顾问辅导流程PPT.ppt

顾问辅导流程,客戶况状了解,工作进度协调,配线工程,软硬件安装集成,教育培训,基础数据收集及转檔,信息化业务流程设计,上线前系统调整,操作培训,基础数据录入,上机模拟操作,期初余额结算录入,正式运行,阶段讨论及优化,結項報告,制度规划阶段,项目规划阶段,上线准备阶段,正式上线阶段,讨论优化阶段,提供完善的系统实施服务,使ERP能够迅速上线,不必从零开始,无须全盘否定,一、客户状况了解,先期作业:(1)客户信息表(2)买卖合约书交付客户资料(1)客户基本数据问卷表(2)计算机化推行小组组织图请客户提供数据(1)客户公司组织图(2)客户产品型录(3)客户产品工艺资料(4)客户现行库存帐务报表(5)提供一套完整的非空白的表单实地了解:工厂参观.物流.资料流*需产出文件:客户基本资料问卷表电脑化推行小组组织图,正推方式(推)倒推方式(挤)“先推再挤”3.视需要安排启动大会提交客户文件:(1)培训课程人员指派建议表(2)课程人员安排表参考文件:模组化上线辅导进度表产出文件:顾问辅导进度追踪表电脑化上线推动甘特图,二、工作进度协调,事前提供:1.安装前环境检查报告书2.软硬件及操作系统要求事后产出:安装完成报告书系统整合明细表软件安装需检核事项:1.软件出货方式(台湾接单),及出货时间跟催2.软件安装前测试3.密码查询时间的确认4.教材提供的方式与时间5.是否预留教育训练设备及环境6.检核安装数据及文件(教材,操作手册,授权书,出货单.),三、配线工程追踪.&四、软硬件安装集成,先期提供資料:1.培训课程人员指派建议表2.课程人员安排表产出资料:课程人员安排表成绩表需检核事项:1.是否预留教育训练设备及环境2.是否准备教育训练课程签到表3.是否准备课后测验卷4.上课前环境及设备的确认5.可否以客户原有资料上课?若可,请事先检测上课所用设备可否连上客户机器?6.是否需LASERPOINT?,五、教育培训,六、程序设计培训,1.客户是否延用旧编号?2.编号原则.行业别编号范例3.基本资料说明及收集工作的安排(请利用基本数据输入表及基本数据输入汇入文件以及基本数据说明书范例一)4.BOM的架阶原则:产品结构分阶原则參考文件:编码原则与范例产出文件:物料编码原则BOM结构图,七、基础数据收集与编号原则,基础数据收集注意事项,以基本数据收集表单为基础，让客户清楚哪些基本数据必须收集。进行本作业时最好客户已经完成大班课程之培训。解释基本数据建立作业中之重要字段，勾选必要字段。请指定数据输入人员，让负责人更积极的清楚工作内容并能有责任心的负责。请客户收集现行易飞系统范围之表单，这些表单将作为作业流程拟定之依据，一张表单代表一个流程之产出，您大概可归纳出一共有多少流程必须讨论，以防止流程讨论时有所遗漏。AJS系统导入之客户，顾问师应要求会计人员将每种表单可能之分录详列出来。,应清楚客户上线系统有哪些基本数据必须编号，请参考附件表格。向客户取得现行之编号原则书面数据，如客户无书面数据，应要求撰写，并查看现行数据是否遵循该原则执行。编号时应由要求相关之人员一并讨论，如：物料编号：研发、生管、仓管、采购及会计厂商编号：采购、托工或生管及会计客户编号：业务及会计编号原则拟定时最好会计人员能全程参与。编号作业之权责之应有其独立性。,编号原则讨论时应注意事项(1),顾问师请依顾问手册内容说明编号基本原则顾问师讨论编号原则应注意：如果已经有编号了，有暇疵请善尽告知义务，并建议修改方向，并必须将建议写于备忘录上，客户如坚持就让客户沿用。编号违反原则，但编号行之已久，客户暂无能力翻修，顾问师请不要冒险要求全部更换，请善尽告知义务，必须将建议写于备忘录上。编号原则拟定之决议由客户自己来下决定。新的编号原则必须拟定于书面上，由客户核准发行。如为料件，当BOM分阶完成时，还要查看编号原则是否有遗漏。(少编了品号),编号原则讨论时应注意事项(2),编号原则完成后，基本数据收集应可慢慢进行。如客户要求参考其它客户之编号原则务必将参考数据之客户名称及MARK涂掉。