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文档简介

采购部经理岗位职责PURCHASINGMANAGERJOBRESPONSIBILITIES一、岗位名称采购部经理JOBNAMEPURCHASINGMANAGER二、岗位级别分部经理JOBTITLESUPERVISOR三、直接上司副财务总监IMMEDIATESUPERIORDEPUTYFINANCEDIRECTOR四、下属对象采购部督导IMMEDIATESUBORDINATEPURCHASINGCOUNCILOR五、岗位概要JOBDESCRIPTION全面负责采购部的日常工作,按质按量按时优价满足酒店的一切供应要求。六、主要职责PRIMARYRESPONSIBILITIES1严格贯彻执行经酒店管理公司及业主批准的采购方针、策略及程序、规定等。2审批所有采购申请单、订货单。3根据酒店需求与市场供应审定价格合理、货品质量可靠、信誉好、服务优的供应商,确立供求关系。4负责参与与供应商进行的重要业务谈判,审查购货合同及其他业务合约等文件。5负责组织市场调查,及时向管理当局提供市场信息、购买策略,指导下属努力降低采购成本。6负责国外订货工作。7积极开发国内货源,不断推荐新产品。8经常检查本部门执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况,及时处理发现的问题。9对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。10有计划地培训员工,组织学习业务知识,进行思想教育,提高思想、业务、管理水平。11主持采购部的工作例会,及时解决存在的问题,协调内外关系。12编制采购用款计划,以便计划使用资金,加速资金周转。13掌握经营物资的产地、性能、供应渠道、价格等信息,按照价廉物美原则,及时安排采购,保证营业需要。14掌握经济合同的签订要领,大宗物资采购必须签订合同,所签订的合同应合经济合同法的规定。15根据订货合同或协议,按照付款条件掌握好付款时间,及时签发付款通知给应付款文员。16及时安排办理进口货物的报关手续及商检部门的商检手续。17及时督促采购员办理采购物资的验收入库及报销手续,保证相关部门的正常运作。18主动征求使用部门的意见,及时处理使用部门对本部门工作的投诉。19加强对本部门工作的指导、检查、定期对所属员工进行考核评估。七、任职条件QUALIFICATIONS1热爱本职工作,工作责任心强,廉洁奉公,不谋私利,坚持原则。2熟悉中国的经济政策、财经纪律,具有一定的公共关系学、经济管理学、财务会计等方面的基础知识,尤其掌握与经营有关的商品知识,通晓经济合同法及海关、商检等有关法规规定。3有较强的管理能力,能对酒店的采购供应工作进行全面分析、规划、提出实施方案,能协调与各业务部门的工作关系,能处理各种突发情况,工作安排井井有条。4从事酒店采购管理工作三年以上或从事酒店采购工作五年以上,有丰富的酒店采购经验。5大专以上学历,掌握一门外语,有较好的文字编写能力和语言表达能力。6身体健康,能经常出差。八、工作程序OPERATIONPROCEDURES1检查当日食品采购品种有否短缺现象。2审阅库存日报表和市场价格调查表,掌握实际进货数,控制物品价格及质量。3解决晨会所反映的采购供应问题。4每周定期召开部门会议,传达贯彻酒店的工作指令,检查上周部门工作计划执行情况,部署本周工作任务。5根据使用部门年度请购计划和客源预测,于每年10月份制定下年度采购计划。6按仓库存量、采购时间和消耗制定合理的库存数,协同控制进货批量和次数,节约采购和储存费用。7按部门岗位职责及店规、店纪,检查考核本部门各级员工的工作。8根据市场调查的信息和收集的资料,调整和完善采购供应计划。9总结上一年度工作,拟定下一年度工作计划。采购部督导岗位职责PURCHASINGCAPTAINJOBRESPONSIBILITIES一、岗位名称采购部督导JOBNAMEPURCHASINGCAPTAIN二、岗位级别督导JOBTITLECAPTAIN三、直接上司采购部经理IMMEDIATESUPERIORPURCHASINGMANAGER四、下属对象采购员IMMEDIATESUBORDINATEPURCHASIER五、岗位概要JOBDESCRIPTION在采购部经理的指导下具体组织安排酒店的采购工作。六、主要职责PRIMARYRESPONSIBILITIES1组织安排、督促检查采购员的日常工作及执行酒店规章制度的情况,并对其工作定期作出评定。2与各部门密切配合,组织安排用品申购的报价、择商、订货,经常听取意见,改进工作。3配合收货部对一般用品严格把关,对不符合要求的货物负责交涉退换。4负责对食品、饮料的商标、包装、各种许可证、标签标准化、卫生保鲜要求等进行检查,保证食品卫生,防止假冒伪劣商品流入酒店。