文秘学讲义.doc

应用文常用术语开端用语： 主要用于文章开头，表示发语、引据。 为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。 称谓用语 用于表示人称或对单位的称谓 第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们。第二人称：你、你局、贵公司。第三人称：他、该公司、该项目递送用语： 用于表示文、物递送方向 上行：报、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、印发、发布、下达。 引叙用语： 用于复文引据 悉、接、顷接、据、收悉。拟办用语： 用于审批拟办 拟办。责成、交办、试办、办理、执行。审批：同意、照办、批准、可行、原则同意。 经办用语： 用于表明进程。 经、业经、已经、兹经。 过渡用语： 用于承上启下。 鉴于、为此、对此，为使、对于、关于。 期请用语： 用于表示期望请求。 上行：请、恳请、拟请、特请。平行：请、拟请、特请、务请、如蒙。下行：希、望、尚望、请、希予、勿误。第一章 文秘学文秘工作古已有之，源远流长。在我国，文秘工作已有近3000年的历史。如今，秘书这一职位是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职位，在世界范围内也成为最广泛的社会职业之一，在政府工作、企业工作和其他工作中起着不可或缺的重要最用。但是，作为研究文秘工作规律的文秘学，还是一门年轻的学科，确立中国特色的文秘学理论体系，仍旧是一项艰巨的工作。第一节 文秘学的涵义文秘学是一门以秘书工作和秘书活动为学科对象的新兴社会科学，它以研究秘书的全部职能为中心，从理论与实务两方面对文秘工作内容、职责、一、秘书的涵义秘书，是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要以办公、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。（一）“秘书”词义演变“秘书”一词，由来已久。但在我国古代，秘书是指物而不是指人，最早出现“秘书”一词，当在汉代。汉书中多处述及：“光禄大夫刘向校中秘书”（汉书成帝纪），“诏向领校中五经秘书”（汉书刘向传），“游博学有俊材，与刘向校秘书”（汉书叙传）。这里的“秘书”，都是指宫中秘藏之书。可见，“秘书”起始是指物，不是指人。此后，“秘书”一词，逐渐由物及人。公元2世纪，东汉桓帝时，开始设置“秘书监”，既是指国家的藏书机构，也是官职的名称，其职位相当于皇家图书馆长或档案馆长。魏晋南北朝时，有“秘书丞”和“秘书郎”，仍是掌管典籍的官员。唐设“秘书郎”，分管“经、史、子、集”。纵观古代冠以秘书的官署和官员，一般多指掌经史图籍的机构和官吏，与现代秘书的涵义不同。我国自古以来，就有类似现代的文秘工作，也有相当于现代秘书长、秘书的职位，这些职位名目繁多，如中书令、中书舍人、翰林学士、掌书记、主薄、录事、书吏、文案、稿案师等，一般不用“秘书”这个名称。“秘书”一词比较接近于现代的涵义，始于辛亥革命以后。当时的南京临时政府仿效欧美国家设置秘书处，各省督府设秘书员。文秘工作的体制与工作职责已大体与现代秘书相近。秘书，在国外，也有不同的涵义。秘书的英文词是“secretary”，有两种译义：一为大臣，一为书记。前者指英、美和英联邦国家主管政府机关事务得部长或常务副部长，如“The Secretary of State”,在英国即为国务大臣，也称国务秘书，在美国即国务卿。后者“书记”，原指从事文字记录的人员，后泛指文书和事务工作人员。在美国职业分类中，秘书属于“一般管理、文书、事务”职业大类。这一职业大类的名称正能概括说明秘书的职责和工作内容。在西方发达国家，秘书是一种走俏的带有激烈竞争性的职业。美国高等文秘学校、设秘书专业或开设秘书课程的高等院校就有1300多所。国际职业秘书组织（Professional Secretaries International）是以欧美发达国家为主的跨国秘书组织，它给秘书下的定义是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手”。这大致上反映了国外秘书的职能作用，也说明了我国现代秘书的职责与国外的基本相通之处。(二) 秘书分类从各个不同的角度出发，秘书大致可以分为以下几类：1、以经济支取和服务对象来分，有公务秘书与私人秘书之分。公务秘书是指在国家行政部门、企事业单位或社会团体中从事公务的秘书，其工资由上述部门支付，服务对象是集体。这种秘书的工作重点在于机关内部和领导者个人。私人秘书一般指由个人出钱雇佣，专门为个人服务的秘书。需要注意的是，为重要领导人或高级科研、教育人员配备的秘书不是私人秘书，而是公务秘书。因为，领导人代表的是集体，是集体意愿的体现，所以，表面上秘书为领导服务的，而实质上是在为集体、为国家服务。同样道理，高级科研和教育人员也是为国家和集体工作的，为他们做配备的秘书人员实质上也不是为个人服务。另外，从这些秘书的经济支取来看，他们的工资不是由私人支付的，而是由国家和集体支付的，因此，他们只是公务秘书中的不同分工而已。