平谷区档案管理工作各项制度

档案管理工作各项制度一、分管档案工作的领导责任制1二、主管档案工作的办公室主任（科长）责任制2三、专职档案员岗位责任制3四、兼职档案员岗位责任制5五、档案工作管理制度6六、文书档案归档制度8七、会计档案归档制度14八、基建档案归档制度17九、设备档案归档制度21十、科研档案归档制度23十一、产品档案归档制度26十二、声像档案归档制度28十三、实物档案归档制度30十四、机关外出人员带回文件材料归档制度32十五、档案保管制度33十六、档案保密制度34十七、档案借阅制度35十八、档案鉴定、销毁制度36十九、档案统计制度37分管档案工作的领导责任制1、认真学习、宣传、贯彻档案法及有关档案工作的法律、法规。2、负责对本单位档案工作的布置、监督、教育，不断加强单位各级领导和工作人员对档案工作重要性的认识，提高档案管理人员的素质。3、将档案工作纳入单位工作的议事日程，列入单位中长期规划及年度工作计划。在布置检查工作时，要将档案工作做为检查的一项内容。4、参加有关部门组织召开的档案工作会议，并认真贯彻执行,支持和协调单位档案工作的开展。5、负责审批档案的鉴定、公布、销毁工作。6、确保档案的安全，因管理不善造成损失的，要追究领导的责任。主管档案工作的办公室主任（科长）责任制1、认真学习、宣传贯彻档案法及有关法律、法规。每年要组织单位职工学习档案法不少于两次，利用多种形式开展宣传活动。2、将档案工作纳入主管部门工作计划、总结，对档案员认真进行考核，奖惩分明。3、负责协调单位的档案工作，经常检查档案工作的各项制度落实情况，及时消除不安全隐患，确保档案工作正常开展。4、负责主抓档案鉴定、公布、销毁工作。5、积极参加有关部门召开的档案工作会议，并认真落实会议精神，不断提高本单位和系统的档案管理水平。专职档案员岗位责任制1、认真学习、宣传贯彻中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法及北京市实施中华人民共和国档案法办法。2、努力钻研业务，热爱本职工作，忠于职守，自觉遵守档案工作的各项规章制度，积极参加业务主管部门的培训工作。3、负责本单位的档案、资料的收集、征集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、鉴定、销毁、借阅、统计等项工作。工作质量符合档案管理的规范要求，认真履行移交手续。4、负责本单位各职能部门，下属单位档案工作的监督、指导工作，每年要对兼职档案员进行一次业务培训。5、参加本单位的技术改造、技术引进项目的验收和重点基建工程项目的竣工、验收工作的签字、盖章。6、积极完成档案主管部门布署的各项工作任务，定期向主管领导汇报工作，发现问题及时解决，及时向档案行政主管部门上报信息、统计材料。7、熟悉档案室藏，认真做好档案的利用工作，及时跟踪档案利用者的信息反馈。对利用者做到主动、热情、耐心，为利用者提供周到的服务。8、积极开展档案的编研工作。依据本单位工作的重点，每年至少要编辑一份具有实用价值的材料，为领导决策、机关各项工作、为社会提供优质服务。兼职档案员岗位责任制1、认真学习、宣传档案法律、法规，严格执行档案工作的各项制度。2、努力学习档案专业知识，积极接受有关部门和专职档案员对兼职档案员的业务培训及监督指导工作。3、负责本科、室所有文件、材料及有关资料的收集、整理、归档、移交工作。及时督促有关人员注意对文件、材料的形成与积累工作，确保档案齐全完整。4、按有关要求，将整理完毕的档案向档案室移交，并认真办理移交手续。5、努力做好档案的提供利用工作，及时反馈利用档案信息。档案工作管理制度为了保证档案归档齐全、完整，根据国家有关档案工作的方针、政策、规定办法，特制定档案工作管理制度。1、档案工作人员要认真贯彻中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、北京市实施中华人民共和国档案法办法，认真落实党和国家有关档案工作的方针、政策，不断提高政治思想和专业技术水平，提高档案管理质量，发挥档案、档案工作应有的作用，提供优质服务。2、机关、企、事业单位，综合档案室（科），按照集中统一管理档案的原则，对本单位各职能部门、下属单位的档案工作，实行统一管理、监督和指导。3、机关综合档案室（科）负责保管本机关形成的全部档案、资料，并按规定定期向档案馆移交档案。4、机关各部门将上年各项工作活动中形成的文件进行整理，移交综合档案室归档。档案管理人员统一编号、排列、上架。各部门（科）向综合档案室移交档案时，须办理接交手续。5、各部门（科）归档的文件、材料，必须保证齐全、完整，符合档案归档工作要求。6、科研项目、工程竣工、设备开箱验收等项工作，必须有档案管理人员参加，并签字、盖章。7、档案工作人员要积极开发档案信息资源，开展编研工作，为领导决策，为各职能部门和社会，提供优质服务。8、做好档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等日常管理工作。文书档案归档制度1、凡反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属于立卷归档范围。