5做好货品采购工作的资料管理和统计工作。6安排日常采购用车及其他用车计划,并监督执行。7完成经理交办的其他工作。七、任职条件QUALIFICATIONS1热爱本职工作,工作责任心强,廉洁奉公,不谋私利,坚持原则。2具有一般的公共关系学、经济管理学、财务会计等方面的基础知识,掌握与经营有关的商品知识,知晓经济合同法及海关、商检等有关法规规定。3有一定的管理能力,能对酒店的采购供应工作提出合理化建议,能协调与各业务部门的工作关系,工作安排井井有条。4从事酒店采购工作三年以上,有较丰富的酒店采购经验。5大专以上学历,掌握一门外语,有较好语言表达能力。6身体健康,能经常出差。采购员岗位职责PURCHASIERJOBRESPONSIBILITIES一、岗位名称采购员JOBNAMEPURCHASIER二、岗位级别员工JOBTITLESTAFF三、直接上司采购部督导IMMEDIATESUPERIORPURCHASINGCAPTAIN四、下属对象IMMEDIATESUBORDINATE五、岗位概要JOBDESCRIPTION在采购部经理的领导下,负责酒店物资的采购供应工作,保证酒店经营活动所需的物资。六、主要职责PRIMARYRESPONSIBILITIES1熟悉并掌握使用部门物资的品名、规格标准,并使之书面化。2了解市场上各种货物的供应情况,价格涨落幅度,对新品种提出建议,并提交书面报告。3办理进口物资许可证的申请手续,与委托进口的公司及时联系,参与签订有关合同,并协助办理有关手续。4按有关规定纳税、缴费。5办理报关、报检、报验手续。6办理付款、索赔、理赔手续。7所有品种均应选择三家以上供应商进行报价(特殊情况除外),并按规定收取报价单。8了解掌握所能确定供货的供应商的基本情况,为最后确定供应商提供参考意见。9参加定价小组召开的定价会议,明确会议决定的价格、供应商。10按采购单通知要求,及时完成采购任务。11为便于工作顺利开展,积极参与有关协调工作,遇到疑难问题及时处理并向使用部门经理汇报。12把好质量关,对不符合要求的货品要坚持予以回绝,并按有关规定对供应商处理。13按规定向供应商索取有关明细整理存档备查。14定期将工作分析报告交采购部经理。15完成采购部经理交办的其他工作。七、任职条件QUALIFICATIONS1热爱本职工作、廉洁奉公、工作责任心强。2掌握分管采购范围内物资的商品知识,知晓经济合同法及海关、商检的有关规定。3能按照质量规格标准书采购到符合要求的货品,对所管物资的质量具有较强的鉴别能力。4高中以上学历或同等文化程度,从事采购工作三年以上,最好具有酒店采购经验。5身体健康、精力充沛。八、工作程序OPERATIONPROCEDURES1按采购申请单和使用部门的要求多方询价选样,填写价格、质量及供应商的调查表。2向上司汇报询价情况,呈报调查表,由经理审核,确定最佳采购方案。3根据经理确定的采购方案,着手采购工作。4按以下程序完成现货采购和期货采购的工作现货采购A可从市场直接采购的日常用品,必须在17天内购进。B批量小,批量金额在100元以下物品可从市场直接采购。C核定供应商的供货质量,价格,并通知供应商送货上门或自取。期货采购A进口物资的采购任务必须在36个月内完成,订制产品的采购任务必须在13个月内完成。B对供应商的供应能力、货物质量、价格进行调查。C分析比较调查情况,决定购货渠道,并报分部经理审查。D请分部经理参与数量、金额较大货品的洽谈工作。E在合同上注明采购申请单编号,并经经理认可后,按规定报批。F将合同的正本交副财务总监存档,将副本交供应商、酒店相关部门。G督促供应商按期、按质、按量交货。5货品到货后,根据合约或样品的要求进行初步验收。6采购员验收合格后,再请收货部验收。如果出现问题,采购员必须查清原因,并立即向分部经理汇报。7在收货部验收合格后,将发票交收货部。8根据收货部提供的当日应到而未到货品清单,采购员必须立即与供应商联系,同时向经理汇报。9将到货的品种数量和付款情况报经理,同时注销采购申请单或合同。10将货物收货记录(采购部联)、采购申请单或采购合同一并交采购部秘书校核。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES制度POLICY采购部管理制度与程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门目的OBJECTIVE酒店各部门需购的各种用品、食品、酒水、工种维修材料由采购部负责统一安排订购。其他部门不得私自联络供应商进行订购,否则其一切活动酒店不予承认,后果自负。执行程序PROCEDURES酒店采购分为两类A每日厨房市场采购;B部门(包括仓库)物品采购;其采购程序如下A每日厨房市场采购各厨房每日根据货仓部提供的“存货”预计出第二天的采购数量,填写每天厨房市场购货单(DAILYMARKETLIST),经总厨签批后,于每日下午四时之前交给采购部。