现阶段，我国较多的是公务秘书，但随着社会的发展和经济体制改革的深入，私人秘书的需求也越来越大。2、以工作内容来分，有行政秘书、机要秘书、事务秘书、外文秘书（或翻译秘书）、专业秘书等之分。这些秘书各自负责一个方面，平时以自己的工作内容为主，但遇到特殊情况又能协同处理，所以他们的工作程式是既分又合，分合相兼。3、以担任的职位来分，有秘书长、办公厅（室）主任、秘书科长、股长、科员、办事员等之分。这种分类仅仅表明的是秘书部门的领导层次，而不带专业性质。二、文秘工作概括来说，文秘工作就是在国家机关、人民团体、企事业单位里，各级领导在进行管理过程中必不可缺少的辅助性工作。它主要在收集信息、制定决策、贯彻指令、起草文件、管理文书档案、接待信访等方面对领导起辅助作用。文秘工作人员是各级领导最直接的助手。文秘工作机构是个办事机构，不是决策机构。各级领导之所以需要秘书来辅助自己进行管理，并不是领导的主观愿望决定的，而是由社会实践的客观需要决定的。因为不论是一个局、一个公司、一个企业、或者是一个人民团体，其所管理的系统、单位和部门比较多，情况比较复杂，领导者为了及时了解情况、制定决策、指导工作，必须有个得力的助手。这助手就是秘书，或是文秘机构。文秘工作是社会实践的客观需要，任何一级领导，离开辅助性质的文秘工作，就很难进行有效的管理。文秘工作的任务文秘工作的任务从政府单位、公司、企业的实际情况分析，主要有以下几个方面：1、协助领导收集掌握信息。领导机关的根本任务是决策，而信息是决策的基础，要保证决策正确，就必须收集和掌握大量信息。2、协助领导制定决策、下达管理指令。领导机关的根本任务是制定决策。决策的内容很泛，凡长远规划，年、季、月度生产计划，就某项问题作出决议、决定和规定等等，都是决策。秘书和秘书书机构在制定决策过程担任协同辅助的任务，没有直接参与决策的权力。3、协助领导办理文件起草和文书档案工作。任何一级领导机关，为了指导下级的工作或向上级反映工作情况和问题，都要形成各种各样的文件。要保证文件的质量比较好，就需要培养一支具有马列主义理论基础、通晓党和政府的方针政策、熟悉本业务的基础知识、具有较高的文字修养的秘书队伍，来承担文件起草和文件质量的把关工作。协助领导起草各种文件是秘书的主要职责。4、协助领导做好各种会议的准备工作和组织工作。为保证会议的顺利召开和会议质量，秘书和文秘机构要协助领导做大量的组织准备工作。例如起草会议文件，确定参加会议的成员，安排会议议程，组织好会议中间的讨论，编写会议简报，做好会议记录，写好会议总结或纪要，以及安排好参加会议人员的生活等工作。除上述各项任务外，秘书和文秘机构还要承担领导交办的各项事项。从某种意义上讲，文秘机构也可以叫做“不管部”，就是说，凡是其他职能部门都不管的事，领导都可以交给秘书或文秘机构去办。秘书和文秘机构必须明确这是自己的职责。（二）文秘工作的特点文秘工作的性质和任务，决定了文秘工作具有以下四个特点：辅助性文秘工作既然是各级领导在管理过程中的辅助工作，它的全部活动内容只能对领导工作起到辅助作用。也就是说，它在处理任何问题的时候，都只能根据领导的决定、决议、提示精神办理，而不能代替领导做决定。它对本机关工作中的问题可以提出解决的方案，但这些方案只有经过领导研究决定采用后，作为领导机构的决定、决议去执行。文秘工作虽然是辅助性工作，但秘书人员在认识自己的工作性质、任务、特点之后，应该积极主动的帮助领导工作，而不是消极等待领导反配任务。服务性文秘工作人员和文秘工作机构的主要工作，是为机关的领导干部和领导班子进行管理工作服务的，文秘工作的出发点和作用是为领导在进行工作中创造方便条件，以提高工作效率和工作质量，而不能成为领导工作中的累赘，妨碍领导提高工作效率和质量。3、全面性秘书是领导的助手，其工作是为领导工作服务的，它的工作内容和活动方式必然具有鲜明的综合性、全面性。文秘工作的内容涉及到本机关的全部工作，凡是领导抓的工作，秘书都要了解、辅助。文秘工作的活动范围也是全面的，秘书要参加各种会议，上下级各种会议都有必要参加，这是由文秘工作的性质决定的。4、机密性文秘工作是给各级领导核心服务的，它是各级领导干部的参谋和助手，经常参与与研究各种机密问题，又负责各种机密文件的起草和保管工作，因而文秘工作具有高度的机密性。每个文秘工作人员都应该熟知保密制度的内容，并模范地执行它，养成保守机密的习惯。三、文秘学文秘学，又称秘书学，是研究文秘工作内在规律及其应用的科学，是一门综合性的应用学科。文秘工作是文秘学研究的基础和本源，离开了对文秘工作实践的考察、归纳和总结，文秘学就成了无源之水，无本之木，也失去了文秘学研究的意义。（一）文秘学的性质文秘学，从学科大类来说，属于社会科学范畴。在社会科学诸多门类中，文秘学应当归属于管理科学。文秘学又是一门独立的综合性的应用科学。文秘工作离不开领导活动，反之，领导在决策指挥与管理全局的过程中，也离不开辅助性质的文秘工作。因此，文秘工作也是一种管理工作，但它不同于一般的管理，是一种特殊的管理活动，即带有辅助性质的管理，简言之，即辅助管理。文秘学作为研究辅助管理的学科，有自己独特的研究对象，它要揭示文秘工作的内在规律性，理所当然的，它作为一门独立的学科而成为管理科学中的一枝新秀。秘书所具有的综合性和应用性的特点，也构成了它又是一门综合性的应用学科。