公司商务采购流程规范

商务流程规范 1 目的目的 确保公司所采购的产品在质量要求 交付和服务等方面符合己规定的采购 要求 尤其对于影响公司最终产品质量的产品的采购 有效进行供方选择 评 价和重新评价的控制 2 职责定义职责定义 2 1 请购人请购人 根据部门或项目需求 合理制定请购计划 提出切实可行的请购要求 并提供采购物资的技术要求 规格型号等 填写采购申请单并递交相关人 员核准 负责接收和检验请购的物品和服务 2 2 采购人采购人 根据请购人的采购申请单 订购价格合理并与要求相符合的物品及服 务 采购人员应对采购物品的价格及质量负责 2 3 财务部财务部 在收到所有需要的文件后进行核对 将供应商的发票与采购申请单 到货签收单日 验收单等相关单据相对照 进行数量和金额的确认 并按 时向供货商付款 3 采购范围采购范围 3 1 公司内部所需物品公司内部所需物品 软硬件设备 配件 服务等有形和无形物品及固定资产的采购 3 2 客户委托项目物品客户委托项目物品 指公司委外采购的产品 包括软硬件物品和服务等有形和无形物品 采购后即交付给客户 4 操作流程及操作流程详述操作流程及操作流程详述 4 1 预算流程 投标 项目采购 自用固定资产 预算流程 投标 项目采购 自用固定资产 解决方案中心需要提前一周把标书发给商务 让采购员有足够的时间 做产品选型 询价准备 采购员在同供应商进行磋商后 应作好比较记录填写好比价议价表 主要考虑质量 价格 折扣 包装 送货日期和付款条件等 在需要的情 况下 采购员同请购人应一同参与同供应商的讨论 在货物及服务质量相同的情况下 原则上选择报价最低的供应商 只 有在特殊情况下 如价低者品质有问题 方可选择报价较高的供应商 但 必须详细说明原因 以便日后参考 在项目采购预算中要预留一部份不可预见的成本 占整个项目采购总 额的 1 2 对这块资金的使用 要有严格监控 项目设备采购预算阶段 投标项目物资采购预算 市场营销中心技术实施中心商务部财务部公司领导方案解决中心 生成正式项目设备采购 预算表 核实项目采购预算报报 价 结束 公司领导审批确定终稿 开始 销售合同签订 第一次审核 第二次审核 正确 正确 开始 按照招标文件要求作设备选型 询价议价 按招标文件要求确认设 备参数 型号 报价 生成正式投标设备预 算表 核实投标设备预算报报价及 可行性 结束 公司领导审批确定终稿 第一次审核 第二次审核 错误 正确 正确 正确 投标预算终稿生成采购 预算单 4 2 申购流程申购流程 1 请购人负责提供采购物资的技术要求 规格型号 可行或必要时 应 给出推荐的供应商及价格 2 请购人应填写采购申请单 项目设备请购单 固定资产请购单 低值 易耗品请购单 并负责交于相关人员核准 4 3 批准流程批准流程 4 3 1预算流程批准预算流程批准 4 3 1 1 投标前预算批准投标前预算批准 在项目投标预算提交时 应附上设备技术参数表 项目设备投标预算 表 对表中的各种参数 价格需要有各部门负人 高级副总裁核准 签字流程 方案解决中心 技术实施中心 高级副总裁 营销中心 商 务部 财务部 执行总裁 常务副总裁 公司总裁 4 3 1 2 项目采购预算 投标后 批准项目采购预算 投标后 批准 采购员根据投标前预算 重新调整落实项目采购预算 填写项目设备 采购预算表 在项目采购前对商品要有询价 比价 议价过程 并做好比 较记录填写好比价议价表 采购预算表中对项目的阶段回款与供应商付款 要有对比 做好项目的毛利 严格控制项目的采购成本 并要考虑到资金 占用的时间 对项目中 100 元以下的物品 项目经理可以根据项目紧急程度先行购 买 后补采购流程 签字流程 方案解决中心 技术实施中心 高级副总裁 营销中心 商 务部 财务部 执行总裁 常务副总裁 公司总裁 4 3 1 3 公司内部所需物品预算批准公司内部所需物品预算批准 公司内部所需物品的价格超过 2000 元要有要有询价 比价 议价过程 并 做好比较记录填写好比价议价表 签字流程 申购人 部门主管 商务部 财务部 高级副总裁 常务副总裁 公 司总裁 4 3 2采购申请单批准采购申请单批准 所有采购申请单 必须严格按以下签字授权进行核准 1 所有公司内部所需设备的采购申请单必须有申请人的部门负责人 高级副总裁核准 2 任何与项目 客户委托项目物品 有关的采购申请单必须是项目 经理提交经项目总监 实施部主管核准 由项目经理按照销售合 同及项目进度填写项目设备请购单 严格控制项目设备到货时间 批次及是否需要由供应商配合安装调试 3 公司内部所需物品 需增加软硬件设备或新添配件的员工或部门 须填写 购货申请单 单件物品金额超过 2000 元的 填写 设备请购单 由本部门主管 综合管理部 商务部 财务部 高级副总裁 常务副总裁 公司总裁逐级 审批后 交由采购专员统一采购 对于未包含在公司年度预算范围内的申请 应在 购货申请单 或 设备请购单 中加以注明 由本部门主管 常务副总裁 总经理逐级审 批通过后执行 4 签字流程 项目 客户委托项目物品 项目经理 项目总监 技术实施中心 主管 公司内部所需物品 申购人 部门主管 中心主管 商务主管 财务 主管 高级副总裁 常务副总裁 公司总裁 4 3 3采购合同批准采购合同批准 