会展公司的规范管理

内蒙古财经学院本科学年论文关于呼和浩特市会展机构规范化管理的几点建议作 者 张永富 系 别 旅游管理系 专 业 会展经济与管理 年 级 2008年级 学 号 指导教师 厉雪辉 导师职称 讲师 内 容 提 要近年来，在政府的大力支持下，呼和浩特市会展业快速发展，但是，大量政府主导性展会不断上马的时候，呼和浩特市会展市场出现了一个尴尬现象展会由旅行社或者广告公司组织承办。于是，呼和浩特市会展市场呈现出一片繁荣但却混乱不堪的情况：组织承办方实力参差不齐；展会审批不严格；展会管理不规范；品牌展会难以成型。这是因为仅有的几个会展公司分身乏术，人力资源供应不足。在此背景之下，针对以上情况，笔者特展开相关研究，并得出几点关于呼和浩特市会展机构规范化管理的建议，以期缓解呼和浩特市会展市场目前的尴尬局面。关键词：会展公司 规范化 管理目 录一、呼和浩特市会展机构的发展现状1（一）办展企业多且杂1（二）发展速度快，数量多1（三）办展规模小，效益低1（四）展会主题不明确、突出1（一）会展机构实力参差不齐2（二）缺乏高质量会展人才2（三）管理规范化程度低2（一）高校培养人才2（二）公司引进人才2（三）政府放宽市场准入3（四）有关部门严格审批3（五）各单位分工协作3（六）建立健全公司体制3目录格式不正确关于呼和浩特市会展机构规范化管理的几点建议严格来说，呼和浩特市专业做会展的公司并不多，这当中算得上成熟更是屈指可数，最多也就三到五家。但是涉足会展业的公司或者说企业却不在少数，如旅行社、广告公司等。所以，本文文中所指的会展公司分狭义和广义两个概念，狭义的会展公司指专门为会展组织和管理而挂牌成立的专业机构，广义的会展公司则囊括了呼和浩特市范围内所有涉足会展业的公司和企业。为方便区分，文中会展公司代表狭义的会展公司，而会展机构则代表广义的会展公司。一、呼和浩特市会展机构的发展现状（一）办展企业多且杂作为中国新的经济增长极，会展业在全国各省市都受到了应有的重视，内蒙古自治区呼和浩特市也不例外。在国家的大背景下，内蒙古呼和浩特市为响应国家发展会展业的号召，众多会展公司相继成立，与此同时，无数广告公司、旅行社也纷纷插足会展行业，企图到会展业分一杯羹。更奇特的是，呼和浩特市还出现了由单个、较大规模的公司企业租赁场地后，利用企业声望号召同行业的单位聚在一起进行展卖的情况。这就是呼和浩特市办展单位多且杂，组织承办机构参差不齐的尴尬现象。（二）发展速度快，数量多虽然我国会展业起步较晚，但在国内社会稳定、整体经济形势良性发展的背景下会展业成长速度、经营规模等方面都取得了一定的发展。可以说，中国会展业飞速发展且已取得长足进步。据统计，截至2009年底，呼和浩特市拥有旅行社168个，广告公司注册在案的总共3000多家（包括图片社和工程晒图），正规、大型的广告公司就有200多家，另外，做策划、管理的公司也不在少数。如此一来，呼和浩特市涉足会展市场的企业数量就十分可观了。（三）办展规模小，效益低与东部沿海地区相比较，呼和浩特市除了“昭君文化节”之外，再无别的品牌展会可言。在呼和浩特市范围内，绝大多数展会的展出面积不超过5000平方米，与东部沿海地区相比相差甚远。而且，展会效益也不突出，在部分展会展出过程中出现了参展商中途撤展的现象就是对展会效益不好的最直接证明。（四）展会主题不明确、突出就目前呼和浩特市的展会而言，绝大多数展会缺乏明确的主题和定位，展会成了临时卖场，来参展的商家仅仅是为了卖商品，参展商只关注展会现场卖出了多少商品，有多少营业额，有多少利润，从来不考了额外的、长远的收益。而观众也只为了买商品，对观众而言，展会无异于菜市场，来了就只有买和卖。