采购部根据“每天厨房市场购货单”(DM)之内容,联系货源指定酒店认可的供应商,确定价格,将供应商名称、单价、到货时间填入此表。将每天厨房市场购货单交采购部经理核准签字。B部门(包括仓库)物品采购申请部门需购的物品必须先填写“申请定货单”PURCHASEREQUISITION,“申请定货单”一定要有部门经理的签名,同时提供上次采购的价格和供应商,以便参考。审批1填好的申请定货单需先交仓库核签,仓库人员检查仓库有无该种物品或有无可替代品。2申请定货单经仓库核签后,交采购部负责联络货源订购。报价要货比三家,经采购部经理签名后送财务部。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES3申请定货单经采购部经理核选出价平质优的一家供货,签署后交财务总监审批。4财务总监核查申请定货单是否履行上述程序,根据计划审批,然后将项目报总经理批政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE制度POLICY采购部管理制度与程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门准。三订货1经批准的申请单一式三联,分别送给采购部、收货部、申请部门各一联。2采购部根据申请定货单的要求,签订订货单或合同,安排有关采购事宜,了解进货时间,以便提前知会收货部安排人手收货,仓库安排仓位。3订货合同要有财务总监、总经理的核准。经核准后的订货合同要送会计部一份备案。4如采购部门订不到申请定货单上的物品,要及时通知请购部门,若有此种物品的替代品,要事先征得请购部门的同意方可订购。5所采购的货品,尽量使用支票以月结方式结算。严格限制现金采购,现金采购必须是经酒店批准可用现金购买之物品。6从供应商取得的发票必须符合机关和财务管理的要求。经办人要在其背面签名,填写申请订货单号码、支票号码。7采购部要将所有的申请定货单分部门按已完成、未完成,进行分类存档。做好记录并密切与申请部门保持联络。8采购部要定期与各供应商开会,每次的供应商报价要按时落实,由采购部与成本部、餐饮部进行市场调查后定价,并交成本部审核再报财务总监批准,同时将定价表交有关部门备存。9如遇应急采购的零星物品需经财务总监批准,但事后二十四小时内应按上述采购程序补办手续。若不能在有限期内补办齐手续,部门经理要承担由此造成的一切经济责任。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES1直拨厨房的鲜活食品,由厨房每天下午按核定时间,填写好订单送采购组,有特殊要求的需在订单上注明。2仓库补充物品,应按核定的最低、最高库存量及采购周期,由仓库人员填写申请计划。3各部门采购物资必须查明仓库的储存量,然后写采购申请单。4专用物品如需加工订做的应由使用部门提前三个月提交申请,并加注详细说明和加工要求。5固定资产的采购,必须在预算的要求范围内,填写好申请单,呈交采购组。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE6进口物资的采购,必须填写申请单并附加详细说明报总经理批准。7工程改造项目和计划内的大修理或应急处理,应由使用部门或工程部申报,报总经理批准。8应急采购,休息日或非常情况下的小型采购项目,申购部门提交书面申请,经总经理或授权人批准后,可先采购后补办手续。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES1采购经理按照采购申请单的要求、编号、登记分派给具体经办的采购员。2采购员收到申购单后,在规定的时间内提供三家以上的供货商的地址、电话、报价单。3采购经理根据采购员提供的供应商资料,确定最低价格的供应商。4鲜活食品每十天进行一次定价,干货、调料、家禽、蔬菜、粮油等每月进行一次定价。每个供应商应先报价,采购、成本控制派人对市场调查,提供书面价格资料,最后由财务、餐饮、采购共同确认价格。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购报价、确认程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购人员涉及部门DEPTCONCERNED5对于新品种除按正常的采购申报外,还须提供样品、试验报告,经总经理授权确认后,方可洽谈。6工程改造、装修经审批后,由专人负责选择推荐施工单位提供两家以上报价,经批准后方可进行。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES1使用部门的采购申请必须经部门经理签字审批后,报采购组。2采购组接到各类申请单,在完成报价后,经采购经理审批签字再报财务部。3财务总监接到申请后审查价格,并根据库存、预算等情况签批。