(中粮置业)项目编码及文档管理程序(正式)DOC

第 1 页 共 15 页 中粮置业投资有限公司中粮置业投资有限公司 项目文件编码及文档管理手册 试行版 第一版 2009 6 1 文件认可 行为签署日期 编制 审核 批准 授权中粮置业投资有限公司 第 2 页 共 15 页 目目 录录 1 1 引言引言 2 2 文件归档文件归档 2 1 电子文件归档 2 2 书面文件归档 3 3 文件编码系统文件编码系统 3 1 文件编号 编码 系统 3 2 项目参与单位编号 编码 表 4 4 文件收发程序文件收发程序 4 1 地址和邮件 4 2 来件受理过程 4 3 发函过程 4 4 承包商文件提交 5 5 图纸管理图纸管理 5 1 图纸分类 5 2 图纸接收 5 3 图纸发放 5 4 旧图存档 6 6 借阅管理借阅管理 7 7 标准格式和表格标准格式和表格 附录 1 预算合约部文件归档系统结构图 附录 2 招标阶段文件存档目录 附录 3 经济文件存档内容 附录 4 项目文件编号 编码 表 附录 5 项目参与单位编号 编码 表 附录 6 文件收进流程 附录 7 文件发放流程 第 3 页 共 15 页 1 1 引引言言 1 1 健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要 建 立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输 且畅 通无阻 1 2 本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序 1 3 在项目实际运作中 可能需要 补充标准化的文件格式 届时将由 预算合约 部门负责人设计相关范本及其使用程序 1 4 本手册在中粮置业公司预算合约部范围内使用 2 2 文文件件归归档档程程序序 2 1 电子文件归档 2 1 1 预算合约部应将 全部文件集中存储于一个在区域网络 LAN 上建立的预 算合约部门专用文件夹中 使 预算合约部所有成员均可调阅 这样 即使文件作者 不在 仍可保证快速及准确地找到该文件 这也有利于 预算合约部将 所有相关数据 单独备份 在 预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹 例如 预算合约部文件 夹 沟通管理文件夹合同控制文件夹文件模版文件夹 参与单位通讯录 发文记录 收文记录 投资估算文件夹 合同文件夹 合同变更管理文 件夹 记事管理文件夹 设计变更文件夹 工程洽商文件夹 现场签证文件夹 内部文件传阅单 工作联系单格式 付款台帐 工程类文件夹 采购供应类文件 夹 咨询类文件夹 经济文件 招标计划 合约规划 每一子文件夹可作为一根目录 并可以按需要扩建出更多子目录 2 2 书面文件归档 书面文件的归档原则 第 4 页 共 15 页 2 2 1 一类一档 所有文件分别按类归档 分为合同 收 发文 变更文件 经济文件 会议纪要 图纸 具体见附录一 2 2 2 在一类一档的基础上 具体再根据对应合同进行归档 原则上合同相 关文件 包括经济文件 变更文件 结算文件 付款文件按照对应的合同分别集 中归档 2 2 3 内外存档资料 对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据 本办法的文件编码编制 并注明 内 由资料员编制流水代码 内部资料由资料 员参照上述原则单独存档 2 2 4 收文 收文统一按照发文单位进行归档 区分内部存档和外部存档文 件分别存档 由专业工程师或合约工程师在文件上注明 咨询公司内部存档文件 要求咨询公司单独出具文件形式和编号 2 2 5 发文 发文统一按照 发文统一按照收文单位进行归档 区分内部存 档和外部存档文件分别存档 由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式 2 2 6 收 发文编号由资料员按照类别顺序编号 下面是预算合约部文件归档系统目录 1 1 招投标阶段招投标阶段 1 1 资格预审阶段文件 1 2 招投标阶段文件 1 3 定标阶段文件 1 4 合同签署阶段文件 1 5 其他文件 1 6 