2、办理完毕需归档的文件，按有关要求整理完毕向综合档案室移交。3、应归档的文件材料要求齐全完整，字迹清楚，必须使用碳素墨水或蓝黑钢笔水等符合档案保管要求的书写材料书写。4、文件整理要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。5、归档案卷封面或档案盒的各个项目均应填写清楚，案卷题名要简明确切，注明保管期限，卷内文件排列有序，并附有卷内文件目录和备考表（不包括归档文件的整理）。6、归档案卷要按一定的次序排列，编制案卷或文件目录一式三份。7、交接档案时，双方根据目录清点核对并履行签字手续。文书档案归档范围及保管期限表序号归档范围保管期限行政管理类1年度工作计划、总结永久2领导班子会议记录、纪要永久3科长例会记录短期4半年工作计划、总结短期5季度月份计划、总结短期6本机关制定的各项规章制度，管理办法等文件材料长期7本机关制发一般性工作文件材料短期8本机关制定重要的通知、通报、决定、纪要和批转的文件材料长期9本机关一般性的通知、通报、简报、信息短期本机关的请示、报告、批复重要的长期10一般的短期11各科室的年度工作计划、总结短期本机关处理人民来信来访的信件等材料一般性的短期12重要的长期13组织机构沿革、大事记永久14专题调查报告长期15上级直属机关下发的简报、信息等文件材料短期16市区级各单位颁发的需执行的文件材料短期17本机关向市、区级媒体投稿已被采用的重要原稿和清样永久18被区以上领导机关采用的专访、著书、录音、声像重要文稿永久19干部、职工花名册永久直属上级机关颁发的规定、办法、意见、通知的文件重要问题的长期20一般事务性的短期上报单位报表短期汇总单位年度报表永久21各种统计报表汇总单位季、月报表短期22本机关内部形成的以及上级机关针对本机关的干部任免材料永久23上级机关普发涉及到本机关的干部任免材料短期24干部、职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、婚姻、抚恤、死亡等文件材料长期25本机关干部、职工调动工作的行政、工资介绍信及存根长期26本机关机构设置、撤并、名称更改、工作条例、组织简介、人员编制的文件材料永久本机关及工作人员被评为劳动模范、先进工作者、先进单位奖励文件材料和登记表出席市及系统以上的永久27区级、局级的长期本机关对有关人员的处分材料28问题严重影响大的永久一般问题的长期本机关形成的有关方针政策性的，重要问题的文件材料永久29一般事务性的短期30本机关制发的关于人事工作的决定、规定、等文件材料永久直属上级机关颁发的人事工作规定、办法、通知重要的长期31一般性问题的短期32机关科、室职能活动报告长期本机关干部、职工的教育，培训材料重要的规定通知长期33一般性的短期34本机关转发直属上级机关义务培训和自学考试的文件材料短期35计划生育目标管理形成的文件短期36机关制定的计划生育规定、措施制度等长期37直属上级机关颁发的教育工作文件材料短期党群工作类38会议记录及成员述职报告永久39党组织关系介绍信长期向上级党组织的请示、报告及批复文件重要的永久40一般的短期41各项制度、规定、办法长期42党组织工作统计年报及党员名册永久43党员党费收缴使用情况统计表短期44党员发展计划，党员转正等材料长期45党组织建设、班子成员任免通知永久46党组织形成的典型经验材料长期党组织开展各项活动的文件材料重要的长期47一般的短期本机关对党员的奖励、处分、申诉、检举材料市级以上奖励的永久区级奖励的长期48处分决定申诉材料长期年终评优材料出席市以上先进集体、党员的审批表、材料永久49出席区级先进集体、党员的审批材料长期纪检工作中形成的文件材料重要的永久50一般的短期51本机关党组织年度工作计划、总结长期52妇联工作年度计划、总结短期53妇联各项活动形成的材料短期54直属上级机关下发的文件短期55共青团工作年度计划、总结短期56共青团活动形成的材料短期57团委干部名单及团员名册长期58直属上级机关下发的文件短期59工会会员名册长期60年度工作计划、总结短期61工会活动形成的材料短期62直属上级机关下发的文件短期本机关对有关干部的处分材料问题严重影响大的永久63一般的长期本机关制定的监察工作规定、通知方针政策性的、重要问题的永久64一般事务性的长期65本机关转发直属上级机关监察工作的文件材料长期直属上级机关颁发的监察工作规定通知重要的长期66一般的短期业务工作类本机关制发的（包括与其它机关联合制定的）文件重要的方针政策、法规性文件永久一般业务问题的长期67事务性有参考价值的文件材料短期68本机关转发市局政策业务性文件长期或短期69直属上级机关颁发的属本机关主管业务的和非直属本级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料长期70直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料短期71其他需要执行的文件材料短期注企业档案的整理按照工业企业档案方法归档范围各项具体内容，未注明单位的视为本机关文件材料。会计档案归档制度1、会计档案是指会计报告、帐簿、凭证等会计核算专业材料。2、会计档案归档时间为会计年度终了后，于次年6月底前立卷归档完毕。