号，商务部。33工程建设项目施工招标投标办法，2003第30号，国家发展计划委员会、建设部、铁道部、交通部、信息产业部、水利部、民航总局。34XX总公司采办管理制度，XXXX第XXX号，总公司。35XX总公司中下游工程建设项目管理规定，XXXX第XXX号,总公司。36XX总公司限上项目招标采购管理办法（试行），XXXX第XXX号，总公司。37XX总公司集中采办管理办法，XXXX第XXX号，总公司。4主要应对的风险41采办过程管理的缺失。42因个人操守缺失、个人品质不适宜从事采办工作给公司或所属单位造成损失。43不熟悉相关政策法规、制度、业务等或理解有偏差，人员的专业素质欠缺给公司或所属单位利益带来的风险。44采办计划性差给开展有效的采办、有效保护公司或所属单位的利益带来的风险。45技术要求不明确、不准确给采办过程的合法性、效率、以及采办结果的有效性带来的影响；给技术人员、采办人员、审核审批人员、公司或所属单位的利益带来的风险。46采办方式的可选择性、合理有效性。47推荐供应商的有效性（供应商资质要求不合理准确、供应商资质的可靠性、有竞争性的供应商未被发现或未获推荐、供应商履约能力风险、同时推荐的供应商在该行业内不具有可比性、推荐的供应商互相之间的关联性风险、部分供应商弃标造成的拟采用的采办方式的有效性、供应商新近的法律纠纷风险等）给公司或所属单位利益带来的风险。48评标过程中的过错或舞弊，给价格的可比性、评标结果的真实性与公平性带来的风险。49采办过程未经适当审核或越权审批，发生重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。410采办合同执行过程中的合同变更给原授标结果带来实质性影响。411以签署备忘录、合作协议等形式进行实质性的服务，在后续采办中以此为由进行单一来源采办。412以提供样品或免费试用为由，在后续采办中以此条件采取单一来源采办。413供应商违约给公司或所属单位造成损失。414采购成本支出无预算、超标准或超范围。415由于采办周期长出现的价格波动风险。416采办行为违反法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。417海外项目（公司）采办活动中当地政策、惯例、法律、环境、汇率、人文、治安、社区关系等给公司或所属单位的利益或业务的及时有效开展带来风险。5释义51总公司指XX总公司机关，包括总公司管理层和总公司机关各业务管理部门。52公司指XX新能源有限公司机关，包括公司管理层和公司机关各业务管理部门。53母公司指拥有其下属公司一定数额的股份或根据协议，能够控制、支配其下属公司的人事、财务、业务等事项的公司。54所属单位指XX新能源有限公司设立的全资或控股子公司、分公司、项目组、项目筹备组、新能源研究院。控股公司指公司直接或间接持有超过50股权或在董事会（或类似管理机构）享有多数表决权的有限责任公司、股份有限公司、合资企业、合作企业、合伙企业等。55采办以购买、租赁、委托或雇佣等方式获取物资、工程和服务的行为。包括物资采办、工程采办、服务采办。56物资指各种物品，包括原材料、产品、设备、电力，以及货物供应的附带服务。57工程指各类土木工程、设备安装、管道敷设、装饰装修等建设及附带的服务；基地更改项目；设备或设施建造、更改项目。58服务指工程、货物以外的其他采购对象，如勘察、设计、维修、维护、物流、咨询、顾问、监理、研究、评价等服务。59限上项目指根据总公司采办管理规定，超过公司审批权限的采办项目。510限下项目指根据总公司采办管理规定，公司具有审批权限的采办项目。511集中采办指总公司或公司对具备集中优势、可形成规模效应的货物、工程和服务进行集中、统一组织，按照总公司及公司相关采办制度进行采购的行为。由总公司采办主管部门组织的集中采办为一级集中采办，由公司采办主管部门组织的集中采办为二级集中采办。512采办人员指负责具体执行采办工作的采办岗位人员。513采办需求部门指预算费用责任部门或业务主管部门，根据业务需要，提出采办需求（包含工作范围、数量、相应技术要求、技术评议表、技术标书文件等内容）的部门，如业务开发部、综合管理部、QHSE部等。514采办专业审查部门指在采办活动审批过程中，提供专业审查意见的公司相关职能部门。如计划资金部、业务开发部、QHSE部、工程建设部、生产经营部、财务部等。515采办主管部门指全面负责采办工作的管理和监督的公司机关职能部门。516供应商和承包商指经总公司、公司或各所属单位审查认定、具备向公司或各所属单位提供货物、工程和服务能力的法人、其他组织或者自然人，以下统称“供应商”。6采办管理组织机构及职责分工61概述公司对采办工作实行“集中管理，分级授权”的原则。