招标代理机构提供文件 除需过程移交的文件外 其他由招标代理机构 在项目竣工验收后统一移交 2 2 履约阶段履约阶段 2 1 收 发文 2 1 1 承包单位 2 1 1 1 监理单位 2 1 1 1 1 收 发文 2 1 1 1 1 1 内部收 发文 2 1 1 1 1 2 外部收 发文 2 1 1 1 2 监理月报 2 1 1 2 总承包单位 2 1 1 2 1 收 发文 2 1 1 2 2 监理月报 2 1 1 3 造价咨询公司 2 1 1 3 1 收 发文 2 1 1 3 2 测量师报告 2 1 2 公司内部单位 2 2 合同 第 5 页 共 15 页 2 2 1 设计类 2 2 2 咨询类 2 2 3 工程类 2 2 4 采购类 2 2 5 前期类 2 2 6 其他类 2 3 合同变更 2 3 1 设计变更 根据对应合同细分归档 2 3 2 工程洽商 根据对应合同细分归档 2 3 3 现场签证 根据对应合同细分归档 2 3 4 图纸会审 根据对应合同细分归档 2 4 经济文件 2 4 1 经济审批文件 2 4 1 1 设计变更 根据对应合同细分归档 2 4 1 2 工程洽商 根据对应合同细分归档 2 4 1 3 现场签证 根据对应合同细分归档 2 4 1 4 工程款支付 根据对应合同细分归档 2 4 1 4 主材调价 根据对应合同细分归档 2 4 2 材料设备审批 根据对应合同细分归档 2 4 3 材料品牌变更 根据对应合同细分归档 2 5 会议纪要 2 5 1 监理会议纪要 2 5 2 咨询例会 2 5 3 其他与合同相关会议与对应合同一起归档 2 6 图纸 3 3 其他其他 3 1 内部传阅文件 3 2 内部留存文件 2 2 2 所有书面文件归档方法详见附录 1 预算合约部文件归档系统结构图 2 2 3 招标阶段文件需存档文件详见附录2 招标阶段文件存档目录 2 2 4 经济文件需存档附件详见附录3 经济文件存档目录 2 3 书面文件检索 2 3 1 文档控制员应打印一份与 项目文件夹存档一致 的目录 并进行电子文件 动态更新 放入对应的共享文件夹 以便 各成员查阅文件索引 3 3 文文件件编编码码系系统统 3 1 缩写编码方式可灵活掌握 一旦确定 即为唯一编码 不得随意更改 必须严格遵守 3 2 文件编号 编码 系统 3 2 1 文件应遵照批准的格式书写 并依据批准的编码系统建立文件查阅编 号 第 6 页 共 15 页 部门目前主要需编号的文件为 工工作作联联系系单单 编编号号方方式式 Y YS S Q QS S 0 09 9 0 00 01 1 YS 为文件发出单位缩写 QS 为文件接收单位名称缩写 09 为年 的缩写 001 为流水代码 由0 999 的数字按顺序编排 询价文件需要单独编码 编码方式为 询价文件需要单独编码 编码方式为 X QS 09 001X QS 09 001 X 为询价文件缩写 QS 为文件接收单位名称缩写 09 为年的缩写 001 为流水代码 由0 999 的数字按顺序编排 其其他他文文件件编编码码 详详见见附附录录4 4 3 3 项目参与单位编号 编码 详见附录详见附录 5 5 4 4 文件收发程序文件收发程序 任何监理 设计 咨询顾问方或承包商若未按规定之程序 格式来提交文 件 则预算合约部有权要求其修改后重新提交 4 1 地址和邮件 4 1 1 邮件和书面文件需寄往预算合约项目办公室地址 4 1 2 传真需发至预算合约项目办公室传真号 4 1 3 邮件上需明确注明相关收件人 4 2 来件受理过程 4 2 1 预算合约部的所有来件均由文档控制员收取 并盖上日期和传阅印 戳 盖戳后的文件交给部门领导供其审阅 预算部经理于日期印戳处及处理该 文件的合适人选旁注明 执行 传阅 或 抄送 通常 来件由一人负 责跟进 需要时其余人员负责协办 负责跟进的人进行以下操作 a 将该文件复印并立即发给指定执行人签收 b 将原件按照发件单位或部门 文件主题进行分类归档 4 2 2 如果条件许可 文档控制员需使用登记本来记录每天收到的文件 以供查询 4 3发函过程 4 3 1 发函 对外单位或其它部门的发函 由预算合约部成员填写 工作 联系单 打印后在经办人处签字 经部门领导签字后 