AhpxnmX公司财务部管理及工作流程

生活需要游戏 但不能游戏人生 生活需要歌舞 但不需生活需要游戏 但不能游戏人生 生活需要歌舞 但不需 醉生梦死 生活需要艺术 但不能投机取巧 生活需要勇气 醉生梦死 生活需要艺术 但不能投机取巧 生活需要勇气 但不能鲁莽蛮干 生活需要重复 但不能重蹈覆辙 但不能鲁莽蛮干 生活需要重复 但不能重蹈覆辙 无名 财务部内部管理及工作流程规范财务部内部管理及工作流程规范 一 组织架构图一 组织架构图 二 部门职能二 部门职能 1 在财务总监的直接领导下 组织编制公司年度财务预算 监督检查预算执行 情况 分析产生差异的原因 提出改进意见 2 编制资金计划 合理调度和安排资金 提高资金使用效率 办税员 工程核算会计 财务总监 财务经理 出纳员 稽核会计 文档管理员 业务核算会计 经理助理 3 加强财务管理 控制成本费用 进行税收谋划 增加企业效益 4 加强资产管理 确保公司资金及财产的安全 实现公司资产的保值增值 5 加强财务核算 及时 准确 完整地记账 算账 报账 6 正确地反映企业财务状况和经营成果 7 提供可靠的财务信息和经济信息 当好领导参谋 三 岗位职责三 岗位职责 一 一 财务经理财务经理 1 受财务总监直接领导 负责集团财务部日常管理工作 定期 不定期的进行 财务状况分析工作 2 严格执行公司制订的预算制度 财务管理制度 会计核算制度 3 负责研究 设计与改进预算制度财务管理与会计制度 4 负责拟订 检讨及修订财务计划 报主管领导审批 5 负责日常财务处理工作 负责资金进出的安全 6 负责审核采购部门的 采购成本利润申请表 负责油品价格信息的收集工作 7 负责向决策层提供准确 可靠的财务信息 8 负责主持报表年审 税务检查 协助工商年检等工作 9 负责组织安排资产的清查及盘点等工作 10 负责年度预算的汇编 控制以及草拟预算执行结果分析报告 负责财务决策 工作 11 指导和检查集团及下属公司的财务情况 综合分析集团财务情况及经营成 果 编写财务状况说明书 进行财务预测 12 负责与银行 税务关系的协调 13 负责对业务合作伙伴 客户的资信调查 14 负责对有关经营合同的财务审查工作 15 完成领导交办的其他工作 二 经理助理 二 经理助理 1 在部门经理的领导下 对部门经理负责 2 具体负责跟进 指导 协调并监督部门日常业务的开展与执行 确保各项工作 正常化 规范化 3 协助部门经理编制本部门工作计划 资金使用计划表 4 按时审核费用审批单 记账凭证 5 审核每日上报的 资金余额表 并汇总 统计上报 6 定期对财务软件进行维护管理 确保财务软件稳定运行 7 定期对财务数据进行备份 保证财务数据安全 8 协调内部工作 对特殊情况及时向上级领导汇报 9 部门经理不在时 根据领导的授权 执行部门经理的职责 10 完成领导交办的其他工作 三 业务核算会计 三 业务核算会计 1 对财务经理负责 负责日常财务核算工作 2 认真执行财务管理 预算控制及会计核算制度 3 负责收集 归纳 审核请款单 报销单据等各种原始凭证 负责记账凭证的录 入 汇总等日常账务处理工作 负责有关报表的编制及说明 4 负责经济活动指标分析及为经营管理者提供财务信息 6 负责核对会计账目 及时清理各项往来账 7 负责按期填制 纳税申报表 并向办税员提供其他税务资料 8 负责定期与不定期盘点库存现金和有关票据 9 负责参与财产的清查及盘点 10 具体负责报表年审 税务检查 协助工商年检等工作 11 完成领导交办的其他工作 四四 工程核算会计工程核算会计 1 对财务经理负责 具体对工程财务进行核算 2 负责收集 归纳 审核请款单 报销单据等各种原始凭证 负责记账凭证的录 入 汇总等日常账务处理工作 负责有关报表的编制及说明 3 负责审核对各施工单位付款情况 及发票的收回情况并审核发票的真伪 4 负责对工程物料的日常收发及其成本核算 并负责指导仓库管理员对物料的 日常管理工作 5 对有关工程资料进行归档 5 完成领导交办的其他工作 五 稽核会计 五 稽核会计 1 在财务经理直接领导下 对财务经理负责 2 严格执行公司制订的财务管理制度 会计核算制度 预算制度 3 负责及时准确编制各类财务快报 4 负责公司各部门月份资金计划的汇总 制表 及上报工作 5 负责工业园收款的核对与监控 并负责定期和不定期盘点油库出纳的库存现 金和有关票据 及时核对账务 负责审核出纳员编制的银行存款余额调节表 6 负责报销单据的复核工作 7 负责财务及其他相关部门的统计资料档案的建立和保管工作 8 完成领导交办的其他工作 六 六 办税员办税员 1 对财务经理负责 具体负责集团及控股公司税务衔接工作 2 负责及时向各主管会计通报税务信息 3 负责按时向各主管会计索取纳税申报表 4 负责增值税发票和其他发票的开具 保管 并负责客户领取增值税发票的登记 工作 5 负责及时到税务部门办理报税 6 负责一般纳税人申报 认定及年审 7 负责办理退税 8 负责及时领用发票和按时缴销发票 9 协助财务总监 财务经理与税务 财政等部门的协调 10 完成领导交办的其他工作 七 七 出纳员出纳员 1 对财务经理负责 具体负责出纳工作 2 认真执行银行结算制度和现金管理制度 3 认真审核付款凭证 严把发票关 4 负责办理开证 押汇等国际业务及负责外汇核销工作 5 及时登记 