公司机关的采办活动，由公司采办主管部门负责管理、操作。各所属单位的采办活动，由各单位进行管理，制定采办策略，指定采办经办人，进行采办操作，并按程序报告工作。公司采办主管部门监督及指导各所属单位的采办工作。对重要、重大的采办项目，应上报公司采办专业委员会审查、确定有关事项或提出推荐意见。公司采办专业委员会、公司领导、机关部门及所属单位按照公司最新颁发的XX新能源有限公司采办管理授权体系中权限行使审批权。公司的采办管理组织机构见附件1，采办人员行为准则见附件2。62采办管理委员会621采办管理委员会由公司总经理、分管采办副总经理、各分管业务副总经理、分管业务总师、采办主管部门负责人、业务主管部门负责人、专业审查部门负责人、审计监察部门负责人组成。主任由公司总经理担任，副主任由分管采办副总经理担任。会议由采办委员会主任或主任委托副主任主持。622采办管理委员会主要职责如下A审核公司采办管理制度、管理办法和管理细则及其更新文件；B审核XX新能源有限公司采办管理授权体系；C审批需两个以上（含两个）采办专业委员会共同决策的采办事项；D审批采办专业委员会所辖业务板块以外业务的采办决策事项；E批准公司的二级供应商库的供应商考评标准、入库标准、供应商奖惩措施；F其他需要决策的事项。623会议由公司采办主管部门提请，公司综合管理部负责确定会议时间、地点并通知参会人员。624会议表决议案由公司采办委员会全体组成人员的过半数通过；如同意与反对的人数相等，则以公司采办委员会主任的意见为最终决策。对需要公司采办委员会会议通过的议案，其表决方式由委员会主任根据实际情况确定。表决结果由会议主持人当场宣布。625公司采办委员会会议通过的决议以会议纪要的形式发布。会议纪要由采办主管部门负责起草，采办管理委员会主任签发。会议纪要内容需详细准确，具备操作性。会议纪要中批准的采办事项，经采办主管部门确认，该会议纪要可替代相关采办审批文件，不再另行传签。626如客观原因造成无法及时召开采办管理委员会或计划上会内容无特殊情况，可以通过传签的方式及时完成审核、审批手续，以满足业务需要。63采办专业委员会631采办专业委员会主任由公司总经理担任，副主任由分管采办副总经理担任。固定成员为公司总经理、分管采办副总经理、采办主管部门负责人，其他成员视具体采办项目的业务性质由公司分管业务副总经理、分管业务总师、业务主管部门负责人及相关专业部门负责人组成。采办专业委员会办公室主任由采办主管部门负责人担任。限上项目采办专业委员会成员需报总公司集团采办部批准。根据公司业务板块发展的现状，公司成立煤基、风能、生物质能等三个专业委员会。632采办专业委员会主要职责如下A审批所辖业务板块各项目组、各所属单位的采办管理内控制度体系文件；B审批所辖公司及各所属单位业务板块的年度采办计划与策略及其更新；C审核所辖业务板块限上项目评标委员会和评标小组名单；D按照权限审核、审批所辖业务板块评标报告和议标报告；E对所辖业务板块采办过程中重大疑难问题和澄清问题进行审议；F对所辖业务板块采办合同执行过程中的重大问题、例外情况进行指导和处理；G批准所辖业务板块公司的二级供应商库的供应商考评标准、入库标准、供应商名单及定期更新、供应商奖惩措施；H审批所辖业务板块其他需要审批的事项。633会议由采办需求单位向公司采办主管部门提交上会申请及汇报材料。公司采办主管部门负责审核，如判定确实需要上会，将负责汇总并提请召开公司采办专业委员会。公司综合管理部负责确定会议时间、发出会议通知、准备会议室等工作。在采办管理工作中，当公司采办主管部门认为需要上会审议决策有关事项时，由公司采办主管部门直接提请上会、采办需求单位负责准备上会材料。634会议由公司采办专业委员会主任或主任委托副主任主持。会议表决议案由公司采办专业委员会全体组成人员的过半数通过。如同意与反对的人数相等，则以公司采办专业委员会主任的意见为最终决策。对需要公司采办专业委员会会议通过的议案，其表决方式由委员会主任根据实际情况确定。表决结果由会议主持人当场宣布。635公司采办专业委员会会议通过的决议以会议纪要的形式发布。会议纪要由采办主管部门负责起草，采办专业委员会主任签发。会议纪要内容需详细准确，具备操作性。会议纪要中批准的采办事项，经采办主管部门确认，该会议纪要可替代相关采办审批文件，不再另行传签。636如客观原因造成无法及时召开采办专业委员会议或计划上会内容无特殊情况，可以通过传签的方式及时完成审核、审批手续，以满足业务需要。64评标委员会和评标小组641公司采办主管部门负责组建公司的“评标委员会和公司评标小组”（以下简称“评标小组”），负责依据权限人的审批结果依法合规、公平公正地完成具体招评标及合同谈判、签约工作。各所属单位负责组建本单位的评标小组负责本单位具体采办评标工作。