文件交由文档控制员 统一编号签发 并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中 资料员在对方 签收后将文件副件归档 并进行发文电子目录登记 第 7 页 共 15 页 4 3 2 预算合约部成员在传阅文件时应及时处理 小心保管 避免传阅滞 后或文件遗失 4 3 3 如文件为对外发给承包商的文件 原则上将原件由承包商专人于每 天上午 10 00 前来将原件取走 并在文件发放登记单 见附录 上登记签字 4 3 4 如文件为内部信件 则由文档控制员统一复印 分发 原件存档 4 4 承包商文件提交 4 4 1 承包商应按照规定的程序和格式提交文件 提交文件的时间原则上 应为周一至周五早 9 00 至晚 5 30 点以前 5 5 图纸管理图纸管理 5 1 图纸接收 5 1 1 正式发行的图纸需有签字 图签及发行版次和日期 5 1 2 移交预算合约部的图纸需有工程部确认的工作联系单和图纸目录 5 1 3 文档控制员或经办人需确认图纸份数 图纸版次 张数是否与图纸 目录标注一致后 方可签字接收 5 1 4 工程部转送我部图纸原则上不少于 3 套 报部门领导批示 批示后 给相关工程师阅 工程师阅后由资料员存档 1 份 转咨询公司 2 份 5 2 图纸发放 5 2 1 文档控制员需按要求准确发放图纸给指定单位 需要份数以部门规定 或部门负责人授权为准 5 2 2 图纸发放需配有工作联系单和图纸目录 指定单位签字接收后方可 取走 5 3 旧图存档 5 3 1 一旦有新图纸发行 文档控制员需按照图纸目录将已升版的图纸放 入整套图纸中 做好图纸变更管理记录 6 6 借阅管理借阅管理 外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件 需填 写 文件借阅单 经部门领导签字同意 借阅人签字借出 第 8 页 共 15 页 7 7 标准格式和表格标准格式和表格 7 1 工作联系单 7 2 内部传阅单 7 3 公司文件传阅表 7 4 借阅登记簿 7 5 发文登记簿 7 6 收文登记簿 7 7 资料销毁记录 第 9 页 共 15 页 附录附录 1 预算合约部文件归档系统结构图预算合约部文件归档系统结构图 预算合约部文件归档系统结构图预算合约部文件归档系统结构图 说明 收文 按来文编号顺序存档 无编号按对方发文日期的先后顺序存档 发文 按发文编号顺序存档 业主指令 业主工程部发给承包单位的工作指令 以工作联系单形式下发的 顺序 存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放 预算合约部文件 归档系统 招投标阶段履约阶段其他 收文 发文 合同合同变更经济文件会议纪要图纸询价文件内部传阅文件 外部单位公司内部各部门合同文件 监理单位总承包商各分包 供应商 收 发文 监理月报 收 发文收 发文 收 发文设计类 咨询类 工程类 采购类 前期类 其他类 设计变更 工程洽商 现场签证 图纸会审 经济审批文件材料 设备审批 单 材料 设备品牌 变更审批单 设计变更 监理例会 咨询例会 其他 招标文件投标文件 造价咨询公司 收 发文 测量师报告 工程洽商 现场签证 工程款支付 付款审批单 主材调价文件 业主指令 零星工程 材料设备认价文 件 零星工程报价文 件 第 10 页 共 15 页 附录附录 2 招标阶段文件存档内容招标阶段文件存档内容 招标阶段文件存档目录招标阶段文件存档目录 阶段阶段序号序号文件名称文件名称 1 1 工程招标图纸及技术说明 工程部发函 2 2 资格预审文件初步定版 内部文件传阅表 3 3 资格预审文件初步定版 外部文件传阅表 资格预审资格预审 4 4 资格预审文件招标工作小组决议 附 文件传阅表 资 格预审文件 资格预审文件编制说明 5 5 招标文件初步定版 内部文件传阅表 6 6 招标文件初步定版 外部文件传阅表 7 7 招标文件及资审结果招标工作小组决议 附 招标报名 情况 资格预审评审报告 文件传阅表 招标文件 招标文件编制说明 由测量师提供 8 8 招标文件及资审结果招标领导小组决议 9 9 备案招标文件 1 正 1 副 求实提供 有备案号 