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办公软件Word的使用及技巧 华中农业大学图书馆数字化部 1 主要内容 Word文件的自动保存巧输个人资料格式刷的使用表格的简单调整宽度Word中双击鼠标的妙用将阿拉伯数字转换成中文数字或序号Word中如何输入分数每页添加水印的操作Word中的常用快捷键 2 组合键的妙用Word 着重号 版权符号 商标号 的输入快速输入平方的方法插入日期和时间的快捷键让word表格快速一分为二快速换页的快捷方式将word页面快速一分为为二在word中调整字体大小Ctrl Alt F可以输入脚注快速定位上次编辑的位置快速更改英文中的大小写 3 三招去掉页眉那条横线快速调整页眉横线长度巧输线条快速将文档转换成图片恢复office的默认设置在Word中精确移动对象在Word中快速选择字体同时保存所有打开的Word文档巧妙设置文档保护编辑长文件更轻松 4 巧存Word文档中的图片在Word中快速 粘贴 Word中创建自动翻页功能在多个Word文档中自由切换Word文字巧隐藏用F4键重复输入字符和图形删除网上下载资料的换行符 象这种 邮件合并学位论文的编排把多页Word文档缩小打印到同一张纸上 5 1 Word文件的自动保存 在工具 选项 保存 选项卡中 在 自动保存时间间隔 中 可以设自动保存时间 6 2 巧输个人资料 Word文稿投稿时 总要输入自己的个人资料 如姓名 单位 邮编 地址等等 很是麻烦 不知道有没有更好的办法 7 第一步 在 工具 选项 窗口中选 用户信息 项 并把光标移到 邮件地址 框内 在 邮件地址 中一次录入你的个人资料信息 点击 确定 保存你的个人资料信息 并退出 选项 窗口 8 第二步 用域插入用户信息 当你用word作完一篇文章后 将光标移到文章的最后 并回车另起一行 点击 插入 域 在 域 的窗口中选 用户信息 UserAddress 点击 确定 9 当 域 的窗口消失后 你会看到您的姓名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了 如果你觉得你的用户信息排列得不够理想 可以再回到第一步去修改 10 3 格式刷的使用 1 设定好文本1的格式2 将光标放在文本1处3 单击格式刷按钮4 选定其它文字 文本2 则文本2的格式与文本1一样若在第3步中单击改为双击 则格式刷可无限次使用 直到再次单击格式刷 或ESC键 为止 11 4 表格的简单调整宽度 鼠标放在表格的右边框上 等到鼠标变成可以调整大小的时候双击 则自动根据表格内的内容调节表格的大小 12 在word的程序窗口中不同位置上双击 可以快速实现一些常用功能 1 在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击 则窗口在最大化和原来状态之间切换 2 将鼠标在标题栏最左边word文档标记符号处双击 则直接退出word 如果没有保存 会弹出提示保存对话框 5 Word中双击鼠标的妙用 13 3 将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击 则快速将文档窗口一分为二 4 将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击 则取消对窗口的拆分 5 在状态栏上的 修订 上双击 则启动 修订 功能 并打开 审阅 工具栏 再次双击 则关闭该功能 但 审阅 工具栏不会被关闭 6 在状态栏上的 改写 上双击 则转换为 改写 形式 再次 双击 转换为 插入 形式 14 7 如果文档添加了页眉 页脚 将鼠标移到页眉 页脚 处双击 即激活页眉 页脚 进入编辑状态 对其进行编辑 在空白文档处双击 则启动 即点即输 功能 8 在标尺前段空白处双击 则启动 页面设置 对话框 15 6 将阿拉伯数字转换成中文数字或序号 1 先输入阿拉伯数字 如1234 全选中 单击 插入 数字 数字类型 壹 贰 叁 确定 即变成大写数字 如壹仟贰佰叁拾肆 16 2 其它像一千二百三十四 甲 乙 子 丑 罗马数字等的转换 可参考上法 17 7 Word中如何输入分数 1 打开word 点击工具菜单栏的 插入 在下拉菜单中点 域 18 2 在打开的复选框中的类别栏中选 等式和公式 域名中 EQ 然后点击 域代码 接着在弹出来的 域 窗口里点击 选项 在出现的菜单选项中选 F 接着点击 添加到域 并 确定 19 20 3 然后在输入F 数字 如要输入2 