评标小组成员名单需获得相应采办审批权限批准。评标小组由技术小组和商务小组组成，商务小组组长兼任评标小组组长。原则上，评标小组由采办需求单位技术代表和公司或所属单位采办人员、招标机构代表（如适用）和专家组成，成员为五人以上（单数），其中专家（海洋石油评审专家库内及国家评审专家库内的技术、经济等方面的专家）不得少于成员总数的三分之二；商务小组人员不得少于两人。专家的选用原则为专业相近，所属地区就近抽取。特殊情况下总公司集团采办部可以指派专家库中的专家参加评标小组。依据操作与决策分离的原则，具有长期授权的人员不得成为评标小组成员。642评标小组工作准则如下A保守商业秘密，遵守职业道德；B充分理解招标文件；C严格执行评标程序，如实、客观进行评价；D技术上无模糊点、具有可比性，商务上无模糊点、对方的异议我方可以接受且体现到价格因素中，价格构成清楚、总价具有可比性（如数量上同等、无缺项等）；E评价的资料、表格要保存完整。65采办主管部门651负责公司及各所属单位的采办管理工作，根据国家法律、法规和其它规范性文件，结合公司的具体实际，制定、修改公司的各项采办管理规章制度，并上报公司采办管理委员会审核批准。652根据总公司、公司相关采办管理制度，审核各所属单位的采办管理内控体系文件。653审核采办标准文件文本。654负责协调总公司开展的与公司或所属单位业务相关的一级集中采办工作，负责组织实施公司二级集中采办工作。655负责公司二级供应商库的建立、维护、管理工作，组织对供应商进行评估与考核，并对其进行分级和归类，供公司及所属单位统一使用。656代表公司归口接受供应商的投诉，并负责组织调查及后续处理相关事宜。657组织总公司委托的限上项目的招标工作。658负责审核各所属单位上报的采办文件。659负责进出口业务的管理。负责办理公司名义签署合同下的进口相关手续；负责协调各所属单位进口手续的办理。6510监督、检查、指导公司各所属单位的采办制度、程序的建立和完善，及时纠正采办工作中的违规行为。6511负责按照总公司、公司相关要求组织公司及各所属单位完成所需的统计、信息上报等工作。6512代表公司，统一归口与总公司及国家各相关政府部门的上报、沟通、协调工作。6513为各所属单位权限内事项提供所需要的支持与服务。66采办需求部门661根据公司批准的年度开发、建设、生产计划，结合业务实际开展情况，及时提出相应的部门年度、半年、季度、及月度采办计划与策略并进行滚动更新。662负责就本部门及其所主管业务的集中采办提出具体采办需求，创建采办需求审批表。663负责按照相关要求编写标书中的技术文件及技术参数比较表。664负责提出合理、准确的供应商资质要求及依据。665参与供应商的推荐、资格审查及考核等管理工作。665负责提出评标原则的建议。666负责采办技术文件的答疑、澄清。667负责技术评标和技术评比。668负责技术谈判，根据需要参与商务谈判。669参与合同文本的审核并对技术部分负责。6610负责履行工程类、服务类合同。6611就所主管业务，依据权限审核所属单位上报的采办文件。67采办专业审查部门671审核采办计划与策略。672审核供应商资质要求及依据的准确性、合理性。673参与供应商的推荐、资格审查及考核等管理工作。674审核采办技术文件及技术参数比较表。675审核评标原则。676参与技术评比和技术评标，并审核结果。677参与技术谈判。678参与合同文本的审核。679参与采办项目的验收工作。68公司各所属单位681根据国家相关法律、法规、法令和总公司、公司采办管理相关制度，结合本单位实际工作情况，制定切实可行的采办规章制度、流程，报公司审核批准。682负责开展权限范围之内、公司委托的采办活动，以及采办合同的谈判和签署工作。683负责本单位三级供应商库的建立、维护、管理工作。684负责对为本单位提供服务的供应商进行公正的绩效考核。685按规定上报集中采办和委托招标中心采办项目。686根据权限确定权限内项目、推荐权限外项目评标小组名单。687按照总公司、公司要求参与涉及本单位业务的集中采办、招标中心采办工作（包括提交文件、派所需人员参加、签署合同等）。688分享、执行集中采办协议。689负责履行本单位名义下签署的采办合同。6810按规定对采办过程文件、资料进行妥善保管。6811负责本单位采办工作的统计、总结，并按要求上报公司采办主管部门。6812完成公司采办主管部门要求的其他采办相关工作。7采办原则、模式、方式与权限71采办原则711统一行为规范原则公司及各所属单位统一采办行为规范，坚持采办管理制度与政策的一致性、采办操作的规范性，维护公司形象。712技术与商务分离原则在所有采办活动中，技术与商务分别由不同的部门和人员负责，不得由同一部门或同一人员同时负责技术与商务工作。