关于招投标活动的流程1.doc

画 面 内 容镜头：1、 推出字幕标版2、 主持人在讲板前（中）关于招投标活动的流程现在的单位企业在采购大批量办公家具时，都采用公开招标的方式选择供应商，而且都是作为办公设备来立项的。尤其是政府采购，还将办公家具采购列入了年度采购计划，因而要求非常严格，所制作的招标文件越来越细，条款越来越多，有些还交给专门的招标代理机构来组织招标。3、 主持人（近）那么作为我们家具生产企业在参加这些招标采购时，如何来应对招投标活动过程中的各项工作，如何做好投标书，怎么保证做好的投标书是符合招标要求的，这些是摆在我们面前的一道难题。一开始大家可能都做得不是很正规，是边做边学，边失败边学的，包括我们自己在内，由于水平有限，总有不足之处。我们很希望能和其它企业进行交流，互相学习。4、 标题字幕5、 主持人（中近）在目前，业内这样的互相交流很少，彼此间由于是竞争对手总还保持着一些顾虑。而我们认为应该以更为开放的态度来看待竞争，我们希望同行之间能互相学习，互相促进。而家具展正是一个广大家具业同行相互交流、学习的沟通平台，借此机会我们制作了模拟投标的演示版本，梳理总结了我公司过去的一些经验，在这里和各家具业同仁或即将加入家具行业的各界精英一起分享，同时也是抛砖引玉，希望以后有更多的同行利用家具展这样的机会将自己更好的经验带大家分享。一、招投标程序6、 字幕演进招标投标法第十条规定，招标分为公开招标和邀请招标。公开招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。7、 主持人（近）我们给出的招标范本中是邀请招标的方式，不论哪种方式，招投标的程序一般都有以下几个阶段：8、 程序板块评标开标投标招标决标和签定合同9、 字幕演进涉及的概念：1、招标人（也叫招标方、采购方）：指本次家具招标活动的采购单位2、招标代理机构：指招标活动的组织者，是一类专门从事组织招标活动的中介机构，它受采购单位的委托组织各家具生产商或供应商参加家具招标，向招标人负责。在政府采购中一般是政府采购中心来组织，其他采购单位会交由专业的招标代理机构来组织招标。3、招标项目：指本次招投标活动所涉及的采购项目。10、标版字幕4、投标人：指已经通过招标人资格预审的投标报名单位，具“合格投标人”的含义，也叫有效投标人（招标法规定：只有当有效投标人在三名或三名以上的投标，其结果才具有合法效力）。二、招投标各段工作的详细描述11、字幕演进1、招标。招标采购是指采购方根据已经确定的采购需求，提出招标采购项目的条件，向潜在的供应商或承包商发出投标邀请的行为。招标是招标方单独所作的行为。在这一阶段，招标人和招标代理机构的主要工作有：12、程序板块招标代理机构完成确定采购机构和采购需求投标资格预审发布采购公告或投标邀请编制招标文件，确定标底出售标书组织召开标前会议招标人完成13、字幕演进2、投标。（这阶段是整个投标活动中的关键）投标是指投标人接到招标书后，根据招标书的要求编写投标文件，并将其送交招标代理机构的行为。在这一阶段，投标人所进行的工作主要有：14、程序板块申请投标资格详细分析招标文件算标，编制和投送标书购买标书，考察现场15、主持人（中近）（1）申请投标资格。一般投标开始前，招标方会将投标邀请函发给潜在投标人，投标人在确定参加投标后，在邀请函或回执单上签字加盖公章回传确认，并按邀请函上的报名要求准备好资料，送交招标代理机构申请投标资格。（2）购买标书、考察现场。在投标资格申请通过后，投标人方可购买标书，参加投标。有些招标还会先要求投标人针对招标人的办公场所做出家具布置的设计方案，设计方案选出以后再进行价格竞标，所以就需要查看现场。这一步工作也很重要，看现场时一定要仔细，对一些墙体、地面等这些可能会影响家具布置的地方都要做好记录，在做设计方案时也要尽量加以考虑。这些都是以后招标人对设计方案进行评议时，看投标人是否对方案认真程度的衡量，在评标的时候会有加分。（3）详细分析招标文件16、字幕演进招标文件是投标的重要依据，因此，投标人应该对招标文件进行认真细致的分析研究，“吃透”招标文件，要全面消化招标文件内容，不放过任何细节。本文结合提供的 “XXX国电集团” 招标范本，将招标文件的主要内容概括总结如下： 1)基础信息（包括项目名称、子项目名称（如有的话）、招标编号、招标标的物名称、业主名称、招标代理机构和买方（用户）名称；2)开标时间和开标地点；3)联系人和联系方法；4)投标语言；5)投标报价方式、有无额外相关费用、投标货币要求；6)投标人的资格和业绩要求；7)投标保函的要求；8)投标有效期；9)正、副本的份数和纸张规格、字体的规范；10)标书密封和装订的规定11)评标中考虑的因素和具体量化评分方法；12)交货日期；13)付款方式；14)需要多长期限的备品备件和报价要求；15)要求包括的附件、零备件、专用工具；16)技术服务的要求；17)培训的要求；18)对分项报价的要求；19)评标价的计算方法；17、主持人（中近）20)技术规格（或规范）。