按会计档案管理办法的规定，每年形成的会计档案应由财务部门按立卷、归档要求负责整理立卷。3、每年形成的会计档案暂由财务部门保管一年，特殊情况，经档案人员同意可适当延长，但需向档案部门移交案卷目录一份，次年6月底以前全部移交档案室，不得自行保存。4、归档的材料必须齐全完整、财务手续完备。5、档案部门接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同财务部门共同拆封整理，以分清责任。6、会计档案的销毁，报主管领导审批后应由档案人员会同会计部门共同监销，销毁后，在销毁清册审批表上签名盖章。7、认真做好会计档案的提供利用工作，及时反馈信息。会计档案归档范围及保管期限表附表一企业和其他组织会计档案保管期限表序号归档范围保管期限一会计凭证类1原始凭证、记帐凭证、汇总凭证15年二会计帐簿类1现金日记帐25年2现金出纳帐、银行存款帐25年3总帐15年4明细帐15年三、财务报告类1行政事业单位决算年报表永久2会计月季报表5年四、其它类1会计移交清册15年2会计档案销毁清册永久3保管清册永久4银行余额调节表及对帐单5年附表二财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表保管期限序号档案名称财政总预算行政单位事业单位税收会计备注一会计凭证类1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证10年10年2各收入机关编送的报表10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括原始凭证、记账凭证和传票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管2年5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证15年包括拨款凭证和其他会计凭证6农牧业税结算凭证15年二会计账簿类7日记账15年15年8总账15年15年15年9税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账25年10明细分类、分户账或登记簿15年15年15年11现金出纳账、银行存款账25年25年12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年三财务报告类13财政总预算永久14行政单位和事业单位决算10年永久15税收年报（决算）10年永久16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报（决算）10年18财政总预算会计旬报3年所属单位报送的保管2年19财政总预算会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年20行政单位和事业单位会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年21税收会计报表（包括票证报表）10年电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年四其他类22会计移交清册15年15年15年23会计档案保管清册永久永久永久24会计档案销毁清册永久永久永久注税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。基建档案归档制度1、基建档案是指在基本建设工作中形成的图纸、图表、文字材料，是基建活动的真实记录。不但有现实的依据作用而且具有历史的查考作用和凭证作用，是单位档案的重要组成部分。2、基建档案的管理工作必须纳入项目的工作计划，待项目竣工验收后三个月内整理齐全、装订整齐，移交档案部门，并办理移交手续。3、周期长的工程项目，可按阶段分期进行归档，大项目可在各小项目主管单位工程结束后分期归档。4、竣工图是工程实际反映，是工程的重要档案，要做到字迹工整，图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔或易褪色的书写材料书写。5、基建档案归档时，应填写案卷目录，以备查考。6、基建档案的归档材料应质地优良，底图要按规定绘制，不得有污垢、受潮、破裂等现象。7、档案人员要参加工程项目的竣工验收工作。基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限一可行性研究、任务书1项目建议书及批复2可行性研究报告3项目评估材料4环境预测、调查报告5设计任务书、计划任务书永久二设计基础材料1工程地质、水文地质、勘察设计、报告、地质图、勘察记录2化验、实验报告、重要土岩样及说明3地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量、定位、观测记录4水文、气象、地震等其他设计基础材料永久三设计文件1初步设计2技术设计3施工图设计4设计计算书5关键技术试验6技术秘密文件、专利文件7总体规划设计8设计评价、鉴定及审批永久四工程管理文件1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