档案管理与保密制度(doc 6页).doc

第六章 档案管理及保密制度第一条： 总则1. 本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案由人才交流中心代管）。公司对档案实行集中管理。第二条： 档案管理架构1. 公司档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。2. 综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。3. 综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案管员负责档案的收集、整理和移交工作。第三条： 档案分类：1. 文书类档案1） 政府部门各类文件 2） 公司对外、对内各类正式发文3） 法律公文4） 项目文件2. 工程技术类1） 开发档案2） 预算合同档案3） 工程档案3. 财务类档案4. 合同类档案5. 公司各类证照第四条： 归档工作流程1. 档案工作分为八个环节：收集 、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。2. 各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。3. 各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。第五条： 归档要求1. 归档文件必须完整齐全。2. 归档文件必须按规定分类整理、编目。（登记目录见附表1）3. 档案编目1） 文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号如：2004/市场/0012） 工程类档案：年度+工程项目+档案分类+案卷号 如：2004/回龙观/工程/0013） 财务类档案：会计年度设置4） 合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号4. 归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。5. 音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。1） 照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。2） 录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。第六条： 档案借阅、移交1. 公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管副总批准。2. 借阅档案、证照一律办理借阅手续（档案借阅单见附表3）。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。3. 各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准 。4. 公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作, 将档案移交表填写清楚。（附表4）第七条： 保管和保密制度1. 存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。2. 档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。3. 档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。4. 节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。第八条： 附则工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。附表1档 案 目 录档案编号文号文件标题责任人页数日期备注借 阅 档 案 登 记 薄序号日期单位（部门）案卷或文件题名用途批准人借阅人签字归还日期