（4）算标、编制和投送标书1、完整的投标文件内容18、字幕演进 在完成上述招标文件分析工作后，就应着手拟定投标文件，一份完整的投标文件应包括下述部分（列出的投标范本中的项目，实际投根据具体情况会有所增删）：第一部分 商务标1)投标承诺函2)法定代表人授权书3)开标一览表5)投标价格表6)投标保证金7)商务偏差表8)投标资格证明文件9)制造厂家资格声明10)企业法人营业执照（副本）复印件11)有关鉴定证书（含产品鉴定书或性能验收试验报告、质量认证书、环保认证书等）12)公司简介（包括组织机构、设计、生产能力、关键设备、厂房、人员等）13)ISO9001系列质量体系认证证书或等同的质量体系认证证书。14)经审计的近三年资产负债表、利润及利润分配表、现金流量表15)同类规模工程业绩表及用户证明16)投标人认为需要加以说明的其他内容。第二部分 技术部分方案书包括但不限于下列内容：17)项目实施进度、生产周期及安装计划18)售后服务计划及承诺19)技术偏差表20)相关生产工艺及主要生产设备名录。21)标准模块设计平面图、立面图。22)15分钟的电脑介绍：企业的生产能力、生产工艺和设计方案。19、标版字幕23)投标人认为需要加以说明的其他内容。2、投标文件分项编写原则与策略20、主持人 一份有竞争力的投标文件不仅要求内容完整，而且要求在编制投标文件的每一项内容上讲究策略。（实样，以下各项也都提供实样）1）封面：封面上需要填写有招标项目名称、招标编号、日期和“请勿在2004年8月13日10：00（开标时间）之前启封”的字样及正本和副本字样。（如果有的招标包括若干标项的，应指明投标的具体标项号和产品名称。）2）投标文件清单，即投标文件目录。3）投标书：投标书要填写的内容有招标代理机构的名称、项目/产品名称、招标编号、副本份数、投标保函金额、投标价格、投标有效期天数和联系人地址以及联系方法。投标价格应表述全面，包括报价方式和大小写金额。根据国际惯例，投标有效期一般为60-120天，但应注意检查招标文件的具体要求，投标人承诺的投标有效期比规定期限短一定会导致废标。4）开标一览表：根据招标文件要求，开标一览表除在投标文件中提供外，还应单独密封一份供招标人唱标时使用。一般都会指定格式，按要求填写即可。5）投标分项报价表：本表的目的是了解投标总价的构成并比较各个投标人相同项目报价的高低。一般都根据“招标货物清单”或者叫“家具清单”的内容编写。6）技术规格偏离表：技术规格偏离表的本意是列出和招标文件的要求不符合的条款，但建议利用此表对全部技术指标进行说明。这可给评标小组和招标方留下好印象，并可体现企业编制标书时的严密性和专业性。7）商务条款偏离表：广义上招标文件中除技术部分外都属于商务条款。因为招标文件第一部分的内容一般是标准的商务文件格式，所以重点是审查列在“投标资料表”和“合同条款资料表”中的变化，其中“投标资料表”中重要的项目有：报价方式和相关费用的要求；业绩要求；货物验收后需要备件的年限；评标考虑因素的全部内容（交货时间、付款要求、备件价格、售后服务等）；“合同条款资料表”中关注的条款有履约保证金要求、目的地、伴随服务、备件、保证期、维修响应时间和付款条件（有些因素会在技术要求中说明）。和上述条款有差异的地方应在商务偏离表中指出，如交货期和付款时间等。投标人的优势在这里也要强调，如维修点和保税库等。根据招标文件的不同要求，商务条款的偏离可能会直接造成废标，也可能导致评标价格的调整，所以最好是没有偏差，应尽量满足招标文件的所有要求。8）投标保证金：附上正本。如正本投标保函通过银行转递，此处要附上底单备查。9）法定代表人授权书：如是投标人法定代表人亲自参加投标，则不需要授权书。10）资格声明、制造商资格声明、贸易公司的资格声明、营业执照、制造商出具的授权函、证书、银行资信证明（正本，有的项目规定可以是近三个月的复印件）：以上文件用于对投标人的投标资格、生产能力、财务能力进行审查。制造商资格声明中要求填写的一些项目，如外购件情况、制造商生产经验和易损件供应商的名称要注明。表中要求的销售业绩可在此处列出，也可用附件单独列表。其他表格中的内容根据项目具体情况改写。11）售后服务说明：根据招标文件要求和本公司惯例制作。12）各种注册证、许可证和认证。13）备品备件清单：招标文件一般都要求质量保证期后一定期限的备品备件，根据要求填写内容和价格。14）专用工具清单：根据要求决定是否提供以及提供的内容和价格。