银行存款日记账 和 现金日记账 6 定期编制 银行存款和现金日 周 月报表 7 定期与会计核对账目 并盘点现金库存 8 完成领导交办的其他工作 八 八 文档管理员文档管理员 1 在部门经理的领导下 主要负责部门档案信息资料的收集 整理及归档 2 定期编制 资金使用计划表 3 定期汇编 各部门费用预算表 4 按时编报 资金使用情况统计表 5 按时编报 费用执行情况统计表 6 按时编制 工资表 7 按时编制 汇总下属公司报送的统计报表和资料 8 按时编报政府有关部门部署的各类统计报表 9 平时负责文件打印 档案管理 10 完成领导交办的其他工作 四 管理制度四 管理制度 一 一 财务人员聘任及任职资格管理制度财务人员聘任及任职资格管理制度 集团财务总监由执行总裁提名 总裁核准 董事局聘任 1 任职资格及标准 1 素质标准 A 具有大学本科以上学历 中级以上专业技术职称 十年以上专业工龄 五年以上集团公司相应职位工作经验 在任职期间有良好的工作业绩 B 作风正派 遵纪守法 廉洁自律 有较强的专业技能和责任心 C 熟悉公司法 合同法 财务会计法 审计法 税法及经济法规 D 具有较强的语言和文字表达能力 逻辑思维能力 组织协调能力和应变 能力 2 工作质量标准 A 具有较强的组织和领导才能 B 能认真贯彻执行董事局 总裁办的经营战略思想和各项决定 能根据公 司的运行机制参与制订规范的科学的经营管理模式 C 能综合管理并协调财务部 资金结算部 证券投资部的工作 有较强的解 决实际问题的能力 能当好总裁和执行总裁的参谋和助手 D 能采取切实有效的措施 提高资金的筹措与运用能力 降低成本费用 提 高公司经济效益 2 财务总监有下列情形之一者予以解聘 1 患病无法正常履行岗位职责者 2 经董事局或总办考核不称职者 3 工作中违纪犯法 以权谋私或渎职失职造成重大失误者 财务经理由财务总监提名 执行总裁核准 总裁聘任 1 任职资格及标准 1 素质标准 A 具有大学本科以上学历 中级以上专业技术职称 八年以上专业工龄 三 年以上相应职位工作经验 在任职期间有良好的工作业绩 B 作风正派 遵纪守法 廉洁自律 有较强的专业技能和责任心 C 熟悉公司法 合同法 财务会计法 审计法 税法及经济法规 D 具有较强的语言和文字表达能力 逻辑思维能力 组织协调能力和应变 能力 2 工作质量标准 A 具有较强的财务核算组织和管理能力 B 能认真贯彻执行董事局 总裁办的战略思想和各项决定 能根据公司的 运行机制参与制订规范的科学的行之有效的财务管理与会计核算制度 C 能综合管理集团及所属全资 控股控制公司的财务运作 有较强的解 决具体问题的能力 能当好总裁和执行总裁的参谋 D 能在财务总监的领导下 采取有效措施 降低成本费用 提高企业经济效 益 2 财务经理有下列情形之一者予以解聘 1 患病无法正常履行岗位职责者 2 经总办或人力资源部考核不称职者 3 工作中违纪犯法 以权谋私或渎职失职造成重大失误者 一般财务人员由财务经理提名 财务总监核准 执行总裁聘任 1 任职资格及标准 1 主管会计 A 具有专科以上学历 会计师以上专业技术职称 五年以上专业工龄 三年 以上任该职经验 B 作风正派 遵纪守法 有较强的责任心 C 熟悉财务法规 税法 经济法规 D 熟练使用电脑和财务软件 2 一般财务人员 A 具有专科以上学历 初级以上专业技术职称 三年以上专业工龄及经验 B 作风正派 遵纪守法 有较强的责任心 C 熟悉财务法规和机关的办事程序 D 熟练使用电脑 特别是 EXCEL WORD 软件 2 一般财务人员有下列情形之一者予以解聘 1 患病无法正常履行岗位职责者 2 经财务经理或人力资源部核不称职者 3 违纪乱法 不服从领导或玩忽职守 造成重大失误者 对下属公司财务机构负责人采取下管一级的管理办法 1 集团公司下属全资公司财务机构负责人由集团公司委派 其工资级别及待遇 按集团公司相应级别标准执行 2 集团公司控股或控制公司财务机构负责人由集团向控股公司董事会推荐 由 公司董事会任免 工资级别及待遇按所属公司相应级别标准执行 3 下属公司财务人员任职资格参照本规定执行 二 二 财务开支审批权限 程序及管理规定财务开支审批权限 程序及管理规定 1 集团公司的财务开支按预算与审批相结合进行管理 最终审批权为总裁 2 预算内一般日常性费用开支 先由财务总监审核 再由执行总裁 总裁审批 3 资金的划拔 非费用类开支 货款的支付等 先由财务总监审核 再由执行总 裁和总裁 或其授权人 审批 4 预算外支出 特别项目开支和特大型开支由董事局审批 部门经办人根据付款 借支或费用报销的需要 分别填制 转账支票领用审 批表 现金支票领用审批表单 现金借款单 报销审批单 等 附上经总裁或 其授权人批准的相应的合同 协议及其他付款依据 并相应根据需要附上 工程 付款跟踪表 分期付款跟踪表 等 按照规定的程序报批 三 日常借 请款及报销的管理三 日常借 请款及报销的管理 第一条第一条 按照谁借款谁归还的原则 不准代他人借款 更不得以他人名义借款自 用 第二条第二条 日常借 请款当月借款必须在当月内报销 或销账 确因客观原因需延 期时 须事先以书面形式报经财务总监核准 执行总裁和总裁审批 否 则 扣发当事人当月工资 直至销清全部借款 借 请款只限于本公司员工 如属公司以外的单位及个人请款 须经财务 