文秘学的特点文秘学具有政治性、综合性与应用性的特点。1、政治性。一般来说，社会科学都具有政治倾向性，文秘学更不能例外。文秘工作为领导服务，与领导活动紧密相连。领导与领导活动，总是执行并服务于一定政治集团的路线、方针与政策。中国社会主义文秘学的研究，必须坚持党的基本路线，坚持改革开放，促进社会主义现代化建设现代文明建设，决不允许偏离这个根本方向。2、综合性。文秘学以文秘工作为研究对象，文秘工作的综合性决定了文秘学的综合性。同时，研究文秘学所吸收运用的相关学科知识相当宽泛，涉及到管理学、领导科学、信息科学、文书学、档案学、社会学、行政性、写作学、公共关系学、社会心理学等。文秘学吸纳相关学科知识综合运用而自成体系，形成了文秘学综合性的特点。应用性。文秘学的应用性表现在文秘学的研究是为了直接指导文秘工作的实践。文秘学是文秘工作实践的理论升华，它既要指导文秘工作的实践，同时也受到文秘工作实践的检验。文秘学研究的终极目的，是为了促进文秘工作的科学化管理，提高文秘工作的质量和效率。文秘学的应用性还体现在文秘学的研究内容，包括了对文秘工作的具体任务、业务范围与方法技能的研究和探讨。当前，在改革开放，建立社会主义市场经济体制过程中，对文秘工作也提出了更高的要求。文秘学更应注意研究新情况，提出新问题，总结新经验，促进文秘工作的改革和发展。文秘学的研究范围和研究现状一、文秘学研究对象（一）文秘史秘书职业和秘书工作自古有之，秘书活动在原始社会时就已经开始发端。在漫长的岁月里，文秘活动的发展沿革表现出一定的内在规律性，归纳总结这些规律对于我们研究现代文秘学，推进现代文秘工作的建设，加快文秘学科的成熟，都具有重要的理论与实践意义。因此，文秘史是文秘学研究的一个重要方面。文秘史的研究，应包括以下内容：1、文秘通史所谓文秘通史，就是按照历史的时间顺序，对文秘活动的历史作贯通古今的研究，即从古代、近代到现代，系统研究文秘活动的起源、形成、发展和成熟等全过程。根据历史空间的不同，文秘通史又分为中国文秘通史和世界文秘通史。中国文秘通史研究成果比较丰富，如杨剑宇的中国秘书史（1988年），郜海镭等人的中国历代文秘工作（1989年），李欣主编的中国秘书发展史（1992年）等。世界文秘通史因为涉及的历史空间很广，研究工作非常庞杂，因此目前尚无相关研究成果。2、国别文秘史 按照历史的地域差异，可对文秘活动的历史作贯通某国或某地区古今的研究，这就是国别文秘史或地区文秘史。顾名思义，所谓国别秘书史，就是研究某一个国家文秘活动发展演进的过程；所谓地区秘书史，就是研究某一个地区文秘活动发展演进的过程。虽然我国秘书工作开展很早，但是我国文秘学研究起步较晚，相应的理论还不成熟，国别文秘史的研究仍处于起步阶段。对于我国古代文秘史来说，各个朝代各个国家的文秘史都可称得上国别文秘史，比如唐代文秘史、宋代文秘史等。从现今国家的角度来看，中国文秘史也可归属于国别秘书史。但严格地说，诸如法国秘书史、英国秘书史、日本秘书史和欧洲秘书史、拉美秘书史、东南亚秘书史等，才是本来意义上的国别秘书史和地区秘书史。但是目前，这些方面的研究尚很缺乏。3、断代文秘史按照历史的不同时期或朝代，可对文秘活动的历史作有限制的研究，这就是断代秘书史。如中国古代文秘史、中国近代文秘史、中国现代文秘史等。断代文秘史的研究，成果算比较丰富的了，特别是古代文秘史的研究，已经有不少的著作。但近现代和当代文秘史的研究，因为历时较短，研究资料不是很充分，还没有充分展开。我国已出版的几部文秘学著作，大部分为中国古代文秘史。唯有费云东、余贵华的中共秘书简史（1992年），近似于中国断代秘书史。4、专项文秘史按照史学的不同领域，可对文秘活动的历史作某一方面的研究，这就是专项文秘史。文秘活动作为一个整体，它由不同要素组成，如秘书职能的沿革、秘书机构的变革、秘书职业名称的变化以及文秘思想的沿革等等。这些要素的内部，又是各个不同的方面。选择某一要素或某一方面进行历史的阐释和研究，均可成为专项文秘史。我国专项秘书史的研究开展较早，也因其针对性强，便于开展，因此成果较其他方面的文秘史更为丰富。很早就出版了一些研究成果，如许同莘的公牍学史（1934年）、潘嘉的文书学纲要（1981年）、闵庚尧的中国古代公文简史（1988年）等。但是，可以看到，这些研究著作都围绕着古代公文文书的写作这一个方面，因此，专项文秘史的研究其内部也是不均衡的，其他专项文秘史，如文秘思想史等，尚未很好地开展起来。（二）文秘理论 所谓的文秘理论，就是泛指关于文秘工作和文秘活动自身特点、规律等的理性认识，它包含的范围很广：既要研究文秘工作的内容、性质、作用、原则等，也要研究秘书机构的设置原则、职责范围，还要研究秘书活动的特点、环境以及秘书人员的思想修养、业务素质、培养方式等等。文概括来说，文秘学理论研究包括以下几方面内容：1、基础文秘理论基础文秘理论，即研究文秘学自身的理论，如文秘学的学科对象、概念系统、研究领域、学科性质、研究方法、历史演变等学科自身的基础知识。基础秘书理论是文秘学研究的纲领部分，也是评价文秘学是否成熟及成熟程度的主要标志，学习文秘学基本的着手点就是基础文秘学理论。2、应用文秘理论应用文秘理论，即研究文秘活动及其构成要素的理论，如研究公务文秘活动、党务文秘活动、行政秘书活动、涉外文秘活动、企业文秘活动、司法文秘活动等的专门理论。