土地管理档案标准

精品文档 你我共享土地管理档案目录数据库标准Standard of land management archives database国土资源部信息中心目 次 范围1 规范性引用文件1 术语和定义15 土地管理档案目录数据库结构36 数据录入细则97 土地管理档案数据库文件命名规则1416AAAAAA土地管理档案目录数据库标准 范围本标准规定了土地管理档案目录数据库的内容、结构、交换格式以及土地管理档案目录数据库元数据等。本标准的适用于土地管理档案目录数据库的建设。 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均适用于本标准。GB 2808-81全数字式日期表示法GB/T 7156-2003文献保密等级代码与标识GB 11714-1997全国组织机构代码编制规则GB/T 11821-2002照片档案管理规范GB/T 13967-92全宗单GB/T 15418-94档案分类标引规则GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：GB/T 188942002电子文件归档与管理规范GB/T 19231-2003土地基本术语DA/T 1-2000档案工作基本术语DA/T 13-94档号编制规则DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 19-1999档案主题标引规则DA/T 22-2000归档文件整理规则原国家土地管理局中国档案分类法土地管理档案分类表1993 术语和定义本标准采用下列术语和定义。3.1 全宗 fonds 一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位档案工作基本术语 DA/T1-2000。3.2 全宗单 fonds management sheet以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单档案工作基本术语 DA/T1-2000。3.3 案卷 file由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位档案工作基本术语 DA/T1-2000。3.4 档案目录 inventory按照特定要求登录案卷题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工具。DA/T 18-19993.5案卷级著录 file description以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录DA/T 18-1999。3.6 文件级著录 document description以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录DA/T 18-1999。3.7 档案目录数据库database archive list 以一定的组织方式存贮在一起的相关档案数据的集合。3.8 土地管理档案 land management archives在土地管理活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。土地管理档案案卷构成的一般要求 原国家土地管理局3.9 数据 data 对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。DA/T 20.4-19993.10 记录 record完整描述一件事物的相关数据处理单元。DA/T 20.4-19993.11字段 field档案目录数据中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。DA/T 20.4-19993.12 字段名 field name标识数据字段名称的一组符号。 3.13字段类型 field class各字段对应内容的数据类型。 3.14字段长度 length of the field 数据字段中可存放数据的最大字节数。 3.15标识码 identification code对某一要素个体进行唯一标识的代码TD/T1016-2007 3.4标识码。4 缩略语下列缩略语适用于本标准。char：字符型数据。Int：整型数据。float：浮点型数据，数据长度不包含小数点“.”的位数。date：日期型数据。log：标注型数据。memo：备注型数据。M/O：为约束条件取值，其中，M为必选、O为可选。5 土地管理档案目录数据库结构土地管理档案目录数据库由土地管理档案全宗单、案卷级著录数据、文件级著录数据、档案管理数据等共同组成。5.1 土地管理档案全宗单用于描述档案全宗信息，主要包括全宗名称、全宗名称起止日期、原全宗号、全宗卡片报送情况、检索工具编制种类、缩微及计算机应用情况、备注等，具体见表1。表1全宗单序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1全宗标识码FONDS_IDchar36M2全宗号FONDS_NOchar66.3M3全宗名称FONDS_NAMEchar254M4编制单位unit_namechar254M5全宗名称起始日期BEIGIN_TIMEdate8M6全宗名称终止日期END_TIMEdate8M7全宗卡片报送情况FONDS_CARD_THINGchar20O8检索工具编制种类SEARCHES_CLASSchar8O9缩微及计算机应用情况CRINKTE_THINGchar8O10登记日期REGISTER_TIMEdate8M11收进档案数量ACCEPT_AMOUNTfloat90=0M12移出档案数量MOVE_AMOUNTfloat90=0M13现有档案数量EXISTENCE_AMOUNTfloat90=0M5.2 案卷级著录表结构案卷级著录属性表用于描述土地管理档案案卷的相关信息，其数据结构见表2。