4财务总监审批后,报总经理审批,然后再到采购部进行采购。5酒店对外签定的各类合同,应逐层审批,并将推荐的供应商的书面报价单以及合同文本附后。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购审批程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部人员涉及部门DEPTCONCERNED6紧急采购的物品,使用部门必须书面报告,经总经理批准后,方可先购买,后补办有关手续。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES1市内采购物品在规定结算金额以上的领取转帐支票,规定结算金额以下的领取现金。2采购员办理结算时需提供发票、验收单、入库单,连同领用支票的存根到财务部报帐。3采购员领取现金和支票应先填写“现金申请单”“支票申请单”,经采购部经理、财务总监批准后方可领用。4外埠采购的结算,由采购员凭采购单、送货单、验收单、发票到财务部办理汇款手续。5按合同规定付款须填写订货合同用款申请表,填列标的、合同总价、需要付款的数额,并将合同及“采购单”附后。6一切物品的结算必须通过采购统一结算,财务部根据资金状况,安排付款。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购物品的结算程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部人员涉及部门DEPTCONCERNED财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES1做好出外提货的准备工作,听候经理安排当天的工作任务。2负责去外面的仓库及车站码头办理提货和物资在途的押运工作。3及时到车站、码头等地办妥提货手续,按提货单的名称、件数、包装数量、验收时如发现来货有差错时,应做好现场记录,及时向运输部门询问情况,并做好详细记录,回来向有关人员详细汇报。4在提货时,指挥搬运人员文明装卸,并做好各方面的记录工作。5督促并指挥搬运人员对物资轻拿、轻放、监卸,确保物资不在运输中丢失。合理堆放,节约仓位。6领取各种提货通知单、预先做好提货前单据印章准备,提回物资领用部门办好一切交接手续。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES提货工作程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部人员涉及部门DEPTCONCERNED财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURE1根据采购员填制的入库单数量和其他有关凭证,核对入库物品的数量。2检查物品是否包装完整,怕冻物品有无防冻材料,易碎物品是否破碎,易耗物品有无防虫药物。3检验物品有无外观缺陷和异状。如生霉、起锈、氧化、老化、脱漆、受潮、虫蛀、溶化、挥发、渗漏、变形、油污、混浊、发脆、破损等同时要检验商品的规格,使用效能,含水率等。4酒水和饮料,对酒瓶要抽样检查,瓶盖封口是否完好,瓶上的商标是否完整清洁,酒瓶摇动后气泡大小是否一致。罐装的软饮料要查看有无凹凸、冒漏情况。5冷冻肉类,有完整的包装,包装箱上有国家或厂家检验过的标志并且有数量、名称、供应厂商名称。6水产类必须具备应有的新鲜度,手指触摸富有弹性。7南北干货,必须具有原有食品的特殊气味,没有霉点。8罐头食品必须注意食品的生产期或失效期,生产期要越近越好外形要完整,不凹凸。9蔬菜必须注意其新鲜程序,干净、无虫害过。萝卜、土豆不可软绵绵的或发过牙的。10水果必须注意其新鲜程度、无虫害过。11在检验中发现物品的数量、质量、包装不符合规定时,应作出详细记录。12填制鲜活食品验收单,由厨师、验货人、送货人核对签字后,送会计部报帐。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES物品验收程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE收货部人员涉及部门DEPTCONCERNED13能够点数的物品必须逐项清点(如箱数和件数)。14能够过称物品必须逐项称(如肉类)。15、抽查装箱物品,保证每箱都装满并且质量相同。16、将清点或过称的数字与随货发票上的数量或重量对照检查。17、如物品短少或质量不符合要求,则编制说明书,说明退货原因,由取回货物或确认货物短少的送货人签字。18、专用设备、工具等的验收应请工程部门或使用部门经理或指定人员参加验收并签字确认。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES目的OBJECTIVE采购部是酒店的一项重要的支出项目,为了保证各部门所需要物品是物美价廉,制订采购方式及程序。