OA运行管理办法(试行)

办公自动化系统 运行管理办法 试运行 第一章 总 则 第一条第一条 为保障 办公自动化系统 以下简称 OA 安全 有效 规范运行 根据 企业网建设及 OA 系统实施要求 结合 实际 特制定本办法 第二条第二条 OA 系统运行是指在 范围内 使用用友 致远办公通软件处理日常办公业务 实现本单位移动办公 资源共享 高效协同的事务处理机制 第三条第三条 OA 系统运行应坚持优化业务办公流程程 提高办公效率和降低管理成本原则 利用 OA 系统处理办公 业务应符合公司公文管理及其它业务管理的有关规定 第四条第四条 OA 系统自动对协同工作进行跟踪 并对每位 公司员工工作事项的处理周期 处理件数 延误情况进行 记录 并将使用情况纳入单位 部门 年度考核范围 第五条第五条 本办法适应于 各部室 第二章 系统运行人员及职责管理 2 第六条第六条 OA 系统的运行实行公司信息化建设领导小组 领导下的分级负责制 行政办公室负责 OA 系统的培训 日 常维护及技术支持工作 负责 OA 系统的应用推广 运行管 理和检查工作 公司所属单位和机关各部室负责 OA 系统的 操作使用 第七条第七条 公司设立总系统管理员一名 负责 OA 系统基 础数据设置及数据备份 系统管理员应由工作责任心强 具备一定计算机知识的人员担任 第八条第八条 公司行政办公室设立总文档管理员一名 负责 对总公司各单位 部门 文档管理员授权及公共讨论区的 管理 公司各部室指定文档管理员一名 负责对本部门文 档进行管理 新建 归档 整理 授权等 第九条第九条 OA 系统使用范围包括公司管理人员及需要使 用该系统的其它人员 第三章 系统运行操作业务管理 第十条第十条 OA 系统功能包括 协同工作 表单管理 公 文管理 电子邮件 文档管理 日程 会议 计划 公共信 息 关联人员 关联项目 关联系统等 第十一条第十一条 公司员工应熟练掌握 OA 系统的操作方法 在使用 OA 系统处理办公业务时 应遵守以下规定 3 1 通过 OA 系统发布的信息 发起的协同 OA 使用人 员视同知晓 应及时登录系统获取办公信息 处理相关业 务 2 公司员工应保证通过 OA 系统发布 流转的信息和 文件的内容完整准确 并对所发布的内容负责 3 公司员工应保证 OA 系统处理办公业务的响应时间 网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则 上不超过 个工作日 如有出差 请假 培训等特殊原因 离开时 须通过代理设置功能委托相关人员代为办理 第十二条第十二条 OA 系统公共信息管理实行实名制 不得在 OA 系统上发布与公司工作无关的公告或调查 应避免在讨 论区发布私人事务 尊重他人权益及隐私 言论应遵守国 家相关法律法规 第十三条第十三条 OA 系统流程模板涵盖范围内的办公流程 涉及的相关单位 部门 应按照系统模板使用说明实行网 上办公 流程定制发起的单位 部门 应督促系统模板的 使用 第四章 业务管理规则 第十四条第十四条 发文 单位管理部门发文 会议纪要 1 公司各管理部门发文 由各部门职员拟稿 交部门 4 经理 或副经理 审核后 提交行政办公室核稿 由行政 办公室根据文件性质和领导工作分工 把文件提交给相关 领导签发 领导签发后文件传递给办公室文件管理员 管 理员对文件存档 并分发到各相关部门和人员 2 会议纪要 由办公室人员起草 提交办公室主任审 核 主管领导签发 办公室文档管理员归档并发布 第十五条第十五条 文档管理 1 一般文档管理 各部室文档管理员应对本单位需保存 共享的资料进 行分类整理 并归档到本部室 单位文档 对应目录中 并根据查询权限授权其它员工查询或借阅 重要文档需另 外备份 2 公文文档管理 公文处理的流程完成后 文件自动归档到电子档案库 形成归档文件 档案管理员要对文件进行登记 分类 立 卷等工作并形成档案 供全体人员查询或借阅 单位人员 查阅公文内容需要在办公系统中提出申请 由档案管理人 员授权后查阅 第十六条第十六条 日常办公 1 请假等管理 单位人员请休病假或事假 须经协同系统传递填写请 假单 并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导 5 审核 同时知会人事部门 2 协同办公管理 单位人员需要传递文件 须用协同工作与部门内部或 其他部门人员 部门领导或公司领导进行日常的文件的交 流和消息沟通 3 报表管理 领导需要查看的业务报表 业务人员除了在目标文档中 存放并授权领导查阅外 还需要以协同方式传递通知相关 领导 4 会议管理 召开会议前 由各部门人员填写会议通知或方案 通 知相关人员 描述会议相关信息 提交部门领导审核 部 门领导根据需要交领导审批或直接交办公室发布 5 公告管理 由办公室起草公告通知等信息 交部门领导审核或直 接交领导审核后在办公 OA 系统上直接发布 第五章 安全保密管理 第十七条第十七条 OA 系统使用要严格执行国家有关保密法律 法规和集团公司商业秘密保护的有关规定 确保国家秘密 和企业商业秘密的安全 6 第十八条第十八条 OA 系统中公文传输为非涉密电子公文 对 涉及国家秘密 以及公司商业秘密机密级以上的公文 仍 以纸质文件传递 第十九条第十九条 通过 OA 系统生成的电子文档或公文与相同 内容的纸质文档或公文具有同等效力 除按有关规定必需 采用纸质文件存档外 无需打印存档 第二十条第二十条 OA 系统通过用户名和密码进行身份管理和 认证 使用人员首次登录系统应及时更换密码 不得泄露 给他人 由于密码泄露造成的损失由本人负责 第六章 系统维护管理 第二十一条第二十一条 为避免计算机病毒传播和网络攻击保证 数据及网络安全 OA 服务器应安装防火墙及网络防病毒软 件 单位系统管理员应指导检查本单位操作用计算机安装 防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码 第二十二条第二十二条 系统管理员负责每日对 OA 数据进行本 机备份 每月末对 OA 完整数据 含 upload 进行一次异地 备份 第二十三条第二十三条 总文档管理员应定期清理讨论区内容 各单位 部门 文档管理员应定期整理本单位 部门 单 位文档 中文档资料 及时删除过期无效文档 使用人员 7