就比如2011年九月九日九月二十六日在内蒙古商品交易中心举办的“全国秋冬品牌服装暨休闲服饰特卖会”现场，参展工作人员的叫卖声不绝于耳，拦路推销的情况屡屡发生。除此之外，展会上的展品杂乱无章，没有突出、明确的主题。这样的展会给人们留下的印象就是处理商品的场所，没有生命力，没有做大做强的可能性。全国秋冬品牌服装暨休闲服饰特卖会，本身就是展销会，当然是现场叫卖，还不如举例呼市比较知名的民族商品交易会，本身级别比较高，但办得却很差，也和摆地摊差不多，今年的尤其如此。二、 呼和浩特市会展机构存在的问题（一）会展机构实力参差不齐呼和浩特市目前的会展机构知道是？广义的会展公司，除了正规挂牌的专业会展策划公司，还有广告传媒公司和旅行社等策划管理类的企业。这些企业专业领域不同，经营范围不同，营业性质也不同，相同的是都在插足会展行业。这些机构踏入会展行业，他们的专业会展技术、管理能力和办展经验是严重缺乏的。他们办展的结果只有一个：搅乱了呼和浩特市会展市场的秩序。（二）缺乏高质量会展人才由于我国会展业发展较晚，对会展业的研究起步也相对落后，会展教育也比较滞后，因此，不光是呼和浩特市，就连全国范围内都缺乏一支稳定的、高质量的专业会展队伍。据统计，我国会展从业人员目前缺口200多万，会展策划人员缺口50多万。而呼和浩特市是属于西部区的城市，这其有限的人才吸引力导致很多专业人才不愿意来呼市发展。呼和浩特本身开办会展专业的学校很少，也没有专门的会展人才培训机构，不能为本土会展业的发展提供专业人才。于是，呼和浩特会展专业人才低于全国水平，显得更加匮乏。（三）管理规范化程度低与沿海一带会展公司相比，呼和浩特市会展公司管理水平还很低。大多数的会展公司存在着组织结构欠合理、岗位职责不明确、工作流程不规范等诸多问题。这些问题使得现有的会展公司难以做大做强，阻碍了呼和浩特市会展行业的规范化发展，还影响品牌展会的打造和呼和浩特市社会经济的进步。此外，以政府为导向的管理机制在会展业起步阶段能给会展业的发展起到一定的积极作用。但是，会展业发展到现在的阶段，这种机制反而起到的是消极影响。因此，政府部门应当分步骤、有计划地放开会展市场，逐渐引入以市场为导向的市场机制，利用市场竞争的推动力，让会展公司自主的、逐步的走上发展的正轨，向规范化管理迈进。三、 解决建议（一）高校培养人才1、教育机构首先，作为现代人才的培训基地，呼和浩特市高校应当承担其会展人才的理论教育任务，全力培养会展专业人才，为呼和浩特市会展业的进步打下良好的人力资源基础；其次，呼和浩特市高校机构还应该积极参与会展业的调查、研究与讨论，遵循“走出去战略”，从外部学习先进的只是理论，联系呼和浩特市的实际情况，打造出一套适用于呼和浩特市的会展执行理论；第三，密切与社会的联系，明确会展业人才需求结构，针对性的培养紧缺型会展人才，满足目前呼和浩特市对会展人才的需要。2、会展机构会展机构与积极高校合作，为会展专业的学员提供实践实训机会，增强会展专业学员的动手操作能力与实践经验，为学员毕业后进入会展行业铺平道路；此外，会展机构与高校保持良好的沟通，向高校反馈人才需求信息和人才综合素质等情况，帮助高校该进教育方式和内容。3、政府单位第一，有关政府单位加大对高校会展专业的财政投入，给予高校必要的财政支持；第二，政府施行“引进来”战略，组织会展行业的研讨交流会，搭建一个会展研究的平台，邀请会展业领军企业和高校来呼和浩特市，让呼市的高校与会展机构有机会学习借鉴别人先进的思想理念和经验成果，从而达到学习提高的目的。（二）公司引进人才随着中国加入WTO，许多国际会展公司快速进入中国大陆甚至立足内地市场，其雄厚的资金实力、先进的管理理念和优质的服务，在给我国会展公司带来挑战的同时，也带来了学习的机会和发展的机遇。