关于拟建集团投标信息化管理系统并启动相关工作的报告.docx

关于拟建集团投标信息化管理系统并启动相关工作的报告集团党委： 我自2012年初开始分管集团市场发展部以来，对部门运行情况及现状进行了熟悉，并对具体作了调研分析详见集团市场展部运行情况及现状调研报告，鉴于该部门运行情况及现状存在系统效率低下、错误频繁、员工工作压力大、甚至在很多方面存在较大风险等问题，需要通过建立投标信息化管理系统来解决，同时，不管该系统是否建立，均需要建立企业业绩（完工/在建）信息数据库、企业设备能力数据库、企业主要从业人员数据库，以确保投标工作效率的提高和投标文件的质量保证，故拟启动这些相关工作，完成这些工作需要质量保证部、财务部、工程合同部、机料部配合，请予研究！ 特此报告！ 陈明辉 2012年4月12日集团市场展部运行情况及现状调研报告（陈明辉）1、研究背景1.1、市场发展部的职责与业务范围 集团市场发展部承担着集团市场开发的主要职责，其传统业务范围主要集中在公路建设市场，具体为投标信息采集、资格预审申请、施工总承包项目的投标，投标的项目对象主要是由集团的资质决定的，后因集团外部环境的变化，主要是国家政策层面的，如政府融资平台关停、政府担保资格被取消、政府债务清理等，使得公路建设市场因融资困难而极具萎缩，同时，施工总承包市场的同质化竞争导致利润低下，集团难以维持生存和实现可持续发展，对此，集团开始考虑转型的问题和进入资本市场，并通过努力获得了房建、市政、园林绿化工程行业资质的相应升级，以及实践性地参与了BOT、BT、EPC高端市场的竞争。于是，市场发展部的业务范围发生了改变，在其传统业务方面增加了房建、市政、园林绿化、养护方面的施工总承包投标业务，和BOT、BT、EPC建设模式下的投资人资格投标。1.2、市场发展部的部门架构及运行现状 集团市场发展部现存的架构主要是依据其传统业务的特性来组建的，其内部结构分为：（1）、商务组；主要负责资审预审请文件、投标文件中商务部分内容的编写，具体为：1）、信息获得；2）、购买文件的信息解读和资料准备；3）、购买文件、信息记载与文件建档管理；4）、工作分配；5）、商务文件编写，包括授权书、公证书、拟任项目主要人员的信息表填制和资格证明文件、企业资质文件准备、企业在建工程业绩、企业完工项目业绩证明资料准备、企业财务能力证明资料准备；6）、保证金办理。（2）、技术组；1）、根据资格预审文件或招标文件的要求编写技术方案；2）、提供文件要求的设备能力（试验、检测、和施工机械设备）（3）、报价组。1）、拟投标项目的全费率预算编制；2）、根据最后决定的投标报价调整预算；3）、按招标文件要求的报价资料准备报价资料。 上述三个组各自由一名副部长分管，部门设部长一名。市场部工作基本按照上述分块与流程运行。但其中还涉及集团印章的管理，以及中标项目信息在集团各职能部门之间的水平流动，主要是与集团工程合同部之间。还有办公用品的采购与使用管理、相关标准、规范、书籍的管理。1.3、市场发展部人力资源现状 市场发展部现在册员工共 名，另因近阶段工作需要，从第四分公司、黔贵投资公司借用了 名员工。其人员基本信息见下表。市场发展部员工基本信息表序号姓名性别工作时间（年）部门工作情况描述（年）基层工作经验商务组技术组报价组现在所属内业外业结构最高任职代表项目本表部门工作情况描述中所述“现在所属”为员工在部门现在的分组，基层工作经验中“代表项目”为员工在集团分（子）公司参与过的项目名称，“结构”系指员工参与过的最复杂的结构工程类型，1连续梁；2简支梁；3斜拉桥；4连续刚构；5隧道，按数字填入，没有的填”0”。1.4、市场发展部所面临的问题和管理挑战1.4.1、标书质量问题导致废标与业主抱怨 市场发展部历史以来因如下原因导致过废标和引起业主抱怨，（1）、正、副本封面装反；如在汕昆板江段T9投标过程中，因此情况的出现，导致第一名报价被废标；（2）、代理人标书每页签字或用印漏掉；如仁赤路面资格申请文件因此情况的出现，险些被废标；（3）、报价大、小写不一致；如在白腊坎至茅台高速投标过程中，因此问题出现，被废标；（4）、公证书与文件要求不一致问题；（5）、投标保证金未从基本账户汇出；如惠兴高速公路路面工程项目资格预审文件因保证金未从基本账户汇出，被废标；（6）、技术文件质量差；如最近广东项目因此情况出现，险致滑标；（7）、企业业绩（在建/完工项目）证明不能满足招标文件的要求，主要是业绩数量、业绩指标方面，如最近在西藏投标过程中引起业主方对所附业绩资料的怀疑；（8）、标书装订质量差，引起业主抱怨，主要体现在资格申请文件和在非公路工程项目的投标文件采用简装。