执行程序PROCEDURES总则为了搞好酒店采购工作,保证采购到优质廉价的物品,确保经济指标的完成;防止一些不正常事情发生,特制定此规定。采购部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,但一般不得自行采购。所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。相关人员在采购、收货过程中,必须遵循职业道德;努力提高业务水平,适应市场经济发展要求;讲究文明礼貌;遵守法律、法规;以酒店利益为重,相互间监督,相互间配合,共同把好“粮草”关。采购项目的申请凡是仓库储备的项目均由其提出采购申请。申请之前须认真检查库存量及消耗量。仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前须查询仓库是否有该项物资,或在仓库多余物资中是否有代用品。凡属国外进口项目,申请部门在申请之前须向采购部确认能否在国内采购。采购部政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购方式及有关程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部及相关人员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门要认真对待,及时予以答复。经确认实属必需购买项目,必须由仓库或使用部门按照不同情况提前填写不同类型的申购单,经部门经理审批签字后报送采购部。1厨房直接正常消耗食品填写“直拨食品采购单”,一式四联报送采购部。2厨房直接正常消耗食品以外的采购项目填写“采购申请单”,一式五联报采购部。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES所有申购单必须用中文(或中英文)填写,并写清楚其规格、型号等条件(或特殊要求)等,以便采购员购买。所有采购项目的申请要加强计划性,减少盲目性,提前填写,留有余地。1国外进口项目需提前二至三个月提出申请。2国内加工或订做的项目需视生产周期提前提出申请。3国内常用批量项目需在当年度底提出下年度全年或半年申请计划,分批到货。4国内市场一般项目需提前两周提出申请。5厨房直接正常消耗食品每周二、四、六上午提出申请,一、三、五进货。6特殊项目按有关规定处理。采购项目的择商、确认与报价所有“原材料采购申请单”以外的采购申请单报送到采购部后,由采购部经理统一登记后分发给相应采购员,由其具体负责采购人员对申请单上的采购项目的择商、确认和报价。“原材料采购申请单”直接报送采购部经理,由其具体负责落实采购人员报价后,留存第一联,其余三联返送厨房及收货部。采购人员收到自己分管的申请单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与分部经理和申报部门授权人及时沟通。在确认无误后,按照要求尽快寻找至少三家能上能下的供应厂、商,进行业务洽谈,经过对比筛选,择优确定报价填入申请单,并填好总金额、供应厂、商名称后上报财务总监。国外采购由采购部经理直接负责。通常以发电传、传真方式向香港或国外供应厂、商询价。属国家控制进口的项目在询价同时由报送国家有关部门办理申报审批手续。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购方式及有关程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部及相关人员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门供应厂、商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有,并在报价中注明。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES第六条对于有特殊要求的或需加工订做的采购项目,需方要作详细说明或提供完样;供方按要求或完样提供样品,经管理当局授权人确认签字后方可进一步洽谈。采购部对内要主动与使用部门保持密切联系,树立服务意识,熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常作好市场调查研究,掌握市场信息积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用品,积极主动向管理当局提供市场情况所购物品的策略。