应形成互相平等、互相监督、互相制约机制，杜绝一言堂、操作短路，严格流程、规避风险、维护公司利益。713决策与操作分离原则各所属单位领导层、公司领导、公司采办专业委员会、公司采办管理委员会及上级主管机关为决策层，根据相应权限出具决策意见。公司各部门、所属单位各部门均为操作层，根据公司采办管理制度进行采办操作。决策与操作分离，形成公开、互相监督机制。714竞争原则除单一来源采办、竞争性谈判、现金采办外，采办项目应向至少三家供应商招标或询价，以期形成竞争机制，有利于公司利益最大化。715公平公正原则应给具备资格、并意愿参与竞争的供应商提供公平竞争环境。公平原则体现在招标名单中的供应商资质、规模等具备可比性；技术要求不要求或者标明特定的生产供应者、承包商以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容；招评标过程中澄清机会平等、给予的时间窗口相当；价格评比时具备可比性；合同条款合理公平；依据合同履行公正；合同变更合理；供应商评估如实客观等方面。716获取最大价值的原则价格虽是关键因素，但在定标时必须综合考虑质量、工期、运行收入、全生命周期运行维护成本、资金成本、误工成本、零配件成本、风险、检验费用和售后服务等诸多因素，确保公司获取最大价值。717协调发展原则7171在追求综合效益最佳的同时，应坚持总公司系统内各业务单元的全面协调、协作共同发展，总公司系统内部单位（含总公司所属三级及以下单位，下同）参加竞标的，在技术、商务同等条件下，优先使用。7172租船订舱、报关提运、装卸储存、海上配送等物流环节涉及的服务，应首先使用总公司集团内部现有的服务资质、人员装备、场地资源和配套设施，避免重复建设和资源浪费。在集团内部不能满足以上合同执行要求的情况下，才能选择供应商库中的社会服务机构。7173总公司内部关联单位与外部单位以联合体承揽公司业务时，总公司关联单位在联合体中承担的工作量不得少于50，杜绝以关联单位的名义在总公司系统内部承揽业务而后对外转包的现象发生。联合体各方均应具备承担招标项目的相应能力；国家有关规定或者招标文件对投标人资格条件有规定的，联合体各方均应当具备规定的相应资格条件。7174以单一来源采办方式与总公司系统内部单位签约时，如对方需对总公司外部分包，对方应履行相应采办审批程序，分包比例不得超过30。确有特殊需要的，应报总公司批准后执行。但其承担的主体工作及项目管理工作不得分包，分包的第三方不得再次分包。甲方指定分包不得做为议标分包的理由。出现违法分包现象，甲方应承担相应责任。718保密原则在采办活动中，对采办相关信息应予以保密，严禁泄漏给不相关人员（包括公司或所属单位内部人员、技术与商务人员之间、非本评标小组人员）。719廉洁高效原则参与采办活动人员（技术与商务人员、操作与决策人员等）必须以公司利益为重，排除利益的干扰或关系的影响，严禁一切徇私舞弊行为；同时，应高效率工作，按批准的采办工作计划完成工作，确保工作进度满足公司业务进度要求。7110谨慎原则所有采办活动中，如遇任何例外、或内控制度明确程度不够等情况，均应以公司解释为准。严禁自由解读、旁通等擅自行为。7111严谨原则所有采办活动中，方案科学、合理、完整、严密，任何结论均有可靠的支持文件，任何往来文件均应真实、齐全，任何交接均应有人员、日期的可追溯性，履行程序不颠倒，符合逻辑。7112双重确认原则任何数据、结论均应有双重确认环节，禁止跟签。商务小组组长应对商务小组成员的评标结果与标书吻合性确认，技术小组组长应对技术评议结果与标书的吻合性确认。7113不单独原则所有采办技术活动必须由两人及以上技术人员共同进行，所有采办商务活动必须由两人及以上采办人员共同进行。管理者不得承担技术人员或采办人员的角色。72采办模式721集中采办模式集中采办，指总公司或公司对具备集中优势、可形成规模效应的货物和服务进行集中、统一组织，按照总公司采办管理规定中规定的采办方式进行采购的行为。集中采办模式又分为一级集中采办和二级集中采办。722一级集中采办模式总公司集团采办部组织的集中采办为一级集中采办。一级集中采办模式下，总公司集团采办部负责批准采办策略、组织制定一级集中采办目录、供应商考察、协议谈判、合同签订工作；公司采办主管部门负责组织相关部门或所属单位参与一级集中采办并组织执行一级集中采办结果。一级集中采办的管理、操作模式，以及一级集中采办项目目录以总公司最新相关规定为准。723二级集中采办模式公司采办主管部门组织的集中采办为二级集中采办。二级集中采办由公司采办主管部门组织进行。公司按照有利于规范管理、节约资金、确保质量、降低成本、提高效率、有效保障、便捷运营的原则，将公司及各所属单位可通用的、有规模效应或长期效应的物资、工程或服务，实行集中、统一组织，按照公司采办管理制度进行采办。