书2承、发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书五施工文件1土建施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、施工方案、施工设计、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺原材料及构件出厂证明、质量鉴定建筑材料试验报告设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批施工定位测量、地质勘查土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图施工记录、日记、大事记隐蔽工程验收记录工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告分项、分部、单位工程质量检查、评定交工验收记录证明施工总结、技术总结竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录隐蔽工程检查验收记录强度、密闭性试验报告设备调试记录永久施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告系统调试、试验记录管线清洗、通水、消毒记录管线标高、位置、坡度测量记录中间交工验收证明、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告永久3电器、仪表安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审施工组织设计、施工方案、施工记录、技术措施设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批调试、整定记录性能测试和校对施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告操作的联动试验电气装置交接记录中间交工验收记录、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告永久六竣工文件1项目竣工验收报告2全部竣工图3项目质量评审材料4工程现场声像材料5竣工验收会议决议文件永久设备档案归档制度1、凡是本单位作为固定资产的机器、仪器仪表等设备，从开始购入到报废为止的整个过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体形式的文件材料都属于归档范围。2、归档的文件材料要求齐全、完整。3、设备开箱验收时必须有档案员在场履行签字手续，保证文件材料完整、准确、系统。4、设备档案在开箱验收和正式运转后三个月内，由承担部门的兼职档案员负责积累，按材料的性质和结构进行系统整理，组成保管单位，填好目录，向档案室移交，并办理交接手续。设备档案归档范围及保管期限表序号归档范围保管期限1购置的请示批复长期2定货的合同、谈判记录长期3定货验收材料长期4开箱验收材料长期5违约索赔材料长期6设备图纸长期7设备装箱单长期8设备合格证、说明书、操作规程长期9安装调试材料长期10运转验收材料长期11事故记录、改装记录长期12设备报废材料长期13资产清理情况长期科研档案归档制度1、科研档案，是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文件材料。2、科研档案的归档时间应在课题完成经过鉴定并经主管领导审查后三个月内立卷归档。3、科研档案的归档范围包括科研阶段、实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段形成的文件材料。4、归档材料要求齐全完整。5、归档的文件材料不能用铅笔、彩笔、圆珠笔和蓝复写纸。如复写应采用单面黑复写纸。6、凡属秘密级以上的科技档案涉及专利与对外技术转让的项目资料不准对外公开，专利实施与转让事宜统一由科技部门经办。7、课题组长负责对归档文件材料的齐全、完整、审核签字，并经领导审核归档。科研档案归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限1科研阶段（1）开题报告永久（2）调研报告永久（3）科研课题审批文件永久（4）委托书永久（5）任务书永久（6）协议书永久（7）合同书永久2试验阶段（1）各种载体的重要原始记录永久（2）实验报告永久（3）计算数据永久（4）图表照片永久（5）实验分析永久（6）实验装置永久（7）操作规程永久（8）工艺技术规范说明书永久（9）安全措施永久（10）事故分析永久（11）设计文件永久（12）阶段报告永久（13）技术报告永久3总结鉴定验收阶段（1）综合性的工作总结永久（2）专题报告永久（3）论文永久（4）专著永久（5）技术鉴定材料永久（6）科研项目投资情况永久（7）决算材料永久4成果和奖励申报阶段（1）科研奖励成果申报材料及审批材料永久（2）推广应用的经济效益和社会效益的证明材料（3）科研项目的专利权永久5推广应用阶段（1）推广应用方案永久（2）用户使用情况永久（3）扩大生产的设计文件及转让专利权的合同、协议书等永久产品档案归档制度1、产品档案又叫生产技术档案，它是在工业产品的设计、研制和生产、制造、试销活动中形成的科技档案。