招投标阶段招投标阶段 1010 答疑文件和招标文件补充文件 1 正 1 副 有备案号 1111 中标人招标工作小组决议 附 招标投标情况报告 定标阶段定标阶段 1212 中标人招标领导小组决议 1313 项目公司内部请示 报告 1414 合同文件内部流转会签单合同签署阶段合同签署阶段 1515 项目公司合同会签表 1616 预付款保函 1717 支付保函 1818 履约保函 1919 保修保函 保函保函 2020 调试保函 2121 承诺函 其他其他 2222 授权委托书 1 1 归档资料 2 2 资格预审文件 3 3 资格预审评审报告 4 4 招标文件 5 5 评标报告 6 6 工程标底 7 7 资格预审送审资料 8 8 投标资料 9 9 图纸 求实提供资料求实提供资料 1010 业主发放的所有图纸归还业主 第 11 页 共 15 页 附录附录 3 经济文件存档内容经济文件存档内容 经济文件存档内容经济文件存档内容 1 1 合同变更报价文件合同变更报价文件2 2 材料设备认价文件材料设备认价文件 序序 号号 内容内容 序序 号号 内容内容 1 经济文件审批表 1 经济文件审批表 2 变更工程报价汇总表及变更工程报价清单 2 材料 设备价格审批单 3 组价明细 3 业主工程部 设计单位及工程监理签署的有效 确认文件 4 变更指令 5 业主工程部 设计单位及工程监理签署的 有效文件 6 用于计量的有效图纸 7 获批准的材料价格审批单 如果有 8 其他相关文件 3 3 工程款申请支付文件工程款申请支付文件4 4 工程款付款审批文件工程款付款审批文件 序序 号号 内容内容 序序 号号 内容内容 1 经济文件审批表 1 合同付款审批表 2 工程款支付申请表 2 资金请款单 3 工程形象进度表 3 经济文件审批表 已签批的 4 工程款支付评估报告 造价咨询公司出具 4 合同中关于付款条款复印件 5 工程进度款报审表 采购货物的供应商不 适用 5 其它资料 如有 预付款保函 置业内部请 示等 6 工程部确认函 如有 7 监理审核意见 5 5 材料品牌变更审批文件材料品牌变更审批文件6 6 材料价格调差审批文件材料价格调差审批文件 序序 号号 内容内容 序序 号号 内容内容 1 经济文件审批表 1 经济文件审批表 2 材料 设备品牌变更审批单 2 分部分项工程量清单钢筋混凝土等合同约定 调整价格的材料价格调整明细表 3 经监理 设计单位或业主工程部签署的有 效确认文件 3 工程形象进度表 4 其他合法有效的证明文件 7 7 材料材料 设备审批文件设备审批文件 序序 号号 内容内容 序序 号号 内容内容 1 材料 设备审批单 2 经监理 设计单位或业主工程部签署的有 效确认文件 第 12 页 共 15 页 附录附录 4 4 项目文件编号 编码 表项目文件编号 编码 表 合同类别代号合同编号付款编号相关文件如经济文 件等编号 设计类S SJH S 001S 001 01YS MCC 09 001 咨询类Z ZJH Z 001Z 001 01YS QS 09 001 工程类G GJH G 001G 001 01YS TR 09 001 采购类C CJH C 001C 001 01YS 09 001 其他类QTQTJH QT 001QT 001 01YS 09 001 招标准备阶段文件代号收发文件单位工作联系单编号 求实X QS 09 01 工程部X GC 09 01询价文件X X 询价单位 第 13 页 共 15 页 附录附录 5 项目参与单位编号 编码 表项目参与单位编号 编码 表 单位缩写单位缩写参与单位参与单位项目角色项目角色 JHJH北京弘泰基业房地产有限公司业主 QSQS北京求实工程管理有限公司工料测量师 JYJY中国京冶工程技术有限公司 设计院 YGQYYGQY北京俞龚琪元机电设计事务所机电顾问 XHYXHY北京新恒元工程监理咨询有限公司 监理公司 TRTR北京天润建设工程有限公司总包单位 ZJSZJS中建三局建设工程股份有限公司总包单位 MDFMDF北京米多芬建筑设计咨询有限公司室内设计单位 其他待定 第 14 页 共 15 页 附录附录 6 6 文件收进流程文件收进流程 流程流程流程说明流程说明 所有送交预算合约部的书信文件