应用文秘理论研究范围非常广泛，在我国，这方面的研究发展较快，出版了多种版本的企业文秘学、商务文秘学、涉外文秘学等著作。3、交叉文秘理论交叉文秘理论，即研究文秘学与其他学科相互渗透而产生的边缘学科的理论。如文秘学与心理学交叉而产生的秘书心理学，文秘学与管理学交叉而产生的管理文秘学等等。交叉秘书理论的出现反映了现代科学技术发展的综合趋势，也展现了文秘学研究的广阔前景。（三）秘书业务秘书业务，是指秘书人员或文秘机构的专业工作。文秘工作的范围很广，秘书业务因而也多种多样，其主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、协调工作、督促工作、信访工作、会议办理工作等。研究秘书业务对于实现文秘工作的规范化、制度化和科学化，推动文秘学的基础研究和应用研究，具有不可忽视的关键作用。（四）文秘实务秘书技术，就是秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能，与秘书业务能力相比，它具有更强的实践性、灵活性和可操作性。秘书技术是秘书人员必备的基本技能，它包括两大方面的内容：文秘工作方法，即秘书人员处理日常工作所采用的工作方式、工作程序和工作技巧等；秘书办公手段，即秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备、操作技术和操作规程等的统称。随着办公自动化的实现，以计算机为中心的现代办公设备开始取代落后的办公手段，各种自动化应用技术逐步取代手工操作技术。二、文秘学的研究现状文秘学的研究，在国外开始较早，在我国起步则比较晚。我国文秘学的研究是随着高等院校秘书专业教学和现行文秘工作改革而展开的，时间不长，还是一个新兴学科，处于初建阶段。但是，文秘学的研究发展极为迅速。自1979年始，有的大专院校开始设立秘书专业，培训专门的秘书人才。如今，我国大多数的高等院校开设了秘书专业班或系，其中包括北京大学、南开大学、复旦大学、中国人民大学等国家重点院校以及许多师范大学和成人高校。在教学实践中，大批的教育工作者参加了文秘学研究，设计培训计划、大纲，编写各类教材，探讨秘书学理论和培训规律，已经取得了不少的经验和成果，已出版了各类文秘学培训教材，发表了一些关于文秘学和关于培训秘书人才的学术文章。在这些作品中，既有探讨文秘工作基本原理和一般规律的，如秘书学理论、秘书学概论、秘书学基本原理等；也有研究文秘工作实务和文秘工作的工具书，如现代文秘写作、现代秘书与礼仪、基层秘书手册等。既有文秘活动客体的研究，如文秘写作应用范例、文秘工作基本规范手册等；也有文秘工作主体的研究，如秘书心理学等等。这些研究成果，多对秘书学理论的不同侧面进行了深入的探讨，共同构建了秘书学理论研究的学科体系，1984年10月由上海大学文学院发起，在上海成立了全国高等院校秘书教学研究会（1988年更名为“高等院校秘书学学会”)。研究会每年召开一次年会，检验研究成果，交流学术信息，并组织一些基本建设的研究，如组织编写秘书词典。与此同时，各地相继创办了秘书学相关的杂志，如上海大学的秘书、兰州大学主办的秘书之友等。这些工作对全国各地的研究起到了很大的推动作用。但真正推动文秘学研究的是社会对各种类型的秘书人才需求的增长，这也是适应改革开放新形势的必然要求。目前，文秘学的研究正在深入开展，在研究中也有各种不同的看法。现阶段文秘学研究的争议主要围绕以下几个问题展开。首先，是文秘学的性质问题。关于文秘学是综合性的应用学科，大家的认识还比较一致；有的学者认为文秘学是行政管理学分支；还有人主张交叉说、边缘说、综合说，认识还不一致。本书取综合性应用科学和管理学科来定性文秘学，这在上文已有所阐释。其次，是文秘学的科学体系问题。有人提出文秘学可续体系的建立，有赖于文秘学的概念、范畴、原理原则系统的建立，就是明确确立文秘学的基本概念、一般概念和专业概念；研究文秘活动中的辅助与决策、被动与主动、服从与争谏、参谋与执行、保密与公开、政务与事务等范畴；研究文秘学的事实积累方法、经验分析方法、调研方法、思维方法等；研究文秘学辅助的原理原则，沟通的原理原则，协调的原理原则，查办的原理原则，管理信息的原则等。有人主张把文秘学基本体系分为“四论”，即绪论，包括文秘学的研究对象、范畴、性质和方法；秘书职能论，包括掌管文书、辅助决策、沟通信息、协调关系、办理事务等职能；秘书方法论，包括思维方法、工作方法、交往方法；秘书管理论，包括秘书素质结构、秘书的选拔管理、秘书的组织结构等。为了能够深入展开文秘学的研究，必须对各部分进行细化，一是研究理论文秘学；二是应用文秘学；三是历史文秘学；四是技术文秘学，包括会议管理学、信息管理学、协调学、信访学等等。这些已经正在争鸣和探讨之中。文秘学这门新兴的学科，正在由幼稚走向成熟。第三节 文秘学的研究目的和研究方法要研究文秘学，首先就要明确文秘学的研究目的，知道了为什么而做，才能明确研究方向、开展研究工作。在此基础上，进而概括和总结各种各样的研究方法，来帮助文秘学的研究更加有效地开展，促进文秘学的健康发展。一、文秘学的研究目的（一）指导文秘工作实践，促进文秘工作科学化，提高文秘工作的效能文秘工作的效能直接影响领导工作、管理工作的效能。