2、产品档案的归档一般是在该项目完成之后，由科技人员进行系统整理，移交到档案室保管。3、产品档案一般归档一份，特别重要的、使用频繁的则需要归档一至几份副本供日常借阅使用。4、归档的产品档案要做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰、有利于长久保存。5、产品文件在进行归档和移交时，要编写归档文件简要说明和移交清单。产品档案归档范围及保管期限表序号归档范围保管期限1技术协议书、委托书及有关的合同文件永久2技术任务书、可行性研究报告、行业调查报告、有关的专题分析报告永久3产品设计算材料永久4图样材料永久5技术文件永久6产品试制鉴定材料永久7产品定型报告永久8产品说明书永久9合格证、质量证书永久10产品样本永久11工艺方案、流程图永久12产品等级和类型标准档案永久13产品改进方案永久14产品反馈信息永久声像档案归档制度1、声像档案是指本单位在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以感光和磁性材料为载体，通过声音和影像为主要反映方式的历史记录。2、声像档案按形成的时间在次年6月底前经形成部门整理后，向综合档案室移交。3、归档的文字声像材料应清晰、完整、详细，并附有说明文字材料。4、照片应该和底片图像对应，同时移交。5、磁带和录像带要移交原版带。6、归档的声像材料应由摄录单位或人员对档案进行整理，详细记录时间、地点、人物、活动内容、背景及摄录人姓名，按规定要求移交。声像档案归档范围及保管期限表序号归档范围保管期限1反映本单位主要职能活动和工作成果的照片、底片、录音带、录像带永久2领导人物和著名人物参加的与本单位有关的重大公务活动形成的照片、底片、录音带、录像带永久3本单位组织或参加的重要外事活动形成的照片、底片、录音带、录像带永久4记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片、底片、录音带、录像带永久5反映本地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片、底片、录音带、录像带永久6与其他载体档案有密切联系的照片、底片、录音带、录像带永久7其他具有保存价值的照片、底片、录音带、录像带永久实物档案归档制度1、实物档案是指以物质实体为载体反映本单位历史真实面貌的特定物品等，一般包括奖品、印信、名人字画等档案。2、实物档案一般在获得二个月内向本单位综合档案室移交。3、移交实物档案时，应进行登记，办理移交手续，登记内容有实物颁发单位或个人，接受单位或个人，颁发时间，接受时间，实物记载内容和名称。实物档案归档范围及保管期限表序号归档范围保管期限1党中央、国务院颁发的的奖状、奖旗、奖杯、匾、荣誉证书永久2市各部、委、办颁发的奖状、奖旗、奖杯、匾、荣誉证书长期3县级颁发的的奖状、奖旗、奖杯、匾、荣誉证书短期4撤销合并单位的印章长期5撤销合并单位职能部门的印章短期6党中央、国务院领导人、社会知名人士的字画永久7市领导人的字画长期立档单位机关外出人员带回文件材料归档制度1、外出考察学习人员带回的文件材料必须先交送档案室登记，若使用须办理借阅手续，用完后及时归还档案室。2、凡外出参观、学习考察和参加会议的同志必须将带回的文件材料进行系统整理，并及时向档案室移交归档。档案保管制度1、未经允许，他人不得进入档案库房。档案员要随时关好库房的门窗，确保库房安全。2、根据国家有关规定，档案库房的温度为1424，相对湿度为4560，管理人员要随着季节变化，及时调节温湿度，做好记录。3、档案库房要做好“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染），配备必要的设备。4、档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟、乱放杂物。停电时应用手电筒照明，不得使用蜡烛等明火器具。5、库内要放置灭火器，定期更换，档案人员要了解其性能并能熟练使用。6、档案柜架的排放要合理，排列一致，横竖成行。档案的排列从左至右，从上至下，要整齐、美观。7、档案出入库情况应有详细记录，借阅的档案收回时，要认真检查，及时放回原处。8、定期对档案数量、收进、移出、借阅登记、库房日常管理等情况进行全面检查，对破损纸张进行修裱，褪变字迹进行抢救，确保档案的安全。档案保密制度1、档案人员要严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全。2、不得利用职权擅自提供档案或不经批准擅自扩大档案的范围。3、档案保密的范围，即中共中央、国务院、中共北京市委、市政府的文件，会议记录以及涉及人员处理的案卷和其他不宜扩大阅知范围的文件资料。4、档案员和查阅人员对档案的内容要进行保密，不得在公共场所谈论，不准携带档案回家、探亲、访友。造成失密、泄密要追查当事人的责任。5、机密档案、资料的借阅，必须履行严格的领导审批手续，经主管