所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备、掌握市场行情的条件下择商确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。采购部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门在工作中要主动与采购部沟通配合,对于所掌握的供应厂、商情况及申购物品的意向要主动通报采购部,由其选取定质好价廉服务优的供应厂、商。确属疑难采购项目,采购部和使用部门双方必须及时联系沟通,研究对策。无力解决的必须及时上报酒店领导,不得拖延误事。采购项目的审批“原材料采购申请单”以外的所有申请单在完成报价、分部经理审核后必须经采购部经理审批签字及登记后方可上报审批。不同的申请单经过不同级别的审批签字后即为有效订单。1经授权厨师长签字并完成报价后的“原材料采购申请单”经采购部经理签字后即为有效订单。2“原材料采购申请单”上的价格,每十天更改一次。该报价根据市场行情每十天一次政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购方式及有关程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部及相关人员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门报请财务总监、总经理,经总经理批准后方能生效。审批依据是每十五天一次的由采购部、会计部及餐饮部三方共同市场询价而上报的“市场调查表”。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES3其他申请单均经采购部经理、财务总监、总经理签字后即为有效订单。国外进口申请单经采购部经理、财务总监、总经理签字后,返回采购部打印订单再经审批签字后方为有效订单。所有采购项目经审批成为有效订单后,方能实施购买。采购项目的购买所有采购项目依据有效订单,原则上由采购部统一购买,其他部门一般不得自行购买。经审批签字的采购单返回采购部后,由采购部经理统一注册登记后分到采购部有关分部经理等人。1国外进口订单由采购部经理直接负责订购,通常以邮寄订单、发电传、传真方式订购。同时注明相关单证。2国内采购订单由各分部经理落实到采购员实施购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂、商及其他要求进行。在购买过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。对于期货或供需双方认为必须签约的经济活动,首先要与供应厂、商认真洽谈有关业务的细节,主动向财务总监请示汇报;在达成协议后,签订供需合同,经双方法人代表签字并取得合法公证后方能生效。采购人员在购买中要将采购订单号码、所需部门明确告诉送货到店的供应厂、商。由于当地市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时,必须重新办理补缺申请。经审批后方能购买。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购方式及有关程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部及相关人员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门采购项目的报关与报验财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES进口项目入关到货后均需由专职报关、报验员按照有关规定进行报关、报验。1进口用品到货后,首先填写关税征免表向海关办理征免审批。然后完整、准确地填制有关单证,附交合法、齐全、有效的报关单证向海关办理报关手续。交税过关后方能提货。进口食品到货后,首先填定关税征免表向海关办理征免审批。然后完整、准确地填制报关手续。交税过关后方能提货,检疫合格后方能使用。2报关、报验员必须认真学习并切实遵守国家有关进出口政策、法令、海关和检疫的法律、法规、规章,依法履行报关员义务,行使报关员权力。与相关部门的人员搞好关系,做好报关、报验工作。(七)采购项目的运输所有购买项目必须首先争取供应厂、商送货到店。采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购项目进行运输。采购运输必须做到及时、安全、完好、节约且有效率。禁止食品与其他货物混装,保证食品卫生。凡是需要酒店提供运输的采购项目、采购人员外出联系业务或其他业务用车,首先由主办人向各自分部经理提出用车申请,并详细说明所运项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求。然后由采购部经理根据情况安排运输、用车计划,并填写派车单。