总监核准 执行总裁和总裁特批 总裁秘书代为办理方可 借 请款必须严格按规定的审批程序办理 若遇总裁或执行总裁不在公司 或经特别授权时 由其授权人代为办理审批 事后由财务人员补办有关手 续 凡不按审批程序 资料不全 项目填漏 领导批示不明确等情况 无论 紧急与否 财务一概不予受理 由此产生的后果由经办人自负 若属分期付款的请款 请款人必须提供付款依据 并附上 分期付款跟踪 表 在付最后一笔款时 必须核对清账目 且拿回发票再支付 报销票据必须真实 有效 有关费用必须符合公司规定 报销时必须由经 办人粘贴整齐 审批手续完备 否则财务不予受理 对同一事项的请款与报销分开办理 请款时报批一次 持发票报销时须再 报批一次 并附上请款审批单 复印件 申请支票付款时 当月取回发 票凭证的 不需再执行报销审批程序 主管会计 出纳员应每月清理一次个人借款项目 当月不进行销借款清理 的 不给予发相关财务人员当月工资 对丢失支票或单据的人员 视其情节轻重 可分别给予经济处罚或行政处 罚 造成经济损失者 由责任人负责赔偿 使用现金和银行转账支票的界定 1 出差省外携带现金 部门经理 含 以下人员每人每次原则上 最高不 超过 10000 元 总助以上人员每人每次原则上 最高不超过 20000 元 凡 超过上述限额的 应办理非现金结算手续或自带汇票 总裁特批除外 2 省内开支费用所需现金 一般人员每人每次原则上不超过 2000 元 部门 经理不超过 3000 元 总助以上人员原则上最多不超过 10000 元 凡超过 上述限额 必须使用非现金结算 总裁特批除外 3 单位之间的经济往来 一般使用银行转账支票 确需支付现金时 结算不 得超过 2000 元 超过 2000 元的 一律使用非现金结算 财务人员必须认真执行上述规定 若有违反 视其情节轻重 分别处 以批评 罚款 降级 直至辞退处罚 造成经济损失的必须赔偿 请款及报销必须同时报送的其他资料 1 借款 转账 申请有关规定 1 申请工程款项时 必须同时呈报以下资料报批 A 工程分期付款跟踪表 原件 B 工程合同 第一次付款时 必须呈报 C 转账支票领用审批表 D 资金内部调拨通知书 须要划转款项时由财务部立即填报 F 发票 2 申请物料消耗品和办公用品款项时 必须同时呈报以下资料报批 A 分期付款跟踪表 原件 每次付款时 必须呈报合同 零星采购不必呈 报 B 采购合同 零星采购不必呈报 C 物料用品申购单 或 文件呈批表 限用于零星采购必须填报 D 转账支票领用审批表 E 资金内部调拨通知书 须要划转款项时由财务部立即填报 F 发票 3 申请固定资产采购款项时 必须同时呈报以下资料报批 A 分期付款跟踪表 每次付款时 必须呈报合同 B 购销合同 特殊情况除外 C 预算外固定资产申请表 限用于预算外必填报 D 转账支票领用审批表 E 资金内部调拨通知书 须要划转时由财务部立即填报 F 发票 4 申请其他款项时 同时呈报以下资料报批 A 总裁 或授权人 批复的文件 B 转账支票领用审批表 C 资金内部调拨通知书 须要划转时由财务部立即填报 5 申请现金借款时 同时呈报以下资料报批 A 总裁 或授权人 批复的文件 B 物料用品申购单 限用于零星的 金额较小的采购必填报 C 现金借款单 6 销借款 支票 或现金报销时 同时附送以下资料报批 A 销借款 或支票 审批表 B 出差申请表 此表原则上应是先报批 属于附送资料 C 特殊交通工具申请表 此表原则上应是先报批 属于附送资料 D 招待费用申请表 此表原则上应是先报批 属于附送资料 E 现金借款单 或 转账支票领用审批表 复印件 四 银行存 贷款管理制度 四 银行存 贷款管理制度 第一条第一条 银行账户的管理 1 开户权限 银行存款 银行贷款的开户审批权为总裁 或其授权人 其他 任何人未经批准 不得擅自开立存 贷款账户 更不得以私人名义开设存 折账户 2 开设账户 应由财务部提出申请 分别由部门负责人 资金结算部 财务 总监和执行总裁签批意见后 最后报总裁审批 3 资金结算部根据业务需要开设结算账户时 由部门申请 经财务总监核准 报执行总裁和总裁批准 4 财务部必须定期对各银行账户进行清理 对过时的不需用的账户 要坚决 取消 报批程序同上 5 账户的管理 严格实行 收支两条线 管理制度 设专户进行管理 具体分 为结算专户和费用专户 含基本户 1 其中结算专户由资金结算部负责监管 不得从该类账户直接向外 单位支付任何款项 原则上只进不出 出账对象仅限于公司基本 账户和偿还贷款用账户 款项来源为融资收入和经营收入 2 结算专户转入的款项必须先经基本账户再转入相关费用户和纳税 专户进行支出 包括利息转款支出 资产购置支出等 从而通过基 本账户体现公司每期费用开支总体情况 3 费用专户包括基本账户 纳税专户和其他代扣款费用专户 由财 务部统一管理 款项来源根据部门月预算和资金计划 经资金结 算部签批意见 再由财务总监核准后 最后由执行总裁和总裁审 批 4 财务部门根据业务开展的实际需求 可指定一结算账户专门用于 支付购油款 便于核算和监控 5 集团公司各单位间的往来款项 须通过各单位指定的结算账户进 行调拨 6 大型在建工程项目资金收支的账户 视同独立核算单位的账户实 行专户专人管理 6 银行账户内资金的调拨管理 针对公司内银行账户间的每笔资金调拨与划拨业务 必须严格执行每笔 