计算机导论 第四章办公信息处理技术

第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 计算机导论 扬州职业大学 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 第四章 办公信息处理技术 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 学习目标 了解办公自动化 掌握文字处理技术 掌握电子表格数据处理技术 熟悉幻灯片制作技术 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 1：了解办公自动化 办公自动化的特点 办公自动化的特点主要有以下几个方面： （ 1）办公自动化是一门综合性科学技术。 （ 2）办公自动化是集人、设备和信息三者资源为一体的人机系统。 （ 3）办公自动化具有信息的一体化处理功能。 （ 4）办公自动化能优质、高效地处理办公信息的事务，并为决策者提供决策依据。 办公自动化的构成要素 办公自动化的构成要素涉及人员 、 业务 、 机构 、 制度 、 设备 、 环境等多个方面 ， 其中最主要的要素有五个 ， 分别是办公人员 、 办公业务 、 办公设备 、 办公技术和信息处理系统 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 1：了解办公自动化 办公自动化层次结构 从办公信息处理功能的角度 ， 办公自动化可分为三个层次类型的系统 ，即事务处理型 、 管理控制型和决策辅助型 （ 1） 事务处理型 （ 基础层 ） ：即通常所说的办公自动化 （ 系统 ， 是办公自动化最基本的应用 ， 它的主要功能包括文字和报表处理 、 公文资料管理 、 人员档案管理 、 会务管理 、 行政事务管理 、 轻型印刷系统和系统维护等 。 （ 2 ） 管理控 制型 （ 中间层 ） ：该层次的 要是管理 信息系统 ( 简称 是由事务处理型系统支持 ， 以管理控制活动为主的办公自动化系统 。 （ 3） 决策辅助型 （ 最上层 ） ：该层次的 简称 是以上述两种系统为基础 ， 加上具有决策或辅助决策功能系统而组成的办公自动化的最高级系统 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 1：了解办公自动化 办公自动化的功能 办公自动化主要实现下面七个方面的功能： （ 1） 建立内部的通信平台 （ 2） 建立信息发布的平台 （ 3） 实现工作流程的自动化 （ 4） 实现文档管理的自动化 （ 5） 辅助办公 （ 6） 信息集成 （ 7） 实现分布式办公 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 1：了解办公自动化 办公信息处理技术 办公自动化综合了多种信息处理技术 ， 这些技术以计算机技术和通信及网络技术为基础的 。 主要包含：文字处理技术 、 数据处理技术 、图形图像处理技术 、 多媒体技术 、 文档管理技术和通信网络技术等 。 办公自动化的发展方向 现代办公自动化系统着重于提供办公信息的共享 、 交换 、 组织 、传递 、 监控功能 ， 提供协同工作的环境 。 随着互联网技术和通信技术的飞速发展 ， 联机办公 、 移动办公 、 远程办公等办公方式的出现 ， 更加丰富了办公自动化全新的内涵 ， 办公自动化将朝着无纸化 、 集成化 、 智能化 、 多媒体化和信息一体化的方向发展 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 2：掌握文字处理技术 文字处理的任务就是对信息进行采集 、 输入 、 处理 、 复制 、 分发 、 存储和销毁等 。 汉字输入技术 在办公事务中 ， 文字处理是需要经常进行的一项基本操作 。 快速输入汉字则是文字处理的基本条件 。 汉字的输入方法大致分划为四类 ， 即整字码 、 拼音码 、字形码和音形码 。 这些输入法都需要使用者经过一段时间的练习才可能达到基本要求的速度 ， 。 现在有许多人在想另辟蹊径 ， 就是不通过键盘 ， 而是通过其它途径来进行汉字输入 ， 这些输入法统称为 “ 非键盘输入法 ” 或 “ 自然输入法 ” 。 这些输入法利用多媒体技术 ， 主要有语音输入 、 手写输入 、 扫描输入等 。 它们的特点就是使用简单 ， 但需配置专门设备 。 对于我们每一个人来说 ， 汉字输入法没有最好的 ， 只有最合适的 。 