参考数据过多时，挑选范例页次转交即可，无须全部COPY。,编号原则讨论时应注意事项(3),产品结构之分阶原则,.有计划库存者需断阶。.半成品可能直接销售者。.半成品可能直接采购者。.为虚设料件或料件有群组关系者。.后序加工有多样性而需要并单生产者。.需要以制令管理者。.考虑使用者之管理程度。,足垫,BOM分阶原则讨论时请要求以下人员出席：研发(*)、业务、生管(*)、采购(*)、仓库、成本会计(*)、财务顾问师请取得其生产排程表，得知生产排程单位，大概可约略知道BOM之阶次及管理重点。透过现场观察了解半成品及现场库存状况，在制品越多的工艺，不是管理有问题，可能就该断阶了。顾问师必须清楚明白BOM与成本、料件编号、工艺及生产管理之关联顾问师应就现场参观之产品，举例请说明BOM分阶之原则及意义,BOM分阶原则注意事项(1),谈BOM分阶原则之技巧请客户拿现有产品最常生产之品号来拆解分阶。查看分阶后之品号及生物管之管理是否与现行管理方式相符合。由本标准产品再往更复杂之产品型态查看分阶原则是否可完全满足或不冲突指定一个型号产品，要求客户自行断阶，并要求将BOM展开，由顾问师查看客户是否完全了解BOM分阶之意义。,BOM分阶原则注意事项(2),工艺取决应注意事项如果B-1、B-2、B-3均有库存，且均可销售则必须分阶如果B-1、B-2、B-3乃加工过程，特殊状况才有库存且加工时间很短，又隶属于同一个生产单位(课或组)可不断阶客户没有买工艺，可能因为他不知道工艺系统的特色，顾问师必须善尽有效规划义务客户买工艺，并不表示一定要上线，也许他的管理需求，根本无法上工艺系统BOM分阶后应查看编号原则是否有遗漏之品号，尤其工艺之区分。,BOM分阶原则注意事项(3),B,A,1,2,3,-提供标准作业化流程-研讨各项表单凭证流程及格式,联数注意事项:1.勿替客户绘制,但可提供样板及指导客户绘制2.若已有ISO作业流程,可配合其流程绘制,亦可修正后更新ISO作业流程3.可视客户购买辅导天数及客户管理层次,弹性调整作业程序拟定之做法4.可视客户现行流程检讨并提建议,但应由客户取决,八、信息化业务流程设计,5.过程中可将单别及签核流程确定6.每项作业最好均让相关部门签认可应用表单:作业流程拟定进度表作业人员职责登录表参考文件:标准作业流程产出文件:系统上线状况报告书(流程后),以客户现有流程或表单为蓝图进行。从订单开始，由客户说明订单处理之流程(COP、MRP/LRP、PUR、MOC、INV)，顾问师必须判断软件与客户流程之差异性及适用度。客户讲解流程时，请顾问师特别留意以下几个重点INPUT/OUTPUT表单之联数核准之时机及是否有核决权限的管制点每一作业流程之管理意义(决定是否省略或者删除)每一流程所使用之管理报表或统计报表或统计技术本作业之作业人数及单位(决定单别),作业流程拟定注意事项(1),常见的流程图画法计有三种类型一：,作业流程拟定注意事项(2),填写申请单,核准,采购询价,类型二：,作业流程拟定注意事项(3),填写申请单,核准,采购询价,类型三：,作业流程拟定注意事项(4),填写申请单,核准,采购询价,运用5W2H手法重新检讨及改善流程what何事、何目的why何物why检讨删除when何时、顺序whywhere地点whywho执行者why重组、合并(工作、人员、流程、表单)how作业方式why简化、合并howmany/howmuch(联数)why简化、合并关于客户流程之拟定不替客户绘制流程如客户程度不好，首次绘出之流程图顾问师应先行查看，纠正其绘制方式及调整其作法。流程应能充分表现以下重点：流程名称、相关单位、执行单位或执行者、作业顺序、核准或审查、INPUT/OUTPUT、表单或数据之正确名称,作业流程拟定注意事项(5),如以DCMS之标准流程导入，顾问师应充分说明DCMS流程之管理架构及重点。不要将异常流程绘入正常流程中，而增加流程之复杂度。