审核 审批制度 为此特明确规范使用 资金内部调拨通知书 作为公司财 务内部控制的必要手段和款项划拨的重要依据 1 公司内银行账户 是指经总裁审批同意开立的所有光汇集团公司的收 款户 贷款户 日常费用户及其他扣款费用专户 2 公司内部每笔资金调拨和划拨时 仅限资金结算部人员或财务人员填写 资金内部调拨通知书 资金内部调拨通知书 一式二联 一联财务 联 一联结算联 按设定的审批程序逐级审批 财务部出纳负责办理 相关的支票领用审批和转款银行业务 3 资金内部调拨通知书 最后由总裁签批后 出纳即可按通知书内容 在规定的银行账户间及转款时限内准确无误办理资金调拨和划拨业 务 4 公司内部资金调拨申请部门为财务部或结算部 各部门应作好资金 调拨情况记录 以便审核公司资金状况 对于同一笔资金的调拨 严 禁重复申请或审批 5 公司资金对外支付业务 仍按原规定执行 转帐支票领用审批表 审 批手续 6 公司提现业务 仍按原规定执行 现金支票领用审批表 审批手续 第二条第二条 银行印鉴的管理 1 银行印鉴分为存款印鉴和贷款印鉴 存款印鉴一般由财务专用章和法人 代表章组成 贷款印鉴由法人公章 财务专用章 法人代表章 财务负责 人章组成 2 银行印鉴章实行分开保管 相互制约的原则 其中 财务专用章和财务负 责人章由财务负责人或其指定人保管 法人公章 法人代表章 由法人 代表或其授权人保管 若加有出纳印章时 该章由出纳员保管 3 在使用印鉴章时 必须有完备的审批手续 包括有完备的贷款手续 付款 审批手续和启用印鉴审批手续 方能使用 否则 保管印章的任何一方 都有权拒绝 第三条第三条 银行支票的管理 1 银行支票一般有银行普通支票 汇票委托书 电汇凭证和本票等 2 银行支票由出纳员根据实际需要购买并负责保管和使用 3 银行空白支票应视同现金进行保管 开出支票时应有完备的审批手续 详 见请款及报销审批程序流程 填写支票应规范 日期 对应科目 收款人 付款内容必须填写清楚 错时应盖 作废 戳记 妥善保管 不得撕毁 4 开出支票应设立备查账簿进行登记 支票及登记薄上均必须有领用人签 字 第四条第四条 贷款的担保与抵押规定 1 集团公司为允许范围内的单位作贷款担保 必须由结算部提出申请 报财 务总监核准后 再报执行总裁和总裁审批 2 公司原则上不为其他单位提供担保 或互保 公司为联营 合资单位作贷 款担保 必须取得联营 合资对方的反担保或 共担风险承诺书 3 集团公司所属的各公司不得擅自为集团公司内部以外的任何单位和个人 作经济或信用担保 联营 合资单位非经董事会同意 也不得为任何单位 作担保 否则所引发的经济和法律责任概由当事人承担 4 集团及所属公司贷款原则上不以固定资产作抵押 若确需办理抵押 必须 经董事局 会 研究批准 方可抵押 第五条第五条 采购货款 采购费用支付的管理 1 购货合同及运输合同的审批 按照采购合同审批和运输合同审批的程序 进行审批 2 申请购货款 货款及运费根据采购合同及运输合同中的付款条件 向资金 结算部报资金计划 经规定的程序审批后 办理付款手续 3 付款 1 出纳员根据采购合同及请款审批单 汇同结算部一起到指定银行办 理 支票 汇票或其他 付款手续 付款票据办妥后 由财务人员随同 采购人员负责送交供货方 银行派人跟踪的可一同前往 付款前必 须先确定货物是否存在 经核实无误后 方能交票 经公司资信评估 小组认定的信誉很好的单位除外 2 运费一般在货运到后 由采购部门申请 经审批后付款 3 采购地的有关费用 数额在 2 万元以上的 由财务人员在送货款时 负责支付 2 万元以下的 可以由业务员支付后 回来凭票报销 4 结算 交款时必须及时向对方索取收款收据 增值税发票及发货通知单 并办理完货款结算 第六条第六条 资金收入的管理 1 收款由财务部负责 1 所有款项的收取都必须由财务人员负责办理 其他人员协助 2 为确保资金的安全 快捷 对于同城银行转账支票 应尽量办理 实时 支付 入账 3 对于由客户直接划款的 根据银行进账单或银行转款凭证与我司结算 专户当日发生数进行核对 予以确认 4 对于现金 应及时送存指定银行结算专户 原则上不得坐支 对于特殊 需要 存入存折账户的现金 应报财务总监审批 5 对于银行汇票 需经专业银行验证无误 方可接收 2 货款收款财务确认及签章放单 1 货款到账的确认 原则上应根据银行或客户提供的进账单原件进行 认定 特殊情况下可结合采用电话查询 网上银行查询和其他必要 的资金到账确认方法进行 目的是保证货款资金到账的及时性 准 确性和安全性 2 只有通过财务出纳 会计审核签字确认货款到账后方可在销售单据 上签注 收款专用章 交相关部门办理提货手续 特殊情况下的签章 放单行为应有足够保证并经财务总监审批后方可进行 目的是在不 影响业务正常开展情况下保证货物的安全性和销售业务的畅通 3 财务人员在审核各种收款单据时 对审核审批后的单据主要内容有 人为变更 修改之处的应予以拒收 3 报告 出纳每天必须向财务经理 财务总监 执行总裁 总裁报送银行存款 现金库存日报 主管会计每月应与出纳核对银行存款 现金收支账目及余额 并按规定向主管领导报送相关报表 第七条第七条 进口付汇核销的管理 1 贸易进口付汇核销单 由财务部统一向银行申领 统一填写 2 贸易进口付汇到货核销表 由财务部统一向外管局申领 集中保管 统 