表2 案卷级著录属性表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1案卷属性标识码FILE_DESCRIPTION_IDchar36M2全宗标识码FONDS_IDchar36M3案卷号DESCRIPTION_nochar19见6.4M4案卷类别CLASS_CODEchar8M表145案卷名称FONDS_TITLEchar254M6保管期限storage _Durationchar6见6.8M7密级SECURITY_LEVELchar1见6.9M8起始日期START_DATEdate8M9截止日期END_DATEdate8M10件数SHARE_ACOUNTfloat90=0M11图件数PAGE_ACOUNTfloat90=0O12附件数ANNEX_ACOUNTfloat90=0O13解密划控OPENING_CONTROLchar1M14删除标记DELETE_TAGlog1O15存放位置DEPOSITARYchar254M16备注MEMOmemoO5.3 文件级著录属性表结构文件级著录属性表由文件基本属性数据和文件扩展属性数据共同构成。5.3.1 文件基本属性表结构文件基本属性数据用于描述所有文件所共有的信息，如题名、载体、密级等内容，详见表3。表3 文件基本属性表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1文件属性标识码DOCU_PROPERT_IDchar36M2案卷属性标识码FILE_DESCRIP_IDchar36M3档号FILE_IDchar23M4题名FIELE_TITLEchar254M5密级SECURITY_LEVELchar1M6保管期限KEEPING_DURATIONchar1M7形成部门FORM_DEPTchar254M8载体类型CARRIER_LEVEchar8O9载体数量CARRIER_AMOUNTfloat4O10载体单位CARRIER_UNITSchar8O11载体规格CARRIER_SPECchar20O12分类号CLASS_NOchar8M13文件编号FILE_NOchar30M14件数SHARE_ACOUNTFloat9M15页数PAGE_ ACOUNTFloat9M16解密划控OPENING_CONTROLchar1M17文件状况FILE_STATUSchar1见6.17O18电子文档号ELECTRON_NOchar28见6.5O19附件ANNEXchar254O5.3.2 文件扩展属性数据表结构对文本文件、专题图文件、影像文件、照片文件、声像文件、计算机程序等而言，如果归档，除了需要著录文件基本信息之外，还要著录其特殊属性,增加文件扩展属性表。5.3.2.1 文本文件扩展数据表文本文件扩展属性数据结构主要描述文本文件的属性，见表4。表4 文本文件扩展数据表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1文本属性标识码TEXT_PROPERT_IDCHAR36M2文件属性标识码DOCU_PROPERT_IDCHAR36M3题名FIELE_TITLE1CHAR254M4责任者RESPO_PEOPLECHAR254M5稿本MANUSCRIPT_LEVELCHAR8见6.14O6文种KIND_LEVELCHAR16见6.15O7时间ENGENGDER_TIMEDATE8O8成文部门FORM_DEPTCHAR254M9附注ANDESCRIPTION_FILECHAR254O10提要ABSTRACT_CHARCHAR254O11主题词或关键字KEY_WORDCHAR100O12主办部门FRONT FOR_UNITCHAR254O13协办部门COOPERATION_UNITCHAR254O5.3.2.2 专题图件文件扩展属性表专题图件文件扩展属性表用于描述在土地管理工作中形成的各种图件，如地形图、规划图、地籍图以及各种挂图等，详见表5。表5 专题图件文件扩展属性表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1地图扩展属性标识码MAP_IDCHAR36M2文件属性标识码BUMF_PROPERTY_IDCHAR36M3图名MAP_NAMECHAR60M4图号MAP_NOCHAR22O5图种MAP_CLASSCHAR12M6制图单位DRAWING_UNITCHAR60M7成图时间DRAWING_TIMEDATE8M8投影类型PROJECTION_TYPECHAR24见6.18O9制图方法CARTO_METHCHAR12见6.19O10图形比例尺SCALECHAR16O11坐标系REFERENCE FRAMECHAR16O12X最大值X_MAXFloat165O单位：千米13Y最大值Y_MAXFloat165O单位：千米14X最小值X_MINFloat165O单位：千米15Y最小值Y_MINFloat165O单位：千米16经差LONGITU_BALANCEFloat165O17纬差LAT_ BALANCEFloat165O18内容说明VISCERA_SHOWCHAR254O5.3.2.3 照片文件扩展属性结构照片文件扩展属性数据用于描述照片或者底片的相关信息，见表6。