时间管理之高绩效经理人的行为特点(PPT 62页).ppt

时间管理高绩效经理人的行为特点,广州华夏智诚精品内训廖大相2013年11月,课程目的,认识时间管理的重要性识别导致时间浪费的因素掌握时间管理的原则与应用技巧,课程大纲,时间与时间管理浪费时间的五大因素时间管理的原则与应用,一、时间与时间管理,时间是物质运动的顺序性和持续性其特点是一维性，是一种特殊的资源毫无弹性无法取代无法蓄积不能再生,什么是时间？,什么是时间管理？,时间管理不是指以时间为对象而进行的管理；它是指面对时间而进行的“个人的自我管理”。如工作任务，工作习惯和生活习惯、生活方式等,时间管理的重要性,人类的发展史就是一部与时间斗争的历史因为生命（时间）是有限的，而人的欲望是无限的。组织的发展也是在不断地和时间进行较量才取得管理的进步（码农一大傻，建好IT就下岗）,1、主动性2、网络化3、自我管理（时间管理）4、洞察力5、下属关系6、领导关系7、团队工作8、组织知识9、表述能力,美国管理学家RobertEKelley和他的同事通过在贝尔实验室和3M公司近十年的研究终于发现了一个重大的、令人吃惊的结论。一个优秀的工作者，你无需高IQ、非常强的自信或者圆滑的社交技巧，事实上，你只需改进你的九项工作策略。他们研究发现你只要把这九条策略贯彻到你的日常生活中去，你就能极大提高工作能力。这九条策略按重要性的次序排列如下：,二、浪费时间的最大因素,我们的时间到哪里去了？,二十二岁大学毕业后到七十岁（工作48年）工作16年睡觉15年看电视7年其他休闲4年吃东西4年坐车2年人口统计学资料来源杰夫戴维森个人时间管理,拯救时间的简单公式,0.5小时/24小时=1小时/48小时=1年/48年零碎时间利用好可办事情真不少,浪费时间的五大因素,1、工作缺乏计划2、组织工作不当3、时间控制不够4、整理整顿不足5、进取意识不强,浪费时间的五大因素,1、工作缺乏计划查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。,浪费时间的五大因素,1、工作缺乏计划尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：1、因过分强调“知难行易”而认为没必要在行动之前多做思考；2、不做计划也能获得实效；3、不了解做计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口,浪费时间的五大因素,2、组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面：*职责权限不清，工作内容重复*“事必躬亲，亲力而为”*沟通不良*工作时断时续首先，学会如何接受请托;其次，学会利用资源。,浪费时间的五大因素,3、时间控制不够1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的“会议病”困扰。,浪费时间的五大因素,4、整理整顿不足,办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌,浪费时间的五大因素,5、进取意识不强主要表现在以下几个方面：*个人的消极态度*做事拖拉，找借口不干工作*唏嘘不已，做白日梦*工作中闲聊如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！,浪费时间的五大因素,好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！,三、时间管理的原则和技巧,时间管理的六项基本原则：1、目标牵引原则2、有计划、有组织地进行工作3、20/80原则4、合理地分配时间5、与别人的时间取得协作6、制定规则、遵守纪律,时间管理的原则和技巧,目标牵引原则,时间管理首要原则,时钟与罗盘,做事要有效率，但前提是：方向要正确,目标与成就,组织如何确立正确的目标,有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢？我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面：一是目标要符合自己的价值观，二是要了解自己目前的状况。,请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。,一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的,具体的（specific）可衡量的（measurable）可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）,目标SMART化,如何去完成目标,1）妥善计划2）调整步伐3）减少干扰4）有效委派5）A-time工作法6）单元技术7）集成应用8）高频应用9）并行工程,有计划、有组织地进行工作,时间管理第二原则,1）妥善安排计划,制作工作待办清单守时切记帕金森定律找出关键路径,常用计划工具,每日计划滚动计划GANTT图PERT图,WBS（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是PERT、GANTT分层计划以及预算和人员分配的基础。