一填写 3 核销期规定 即期信用证项下的核销单 原则上一个月内核销完毕 远期信用证项 下的核销单原则上一个半月内核销完毕 4 核销单的核销由财务部负责办理 5 在办理核销单核销手续时 应提供核销单 报关单 核销表等资料 6 核销单核销完毕后 核销人员应及时把 贸易进口付汇到货核销表 贸 易进口付汇核销单 第二联留存备查 7 进口付汇核销相关业务需要时由资金结算部负责协助办理 财务总监 负责协调 8 外汇账户的日常管理具体参照第一条 银行账户管理 有关规定执行 公司外汇账户的年检工作由财务部负责 必要时由资金结算部协助办 理 五 费用管理制度 五 费用管理制度 第一条第一条 费用的归口管理 费用分为可控费用与不可控制费用 采取分级归口管理 办法 各部门负责其预算限额内的可控费用 不可控费用由财务部集权 控制 第二条第二条 费用控制实行预算管理制度 1 每年年终前一个月内由各部门编制下年度可控费用预算 经主管领导核 准后 报财务部预算组初步审核 并汇总汇编 财务部在年度终前 10 天内 将综合汇总后的预算 报财务总监核准后 再提交总办讨论通过 2 在年终后 30 天内 由执行总裁主持召开各部门预算平衡会议 确定各部 门年度费用预算 报经总裁批准后下达各部门执行 3 新一年开始 各部门必须按下达后的年度预算严格执行 每月根据其预算 在 25 日前编制资金使用计划 报财务部审核汇总 再由财务部送结算部 核准 报财务总监签批后 于次月一日前由结算部下达用款计划 并向财 务部开出划款通知单 将款转入专户使用 4 若遇不可预测的费用 必须报预算变更申请表 经总办审核 并报执行总 裁和总裁批准后 按调整后的预算实施 5 每季末 财务部将各部门费用执行情况进行汇总 与预算进行对比 分析 差异原因 提出改进措施 对于明显预算偏大的费用 应根据实际情况进 行适当调整 财务部将预算执行结果 报财务总监 执行总裁和总裁 并 向各部门进行通报 6 年度终了 各部门超支或节省的费用 按公司考核兑现办法进行奖惩 第三条第三条 差旅费管理办法 1 员工出差分为国内出差和国外出差 按出差目的和所办事项分为 1 商务性出差 包括派出招商引资 商业贸易合同谈判 异地采购 付款等 为达成经营目标而进行的公务活动 2 事务性出差 包括派出处理法律事务 追讨款项 建立公共关系等非经目 标而以促进管理为目的进行的公共事项 3 非公务性出差 包括受公司委托或指派外出进修培训 法定的上岗前培 训 国内外非商务性考察与培训等旨在提高员工个人素质的公派外出 事项 2 员工出差前应填写 出差申请审批单 和 出差行程计划表 经部门经理 签注证实后 按出差期限由授权主管视情况需要事先予以核定 并依权 限予以批准 出差员工凭批准的 出差行程安排表 通知相关部门或外单 位安排接洽 住宿及工作配合等 出差员工另凭批准的 出差申请审批单 到财务部依公司规定办理借支一定数额的差旅费 并在出差返回一周内 办理报销手续 3 出差授权制度审批权限如下 1 出差前必须填报 出差申请审批单 经以下主管人员批准后 复印一份 出差申请审批单 报人力资源部 考勤 备案 未及时填报 出差申请审 批单 者 必须先告知人力资源部 回来后立即补办 出差申请审批单 2 境外出差或非公务性出差 必须由执行总裁和总裁批准 出差授出差授权审权审批批权权限表限表 人 授权 员及 出差 方式 期限 出差 时间 部门 经理 主管副总 总裁或 执行总裁 商务性 事务性出差 一 境内 0 3 天 副总裁 总监 总裁助理 3 天以上 0 3 天 部门经理 副经理经理助理 3 天以上 0 3 天 高级文员及以下 3 天以上 二 境外 二 非公务性出差 注 加注 加 者者为为所主管所主管领导领导必必须签须签批批 4 因公出差的差旅费用分为交通费 住宿费 伙食费 市内交通费 邮电费和特 别费等 差旅费用实行包干的办法 即 划分等级 分项计算 总额包干 调剂 使用 节约归已 超支不补 的方法 5 出差人员的交通费 不含出发地和目的地的市内交通费 按下列标准实报实销 从出发地到目的地来回交通费用 出差交通工具附表 出差交通工具附表出差交通工具附表 交通工具 职务级别 飞机火车轮船汽车 总裁或执行总裁头等仓软卧头等仓按实 副总裁 总监 总裁助理商务仓软卧二等仓按实 部门经理 副经理 经理助理 经济仓 硬卧三等仓按实 高级文员及以下员工经济仓 特批 硬卧三等仓按实 1 能享受高一等级舱位 出差日该班 航 次无相应等级仓位的 不享受差额 补助 2 交通费需要单据认定 无单据者 由个人自理 3 使用公司交通工具者不再补助交通费 4 出发地至出发港 码头的来回交通原则上由公司接送 没有安排接送的 可 实报实销来回车费 确因时间急迫或其他特殊需要以的士出租车作交通工具 的 应需事先征得部门负责人或主管副总同意 出差回来应填制 市内乘坐特 殊交通工具申请单 报行政总监批准 5 对乘坐飞机须要特批的员工 必须经总裁或执行总裁批准 6 对超出标准乘坐的交通工具 如没有主管领导的批示 其差额均由本人负 担 6 住宿费及伙食费 当地交通费 邮电费 洗衣费用等杂费 除总裁和执行总裁 实报实销外 其他人员出差一律按下列标准补助包干核付 人民币元或等值 外币 出差住宿出差住宿费费及及杂费杂费附表附表 每日住宿费及杂费 住宿费占二分之一 餐费占四分之一 其 他杂费占四分之一 