预计年度合同采购金额达到限上标准时，需要按照总公司采办管理相关制度履行相应的限上审批手续。724委托招标中心采办模式7241除集中采办模式外，需要总公司批准决策的采办项目属于委托招标中心采办项目。委托招标中心采办项目采取具体操作与审批流程分离的方式，以邀请招标或总公司要求的其它方式进行。公司或各所属单位负责技术、商务评标和技术认定及随后的合同谈判与签订工作；评标小组出具评标报告。发标名单、采办方式、评标结果按要求上报总公司主管机关审核批准。7242对于委托招标中心采办的发标名单、采办方式，须经公司批准、报总公司审批后方可执行。在开展工作前必须先申报或申请，获得批准后才能进行相应的招标或采办工作。对于评标结果，由相应权限批准后方可执行。7243委托招标中心的采办项目，经集团采办部委托，可以由公司组织。委托方式为公司或各所属单位提出申请，集团采办部根据情况将公司或各所属单位的全部或部分采购招标项目委托给公司组织招标工作。725自行采办模式7251除集中采办及委托招标中心采办模式外，公司或各所属单位自行采办操作的采办项目，应由公司采办主管部门或各所属单位采办部门组织，按照本制度的原则、采办程序、公司颁发的决策权限以招标或本制度所规定的其他方式进行。7252各所属单位自行采办的内容包括A采办金额在本单位决策权限内、且采办项目在两级集中采办清单范围之外，按照规定由各所属单位进行采办的；B采办金额在公司决策权限内、且采办项目在两级集中采办清单范围之外，公司采办主管部门委托由各所属单位进行采办的；C采办金额超过公司决策权限、且采办项目在两级集中采办清单范围之外，总公司委托公司自行采办、公司采办主管部门又委托各所属单位采办的。73采办方式731分享合同系指公司或各所属单位对母公司已签署的、涵盖本单位的合同（主合同）进行分析评估后可以直接分享的，通过签订订单（一种简单的合同）直接分享该合同的采办方式。根据实际情况，可以采取直接分享的方式，也可以依据该主合同另行签署进一步细化的合同（执行）文件。能够分享的必须分享。如不能分享的，必须获得主合同签署人的批准。分享时需报主合同签订单位采办主管部门备案。732公开招标系指以招标公告的方式，邀请国际国内不特定的供应商或其他组织进行投标的公开竞争性招标。国家相关规定要求必须公开招标的，必须采取公开招标方式进行采办。下列项目未经批准应进行公开招标A大型基础设施、公共事业等关系社会利益、公众安全的项目；B全部或者部分使用国有资金投资或者融资的项目；C使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目；D总公司规定的需公开招标项目。733邀请招标系指以投标邀请书的方式邀请不少于三家特定的供应商进行的招标。原则上，50万（含）人民币（或等值外币）以上的采办项目必须通过招标方式进行采办（与关联公司之间的采办除外）。734竞争性谈判系指邀请两家以上（含两家）的供应商就采办事宜报价、谈判的采办方式。对以竞争性谈判方式进行的采办，公司及各所属单位应参照事先拟订的底价或预算、市场行情及过去采办的记录，优选两家以上的供应商报价，并通过谈判最终选定其中总成本最低者。735询价采办系指向三家及以上的供应商发出询价单，根据比价确定供应商、并通过有效的谈判取得双赢结果的采办方式。在询价采办方式下，向不少于三家有稳定的合作关系、有竞争性、资质优越的合格供应商直接发出传真或信函（非密封）询价。原则上，50万人民币（或等值外币）以下的采办项目方可以采取询价采办方式。736单一来源采办系指与特定的供应商直接议标的采办方式（即议标或独标采办）。按权限审批后，下列情况适用于单一来源采办7361招标后，出现只有一家供应商投标、没有供应商投标或者没有合格中标人的。7362供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的。7363属原采办项目中的后续维修、零部件供应、更改或扩充，必须向原供应商采购的，或预先声明需对原采购进行后续扩充的。7364采办部门有充足理由认为只有从特定供应商处购买或获得服务，才能促进实现相关目标的。7365内部关联单位之间的供应、承包和其他服务采办。7366在过去一年内曾经以招标方式采办（法定招标除外），经确认本次采办价格不变或下浮。7367对生产可能造成重大影响的应急采办。不得以前期合作免费服务、免费提供样品试用等形式为由，在后续采办中采用单一来源采办。不得以采办时间紧迫、紧急采办为由采用单一来源采办。737订单采办指对签有采办联盟协议、长期委托采办协议的供应商直接以定单的方式采办。