我国正处于一个重要的历史发展时期，要求领导管理科学化，以适应新形势的要求。这就要求科学化的强有力的秘书班子来协助领导工作的开展。因此，加强对现代文秘活动的本质和规律的研究，是使我国文秘工作由经验转向科学化，适应领导科学化要求的必由之路。21世纪是信息化的时代，文秘工作要适应时代的要求，必须加强信息化建设，这是提高文秘工作效能的关键所在。如今，办公自动化的发展正强烈地冲击着传统文秘工作的思维模式和工作模式，而这些新现象、新技术也亟待理论的探讨和总结，以更好地指导文秘工作。总之，文秘学要特别注重对当代秘书现象的研究，探讨文秘工作规律，促进文秘工作的规范化、制度化和科学化，提高文秘工作的效能。（二）提高秘书人员的素养，培养现代秘书人才，促进秘书队伍的建设学习和研究文秘学是为了适应大批培养现代化秘书人才的需要。现代社会不仅对秘书人才的需求量越来越大，对秘书人员的素质也有了更高的要求。现阶段，我国在政治、经济、思想、文化等各个领域，都在经历着深刻的变革。错综复杂的社会现实使当代领导工作越来越具有综合性、复杂性、多变性的特点。新的形势对领导者提出了更高的要求，同时也对领导的辅助人员秘书，提出了更高的要求。如何培养高素质的秘书人才来适应新形势发展的需要呢？过去以老带新、以经验传授为主的培养方式，无论是从数量上还是质量上都已经远远不能适应社会发展的要求。研究文秘学，为秘书人员的专业培训提供了条件，通过多种途径开展不同层次的秘书专业教育，成批的培养高素质的秘书人才，有力于加快秘书队伍的建设。学校培育秘书人才，就需要通过学习研究、弄清秘书人才的政治思想素质、能力结构，制定全面的教学计划，提供规范教材，这些工作都需要有效地开展文秘学的研究才能更好地展开。（三）建立有中国特殊的社会主义文秘学，填补社会科学领域的空白。我国秘书学的研究，开始于80年代初期。尽管起步较晚，但发展迅猛。以李欣等为代表的一批文秘工作专家以及以上海大学、江汉大学、成都大学等为代表的高等院校及王千弓、翁世荣等为代表的一批学者专家，在文秘学的研究上，作了开拓性的工作与开创性的贡献。二十多年的辛勤耕耘，在全国已出版了一批文秘学的专著，在北京、上海、武汉、成都等地，也已初步形成了一些学术群落。但是，文秘学毕竟是一门新兴学科，尚未形成比较成熟的理论体系，一些基本概念，尚未形成定论。理论的不成熟，正好给文秘学的深入研究提供了广泛的空间。中国社会主义文秘学的真正确立，还需要在理论上还和实践上做艰辛的努力，还有一个研究探索与实践检验的过程。我们深信，中国社会主义的文秘学，必将屹立于社会科学之林。二、文秘学的研究方法文秘学的研究，除了运用一般的科学研究方法外，还应该根据自身的学科对象和学科性质，以及新兴学科发展的一般过程和规律，寻找和采用本学科特有的研究方法。（一）总结、归纳法文秘学是一门实践性很强的学科，它从实践中来，又反过来指导实践。因此，最初的理论只能来源于实际工作的归纳和总结。进行秘书学研究，首先必须占有大量的科学事实，然后以此为基础，对材料加以整理和制作，才能从中抽象出秘书学的理论。运用总结归纳法，就是要广泛搜集历史和现实的第一手材料，并以此作为秘书学建设的基石。（二）纵横比较法纵横比较法，即以古代和国外文秘工作为借鉴，经过提炼加工，形成理论。纵向比较就是按照历史的演进，通过比较当地文秘学和我国历代文秘活动的史料，来总结文秘活动的规律，以此得出理论结果的方法。历代文秘活动的史料其来源是历史著作，特别是典章制度、文论文集和人物传记等；横向比较法就是借鉴外国文秘学的经验和研究成果，在此基础上，发扬理论创新的精神，取其精华，创建和完善适应中国自身发展需要的文秘学理论。此外，还可以比照不同系统和行业中文秘工作呈现出来的不同特点，进行逐类逐项的调查研究，从中搜集现实的科学事实，然后加以汇总、比较、分类和评价，对文秘活动的规律进行全面的关照。（三）个案调查法个案（英文case），也译为案例、判例、实例等，其含义指某一社会活动中的典型事例。一个完整的个案包括背景、起因、经过和结果等要素。个案具有客观性、代表性、经验性等特征。个案研究法，就是通过对大量的、具体的文秘活动事例进行比较、分析、综合和归纳，由点及面，从中抽象出文秘工作的一般规律。采用个案分析法，一定要广泛地搜集具有代表性的典型个案，包括正面和反面的个案，然后运用科学方法，对个案进行分类、比较、分析，总结各种文秘活动事例所体现的经验和教训，从中加以科学的抽象。（四）试验证实法前面所述的总结、归纳法是由实践到理论，而试验证实法则相反，是从理论到实践。任何理论的提出开始常常是不成熟的，要使理论由不成熟走向成熟，其重要的一个途径之一就是让理论回到实践中去加以检查验证完善，这就需要用到试验验证法。运用实验验证法，研究者必须把握住四个环节：一是明确目标，即确定研究课题、内容和期望达到的目的；二是设计方案，即根据试验目标，编制试验计划，拟定试验方案；三是选择场所，即确定具备试验条件的单位，也就是选择试验的典型环境；四是精心实施，即下功夫指导试验计划的执行，保证试验目标的实现。文秘学的研究方法是多种多样的，当然不只以上几种。比如像现在运用得比较广泛的交叉研究法，即运用其他相关学科，如管理学、心理学等学科，来研究文秘学。