项目 标准 级别境外 包括港澳特区 境内 总裁和执行总裁实报实销实报实销 副总裁 财务总监 行政 总监 营销总监 技术总 监 含副职 总裁助理 2500880 部门经理 副经理 含助 理 1600680 高级文员及以下职员1500320 1 如本公司备有住宿场所或出差人员由接待单位免费安排住宿 不再补助 住宿费 如免费安排伙食 不再补助餐费 本公司备有办公住宿场所的办 事处 按下面第 11 条规定执行 2 出差天数计算含在途天数 但扣除返回当天的住宿费标准 3 随同出差二日 含 以上的员工 包干费比照级别较高员工的标准执行 4 若出差员工二人或三人及以上属合住一间的 住宿包干费比照一间标准 计发 分开住宿的按实际入住间数标准计发 如三人入住二间 其中二人 一间 一人一间 住宿包干则按二间计发 5 若公司提供交通工具出差的 则扣除当日包干费中杂费的 50 6 非公务性出差人员的每日包干费 在一个月以内的 按标准的 75 补助 超过一个月的按标准 50 补助 超过半年的 按标准的 25 补助 7 若特殊情况超出住宿等包干标准者 需在发票上注明原委 可报总裁实报 实销处理 8 为维护公司对外形象和员工切身利益 防止个别出差员工不正当做法 对 不同级别的员工出差住宿条件给予下列限定 达不到住宿标准的实报实 销 每日住宿费标准 项目 标准 级别 境外 包括港澳特区 境内 总裁和执行总裁实报实销实报实销 副总裁 财务总监 行政 总监 营销总监 技术总 监 含副职 总裁助理 四星级酒店 折人民币 500 1250 元内实报实销 三星级酒店或以上 人民币 240 元以上 部门经理 副经理 含助 理 四星级酒店 折人民币 400 800 元内实报实销 星级宾馆 或人民币 180 元以上 高级文员及以下职员 四星级酒店 折人民币 300 750 元内实报实销 星级宾馆 或人民币 120 元以上 7 若出差省内地方由公司派车或自己坐公交车辆当天就返回的 只给予报销行 车路桥费用或交通费 包括出发地和目的地的市内交通费 不再给予出差补 助 按正常出勤计发餐补 8 出差人经申请主管领导和行政总监获准报销当天交际应酬费的 报销标准严 格按照交际应酬费报销标准执行 出差返回后应补办申请手续 出差人员若 遇业务特别费用 如送礼等 需由总裁 执行总裁批准 否则概由个人负担 出 差人员若获准报销一餐应酬费用 则扣除当日包干费中伙食费的 50 9 出差人员在计划外的行程 如有交通费或延长出差时间需报支补贴的 需事先 经执行总裁和主管领导同意 后补 出差申请表 否则一切费用自理 10 出差期间不论是否加班或遇法定节假日 一律不计加班费 11 派驻各地分公司 办事处的长驻 公司已有办公及住宿场所 人员不执行本规 定 每天可给 20 元的生活补助 不包括当地招聘人员 其他费用按实报销 办事处人员在办事处以外的地方出差 可按本办法执行 12 为本公司事务出差专家顾问的差旅费比照副总级标准支付 为本公司事务出 差的其他单位人员 按随同员工级别标准支付 13 公司所有人员出差 无论实报实销或费用包干者 必须提供真实有效的住宿 发票和单据 原件 用于核定实报实销金额或证明住宿包干金额 财务人员 不得给无或无效票据者核定该期间的住宿包干费用 14 出差人员回到家乡 吃住在自己或朋友家中的无有效发票提供的 住宿补助 不再计发 若回到家乡需入住楼堂馆所的 需在住宿发票说明原委 比照报 销和包干标准核定 15 差旅费的支领标准 因物价变动等原因 可由财务总监报总办会议审议后核 准随时调整 同时按新的标准执行 16 本规定自颁布之日起执行 如果业务部费用需与业绩挂钩 另行制订有关规 定 在挂钩办法出台之前 照本规定执行 第四条第四条 应酬招待费管理规定 应酬招待费管理按公司有关规定执行 见行政部相关管理规定 第五条第五条 费用报销制度的规定 1 所有报销手续必须符合公司流程的有关规定 1 物资采购 包括办公用品 报销必须附有 物资采购申购单 验收入库单 2 招待费报销必须附有 招待申请单 原件 并有相关领导签字 3 差旅费报销必须附有 出差申请审批单 当月几次出差深圳 含龙岗 宝 安 以外的 当天去当天返回的 可一个月汇总填写一张 出差申请审批单 对出差人员的报销不论几天都需填制 差旅费报销明细单 对实报实销 项目应进行特批 如招待费 应填报 招待申请单 4 的士费报销必须附有 乘坐特殊交通工具申请单 并有相关领导签字方 可报销 5 所有按合同申请付款的 必须将合同副本附在 转帐支票领用审批表 后 交财务部留底 6 所有需对外支付的款项 必须先经财务部会计复核 才能逐级向上申报审 批 2 公司实行 收支两条线 如领导已基本同意对大额资金的支取 现金超过 5000 元 支票 10000 元 在填制付款申请时 先去出纳处核实 再确定是否同 时上报转款审批 3 各部门及人员应及时报销当月所发生的单据 避免积压单据 跨月报销每人每 月只能报销一次 填写一张报销单 销借款与无借款一并填写 超过一万元 的借款 每旬销借款 不受每月一次的限制 需报销的员工 包括销借款 每 月必须在月末最后一天前报送至财务部会计处 过期不再接收 4 申请借款的部门及人员 如在月末填报报销单据时 预计下月还需借款 可 在填制报销单时同时上报借款审批单 5 各部门在请款 签定合同等事项时 事先应征询财务部意见 确认费用归属 