738现金采办系指针对一次性采办金额较小的物资、工程及服务采办项目，不签署合同不影响或不涉及后续维修、服务、质量保证等责任，能货款两清，并获得正式有效发票，通过直接支付现金（或支票等有价证劵）的方式进行采办，不再另行签署正式的合同的一种采办方式。需事先获得权限人批准后，方可采用现金采办方式。739其他7391针对已进入生产运营期的各所属单位的原材料采办，经权限人批准后，可采用其他方式进行。7392公司及各所属单位应将分享合同、招标和询价等竞争性强的采办方式作为主要采办方式。除符合规定的单一来源情形外，不得以任何理由、手段将具备竞争条件的采办以单一来源采办方式进行。在邀请招标采办方式下技术及商务评比结果均合格具备开价格标书条件的投标人少于三家时，采办方式由邀请招标转变为竞争性谈判或单一来源采办方式。在询价采办方式下技术及商务均合格的供应商少于三家时，采办方式由询价转变为竞争性谈判或单一来源采办方式。74采办权限公司及各所属单位的采办权限依据公司最新颁发的XX新能源有限公司采办管理授权体系中确定的采办审批权限严格执行。采办权限将依据总公司规定、公司业务需要而随时调整。在招标、询价采办方式下，当技术和商务评比均合格的供应商数量少于三家时，应按照竞争性谈判或单一来源权限提交审批。8集中采办和公司机关采办操作基本流程81采办计划与策略811依据年度工作计划（并随着工作计划调整而调整）中的采办项目，制订采办计划与策略。采办计划与策略是年度预算的产生依据，是开展集中采办、有计划采办、节约成本、保障工作进度的重要基础。采办计划与策略又需依据最终批复的预算调整。有无采办计划与策略、采办计划与策略的准确度充分体现了项目、业务管理水平。812公司各需求部门及各所属单位应根据公司批准的年度工作计划与预算、结合业务实际开展情况及时提出相应的部门或单位年度、季度、月度采办计划与策略并进行滚动更新，以保证采办工作有计划地全面实施。编制采办计划与策略要做到系统性、全面性、准确性、及时性、连续性和有效性。编制采办计划与策略的依据主要包括A项目总体采办策略（如适用）；B项目进度计划（如适用）；C采办项目时间需求。813采办计划与策略内容主要包括A采办包的划分策略与划分结果；B每个采办项目的采办工作范围、内容、数量；C关键技术指标；D供应商资质要求及依据；E采办的必要性；F采办策略（包括采办方式的选择及理由、评标原则）；G采办预算金额及依据；H采办时间、进度的要求。814根据进展，项目前期、筹备阶段的采办计划与策略成熟后应随时上报批准。工程建设项目的采办计划与策略应在项目建设开始之前上报批准。生产运营单位、科研单位的采办计划与策略原则上应在上年度12月之前上报批准，特殊情况时也可在本年度6月份更新后再统一上报批准。815各所属单位的采办计划与策略应上报给公司业务主管部门。公司业务主管部门汇总后递交给公司采办主管部门。816采办计划与策略由采办专业委员会批准。采办计划外的采办按照XX新能源有限公司采办管理授权体系中确定的计划外采办需求、计划外采办申请的审批权限严格审批。82采办需求821具体采办流程的启动以采办需求审批表的创建为标志。采办需求申请的质量直接影响到采办流程的效率性、公平性、经济性，是采办工作中最重要的基础工作。822集中采办和公司机关采办的采办需求审批表由公司机关采办需求部门（业务主管部门）负责创建，其审批为技术要求的流程审批。采办需求部门依据相关规定、标准提出详细的合理的技术要求，提出供应商资质要求及依据，初步推荐供应商名单及联系方式，提出评标原则、技术评议表、技术评标标准，编写技术标书。采办需求审批表需随附技术标书、技术评议表。823采办需求审批表由公司采办需求部门负责完成相关审批手续。公司鼓励在审批的每个环节审核审批人都能推荐符合资质要求的、公司未限制使用的供应商。获得有效的批准后，采办需求部门将采办需求审批表递交给公司采办主管部门。824采办需求审批表的格式由公司采办主管部门负责另行发布及更新。825依据获批的采办计划与策略创建的采办需求、且采办计划与策略的主要内容未变更的，按照计划内采办需求审批流程审批，否则按照计划外采办需求审批。83采办申请831公司采办主管部门依据批准的采办需求审批表汇总或分别编制采办申请审批表，审核供应商资质要求的清晰准确性及资质要求依据的合理性、技术标书、技术评议表的合规性；依据供应商绩效考核结果审核采办需求部门推荐的供应商名单，如有充分依据说明需求部门推荐的某供应商不合格的、不可比的，采办部门应予以删除；依据供应商资质要求采办人员应另行推荐供应商，公司鼓励在采办申请审批的每个环节审核审批人都能推荐符合资质要求、公司未限制使用的供应商；租船订舱、报关提运、装卸储存、海上配送等物流环节涉及的服务，应首先使用总公司集团内部现有的服务资质、人员装备、场地资源和配套设施，避免重复建设和资源浪费，在集团内部不能满足以上合同执行要求的情况下，才能选择供应商库中的社会服务机构；总公司内部关联单位与外部单位以联合体承揽公司业务时，总公司关联单位在联合体中承担的工作量不得少于50，联合体各方均应具备承担招标项目的相应能力，国家有关规定或者招标文件对投标人资格条件有规定的，联合体各方均应当具备规定的相应资格条件；负责完成供应商预审及投标意向的确认；依据公司标书模板编制商务标书、整合整体招标标书并作为采办申请审批表附件；推荐采办方式；细化综合评价法的商务、价格打分标准并作为采办申请审批表附件等。