“它山之石，可以攻玉”，文秘学本身所具有的综合性特点也要求其研究要充分吸纳相关学科的知识，注意相关学科间的融合渗透。运用其它学科的先进原理和方法进行研究，不仅能打开研究视野，还能尽量避免走弯路，也容易取得突破和创新。有的研究者以控制论原理来解释文秘工作在行政管理中的作用，有的以系统论原理来探讨文书处理程序，有的以计划评审法来研究秘书如何有效地组织会议，还有的学者把公共关系学的原则和方法运用到文秘工作中，增强秘书人员的公关能力，更好地发挥秘书部门的协调作用等等，这些研究方法不仅让人耳目一新，同时也取得了重要的理论成果。在文秘学的研究过程中，需要研究者不断总结新的研究方法，这样文秘学的发展才能始终充满鲜活的生命力。 第二章 文秘机构秘书职业古老而悠久，当人类由蒙昧走向文明，随着文字的出现、社会生产的发展和公务事务管理的需要，秘书及文秘工作应运而生。第一节 文秘活动的起源文秘活动是人类社会发展到一定阶段的历史产物，是行政管理活动的重要组成部分。一、社会管理组织的出现是文秘活动产生的前提条件随着生产力的发展，开始出现社会管理组织。有了管理组织就有领导者，日益增多的领导事务，就需要有人来协助领导处理事务，这就出现了文秘活动。产生于原始社会后期。二、相当水平的劳动生产力的提高和劳动工具提供了文秘活动的基本物质条件结绳记事，最早的记事手段。土陶、甲骨、可能存在的铸件、木牍等物质载体以及最原始的刻写工具共同形成了文秘活动的物质手段，为原始文秘活动的产生创造了最基本的物质条件。三、文字和公文的出现是文秘活动产生的必要条件。掌管公文是文秘活动的主要职责，所以，文字的产生就成为文秘活动产生的必要条件。有文字才有公文，公文的流转就必然需要撰制、传递、办理和保管公文的人员，因而出现了一系列文秘活动。条件成熟后，文秘活动就正式产生了。我国古代的文秘活动究竟产生于哪个历史时期尚无定论。一般认为，我国古代的文秘活动产生于原始社会末期的部落联盟，即黄帝至禹时期，约至今四千五百年至四千一百年之间。到了夏朝，我国由原始社会进入奴隶社会，文秘活动也上升为国家文秘工作，带有鲜明的阶级色彩。国家作为社会管理组织的最高形式，国王及各级机构的公务活动也更加繁忙和复杂，文秘工作的地位和作用显得更为重要了。夏商两代，由于年代的久远和资料的缺失，我们只能从仅存的文物和古籍、流传的神话和传说中推测其文秘活动的概况。在国家和官僚制度保证下，文秘工作较之原始社会有了长足的发展，在文秘机构和专门人员的设置，文秘工作的物质条件和制度建设等诸多方面都大有发展。夏代，除了占卜和祭祀这一古老职业的从业人员继续担当一部分秘书职责外，已设置了太史令一职。太史令辅助公务文书的拟制，协助夏王处理政务，同时又兼管史籍的收藏整理，在史官的职责外担负着政府的文秘工作。夏王朝还设立了其他专职或兼职的文秘工作人员如左史、右史、秩宗等。此外，夏朝有了完整的国家公文，有几篇被收入尚书中。商王朝的文秘工作有了更进一步的发展，文秘机构人员大量增加和文秘职能的扩大并作初步分类。如“巫史”一职，商朝根据工作目的分工，分为十多种。王室的私人秘书也有所增加，商王朝内服官中的内廷事务官包括宰、臣等，都是直接服务于王室的私人秘书。商代的文书也有长足的发展，出现了记载在兽骨、金鼎、简牍上的文书。文书形式也多种多样，有上行文、下行文、记事类公文和占卜祭祀类公文。商末周初，王朝设置了史官的官署太史寮，这是中国最早的文秘机构。长官为太史，主要工作是掌管国王册命、祭祀等事务。周代的太史寮机构较商趋于完善，较系统地设置了太史、内史、外史、御史等，各司其职。“太史掌国之六典。小史掌邦国之志，内史掌书王命，外史掌书使乎四方，左史记言，右史记事”（史通史官建置）。西周时建立的“天府”是我国历史上第一个中央档案管理机构。这些都为文秘工作的大力发展起到了推动作用。文秘工作产生以后，在工作内容、工作方式、工作手段和工作观念等方面都发生了很大的变化。但历史的看，虽然历代文秘机构、文秘工作人员的称谓不通，官位品级也不同，但文秘机构作为国家机关的枢纽地位始终没变，撰制公文、处理文书、传达政令、充当参谋、传递信息、联络上下的职能也始终没有变。相反，每一朝代都有在前朝各代的基础上努力完善文秘制度、优化机构设置、提升工作效率。文秘机构在机关、单位内处于枢纽部位，是综合性的办事机构。本章将探讨文秘机构的职能、作用、模式、设置原则以及文秘机构的建构等问题。第二节 文秘机构的设置一、什么是文秘机构文秘机构，是各级领导机关的一个组成部分，是从属于机关并为机关服务的，通称文秘部门。广义的文秘机构，是指负责办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部文秘工作的部门，一般冠以“办公”字样，如办公厅、办公室等。这些办公厅（室），包括其下属的秘书、文书、档案、机要、信访、调研、警卫、保密等部门，统称文秘机构。文秘学研究的文秘机构，指的是广义的文秘机构。狭义的文秘机构，指负责以办文办会为主的秘书业务工作部门，一般冠以“秘书”字样，如秘书处、秘书科、秘书股等。主要负责文件的收发、办文与文字处理、文印工作、档案工作及会议工作，也就是通称的秘书业务工作。还有一些名称上虽不叫文秘部门，但是事实上却从事文秘工作的部门。