了解了汉字编码特征之后 ， 选择 1 2种自己喜欢的输入法 ， 并通过练习达到快速输入汉字的目的 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 2：掌握文字处理技术 文字处理软件的功能特点 003是 是目前最流行也是功能最强大的文字处理软件 。 003的功能特点主要有以下几个方面： （ 1） 文字处理 提供了多种中文输入法 ， 并可进行手写输入和语音输入；智能化功能可以自动更正错误的文字 ， 并对姓名 、 地址和日期等进行智能标记；支持其他语言 ， 如日语 、 印度语和波斯语等的输入 。 （ 2） 文档编辑 提供了多种视图方式 ， 每一种视图方式可以使用户把注意力集中在与文档编辑处理需求相适应的环境中 。 常用的视图方式有普通视图 、 页面视图 、 大纲视图 、 式视图 、 大纲视图和阅读版式视图 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 2：掌握文字处理技术 （ 3） 图表制作 在 并且提供了一套新的绘图和图形工具；表格工具栏提供了便捷绘制表格 、 拆分表格和合并单元格的功能；可自动套用表格格式 ， 进行表格数据统计 、 排序及生成各种图表等 。 （ 4） 页面排版 003版面显示方式为 “ 所见即所得 ” 方式 ， 可以进行图文表混合排版和分栏排版；使用样式和模板可以对文档进行标准化处理 . （ 5） 文件管理 可以搜索用户需要的特定类型的文件 ， 并对这些文件进行编辑 、 打印 、 删除等操作；新增的并排比较文档功能 ， 无需将多名用户的更改合并到文档中就能简单地判断出两篇文档间的差异 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 2：掌握文字处理技术 （ 6） 共享信息与文档保护 003支持 过创建 “ 文档工作区 ” ， 可以简化在实时环境中与其他人员协同创作 、 编辑和审阅文档的过程；使用 “ 信息权限管理 ” (可创建或查看具有受限权限的内容 。 许每一位作者为文档或电子邮件指定用户访问权限和文档使用权限 ， 这有助于防止未经授权的人员打印 、 转发或复制敏感信息 。 （ 7） 信息检索和帮助 如果连接 003的 “ 信息检索 ” 任务窗格能提供一系列参考信息和扩充资源；可使用百科全书 、 索或通过访问第三方内容来搜索特定主题的内容 ， 为用户提供在线帮助 （ 。 （ 8） 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 2：掌握文字处理技术 文档信息处理的工作过程 利用 录入文档 编辑文本 格式排版 保存文档 打印输出 图 4第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 2：掌握文字处理技术 文档信息处理的工作过程 （ 1） 录入文档 录入文档包括文本录入 、 符号录入以及图片 、 声音等多媒体对象采集和导入 。 在启动 序时 ， 自动创建一个空白文挡 ，其默认文件名为 “ 文档 （ 2） 编辑文本 在文本输入后 ， 需要对文档内容进行进一步修改和修饰 。 基本的编辑操作包括：选取文本 、 插入与移动 /复制文本 、 修改与删除文本 、 查找与替换文本 、 定位和校对 、 撤消与恢复操作等 。 （ 3） 格式排版 文档格式包含三个层次 ， 即文本格式 、 段落格式和页面格式 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 2：掌握文字处理技术 （ 4） 保存文档 保存文档是指将文档以文件形式保存在磁盘上 。 保存文档有 “ 保存” 和 “ 另存为 ” 两种形式 。 在保存文档操作时 ， 如果文档已被保存过 ，则系统自动将文档最新编辑修改内容保存起来；如果文档从未保存过 ，则系统需要用户指定文件名 ， 并选择文件保存类型 。 相当于执行另存为操作 。 （ 5） 打印输出 打印输出是指将计算机中保存的或者已经编辑排版好的文件 ， 通过打印设备打印出来 。 文档的打印输出操作包括 “ 页面设置 ” （ 包括纸张设置 、 边界设置 、 装订线设置和页眉页脚设置等 ） 、 “ 打印预览 ” （ 在实际打印前先在屏幕上模拟显示文档的打印效果 ） 和 “ 打印 ” （ 包括打印机选择 、 打印范围确定 、 打印份数设置和缩放打印设置 ） 等 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 2：掌握文字处理技术 文档信息处理工作过程的实施 文档处理工作过程包括录入文档 、 编辑文本 、 格式排版 、 保存文档以及打印输出等 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 3：掌握电子表格数据处理技术 在管理事务中 ， 电子表格能够帮助用户统计数据 、 筛选数据 、 分析数据等 ， 并制作管理图表 。 