如果，呼和浩特市能够从这样的会展公司引进一部分专业的会展人才，充分利用他们成熟的管理理念和经验，结合呼和浩特市本地会展公司的实际情况，制定出一套高效、规范的管理体系，从而促进呼和浩特市会展公司的规范化发展。（三）政府放宽市场准入对于想要进入会展业的单位，政府应当鼓励并给予适当的政策优惠，适当降低成立会展公司的限制条件，这样做不仅能暂时解决会展机构供应不足的问题，还能形成一种竞争氛围，促进会展机构的成长、壮大。（四）有关部门严格审批在呼和浩特市，由于会展专业公司比较少，加上政府多办展会的要求，于是出现了广告策划公司组办展会的情况。比如2009年在内蒙古国际会展中心举办的第十二届房车联展就是由一个叫做锐意的广告公司组织承办的。展会办得怎么样且先不说，办展会也不是广告公司的营业范围。这种超出营业范围的行为是违法工商部门的规定的。所以，我们的有关政府部门必须制止这种想象的再次出现，严格控制相关企业的营业范围，制止跨行业经营的现象。不管是从长远发展和会展市场的规范化管理角度还有工商部门执行管理条例的角度，政府都应该这么做。（五）各单位分工协作在经济高度发达的今天，社会分工日益完善，各行各业分得越来越细，专业性越来越强。可以说，现在的社会，已经找不到一个能够完全独立完成某一产品的设计、生产、销售和售后跟踪、服务的企业了。就拿会展业来说，其涉足的领域和行业更是数不胜数。所以，会展业对社会分工和行业协作的要求就愈加的强烈：1、 旅行社现代的会展和旅游是密不可分的。因此，旅行社没有必要非得自己办展，他们可以承办会展活动中的参展商展后旅游部分，为会展旅游提供服务。比如旅游景点的选择、路程安排、食宿安排及报价。但是，会展公司必须注重对旅行社名誉与实力等的严格审查，坚决杜绝不负责任的旅行社为了赚钱而做出有损顾客利益的事情来，那将会严重影响展会的影响力和社会评价，破坏展会的名誉。2、 广告公司没有一个展会是不需要做广告宣传的。而且，广告宣传支出是整个展会支出的重要组成部分之一，广告宣传的成功与否决定着展会效果是否能达到预期。而会展公司的强项是会展策划、组织和管理，他们不该分心去做与广告宣传有关的事情，这些事情应该交由专业的广告公司来做。3、 会展公司会展公司擅长于展会的策划、营销、组织与管理，他们应该致力于他们所擅长的事项，而不是去做专业以外的事情。只有做擅长的事情才能够做的更好。此外，会展公司还应该和物流、客运、场馆等方面合作。总之，分工协作就是为了节约资源，提高资源的利用率，以达到优质、高效的举办高品质展会的目的；是为了做到“让专业的人做专业的事”，减少办展过程中的失误与错误。（六）建立健全公司体制1、优化组织结构一个公司应该遵循目标导向、分工协作、权责对等、精干高效和动态适应的原则，设计出一个与公司经营规模、业务范围、经营性质、服务流程、客户需求和外部发展环境相适应的组织结构。2、 明确部门职能部门的设置应该以业务流程为中心，确保流程衔接为原则，制定出明确的工作职能表，明确智能部门的权利、义务和工作范围。并且，部门设置必须有的放矢，不能设置了部门没事干，而有的事没有部门去管。与此同时，部门职能还应当避免重复交叉或空白脱节，这能加上工作失误，还能避免互相推诿责任的情况发生。3、 完善奖惩制度制定有效的绩效考评和薪酬管理制度，对工作人员的工作态度和表现进行考评并做出以物质奖励为主、名誉奖励为辅的相应的奖惩制度。从而达激励员工，提高员工工作效率，促进公司规范化发展的目的。4、 规范管理流程公司的流程就是指公司某项业务的提案、决策、执行、评估的过程，这应该是一个高效为原则、合理为导向、可执行为依托的管理流程。一个科学合理的管理流程，能够提升企业的整体竞争力，提高企业的办事效率，转变企业的形态，降低企业的成本。最后应该有总结参考文献1.内蒙古统计年鉴2010，中国统计出版社