1.4.2、市场发展部所面临的管理挑战 市场发展部因集团资质发生变化，以及市场拓展所导致的工作边界发生变化，和自身存在的上述问题，所面临的挑战如下：（1）、如何确定其整体的工作质量目标和目标的分解 市场发展部的工作运行按管理信息系统的分析方法，是先识别招标文件规定的信息，然后将识别的信息传递给通过工作任务分配表确定的相关的小组负责人和具体的工作人员，工作人员根据获得的信息，对信息进行处理和生产，最终形成产品标书文件，标书文件仍然作为信息传递给招标人的过程。其产品的质量直接关系集团业务承接的机会，并对中标率有相当的影响，因为标书被废弃后就没参与的机会。所以，要提高其工作质量就必须确定其部门工作质量目标，并结合工作分工的情况对质量目标进行分解，并建立相应的可追溯的工作流程，以杜绝人为错误所导致的质量问题。（2）、如何解决部门工作效率低下及集团风险防范的问题 市场发展部历史以来，因建设市场的不规范，以及集团曾经的竞争优势明显，没有建立与投标工作相关的数据库，如集团业绩（在建/完工工程项目）、主要从业人员、设备能力方面。这使得在投标工作中，因：1）、业绩证明资料需要在质量保证部、分公司、工程合同部获得，往往需要通过很多过程或渠道才能落实，而附上这些资料到投标文件中仅仅需要1分钟的时间，但过程环节需要2-3天，同时出错的机率相当大，这是信息不完备所导致的情况；2）、主要从业人员需要从人力资源部、工程合同部获得并确定，而从业人员受行业信息评价的要求，被使用过的人员不得再次作为拟投标项目的主要人员的限制，需要作太多的筛选工作，而附上这些资料的时间仅仅需要10分钟，却要花费3-4天的时间，出错机率也相当的大。同时，从业人员证明资料和被使用的情况出错，会给集团带来信用评级的风险，从而整体性地影响集团的市场拓展。这是信息不对称所导致的问题；3）、主要设备能力需要提供数量、规格/型号、功率等指标，并需要提供发票复印件，而发票复印件中试验检测设备需要从质量保证部获得、施工机械设备需要从机料部、财务部获得，每次都需要花很多时间去找，同时市场发展部大多采用在电子扫描件上修改，造假以满足投标文件的需要，现在国家税务部门均在推行机打票，必然会形成国家发票数据仓库，和发票具备了可查性，对于投标文件所附发票的真实性在未来的投标中可查，会形成因假发票的提供所导致的废标风险和税务风险、法律风险；4）、市场发展部的工作开展还和集团的其它部门，如安监处、分（子）公司间发生信息的水平流动，这也会使得其工作效率低下。 市场发展部必须充分地认识上述问题所带来的部门工作效率低下、标书质量不高所形成的废标风险、以及如何规避集团在投标业务方面存在的可能的法律、法规方面的风险。（3）、因业务边界发生变化应作出的适应性调整 市场发展部在集团业务市场的转型，和资质升级的变化已成事实的情况下，在其传统业务基础上实质性地新增了BT、BOT、EPC，以及未来建设领域可能采用的PPP模式等投标业务，同时，房建、园林绿化、市政工程的投标业务也在渐渐地增多。这即是市场发展部的业务边界相对于传统业务来说发生了边界变化。对此，市场部当前存在如下问题：1）、因高端业务市场可能在估算、概算、施工图预算阶段介入，市场发展部造价管理人员长期以来一直仅仅从事预算编制，对估算、概算编制能力尚不具备；2）、房建、园林绿化、市政工程的预算编制能力较差，尚需分（子）公司协作，这些领域的造价软件使用与公路造价软件不一致，计量规则差异也较大，都形成市场发展部的管理挑战； 上述两个问题均是人力资源业务能力短板的问题。3）、高端业务市场受国家对建设模式的法律规定不明确的限制，即没有统一的标准，如BT、公路建设市场的EPC（交公便字201253号开始征求意见）均没有相关的建设工程合同范本。这就需要通过法网之间的空白让交易结构的双方去填补，并绕过法的限制去实施，绕过的过程其实就是依据既有的法规去进行双方的价值判断并找到结合点的过程。如果说集团高端业务市场的研究需要有有效的研究、分析，即价值判断和形成最终的投资决策