二、文秘机构的职能（一）参谋作用以往文秘机构的工作主要以办公拟文为主，而如今，要求文秘机构不仅要办公办事，提供事务性服务，更要求其能辅助决策提供更多有价值的参谋性服务。1、围绕一个时期的中心任务，开展信息与调研工作，准确、及时、全面地提供信息。要搞好信息的整体开发和利用，提高信息的真实性与时效性，更好地为领导决策服务。2、日常办公事务，如文稿的起草，文件的校核，会议预案的提出，会议材料的准备以及各个部门工作的综合协调，办文、办会、办事工作中所提出的预案或意见，这些工作，对于领导工作和决策也是一种参谋型服务。（二）枢纽作用文秘机构最贴近中枢机构，在决策管理系统中其总的主导作用的领导机构，它为领导机构服务，辅助其完成决策工作，帮助领导做好文书撰拟、组织协调、办事办会等工作，具有一般职能部门和综合职能部门所不具备的特殊作用。中央与地方之间、上级与下级之间以及部门与部门之间，文秘机构起到一个沟通的作用。一言以蔽之，文秘机构的枢纽作用主要表现在上传下达、内外联络和左右协调等。（三）过滤作用文秘机构作为综合性的办事机构，可代为领导处理一些琐碎和不重要的事，让领导从繁杂的日常事务中解脱出来，专注地做好决策工作。1、分清轻重缓急。2、分清政策性问题和业务性问题。三、文秘机构的设置原则文秘机构属于综合性机构，协助领导协调各职能机构进行工作。文秘机构设置的繁简程度和等级高低，都要遵循适应机关行政管理实际工作总需要这一总的原则，具体体现在以下几个方面：适应原则1、文秘机构设置与所属单位在工作性质上必须相适应。我国各级领导机关，根据机关工作性质的不同，可以分为多种类型的机关，比如权力机关、执行机关、监督机关、管理机关和业务机关等。各类机关的性质不同，与其相适应的文秘机构虽然在辅助领导、搞好服务等方面有共性，但其工作的侧重点和具体职责却相应地有所区别。2、文秘机构的规模大小、人员多少要与不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需要相适应。文秘机构的大小、秘书人员的数量多少并不是随意而定的，必须要视其所服务机关的地位高低、规模大小以及工作量的需求而定。适应性的另一个要求就是要求文秘机构要因时因地因事制宜，在保持相对稳定性的同时，要根据领导工作的新要求，在内部结构上作出相应的调整。3、文秘机构的设置最重要的就是要与领导工作和机关工作的需要相适应。文秘机构的内部设置，最重要的参考点就是领导工作的需要。文秘机构的设置首先要适应主要领导者的工作需要。其次，文秘机构的设置要适应分管领导者的需要。再者，文秘机构的设置必须兼顾到机关工作的需要。文秘机构是综合性的服务机构，在为领导服务的同时，也在为机关服务。（二）效能原则效能原则，既是文秘机构设置要遵循的重要原则，也是其所追求的目标。文秘机构的设置，要力求高效。高效的设置，既可以加快文秘机构的运行，提高文秘工作的效率，也可以增强文秘机构的功能，提高文秘工作的质量。1、文秘机构的设置要做到分工合理，幅度适中。2、建设一支高素质的秘书队伍。（三）精简原则遵循精简原则，不仅可以节省开支，减少消耗，而且有利于工作的运转、效率的提高，同时还能防止互相推诿、人浮于事。首先，文秘机构的设置及秘书的定编要精干，内设机构不宜过多，秘书配备不宜过多，以保证文秘机构的灵活及有效。其次，文秘机构的分工及其职责要简明，每个内设机构的工作任务、业务范围和所负的责任，以及相互关系等，都应合理明确，以保证秘书工作的协调运行。第三节 文秘机构的优化文秘机构要最大限度地发挥自己的效能，必须做到内部结构的优化。在构成文秘机构的各种要素中，最重要的是两个方面人和制度，也既秘书和秘书制度。因此，要构造结构合理、高效多能的文秘机构，必须从以下两个方面着手。一、建设一支多元协调的高素质秘书队伍稳定高效随着社会经济的发展，秘书职业化的趋向日益明显，秘书队伍的流动性也随之增大，秘书队伍显示出不稳定的倾向。这种倾向对秘书工作的危害是非常大的，没有一定数量的秘书人员，没有相对稳定的秘书队伍，日益繁重的秘书工作就无法承担，不仅文秘机构的运行会出现问题，而且会影响到领导工作以及相关部门的工作。因此，无论哪一级的文秘机构，一定要根据领导工作和机关工作的实际需要，采取适当措施，及时选调和配够一定数额的秘书人员，建立健全秘书队伍。此外，要制定必要的政策，解决好秘书人员的职务职称和福利待遇这两个实际问题，以保持队伍的相对稳定性。高效体现在秘书人员的综合素质上，一是业务素质，一是思想素质。业务素质即指秘书人员处理日常事务、协调人际关系的能力，思想素质指的是秘书人员要有正确的政治方向，要全心全意为人民服务，保持清正廉洁。（二）多元互补：1、年龄互补任何一个部门，其实都需要有老年、中年、青年互补的一个年龄结构，文秘机构也不例外。可以说，最合理的年龄结构就是梯形结构 2、知识互补秘书人员中，不应该只是单一的知识结构，而应该包含各方面专业知识的人才。不仅需要文史哲类的秘书人员，也需要管理类、财经类、理工类的秘书人员，来补充秘书队伍的多样性。既要有社会科学类的，也要有自然科学类的，既要有善于行政事务的，也要有文字功夫深的，既要有理论修养高的，也要有实际经验丰富的，达到整体上的知识互补。3、层次互补每个人的才能是各不相同的，而且侧重点也不同，有的擅长写文拟稿、办会办事；有的善于处理复杂的人际关系、做好协调工作；有的思维敏捷，善于出谋划策；有的则熟悉各种技术性的操作。