采购人员只有在取得核准的采购申请单后 才可实施采购 采购人员只有在取得核准的采购申请单后 才可实施采购 采购人凭已核准的采购申请单 并由部门经理签字确认后发给供应商 请 购人还需负责对该单供货时间 安装等信息的确认 以保证该单的有效性 采购人员根据公司各类汇总的要求草拟采购合同 按公司批准的要求与供 应商签订合同 签字流程 采购人 商务部主管 中心主管 公司法务 财务主管 高级副 总裁 常务副总裁 公司总裁 5 设备签收与验收设备签收与验收 5 1 项目现场设备项目现场设备签收签收 验收验收 设备到达现场后 项目经理和最终用户根据到达设备的数量 型号 外 观等对设备作检查 确认无误的情况下让最终用户签收传真设备到场签收单 三个工作日内由项目经理将有最终用户签字的签收单交项目组和采购员 设备到达现场正常运行 30 45 天 项目经理应主动提请最终用户对该项 目的硬件作验收 并填写设备验收单交最终用户签字盖章 5 2 公司内部所需物品签收公司内部所需物品签收 验收验收 申购人的物品到公司后 由设备管理员对设备进行签收和验收 填写设 备验收单交请购人签字 6 采购管理与标准的制定采购管理与标准的制定 6 16 1 供应商管理供应商管理 6 1 16 1 1供应商评定及供应商档案资料管理供应商评定及供应商档案资料管理 商务部根据所需软硬件设备品质 特性要求 选择质量 服务 价格 以及信誉等综合情况良好的供应商 供应商应提供营业执照 代理资 质证明 对代理商 相关产品的质量证明 质量体系认证证书 对生产商 等 其中加 的证明材料必须提供 其它材料由商务部根据实际情况确 定 商务部根据以上信息填写 供方评定记录表 并提交公司商务部 公 司技术副总经理 常务副总经理 总经理逐级审批后 将供应商名单列入 合格供方名册 3 1 2 供应商监督和验证 a 商务部应建立相应的 供方业绩评定表 c 必须要求供方 100 按订单要求的时间交付 每次延误均应在 供方业 绩评定表 中记录 并要求供方作出解释 必要时 可要求其采取纠正措施以 提高其交付能力 d 如果发现不合格品 应要求供方采取相应措施 并将在 供方业绩评定 表 中填写供方的质量业绩记录及改进情况 e 每年由商务部对供方的质量业绩档案记录和交付能力进行复评 如果供 方累计 2 次提交不合格品或延期交付 并在接到改进要求后问题重复发生 则 应取消其合格供方资格 在 合格供方名册 中除名 对特殊情况留用的 应 加强对其供应产品的进货验证 如连续第二次复评仍不合格 应取消其供货资 格 6 26 2 日常采购标准的管理日常采购标准的管理 商务部配合公司技术副总经理根据公司各岗位工作性质 制定岗位设 备配置标准 包括品牌 规格 价格等 提交公司商务部 综合管理部 财务部 公司技术副总经理 常务副总经理 总经理逐级审批 商务部日常采购按此标准执行 项目设备请购单 编号 项目名称 序 号 设备名称规格型号数量到货时间 1 2 3 4 5 供 应 供应商提供 是 否安装时间 商 服 务 内 容 需要供应商服务内容 项目经理 填表人 签字 日期 项目总监 审核人 签字 日期 工程实施管理中心总经理 签字 日期 注 由项目经理按照销售合同及项目进度填写此表格 严格控制项目设备 到货时间 批次及是否需要由供应商配合安装调试 设备到场签收单 编号 项目名称 项目联系人 最终用户 序 号 设备名称规格型号实际到货数量单位 1 2 3 4 注 签收人要与销售合同中联系人一致 设备验收单 编号 5 设备外包装 完好 破损 设备型号 相符 不符 设备配件资料齐全 是 否 设 备 情 况 其他 供货单位 项目经理 签收单位 签收人 签收日期 项目名称 项目联系人 最终用 户 序 号 设备名称规格型号数量单位 1 2 3 注 验收人要与销售合同中联系人一致并请业主单位盖章 4 5 设备的品牌 外观 规格数量 配件与 合同约定条件的符 合性检查情况 符合 不符合描述 设备安装运行 正常 不正常描述 表观检查 完好 质量问题描述 技术资料检查 合格证 说明书 检测报告 其他 备品备件检查 符合 不符合描述 随机附件检查 符合 不符合描述 设 备 验 收 意 见 其他需注明情况 验 收 结 论 设备验收 通过 不通过 供货单位 项目经理 验收单位 盖章 验收人 验收日期 项目设备采购订单 比价议价表 设备技术参数表 预算表 项目设备 投标 预算表 项目名称 序号设备名称规格型号技术参数数量单价总价 1 2 3 4 合计 承办人 商务部 财务部 方案解决中心 营销中心 技术实施中心 公司领导 设备技术参数表 项目名称 序 号 设备名称规格型号技术参数数量 1 2 3 4 比价议价表 项目物资 大额物品 项目名称填表日期 符款条件 序 号 设备名称厂商简称单价总价 方式天数 型号 1 数量单位 设备名称 型号 2 数量单位 项目设备采购预算表 内容明细 金额明细价格明细 销售合同 回款方式毛利备注 合计 销 售 合 同 余额进度 内容明细 金额明细 价格明细 采购合同 付款方式采 购 合 同 供 应 商 合计合计 承 办 人 营 销 中 技 术 实 心施 商 务 部 财 务 部 公 司 领 导 设备请购单设备请购单 申请部门 申请人 申请时间 申请设备名称 设备详细规格要求 申请理由