记录客户管理之需求，顾问师必须汇总上线软件个案修改摘要，确定摘要后，询问并CHECK调整之必要性及迫切性，并确定上线前软件修改之项目及顺序。,作业流程拟定注意事项(6),(1)确认客户需求:提功能建议或个案修改*基本上尽量说服客户,避免个案修改*(2)修改:客户需求确认书=估修改时数=客户确认=程序修改=测试=安装新增:系统分析文件=客户需求确认书=估修改时数=客户确认=程序修改=测试=安装注意事项:若签约时已含修改时数则需注意时数的控制,九、上线前系统调整,-最好于训练教室进行-若到府培训,可安排在培训课程之后实施-可视购买辅导天数决定是否由客户于培训课程后自行实施-建立练习的数据库供使用者操作-此关系上线后操作的熟悉度,因此务必进行此训练,十、操作培训,-可运用基本数据登入文件,直接汇入-密切跟催输入的进度-妥善运用登录单-输入完成后,检核数据的正确性可运用表单:主要阶段基本数据准备进度表选择阶段一基本数据准备进度表基本数据输入表基本数据输入汇入文件,十一、各项基础数据输入,顾问师应于上线前查看所有系统之基本数据建立状况，并填入进度追踪表中。数据建立错误者应再次说明意义，并要求立即分配工作修改之。数据完整度会影响上线品质者应告知客户，必要时提出书面文件。,数据CHECK注意事项(1),以下数据务必查看：料件基本数据各系统单据性质厂商基本数据客户基本数据现行年月期初开帐数据以下数据请列出归档：各系统单据性质上线前之数据笔数务必确定客户已经成功的进行数据备份作业。,数据CHECK注意事项(2),-需准备参加人员的签到表-需准备一套要模拟的流程之完整的人工单据-最好于教育训练教室进行-除表单外需事先准备好模拟所需的设备-仿真前需检核各项数据的设定是否正确?-仿真前需检核各项基本数据是否正确?-模拟前请参加人员需先熟悉已确认之作业流程可应用表单:信息化上机模拟签到管制表,十二、上机模拟操作,上机模拟注意事项(1),应以客户核准之作业流程进行本作业所有流程必须一一模拟完成才可确保上线之可行性，顾问师用引导方式教导客户进行上机模拟之演练演练程序(以采购/收料作业为范例)(1).集合与流程相关之人员于计算机前(2).依作业流程逐一步骤执行作业(CHECK计算机操作之熟悉度)(3).于作业流程上标示该作业之验收者，验收过程应施予机会教育，当作业有两人以上时，选择较聪明之人员上机(4).有产出表单者应要有OUTPUT单据或表单为凭,以下之上机模拟顾问师最好能亲自验收确定。,上机模拟注意事项(2),销货应收结帐作业收款作业采购收料应付结帐作业付款作业,领备料作业托外进货作业LRPMRP盘点作业,上机模拟可能发生之结果作业流程微小差距，稍作修改即可上线作业流程差距甚大，必须调整系统功能以满足客户需求,个案流程涉及新增建文件或更新作业者，当画面确定后，程序撰写前必须先行于纸上进行纸上上机模拟操作。个案修改如涉及流程者，上机模拟应于个案调整完成后再确定一次。,上机模拟注意事项(3),十三、期初余额结算录入,余额导入的方式:1.库存数的导入方式(1)数量，成本一起导入(2)先导入数量，再导入成本2.未结案的单据导入(1)订单(未结余额,客户计价)(2)采购单(未结余额,品号厂商)(3)制令(未结余额,加工计价)(已领材料如何处理?)3.应收应付帐款的导入4.会计科目余额可应用表单:主要阶段期初余额导入进度表产出文件:上线状况报告表(余额导入后),十四、正式运行,此时已视为正式上线上线一个月内,最需顾问师的关心与协助,此时顾问师应主动关心及了解客户上线状况及所面临问题,若问题足以影响上线的品质及效益,顾问师应主动召开会议必要时,不排除顾问师驻厂另非于上线时点用到的作业,例应收应付,月结,统计数据更新,管理报表等,应于适当时点进行督导或说明产出文件:系统上线状况表,顾问师必须彻底执行本作业至每一单位，详看上线进行之状况对所有参与的人员打气与加油务必觐见高阶主管对于驻厂作观察之问题必须要详细记录，要求尽速修改与调整。,驻厂注意事项,十五、阶段讨论及优化,检讨内容:1.作业程序2.单据的实时性与正确性3.库存量准