832采办申请审批表的审批是商务内容的流程审批。依据总公司相关规定需报总公司批准的采办申请，由公司采办主管部门归口上报总公司，获准后由公司采办主管部门进行采办。未获得权限人对采办申请的批准，不得发出标书或询价。833采办申请审批表格式由公司采办主管部门另行发布及更新。84发标和询价公司采办主管部门负责将获得批准的招标文件或询价文件按照批准的供应商名单发出标书或进行询价。发标时应确保招标文件发放的及时性与公平性，投标截止日期不得早于自发布之日起的20天。具体操作按照招标或询价相关管理办法执行。二级集中采办的发标工作由公司采办主管部门牵头完成。85收标和收报价按照招标或询价相关管理办法执行。对于晚到的标书，需有评标小组会议形成处理结果，并以会议纪要形式存档。二级集中采办的收标工作由公司采办主管部门负责牵头完成。86评标和评比861评标应如实（评比表与投标人标书相符，不缺项、数字一致）、公平（细项可比、数量一致）。862商务小组对商务评标及价格评比负责，技术小组对技术评比负责，评标小组组长负全面责任。非评标小组人员不得参与评标、评比活动。863如在评标过程中发生技术方面要求的变更，技术小组组长应向采办需求单位负责人报告，如获得批准，商务小组负责评判是否属于实质性变更。如属实质性变更，应上报专项申请报告，按照技术与商务的审批流程上报评标议标报告批准权限人批准。864其他具体要求按照招标或询价相关管理办法或实施细则要求执行。865二级集中采办中，技术评标工作由公司业务主管部门牵头完成，商务评标工作由公司采办主管部门牵头完成，采办项目涉及到的各所属单位均应按照要求派出技术人员、采办人员参与。87价格标开标申请871在第二次开标（开价格标）之前，必须申请开价格标，获得权限人批准后方可开价格标。872申请开价格标时应已无任何需再澄清的事项，开价格标之后不允许任何形式的再次澄清和/或二次报价。873第一次开标（开技术标书、无价格商务标书）评比结果均正常（所有被邀请的投标人全部投标、且所有投标人技术与商务评标结果均合格的），履行正常的审批手续，否则依据XX新能源有限公司采办管理授权体系中确定的采办审批权限履行“第一次开标评比结果不全合格有异常”的开价格标申请审批手续。88评标和议标报告审批881价格评比必须保证可比性，包括但不限于数量的可比性、价格单项内容的可比性，工作范围的可比性，价格条件等影响成本因素的可比性。严禁简单比较总价。882评标小组必须确保评标议标报告内容与投标文件的吻合性，全面、真实反映了投标人的所有条件。883其他具体要求按照招标或询价相关管理办法执行。884审批权限依据XX新能源有限公司采办管理授权体系中确定的采办审批权限严格执行。未获得权限人批准，不得发出中标通知、开展合同谈判、或签署合同。89合同的谈判、审批、签署、履行与变更891除分享协议采办方式下签署的订单式合同外，其他任何采办合同均应有合同谈判记录。892合同的谈判由评标小组负责，非评标小组成员不得参与合同谈判，但XX新能源有限公司合同管理办法LM0101另有规定的除外。893合同谈判涉及到的技术要求变更，技术小组组长应向采办需求单位负责人报告，如获得批准，商务小组负责评判是否属于实质性变更。如属实质性变更（包括但不限于工作范围的增减、数量的增减、工作性质的变化等），应上报专项申请报告，按照技术与商务的审批流程上报评标议标报告批准权限人批准。894合同谈判涉及到的商务变更（包括交货期、付款条件等商务条款），商务小组组长应向采办需求单位负责人报告，如获得批准，评标小组专项报告上报公司采办专业委员会办公室。公司采办专业委会办公室认定需经公司采办专业委员会批准的，应上报给采办专业委员会批准。895获得上述权限人批准后，方可变更，并将变更的内容全部如实写入合同谈判记录，履行合同审批手续。896技术小组对合同技术部分负责并小签，评标小组的商务小组对合同商务部分及整体合同质量负责并小签。897合同中的单价不得高于中标人标书中对应单项的单价。合同与中标人标书相比不得出现增项。