15）选配件清单：主要指投标人认为要配备的及希望招标人购买的但在招标文件要求之外的部件，其价格不计入评标价中，招标人一般会在评标报告中说明选择哪些配件将加在合同价内。16）培训计划：根据招标文件要求应答。17）国际、国内销售记录：同类产品在国际、国内的销售情况，以证明产品的畅销和开始销售的时间、用户名称、联系方式等。18）方案设计图纸，可有针对性的添加一些方案设计说明，增加说服力和方案设计方面的评分。19）产品样本资料，可以是实物照片或效果图。21、主持人加字幕（近）20）其他注意事项：正本和副本要标注清楚，并分别密封，所有正副本再统一密封在一起，帖上标记。投标文件需签字的不能漏签。23、标版字幕22、主持人（中近）综上所述，投标人要了解招投标活动的重要原则和观念，在获得招标文件后，要认真分析招标文件的内容，对照招标文件的要求逐项应答，避免出现投标文件被拒绝的现象，从而通过编制完整的投标文件并运用各种策略来充分体现投标人的实力和能力，在竞争激烈的投标中取胜，进而获得更大的市场份额。3、开标24、主持人（中近） 开标是招标代理机构在预先规定的时间和地点将投标人的投标文件正式启封揭晓的行为。开标由招标代理机构组织进行，但需邀请投标人代表参加。在这一阶段主要工作有：25、程序版块检查标书密封编写开标会议纪要核对投标人代表身份现场宣读报价，并记录26、标版字幕4、评标27、主持人（中近）评标是由招标代理机构按一定程序选出的评标专家小组，根据招标文件的要求，对所有的标书进行审查和评比的行为。评标是招标方的单独行为，由招标代理机构组织进行。在这一阶段，招标代理机构要进行的工作主要有：28、程序版块向招标人提交中标候选人名单按评标办法对标书进行商务评议审查标书是否完整，无错漏按综合实力评议办法对各投标人进行企业综合评议29、主持人（中近）招标代理机构将组织评标专家对所有的标书按照一定方法进行比较和评审，期间还可能就初评阶段被选出的几份标书中存在的某种问题要求投标人加以澄清，最终评出综合得分最高的两家单位作为中标候选人，报送招标方并写出评标报告等。范本中提供了一种评分办法，大家可以参照。而对于商务标的评分，还有一种常用的评分方法是：30、标版字幕以各投标人的报价为基础求出算术平均值，以该平均值为基准，视为最佳报价。然后将各报价与最佳报价进行比较，每高出1%扣1分，每低于1%扣0.5分，依照这种方法得出各投标人的商务评分。5、决标和签定合同31、主持人（近）决标是招标代理机构和招标人共同决定中标人的行为。决标是招标方的单独行为，但需由招标方或其他人一起进行裁决。在这一阶段，招标代理机构所要进行的工作有：签定合同决定中标人退还未中标人投标保证金发放中标通知书32、程序板块33、主持人（中近）签定合同也称授予合同，因为实际上它是由招标人将合同授予中标人并由双方签署的行为。在这一阶段，通常双方对标书中的内容还要再次进行确认，并依据标书签定正式合同。为保证合同履行，签定合同后，中标的供应商或承包商还应向招标人提交一定形式的担保书或叫履约保证金。34、标版字幕至此，投标活动才算全部结束。三、在投标过程中的一些认识误区和技巧1、投标中常见的一些误区36、主持人35、标版字幕误区一：大部分投标人认为在投标中处于弱势群体，只能按招标方的要求应标来进行竞争。体会：在做好自己产品和服务的同时要积极主动地去了解客户的需求和使用习惯，发掘客户深层次的需要，甚至引导客户采购更好的产品和服务。误区二：客户需求我们只能应答而不能改变38、主持人37、标版字幕体会：要有自信，在产品面前我们是专家，要为客户提供专业的咨询服务，在解答客户疑问的同时赢得招标，不要只做应答者。40、主持人39、标版字幕误区三：招标方的意向在招标前已经定了41、标版字幕体会：这很正常，这也是招标方根据日常工作中的经验作出的判断，我们应该正视这一点并抓住这次投标的机会充分展示自己的实力，让招标方能有更多的选择。误区四：对招标结果不能质疑42、主持人体会：招标结果都按规定的投标流程产生的，过程中难免有人为因素，其结果是可以质疑的，采购单位也希望避免出现失误和问题。提出质疑要以书面的形式提出，而且不能随意在开标现场就口头提出，甚至有的是在现场开骂，这都是极其不明智的。43、标版字幕44、主持人2、赢得投标的技巧1）要知道客户的真正需要。46、主持人45、标版字幕采购单位在标书中对所购家具有详尽的各种要求，包括质量、性能、服务等，这些初看是客户想要采购家具的一个标准，但其实客户真正想要的不是这一堆数据，而是所购的产品能真正解决客户的问题，能为客户实现什么样的价值。只有找到客户真正关心的，才能有的放矢，提供客户真正满意的产品，从而赢得投标，这才是关键。2）让客户认可你的优势。 一家企业之所以能够立足，总有自已的特长或优势，我们在投标时就应该充分发