表6 照片文件扩展属性表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1照片属性标识码PHOS_IDCHAR36M2文件属性标识码BUMF_PROPERTY_IDCHAR36M3照片编号PHOS_noCHAR20M4拍摄时间SHOOT_DATEDATE8M5拍摄地点SHOOT_LOCUSCHAR60M6摄影者SHOOT_PEOPVCHARO7照相设备CAMERACHAR60O8内容说明DESCRIPTIONCHAR254O5.3.2.4 遥感图像文件扩展属性表结构遥感图像文件扩展属性表用于描述在土地管理业务中所涉及到的遥感影像，详见表7。表7 遥感图像文件扩展属性数据表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1遥感属性标识码IMAGE_IDCHAR36M2文件属性标识码DOCU_PROPERTY_IDCHAR36M3遥感平台BASECHAR4M4传感器高度SENSOR_HEIGHTCHAR8见6.20M5传感器类型SENSOR_TYPECHAR12M6传感器名称SENSOR_NAMECHAR12M7传感器姿态SENSOR_ATTITUDECHAR6见6.21M8光谱波段SPECTRUM_BANDFloat5M9图像质量IMAGE_MASSCHAR2见6.22M10云量覆盖CLOUDAGE_COVERCHAR7M11地面分辨率GROND_RESOLUTIONCHAR6M12比例尺SCALECHAR16M13图像特征IMAGE_CHARACTERCHAR10见6.23O14资料形式DATA_FORMCHAR8见6.24M15表现方法PRESENTCHAR10M16摄制方法PRODU_METHODCHAR10M17时相Timer_Phasedate8M5.3.2.5 软件系统属性表主要描述归档的软件系统的基本信息，见表8表8 软件著录属性表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1软件标识码SOFT_IDCHAR36M2文件属性标识码DOCU_PROPERTY_IDCHAR36M3软件名称SOFT_NAMECHAR20M4软件类别SOFT_CLASSCHAR8M5运行环境RUN_SETINGCHAR254M6版本VERCHAR6O7开发单位TAP_UNITCHAR60M8主要开发人TAP_PEOPCHAR200O9鉴定时间CHECKUP_TIMEDATE8O10专家意见MAVIN_IDEACHARO11知识产权归属RIGTH_DSCRIPTIONCHAR60M12归档的技术文件PIGGEO_FILECHARM13备注MEMOmemoO5.3.2.6 声像文件扩展属性表结构声像文件扩展属性表主要描述声音和影像等媒体文件属性，详见表9。表9 音像文件扩展属性表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1声像属性标识码RECORD_IDCHAR36M2文件属性标识码DOCU_PROPERTY_IDCHAR36M3录制时间REC_TIMEDATE8M4媒体类型MEDIA_CLASSCHAR8M5媒体格式MEDIA_FormatCHAR8O6录制地点REC_PLACECHAR254O7录制人REC_PEOPCHAR60O8编辑人EDIT_PEOPCHAR60O9录制单位REC_UNITCHAR60M10声道TRACKCHAR8O11信息长度TIME_EXTENTCHAR8M12主要内容MOSTLY_CONTENTmemo4O5.4 档案管理数据结构档案管理数据主要包括档案的归档、借阅、销毁等方面的信息。5.4.1 归档数据表结构用于存储归档工作的信息，见表10。表10 归档数据表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1文件属性标识码DOCU_PROPERTY_IDCHAR36M2案卷属性标识码FILE_DESC_IDCHAR36M3归档人PIGEO_MANCHAR12M4检查人CHECK_MAN CHAR12M5归档时间PIGEO_TIMEDATE4M6备注MEMOmemo4O5.4.2 借阅数据表结构表11 借阅数据表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1文件属性序列号DOCU_PROPERTY_IDCHAR36M2案卷属性序列号FILE_DESCRIPTION_IDCHAR36M3借阅人BORR_PEOPCHAR12M4借用单位BORR_UNITCHAR50O5经办人TRANSA_MANCHAR60M6单位UNITCHAR254O7批准人SEAL_PEOPCHAR40M8批件号SEAL_NUMBCHAR10M9借出理由BORR_REASONCHAR 254M10交办时间TRAN_TIMEDATE8M11提供时间OFFE_TIMEDATE8M12提供数量OFFE_NUMBFloat8M13清退时间REST_TIMEDATE8M14备注MEMOmemo 4O5.4.3 档案销毁数据表结构表12 销毁数据表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数值域约束条件备注1文件属性标识码DOCU_PROPERTY_IDCHAR36M2案卷属性标识码FILE_DESCRIPTION_IDCHAR36M3销毁清号DEST_NUMBfloat5M4销毁单位DEST_UNITCHAR50M5销毁原因DEST_CAUSCHAR254M6销毁日期DEST_TIMEDATE8M7销毁人DEST_PEOPCHAR60M8监毁人DEST_MONITCHAR60M9批准人SEAL_PEOPCHAR40M10销毁数量DEST_ACOUNTCHAR 12M11销毁文件内容DEST_GUTCHAR254M12备注MEMOmemo4 O6 数据录入细则6.1 档案馆代码根据全国档案馆名称代码（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录（档案室此项不著），用6位字符著录。