单位 并正确填制审批单据 6 报销或申请付款时必须提供合法有效的原始单据 1 申请付款时需提供发票后方能付款 2 分期付款项目必须提供与付款进度相应的发票 金额等于或大于付款金额 3 发票必须真实 有效 除政府机关 事业单位收据有效外 其它企业 商店 开出的收据均无效 4 特殊情况不能提供发票者 A 天虹 顺电 沃尔玛 山姆 百安居等大型商场以及政府部门 电信部 门 供水供电公司 可先行付款后提供发票 B 其它单位一律不得先付款后补发票 如确需先付款者 需请财务总监加 批 确定取回发票期限后方可支付 C 未取得发票先行付款者 该部门经理承担连带责任 如跨月不能取得发 票 停发经办人及部门经理当月工资 并不得结算 D 财务部由主管会计负责催经办人追讨发票 E 付款的 由出纳在付款时在 付款跟踪表 上标明此次已提供多少金额的 发票 如付款时未提供发票 由负责催讨发票的会计标明 5 原始单据必须用胶水粘贴 严禁用订书机订 单据粘贴要整齐 大小不能超出 报销单据粘贴单的大小 单据多时 按费用类别 多分几张报销单据粘贴 单均匀粘贴 不符合要求的财务部予以退还 六 货币资金的内部控制制度 六 货币资金的内部控制制度 第一条第一条 货币资金包括现金 银行存款和其他货币资金 它具有流动性最大的特 点 为管好用好货币资金 确保公司资产的安全 有效 特制订本制度 第二条第二条 货币资金内部控制制度必须遵循以下原则 1 实行钱账分管原则 出纳员不得兼管总账 明细账 出纳可以登记现金日记账 银行存款日记 账 会计管理总账 明细账 但不能经管货币资金收支 2 实行重要印鉴与重要票据分权管理原则 出纳员保管 开具现金支票 转账支票 财务经理或由其指定会计人员保 管印鉴章 出纳员开具支票后 能限额的应签发限额支票 由保管印鉴章 人员审核无误后 加盖印鉴章 3 保证货币资金入账及时性原则 发生货币资金的收支 应当立即入账 必须日清月结 4 保证货币资金入账的完整性原则 公司内任何货币资金的收支必须入账 不得有账外资金 设置小金库 也 不得用白条子抵充货币资金 5 保证货币资金的安全性原则 收入的现金 必须及时送存银行 当天来不及存入银行的现金 应当存入 保险箱 金额较大 必须派人值勤 所有支票也必须存入保险箱 对于库 存现金 出纳员应每天盘点 核对账目 银行存款必须在月末编制银行存 款余额调节表 并查找未达账的原因 6 货币资金管理实行 五不准 的原则 1 不准用转账支票套换现金 2 不准私自利用账户替其他单位和个人套取现金 3 不准将公司的现金按个人的储蓄方式存款 公司特许的除外 4 不准公司出纳员以外的人员收付现金 5 不准保留账外现金 第三条第三条 货币资金收入业务的内部控制 公司在货币资金收入业务方面 着重控制现金收入 无论现金收入或银 行存款收入都可以用会计记录对出纳工作进行控制 监督 控制程序如 下 1 发票 收据实行联号控制 指定专人负责管理 出纳员在领用收据时 应 登记领用时间 领用号码 领用人 批准人签字 用完之后必须进行收据 销账处理 发票必需由主管会计中指定的专人开具 主管会计必须对用 后的收据进行检查 检查其号码是否齐全 有无套空填写 有无涂改痕 迹等 2 收款时应注意事项 1 公司收到任何款项都必须出具收据 钱货两清时 销售发票可以替代收 据 2 收款确认无误后 应加盖 现金收讫 或 银行收讫 和公司 财务专用章 3 收据为一式三联 第一联存根 第二联交款人 第三联财务记账 开具时 必须复写 不得随意更改和套空写 3 各种收入都应由财务人员集中办理 杜绝业务部门或其他部门的人员直 接向客户收取货款 业务部和其他部门人员有责任协助财务人员收取货 款 4 出纳员每天根据财务联收据等收款凭证进行登记 记完账核对无误后 将 收款凭证转交财务部会计进行账务处理 第四条第四条 货币资金支出业务的内部控制 1 货币资金的支出分采购材料款 费用 资产 借款等其他方面的支出 所 有货币资金的支出必须严格执行公司的审批程序 2 公司货币资金支出分现金支出 银行存款支出 现金支出范围严格按照国 家和公司财务制度的规定执行 超出现金支出范围 必须开具支票通过 银行划转 3 对商品采购款的支出 采购部门应先报采购计划 签订采购合同 按规定 程序审批后 方可到出纳员处领款或报销 出纳员对要支付的款项应严格 审查 确认无误后 才可支付货款 4 对费用报销的支出 严格执行公司的费用报销审批程序 出纳员应对费用 审批手续 原始凭证各要件审核无误后 方能支付款项 5 对于固定资产和低值易耗品的支出 必须按预算管理的要求进行申购审 批 在取得完备的审批手续后 方能办理付款 6 对于在建工程 长期投资的支出 必须附有合同或协议书的复印件 董事 局的决议 必须有专人签审 按规定的审批程序审批 7 对于应付账款的控制 除必须报计划审批外 在不影响商誉的情况下 尽 量延迟付款 以利于公司资金周转 对于个人借款的控制 严格执行其 他应收款的控制 报销审批程序 月末按制度规定扣回欠款 严禁挪用 和占用公司资金 8 出纳员在支付款项时 要求领款人必须签名 再加盖 现金付讫 或 银行 付讫 章 并及时登记入账 核对无误后 将付款凭证转交会计部门进行 账务处理 9 对于不合法的付款凭证 财务部有权拒绝支付 第五条第五条 货币资金的盘点与收支存报表制度 1 出纳员应每天根据货币资金的收支情况 