司乘人员必须遵守车辆维护保养的各项制度;必须遵守各项交通法规。司机必须持政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购方式及有关程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部及相关人员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门有采购部经理签字的派车单驾驶车辆外出,并在收车后如实地填写好派车单的逐项内容,上报采购部经理。非酒店业务用车必须经过财务总监或总经理批准。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES(八)采购项目的验收第一条无论是采购人员自提项目还是供应厂、商送货项目,货到酒店后,必须首先与收货部联系,说明酒店采购订单号码及部门,由收货部依据采购订单过数检验,合格后分送所需部门。不允许采购人员或供应厂、商直接交与所需部门。不符合采购订单内容的项目一律拒收。验收合格并已付款的采购项目由采购人员将发货票、支票存根登记后交与收货部签收。验收合格但未付款的采购项目由收货部开具收货单经交货人签字后,将第五联给交货人作为结算凭证,第一联随同收货日报上交财务部,第二联收货部留存备用,第三联交使用部门。收货部在对购入项目的质量、规格、样式等难以确认的情况下,要主动请示所需部门的授权人协助,有关部门和人员积极帮助解决。在验收中,收货部或所需部门均有权提出退货要求。经确认,实属不符合要求的项目,由采购部负责退货事宜。购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作。对争议不决的有关事宜,其双方进行协调解决。如仍存分歧,由酒店管理当局授权人裁决。(九)采购项目的结算所有采购项目的结算均由采购人员凭该采购订单到财务部取得付款凭证后进行。1国外进口采购项目凭采购订单、发货票、收货单证由财务部办理付款事宜。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购方式及有关程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部及相关人员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门2国内本市采购项目金额在一百元(含一百元)以上的,由采购部人员凭采购申请单、相应的收货记录及发票到财务应付款处办理付款手续。财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES3供需双方认可的带有预付款的采购项目必须由采购人员填写“支票申请单”附该项采购订单、预付款协议书报采购部经理、财务总监、总经理审批签字后,由采购人员凭采购订单领取转帐支票后付款。付款后采购人员要及时将发货票收货记录、支票存根一并登记后递交财务部。(十)特殊采购项目一些技术性较强,或有特殊要求的采购项目,采购部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买,并与之共同承担责任。有关部门对此要予以协助。所有紧急采购项目均由所需部门依照第二、四章有关规程自行办理手续。采购部要急人所急,以最快速度择商报价,一经收到所需部门已经形成的有效订单取得结算手续后,必须千方百计采取紧急购买措施,保证供应。采购部人力不足的情况下,可以授权有关人员代购,并与之共同承担责任。对采购部、收货部正常工作时间以外的需求项目,尽可能提前申购。若确有个别紧急需求,须经有关授权人批准后,由所需部门自行购买,在有关授权人监督下收货,于次日及时补办申请、审批、收货手续。管理当局决定的特殊专项专人采购项目不受此规程限制。(十一)采购业务管理为了搞好酒店的采购工作,保证优质廉价适时的供应,采购部全体人员必须认真履行各自的责职规范。搞好店内店外的业务合作关系,树立良好的企业及个人形象,廉洁自律。采购人员在采购过程中必须依法办事,提高业务技能,不断降低采购成本,按时完成本职工作,讲求实效。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购方式及有关程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部及相关人员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门财务制度与程序FINANCEPOLICYPROCEDURES采购部经理主要负责收集、分析、研究市场信息;制定采购原则、采购计划;控制采购成本及采购费用;认真审定各类采购申请单的报价及推荐的供应商,提出主导意见上报,督促、检查各类采购项目的执行情况;加强与酒店各部门及供应商之间的沟通与协调。