898对于合同金额达到或超过一千万元以上的重大合同，合同签订后两个工作日内所属单位须及时将合同报公司采办主管部门备案，合同签订后三个工作日内公司采办主管部门统一上报总公司集团采办部备案。899履约过程中如涉及到技术内容、商务条款、单价、合同金额的变更（包括增减），原则上，均应在获得原先的采办审批和合同审批权限人的批准后方可变更合同，除非公司最新颁发的XX新能源有限公司合同管理授权体系另有授权。8910合同变更审批人需分析变更是否会影响原授标结果。8911其他具体要求按照XX新能源有限公司合同管理办法LM0101执行。8912二级集中采办协议由公司采办主管部门负责履行，适用的各下属单位在采办需求、采办申请获得相应权限审批后将依据二级集中采办协议以其名义另行签订订单，并抄送公司采办主管部门备案。订单由相关下属单位负责履行。810进口手续的办理中标人确定后，合同主办单位应依据相关进出口管理办法，及时办理进口物资相关的手续。能享受税赋优惠的，必须全额享受。811文件归档8111对履行采办过程中的全部相关文件均应进行归档。合同签署完毕后对于各种原因造成的未开启投标人价格标书，评标小组应在投标感谢信中通知投标人在规定的期限内（原则上不少于一个月）取回，并告知如在规定期限内不取回的视为放弃，招标人将自行处置。在规定期限内取回的，领取人需持委托书并签署交接手续存档；投标人在规定的期限内未能取回的，评标小组的商务小组成员应在文档管理员、评标小组组长签署查验记录后（包括密封性、保全性）、销毁文件登记表后共同当面销毁。8112所有采办文件均应实行密级管理。8113具体采办文档管理，参照公司文档管理相关制度执行。9各所属单位自行采办操作基本流程各所属单位自行采办操作基本流程应参照本制度第8章执行。超过所属单位审批权限的，除采办计划与策略和采办需求审批表应上报给公司业务主管部门、由公司业务主管部门负责协助办理公司层面的审批流程外，其余的采办审批文件应直接上报到公司采办主管部门。公司采办主管部门将组织公司相关的业务主管部门、专业审查部门审核，报公司和总公司审核或审批。10供应商管理101公司对供应商实行“市场准入制度”。按照统一筛选、集中入库、规范使用的原则，以综合价格、质量、技术、诚信程度等条件，在同类产品、服务中选择一定数量的合格供应商。102公司二级供应商库的建立由公司采办主管部门牵头，相关采办需求部门、采办专业审查部门参与，依据事先采办专业委员会批准的供应商考评标准共同对供应商进行资格审查与考评，依据事先采办专业委员会批准的供应商入库标准筛选出合格的供应商名单，经公司采办专业委员会审批后入库。103二级供应商库的年审由公司采办主管部门牵头，相关采办需求部门、采办专业审查部门参与，合格者留库，不合格者清除出库。104库外供应商的资格审查由公司或所属单位采办部门牵头组织，业务部门、相关采办专业审查部门会签，权限人批准后纳入发标名单。105各所属单位可按照公司供应商管理办法自行建立三级供应商库，名单及年审结果须及时报公司备案，公司可随时进行抽检。三级供应商库年审由各所属单位自行进行，结果须上报公司备案。106原则上，各所属单位权限外的采办只能从总公司一级供应商库、公司二级供应商库中选择供应商。11应急采办应急采办是指公司或各所属单位业务活动中发生了或预见可能要发生意外的情况，如不紧急处置会给财产、人员、环境、社会带来损失或负面效果时，需要立即采取措施应急预案范围之外，需立即获取外部资源的行为。当发生上述情况时111由采办需求部门或单位责任人直接请示决策权限人。112决策权限人批准后，采办需求部门或单位责任人立即组织获取所需外部资源。113在10个工作日内采办需求部门或单位负责补办齐相关手续。应急采办的多少体现了运营活动中管理水平、采办管理水平。公司将对应急采办重点专项检查其合理性、必要性。12采办文件的标准化121为了减少采办活动给公司的利益带来风险，为了提高采办效率，为了维护公司的形象，应编制和使用统一标准化的采办文件。需要标准化的采办文件包括招标文件、合同文本等。采办文件在标准化定稿之前，必须经过公司采办、财务、法律等专业部门的联合审核。在采办工作中一旦需要变更主要条款或内容，必须经过公司采办、财务、法律等专业部门的再次联合审核，同意后方可修改。122采办活动中，原则上必须使用我方的标准化合同文本与他方签约。一旦不能使用我方的标准化文本签约，他方的合同文本必须在获得我方采办、财务、法律等专业的联合审核同意后方可使用。详细规定按照XX新能源有限公司合同管理办法执行。13采办工作信息化为了提高采办管理水平，充分发挥集团采办效应，实行阳光采办，根据总公司统一部署，采办工作要求在总公司的采办系统上进行。公司及格所属单位应积极创造条件，按照上线统一部署及时上线，使得各自的采办工作全过程在采办系统中进行。14采办人员队伍建