分别登记现金日记账和银行存 款日记账 并结出余额 2 出纳员每周应编制现金结存及变动周报和银行存款余额及变动周报 并 与实际库存 存款进行核对 3 出纳员每月应编制现金结存及变动月报和银行存款余额及变动月报 并 分别与会计总账进行核对 4 主管会计每月对出纳员的现金库存进行一次盘点 并根据银行对账单与 银行明细账进行勾对 发生差额应查明原因 编制银行存款余额调节表 七 七 应收账款管理制度应收账款管理制度 第一条第一条 赊销信用额度 授信 控制 1 若客户不是即时付现 而是采用信用赊购的销售时 业务员应先查阅该客 户的资料 过去是否有交易往来记录 信用状况怎样 并将有关资料报财 务部 若为新客户 则由业务部门填妥客户资信调查表 包括客户登记卡 营业执照税务登记证 复印件 营业状况 财务状况 信用保证及抵押情 况等 送信用评估组进行审核 2 信用评估组接到业务部门资料后 应配合业务部门再调查落实客户资料 然后根据搜集的资料进行整理分析 拟订客户授信额度及上限 最后报执 行总裁和总裁审批 3 若经授信部门评估 认为该客户信用不佳 应及时与业务部联系 讨论是 否接受此订单或合约 订单或合约则必须呈报执行总裁和总裁决定是否 要求付现或提供保证和抵押担保 4 若接受担保或保证条款时 由业务部门跟踪初审客户设定担保或保证的 各项手续 包括办妥经公证的抵押担保书或保证书 并经律师审核 同时 在业务继续的前提下 该手续每年必须重新办理一次 然后将初审后的 资料送授信部门再审核 若获通过则根据评估结果给予信用额度 若未通 过则由授信部门决定是否再增加担保品或保证 或者要求款到付货 5 客户合约或订单金额在信用额度以内 则签约或接受此订单 并按约定条 款发货 对于未办妥授信手续或超过授信总额的交易不得发货 必须经执 行总裁和总裁特批后方能发货 6 签订合同或接受订单时 其金额不得超过授信额度 超过时必须由业务部 门重新提供客户资料交由授信部门再审核其信用 决定是否增加额度 额 度的任何变更仍须经由授信部门再次评估审定 7 与客户签约时 若累计的应收账款 应收票据及未兑现的其他银行票据 支票 汇票等 已超过原订授信额度时 应停止发货或超过额度部分以现 金 不可撤消信用证方式支付 或按本控制办法第 5 和第 6 条的规定办理 8 部门在接获退票通知 或得知某客户已停业 财务危机等信息时 应立刻 调查核实 并通知仓库暂停发货 待证实无此事或确有此事而危机已解除 后方能恢复正常发货 9 在交易进行中 授信部门应视情节需要 随时机动会同业务部门对可能有 问题的客户进行状况调查 以决定拟采取的措施 第二条第二条 信用限额权责及实施办法 1 目的 深入了解客户动态及发展 以期用适当的商品 以适当的数量和价 格 在适当的时期做适当的销售 达到完全回收 确保账款安全为目的 2 方式 1 每一交易客户或新客户均须完成信用调查表 附客户通知函 并经核定或 核准信用限额后才准销售 2 信用限额的核定均须按 客户信用调查表 所列项目 逐一详细调查及正 确填写 并经有关人员核签送业务部核准才生效 3 各项资料异动应及时修改 并作为调整 增加或减低 信用额度的依据 但 应检附最近六个月 分户卡副本 凭核 4 业务部经理及主办信用人须按权责逐一详细审核后才准签送 3 查表进行落实 正确填报及信用资料异动的及时权责 1 职责 业务代表应对每一交易客户的信用修正 并在权限及核定限额内依公司 销售政策合理出货 业务部经理负责在核定权限内 对签报信用限额的 客户及重要客户的动态亲自访问 审核资料的正确性 对超限销售客户 及异常 账款 客户的对账处理及建议 主办信用人负责信用调查表会计 资料 销售 账款 票据 的核签 限额以上客户的财务状况复查 分析异 常 账款 客户资料的提供 定期与客户对账 管制客户的销售控制 经 常主动提供各项分析资料供销售决定参考 公司领导负责信用限额内合 理销售的控制及掌握地区内重要客户动态 运输 售价与信用限额的关 系 确定合理销售数量及确保货款安全和票期的缩短 2 核定权 职 称 权责 财务总监主管领导主办信用业务经理业务代表 核定权限10 万以上10 万以下3 万以上复查3 万以下1 万以下 超限核准权 各级核权限 内之信用限 额为限 不限定30 以下 交易资料的提 供和建议 20 以下无 注 凡超限销售者 须检附六个月的客户分户卡凭核 经各级核准权者签准后才可出货 注 凡超限销售者 须检附六个月的客户分户卡凭核 经各级核准权者签准后才可出货 3 计算方式 A 信用限额应大于 等于 应收票据加应收账款加本期销售额才准出货 B 超限销售在各级核定权限内的信用限额核准权范围内 合理正常销售额 可进行核发 C 管制客户由各级信用限核定权人核定 并按管制条件实施 4 权责区分 A 各级最终核定 准 者 须对核定资料的正确性负责 职 务负 责 事 项 业务代表 信用调查表所有应填载资料 负责填载齐全及正确性 如没有或无法查出 应写 无 绝不可空白 业务经理 核定信用限额的正确性 异常客户处理 超限的核发 主办信用 交易记录 复查报告 须信用复查部分 管制法 异常账款资料提供 主管副总 核定权限的正确性 超限的核发 B 客户账款发生风险 导致回收困难之嫌时 应依倒账呈报程序时限及应 注意事项于期限内 业务代表三天内 业务经理 主办信用四天内 自发生