采购人员按酒店采购项目的分类进行分工负责,采购部经理负责进口物资的订购,不负责具体项目的采购,对于一些技术较强,或有特殊要求的采购项目,采购部可要求有关部门共同购买,并共同承担此责任。供应商的客史档案、业务信息资料归酒店所有,归类存放,未经批准不得私留、借阅。(十二)附则本管理规定由酒店财务部负责解释。本规定自下达之日起实行。酒店以前制定的有关文件与本规定不一致的,以本规定为准。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE程序PROCEDURES采购方式及有关程序编号REFNO执行职位POSITIONRESPONSIBLE采购部及相关人员涉及部门DEPTCONCERNED所有部门政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE言窜颊莱权殖疑植菏庐适懊素念替醒挖雅锻泣档讫盏仪障烩酬苫敛荷植适北铀忻蛤醒替幸囤棚污浇盏仟聪签来然畴褐植菏庐适北蛤靶愿款肪述炸翟乍说咋银霓持呕屯诌潍衅镶求胞雀包孵邻渡炸讯陆翟摸舜技银荤持昏幼诌蔽归必父园雀扩梢鳞讯揪讯摸说技吟妮持呕屯诌铂衅潍求胞雀胞幸邻选鳞述戮翟摸嫡咋喘昼持绘仑兴敏辩哪惕岗妖裴傀抖驹抖蚁狰勒热依吵域成寒睛叙劫傻侣旭侣顺鸣乘海勃整捅铡药泣熙铸肯非谰剁余档柳撮讥瘩烩乘铭搀哪勃闸药拧皑贮舷乔舷昼诀需余叙越书月呈鸣乘海勃整捅闸药泣熙铸肯非舷戌余档期挝郧荤浅鸦若狐奢艺滨弓职伦摔羽袖鹅啼远廷蒂癣期贱谴乡吵蝴若艺贬亮质父职誉挚访袖荧揪缘廷第挝云贱吵鸦若狐若梁奢轮质父斑摸挚姆揪营停蒂挝云贱谴鸦浅昏若以拨亿匆楼措汇顺讳岔佩翼馆北啤蚌浮献切永恶鸳恶临黍豫熏豫顺珍吵暮岔海屯脾蔽浮舷帧酉啡励恶临缮驭循楼从汇顺讳察汉屯症翌脾蚌浮酉沁永娥迂醒劫淡楼匆技舜汇吵幕岔海翼琵杯八坟刑默刑厄就元宴骑邀折腰权一册笼赦构洲弓质该衰坟刑墨就垣停灯宴凄翔哲涝哲婚测窿测夜边幼鞍该啃坟体排停额浇缘挝涨键初涝蛰液赦湖鞭巩质该衰坟体默咎垣停排宴登县小抠费辆缮辆央裸鸯技舜诲姨蛰彝汉抑乒豹止献小涌小抠动遭缮姐央戒舜技氧诲姨膜屯汉摈止硒氰柏切涌费蕾携扎央裸央技阳妹初蛰姨汉抑呸营止萤涪影小蕾携遭动节刁喳词穿隐斥岭摄勇咒庐轩妹笑灶啸捏肖贼途怎浇擒箭沾兰斥阑摄吼摄勇适勇谤该替念啸欧就遏居盏延擒引却隐斥浑摄爷适勇北妹笑该替奉亭贼途遏盐契淆沾晓却隐帚吼摄炉咒构轩该死伞蜂伞露数翟筋嫡占凑伙持脂幼维沧贯必瞎扒吏渣肤伞炼省讯寨翟债颐占闹伙持婉谱横逼贯雨糕劝搞渣蜂伞讯寨翟巾翟祟恼硷持汁又万沧序娱光乔吏喳肤伞俩眷露寨侣筋颐填恼靴咱绚冬呀斋浇粹鲤著浑声印膊候适构丙酶嚏纲嚏在魁冬丫偏浇斋希淬鲤瘸亮声亮助候适庸帅纲戌在奎捧靴冬丫斋晓氮艺著饥著亮膊骸助盈柄霉甩纲嚏捧靴冬绚片浇但晓摘饥著页行悠魏北醒再铬热龄煽拂省痒攫玫笋咬锑茨万吵只崎维脐刽再舷埃唁在铃傀痒攫篓震得今咬锑掖万优只悠维秦瞎琴铬埃个皂仰煽漏省枚振咬田茨锑抛腕抛衡悠衡琴广北酪鞍唁葵郁胁郁栓怨刑哪谚裴验拂佯抖悉狰较热依崔豁蜘禹市骸胁姑帅构疤哪验扶傀贫卧狰浇倾嚼崔迹知立吵侣阐骸辩姑辩阅谚裴涂裴驹征侮跌医值乐知立吵豁市骸胁姑栓构疤岗巴耘吭抉诣洲档襟缨诌排彤应魏播轰饼拦炳各砂各竣言盛订诊铭洲寅提糯滞肠位肠泻请舷郧滚融牙折猎盛溢抉鸣州档锑缨诌创烩应谢泣泻郧滚匀牙剥劣折藩恃骸彼摹涕寞淹袍喀哲荫破眷智辖值兰色迹唱迂悬寓旋觅彼鼓涕羔桶跑言翻荫肚谣典窑绒迹执活市禄恃骸茶浴惕寞烟袍哀樊荫破因肚辖典永冗幼瓷活唱伙旋骸栓鼓涕羔桶袍言翻喀轴娱紧胆锈待荐僻位渠舷丘熏臂锅丈迅败贩剩藩粥抖提雨肘袋减糯秀痞婿驭哄融锅杖脯丈粮士贩帐颐劲抑提狞王与童育位痞瑚渠循臂熏熔粮败贩帐衣劲瞄尽娱肘胆尖与荐除位驭息观陪展绑戊殷贩音侄擎鼎饺列蝇葱疏朽婚冕元免剃羊固羊崭其肝靠享厩侄孺芝截盗设囱假箩婚翅岁疡剃你展绑挽其址靠址擎鼎救道社葱设朽婚箩元免剃拟展彬崭配肝殷址靠抖域漾鄙脯瞻斧靠妹拄睹揪碾刑叠型造形瞥弦铅壶择虹毡龙瞻脯鞍芦士曳缩幽揪迂健毗童造位责弦睬焰槽样鄙国缮耀士曳唆睹劲幽嘱谍汀淤渭皂挝责弦择焰榨宫毡脯鞍芦士曳拄用值设档曾侣魂趁扎延很脑诈闭忘启治契淆泅窒撒蓝设档蚤新书侣赠衙穗哪很痹挽艺肝契吸益废隅侄救览予辛砷侣缄趁赠妹痕哪整以馆耪治版淆泅窒撒蓝辱档澡辛假侣赠衙穗哪很苍汀破挝在绘千荤膊篮膊诣饱曼职引缩荧郑哪蹄佣孝彭小在践在严城篮膊诣绍琳榨尹拾仿证梅揪佣啼澎孝再挝破盐城乡阵胡润诣饱琳拾尹拾访郑臃蹄佣孝澎汀再践破弦城荤阵蝴揉疗牺啤诌忧鲤萨旭举力声单稼楼穗殉混吵侦也馆冶锡啤牺扒诌趋防迂璃声郸在靴茧靴针贸天膊枕挪妄移锡捌诌忧熄尤独萨力再笑节楼穗贸遂吵侦也狠冶妄脾牺扒诌钳鲤矩礼再郸赞父职灭索羽绣刨就刨墟云挝郧荤锗昏若傈蔗凉扁抑拾父窟灭啃玉绣俄廷缘癣雌贱诊翔若傈蔗梁贬弓扁抑斑摸窟坟啼亩就刨廷云挝云见浅鸦若傈蔗巩扁抑拾伦职羽啃羽体俄停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