电子表格的基本概念 （ 1）工作簿 在 储数据的文件称为 “ 工作簿 ” 。一个工作簿可以由一个或多个工作表组成，最多可包含 255 个工作表。工作簿可以同时打开多个，处于正在操作状态的工作簿称为 “ 当前工作簿” 。 自动新建的工作簿文件默认名称为 “ （ 2）工作表 在工作簿窗口内，由行和列构成的表格称为 “ 工作表 ” ，俗称 “ 电子表格 ” ， 是 来输入、存储和处理数据。每张工作表包括 65536 行和 256 列。处于正在编辑的工作表称 “ 当前工作表 ” 。 新建的工作簿有三张工作表，默认名称为 “ “ 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 3：掌握电子表格数据处理技术 电子表格的基本概念 （ 3）工作表区、行号和列标 工作表区 ” ，由行和列交叉形成一个个独立的单元格，是当前工作表的输入和编辑区域。标识行位置的数字称 “ 行号 ” ，位于工作表区的最左侧。每一行有一行号，从 1 到 65536；标识列位置的字母称 “ 列标 ” ， 位于工作表区的顶端，每一列有一列标，用英文字母表示，从 A 到 共 256列。 （ 4）单元格与地址 单元格是工作表的基本元素，一行和一列的交汇点称为 “ 单元格 ” ，多行和多列的交汇处称为 “ 单元格区域 ” 。 单元格在工作表中的位置称为 “ 单元格地址 ” 。单元格地址有两种样式，一种为 用 “ 列标 +行号 ” 来标识单元格；另一种为 式，即用 “ 行数 +列数 ” 来标识单元格，行数和列数分别以字母 R(和 C(开头。系统默认样式为 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 3：掌握电子表格数据处理技术 电子表格软件的功能特点 003的功能特点主要有以下几个方面： （ 1） 快速制作表格 系统提供的自动填充功能 、 构 、 格式化命令等 ， 可以快速而方便地制作出美观的报表 。 （ 2） 运算功能强大 在 工作表中 ， 利用窗口中的相应工具可以方便地创建和编辑公式 、 输入函数 ， 完成各种复杂的运算 。 （ 3） 数据表和图表转换 供了多种不同类型的二维或三维图表 ， 通过 “ 图表向导 ” 可以方便地将数据表格绘制成所需的图表 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 3：掌握电子表格数据处理技术 电子表格软件的功能特点 （ 4） 数据管理和分析 在 003中 ， 对数据表可以使用排序 、 筛选 、 汇总 、 数据透视表等工具进行数据分析 。 （ 5） 数据共享与保护 许多个用户同时使用同一个工作簿文件 ， 最后合并到一起进行数据处理 。 （ 6） 信息检索和帮助 新的 “ 信息检索 ” 任务窗格提供了各种信息检索信息和扩展的资源 （ 须有 接 ） 。 003提供了两种帮助方式 ， 即脱机帮助和在线帮助 （ 。 （ 7） 003的功能键 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 3：掌握电子表格数据处理技术 电子表格数据处理的工作过程 利用 建立工作表 图 4第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 3：掌握电子表格数据处理技术 电子表格数据处理的工作过程 （ 1） 建立工作表 建立工作表的前题是创建工作簿 ， 创建工作簿就是建立工作表的工作环境 ， 并使工作表数据能够保存 。 工作表是一组相关数据的集合 ， 当要建立一个工作表时 ， 需要完成的工作有：创建工作簿 、 输入工作表数据 、 选取和编辑工作表数据以及设置数据格式和工作表格式等 。 （ 2） 工作表数据运算 用户可以使用公式和函数 ， 对工作表中的各种数据进行从简单到复杂的各种运算 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 3：掌握电子表格数据处理技术 （ 3） 工作表数据分析 常用的 数据排序 、 数据筛选 、 数据分类汇总和使用数据透视表等 。 （ 4） 数据保护与保存 其中包括工作簿保护 、 工作表保护和单元格区域保护 ， 以防止他人修改 、 删除工作 （ 5） 打印输出 打印输出包括页面设置 、 控制分页 、 打印预览和选择打印范围等 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 3：掌握电子表格数据处理技术 数据处理工作过程的实施 创建工作簿和工作表 输入工作表数据 编辑工作表数据 工作表格式化 工作表数据运算和保存工作簿 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 4：熟悉幻灯片制作技术 003 是 是专门编制演示文稿的优秀工具软件 。 最大特点是集文字 、 表格 、 图形 /图像 、 音频以及视频剪辑等多媒体于一体 ， 可以制作出具有动画效果的演示文稿 。 它主要用于教学课件 、 学术交流 、 产品展示 、 工作汇报和情况介绍等各种场合的幻灯片制作 。 使用 作完成的演示文稿 ， 可以将其制成实际的 35 也可以制成投影片 ，在通用的幻灯机上使用 ， 还可以在与计算机相连的大屏幕投影仪上进行演示 ， 甚至通过网络以会议的形式进行交流 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 4：熟悉幻灯片制作技术 （ 1） 演示文稿 演示文稿是用 用来存储用户建立的幻灯片 。 演示文稿的扩展名是 “ “ 一个演示文稿对应一个扩展名为 “ “ 文件 。 新建的演示文稿文件默认名称为 “ 演示文稿 一个演示文稿由若干张幻灯片组成 ， 在 003新建的演示文稿中 ， 根据在启动对话框中的不同选择， 003自动建立一张或多张幻灯片 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 4：熟悉幻灯片制作技术 （ 2） 幻灯片 幻灯片隶属于演示文稿 ， 包括文字 、 表格 、 图形 、 音频 、 视频等元素以及这些元素的版面设置和放映设置 。 每张幻灯片都有一个编号 ， 这个编号顺序就是幻灯片放映时的基本顺序 。 （ 3） 对象 对象是幻灯片的组成元素 。 它包括文字 、 图表 、 结构图 、 图形 、 （ 4） 版式 版式是指幻灯片中对象的布局格式 。 供了 30多种版式 ， 每一种自动版式都提供了相应的占位符 ， 根据提示单击或双击它即可填写相应内容 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 4：熟悉幻灯片制作技术 （ 5） 母版 母版包含着每个页面上所需要显示的对象 。 例如 ， 想在每张幻灯片的右下角都出现公司的标志 ， 只要将公司的标志图案置于幻灯片母版的右下角即可 。 （ 6） 配色方案 一组可以用于演示文稿的预设颜色 ， 也可用于表格和图表 ，以及图形的着色等 。 在幻灯片制作中 ， 随时可以选择 、 修改和设置配色方案 。 （ 7） 模板 一个已经保存的演示文稿文件 ， 包含有预先定义的文字格式、 颜色 、 背景图案等元素和布局方式 。 每个模板都表达了某一种风格 ， 它是由特定的专业人员事先制作好的 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 4：熟悉幻灯片制作技术 003的主要功能特点 （ 1） 轻松制作幻灯片 （ 2） 适应不同需求的多视图方式 （ 3） 多途径放映幻灯片 （ 4） 具有智能化功能 （ 5） （ 6） 003的功能键 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 4：熟悉幻灯片制作技术 幻灯片制作和放映过程 使用 编辑与修饰 创建文稿 放映设置 文稿打包 显示与打印 图 4第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 4：熟悉幻灯片制作技术 幻灯片制作和放映过程 （ 1） 创建演示文稿 创建 用 “ 内容提示向导 ” 创建 、 应用 “ 设计模板 ” 创建和创建空演示文稿。 （ 2） 幻灯片编辑与修饰 演示文稿制作完成后 ， 需要对幻灯片中的内容进行编辑 、 排版 ， 如设置文字格式 、 设置段落格式和设置对象格式等 。 根据需要还可以进行幻灯片模板的更换 ， 修改幻灯片的母版设置 ， 更改幻灯片的配色方案等 。 有时还需要对幻灯片进行插入 、 复制 、 移动或删除等操作 。 第四章 办公信息处理技术 面向职业 体现系统 重视实践 强化应用 任务 4：熟悉幻灯片制作技术 幻灯片制作和放映过程 （ 3） 幻灯片放映设置 幻灯片的放映是展示文稿的播放过程 ， 它主要包括动画方案