,2）调整步伐,创造纪律善用你的生理周期（一年之计在于春，一日之计在于晨，一周之计在于周一周二）适应周围的节奏性（记者与编辑的生活）不要拖延,如何克服拖延？,为什么会拖延？如何克服拖延？直接面对，不要逃避迈出第一步想象一下，提前完成后心理多爽SalamiTechnique-大工作化为小工作自我激励不必追求完美包出去,3）减少干扰，学会说“不”,干扰是不可避免的尽量减少干扰计划时间要留有余地学会说“不”文档归类、信息归一,管理干扰的W-4系统,W1问题：已有明文规定，员工自行处理，或手册已注明。如无手册，请尽快印制。W2问题：其他同事可代为回答，请员工学会求助，或请指定员工回答。W3问题：通常可以用：“是”或“不是”来回答，需要主管与员工的互动，一般一个电话即可解决。W4问题：需要主管的参与，必须与希望回答的问题。,4）有效委派，节省时间,1、合理委派任务节省时间2、要跟进与反馈3、指示要明确，最好让他复述一遍4、注重结果，而不是过程5、责任要分清，全面责任由你来承担6、加强考核，鼓励要慷慨，批评要适度,5）A-time工作法,将无法更改的时间在日历上标明（强时间）注意你每天的生理效率周期,20/80原则,时间管理的第三个原则,普通人的时间分配,80%最佳效果的工作,20%较为次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,高效率经理的时间分配,80%最佳效果的工作,20%较为次要的工作,80%的时间,20%的时间,20/80原则给我们的启示,去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作重视你生活中重要的人和事扔掉不必要的东西逆势操作治理文山会海,20/80原理对我们的重要启示便是,避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。,合理地分配时间,时间管理第四个原则,重要：你个人觉得有价值及对你的使命、价值观及优先目标具有贡献的活动(价值）紧急：你或别人认为需要立刻注意的活动（时间）时间管理的精髓在于：区分事情的轻重缓急，并合理地组织它。史蒂芬科维,我们首先澄清两个概念,消防队法则农场法则学校法则,让我们探讨几个法则,时间管理的四象限,重要,不重要,紧急,不紧急,I,危机时间紧的项目救火,计划准备提升自己,干扰一些会议一些报告,逃避性的活动,必要的,领导的,虚假的,浪费的,4D工作法,重要,不重要,紧急,不紧急,I,DOITLATER稍后做,DELEGATE授权,DONTDOIT不做,必要的,领导的,虚假的,浪费的,DOITNOW立即做,这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下：1、改善人际关系。2、改善事先准备工作。3、更周详地规划与组织。4、善待自己。5、抓住机会。6、充实自我。7、增进能力。,在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？,这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项，为什么不身体力行呢？,普通人的时间分配,重要,不重要,紧急,不紧急,I,25-30%,15%,50-60%,2-3%,必要的,领导的,虚假的,浪费的,高绩效经理的时间分配,重要,不重要,紧急,不紧急,I,20-25%,65-80%,15%,1%,必要的,领导的,虚假的,浪费的,每天分析工作任务,A型：重要并且紧急的任务；B型；重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务；C型：既不重要又不紧急的日常任务如果你对某项任务的分类犹豫不决，就把它归入C型任务，或取消。,这项任务是否既重要又紧迫否是,是否今天就需要完成？否是,立即行动A型,这项任务是否有最后期限？否是,这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不重要否是,这项任务是否日常性的？否是,这项任务能否助你更有效地工作？否是,留出时间来完成B型,制定可行的期限B型,分出时间来完成C型,留待有空时再做C型,这项任务是否必要？否是,不必做，取消它,考虑一项任务的优先程度,平衡日常工作任务,一个工作日,A型任务你应该尝试每天完成几项紧急和有难度的任务,B型任务你的工作主要由这部分任务构成，这些任务应占去大部分工作时间。,C型任务这些不紧急的事情在有时间时再做。,要事第一原则的启示,人重于事确定你的第二象限未雨绸缪预防危机认清忙碌的真象是狗摇尾巴还是尾巴摇狗？第一次就把事情做好休息高效率的原动力,最重要的是行动,要成功就必须行动行动要有恒心当机立断,与别人的时间取得协作,时间管理第五个原则,与别人的时间取得协作,任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的