6.2 档号其格式为：“全宗号-年度-类别号-案卷号-件或者页（张）号”，即“XXXX-XXXX-XXXXXXXX-XXXX-XXX”。(1)年度指归档文件形成的公元纪年。(2)保管期限代号是文件保管期限的数字代码（见5.8）。(3)件号是在归档文件分类方案的最低一级类目内，文件的排列顺序号；若立卷，应该著录页号。(4)全宗号、年度、类别号、案卷号、件或者页（张）号按实际位数著录，不够规定长度时，前面用“0”填充。6.3 全宗号全宗号用4位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后3位用阿位伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆（室）内全宗号不得重复。全宗号的格式是： 全宗顺序号全宗属性代码6.4 案卷号一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。案卷号用9位阿拉伯数字标识。6.5 电子文档号档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。其中，存储介质代码用字母表示， “GP”表示光盘，“CD”表示磁带，“CP”表示磁盘；全宗号根据DA/13-94档号编制规则编制；盘号用数字表示，一般为2位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。6.6 案卷题名一般照录原文，原题名不能揭示案卷內容，或语句冗长不通时，应修改后再著录。6.7 文件形成时间(1)文件形成时间由8位阿拉伯数字组成，即为：YYYYMMDD，其中，“Y”表示年度，为4位数；“M”表示月份，为2位数；“D”表示日期，为2位数，汉字“年”、“月”、“日”可省略不著。位数不足者，应补“0”。(2)文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的，一律转换成公元纪年，不加注。(3)原文件未署时间或所署时间有误者，应著录考证出的准确的文件时间，并加“ ”号。(4)文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补之，考证出的时间根据不足时，在其后加“?”字符。(5)由若干份文件为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件时间，中间用“-”连接。6.8 保管期限用数字表示。若“保管期限”分别用永久、长期、短期表示，则对应的数字代码分别为1、2、3。若“保管期限”用其它方法划分时，除保留原永久、长期、短期使用的数字代码1、2、3外，应使用数字3之后的数字依次代表。6.9 密级密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级按GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识划分为六个级别，各密级的名称代码见表13。表13 密级划分表名 称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级国内级内部级秘密级机密级绝密级012345GKGNNBMMJMUM公开国内内部秘密机密绝密6.10 解密划控按照档案法有关条款，根据档案文件形成时间及文件内容确定档案是向社会开放还是继续保密控制使用。档案馆已确定为开放的文件或案卷，此项不著，不开放的文件或案卷则著录“K”字。6.11 载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录。6.12 载体数量及单位数量为阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“件”、“页”、“张”、“册”、“盒”、“盘”等。6.13 载体规格档案载体的尺寸及型号。如：16开、A4、105mm148mm、3.5英寸。6.14 稿本用汉字表示。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本等。6.15 文种用汉字表示。文种项依实际情况著录。如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等。6.16 分类号本标准中的土地管理档案分类及代码直接引用中国档案分类法土地管理档案分类法（第二版）。分类和代码将随着中国档案分类法土地管理档案分类法（第二版）更新而同时更新。土地档案分为10大类，详见表14。表14 土地档案分类及编码表编码一级类二级类说明10000土地资源调查与监测11000土地利用现状调查12000土地专项调查20000地籍调查与管理21000地籍调查22000土地登记23000地籍综合档案30000土地评价31000土地适宜性评价32000土地潜力评价33000土地经济评价40000土地规划40100土地利用总体规划40200区域土地利用规划40300土地利用专项规划40400规划实施管理50000建设用地管理50100建设用地存量管理50200建设用地流量管理50300土地储备管理60000土地市场管理60100土地市场管理60200土地使用权出让管理70000耕地保护70100建设项目用地审批70200耕地占用管理70300土地开发复垦80000土地执法监察80100信访80200案件处理档案80300非农业用地