在一个群体中，各种各样的人才都是需要的，特别是工作面广、工作任务重的秘书工作。把各类型的人才放到适合自我的岗位上，这样不仅能人尽其才，也能最大限度地发挥整个秘书部门的作用。4、性格互补每个人都具有不同的心理和性格特点，有的内向，有的活泼，有的沉稳，有的有点浮躁等等。各种性格的人只要找到适合自己的岗位，就能发挥自己的性格优势。秘书工作繁而多，也需要各种不同性格特点的人员来组成。二、建立完善文秘工作制度和管理制度文秘制度，指的是秘书机构中要求组织成员共同遵守的、按一定程序办事的规程，分为秘书工作制度和秘书管理制度两项。（一）秘书工作制度秘书工作制度，就是供秘书人员共同遵守的办事规程或行事准则。秘书工作的制度化，是秘书工作“三化”建设（制度化、规范化、程序化）的重要内容之一。根据党和政府颁发的法律及规范性文件，我国现有的秘书制度有：保密工作制度、公文处理制度、信访工作制度、信息工作制度、督查工作制度、印章管理制度等。还有一些不成文的制度，如协调工作制度、会议工作制度、接待工作制度、值班工作制度、通讯工作制度等。（二）秘书管理制度秘书管理制度，就是供组织、人事部门和文秘机构共同遵守的用人和管人的规程或行动准则。秘书管理的制度化，是实现管理模式由经验型向科学型转化的重要内容之一。根据国家公务员制度和秘书管理惯例，秘书管理制度应包括三个方面的内容：一是秘书的录用、考核、奖励、升降、任免、培训交流等制度；二是按工作岗位的工作责任制度；三是目标管理制度。第三章 文秘人员一个人的素质是由德才学识及心理等因素相互联系、相互制约而构成的统一体。秘书是领导人的智囊和助手，辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋，协调综合，督促检察，拾遗补缺等重大责任。秘书素质的高低直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。随着知识经济时代的到来，我国社会主义市场经济体制的建立和加入世贸组织，给现代秘书人才的培养提出了许多新问题和新课题。现代秘书人才必须是高素质、创新型、综合型、国际化的人才。只有平时加强这些方面的素质培养，才能真正成为领导的好参谋、好助手。一、秘书的政治素养秘书工作是一项政治性很强的工作。因此，秘书人员首先要有良好的政治素养，最根本的是在政治上与党中央保持高度一致。同时，要有远大的人生职业理想、坚定的党性原则、较高的理论政策水平、较强的法制观念、高度的工作责任感和较高的纪律性。二、秘书的知识素养（一）坚实的基础知识现代秘书的基础知识主要包括：科学文化基础知识、马克思主义基本理论知识、法律法规基本知识等。（二）良好的相关知识相关知识是虽非秘书专业知识却又与秘书专业密切相关的知识，包括：管理科学知识、心理学知识、社会交往知识、软科学知识，以及其它相关学科，如人才学、社会学、传播学、新闻学、文学艺术等。（三）优秀的专业知识专业知识是秘书知识结构中的核心部分，包括：普通秘书学、所在行业和层次的分支秘书学（如行政秘书学、企业秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、基层秘书学、高级秘书学）、秘书心理学、调研学、会议学、信访学、文书学和办公室自动化知识等。三、秘书的心理素养秘书人员需要具备良好的心理素质包括健全的性格、较强的环境适应性和抗压性、不惧挫折的信念等。心理素质具有指向、激励、维护、强化等功能，影响人的行为、人际关系和工作效能。心理，是人脑的机能，是客观现实在人的头脑中的反映，它取决于人的内在需要和周围环境的相互作用。人的心理活动又直接支配着人的语言和行动。良好的心理素质包括：自信，爱心，克制，忍耐力。四、秘书的品德素养首先，有坚定的政治立场，代表先进阶级的先进思想、远大的理想、坚定的信念、对祖国的真诚热爱等。其次，要热爱本职工作，有强烈的事业心和责任心，刚直守信，有自我牺牲精神，不怕吃苦不怕挫折，能够牺牲个人利益而服从集体利益和工作需要。第三，能以高尚的思想情操来处理人与人之间的关系，正确对待名誉、地位、金钱和其他物质享受，忠于职守，任劳任怨，实事求是，顾全大局。最后，在工作中严谨细致、敏捷迅速、联系群众、讲求礼仪等。五、秘书的能力素养能力是指一个运用掌握了知识解决问题、完成工作的心量特征。我们这里所说的秘书能力，就是文秘人员从事秘书活动的各种实际本领的有机组合，它包括秘书高效完成工作所应具备的表达能力、调研能力、管理能力、交往能力、办事能力和操作能力等。秘书工作的艰巨性、重要性和智能化日益显著。一个成功的秘书，不仅要有合理的知识结构和智力结构，而且必须具有合理的能力结构。（一）表达能力在当代秘书的能力结构中，表达具有举足轻重的地位，这是因为秘书作为领导的参谋和助手，其职能离不开用言语和文字表达来进行沟通。秘书要做到文字表达能力与口头表达能力的同步提高。既要善于写，又要长于说，二者相互促进，不可偏废。对秘书表达能力的要求是：鲜明、准确、简练、快速。（二）调研能力调研即调查研究，是人们认识事物的基本方法之一，是领导活动的重要基础，也是秘书的一项经常性工作。文秘人员调研能力的高下，对其能否有效进行信息沟通、辅助领导决策、发挥