3只需在F 输入 F 2 3 就能得到2 3 21 8 每页添加水印的操作 1 制作好文档后 通过 视图 页眉页脚 命令 调出 页眉页脚 工具栏 单击其中的 显示 隐藏文档正文文字 按钮 隐藏正文部分的文字内容 2 选择 插入 菜单中 文本框 命令 在页眉的下方插入一个空文本框 22 3 在文本框内加入作为水印的文字 图形等内容 右击图片 选择快捷菜单中的 设置图片格式 命令 在对话框中 图片 选项卡下 通过 图像控制 改变图像的颜色 对比度和亮度 并动手调整图片的大小 23 4 通过 设置文本框格式 命令 把文本框的线条色改为无线条色 5 单击 页眉页脚 工具栏的 关闭 按钮 退出 页眉页脚 编辑 6 完成上述步骤的操作 水印制作得以完成 这样就为每一页都添加了相同的水印 24 9 Word中的常用快捷键 字体 对话框Ctrl D选择框式工具栏中的 字体 框Ctrl Shift F加粗Ctrl B倾斜Ctrl I下划线Ctrl U 上标 效果Ctrl Shift 下标 效果Ctrl 关闭 命令Ctrl W 25 10 组合键的妙用 26 a Word 着重号 版权符号 商标号 的输入 1 Word 着重号 的输入 在菜单栏 工具 自定义 命令 类别 中选择 所有命令 再在右边命令中选择 DotAccent 将它拖至菜单栏即可 27 a Word 着重号 版权符号 商标号 的输入 2 Word中版权符号 商标号的输入 版权符号 Alt Ctrl C 商标号 Alt Ctrl R 28 b 快速输入平方的方法 先输入2 然后选中后 按 ctrl shift 就可以了 29 c 插入日期和时间的快捷键 Alt Shift D 当前日期Alt Shift T 当前时间 30 将光标定位在分开的表格某个位置上 按下 Ctrl Shift Enter 组合键 这时你会发现表格中间自动插入一个空行 这样就达到了将表格一分为二的目的 d 让word表格快速一分为二 31 e 快速换页的快捷方式方法 1 双击某页的右下脚 光标即可定位在那里 然后按回车直到换页 2 Ctrl 回车 3 点 插入 按钮 分隔符 选中分页符 然后确认就OK了 32 f 将word页面快速一分为二 将光标定位在想分开的位置上 按下 Ctrl Shift Enter 组合键 33 g 在word中调整字体大小 选中要修改的文字 按Ctrl 或Ctrl 来改变字体的大小 34 h Ctrl Alt F可以输入脚注 这个对于经常写论文的朋友有点帮助 35 i 快速定位上次编辑的位置 打开word文件后 按下 Shift F5 键 光标能快速定位到上一次所编辑的位置上 Tip Shift F5 的作用是定位到word最后三次编辑的位置 即word文档会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置 可重复按下 Shift F5 键 并在三个编辑位置之间循环 36 j 快速更改英文的大小写 在文档中选中想要更改大小写的英文字母或英文单词 按住 Shift 键 同时按下 F3 键 不停的按 F3 键 每次按 F3 键时英文单词的格式会在全部大写 首字母大写和全部小写格式之间进行切换 37 11 三招去掉页眉那条横线 在页眉中 在 格式 边框和底纹 中设置边框和底纹为 无 应用于 段落 38 2 同上 只是把边框的颜色设置为白色 其实并没有删的 只是看起来没有了 11 三招去掉页眉那条横线 39 3 在 样式 栏里把 页眉 换成 正文 就行了 11 三招去掉页眉那条横线 40 12 快速调整页眉横线长度 在word插入页眉后 会自动在此位置添加一条长横线 如果需要调整此线的长度及其水平位置 可以首先激活页眉 选择格式下的段落命令 调整一下左右缩进的字符值 确定可以看到最终效果了 41 13 巧输线条 在word中输入三个等号然后回车出来的是双横线 同样的方法可以作出波浪线单横线 为中间粗上下细的三线 为点线 为单线 42 14 快速将文档转换成图片 先把欲想转换的文档保存退出 如 保存在桌面 然后新建一个文件 把想转换的文档 鼠标左键按住该文档不放 直接拖放在页面上 43 15 恢复office的默认设置 比如不小心把word的设置弄乱了 如删了菜单栏等等 查找normal dot直接删除下一次启动word会自动恢复默认值 44 要精确移动表格线 文本框 图片等对象 只要拖动前按下Alt键就行了 现在告诉大家一个一劳永逸精确移动Word对象的方法 运行Word 单击 视图 工具栏 绘图菜单命令 然后单击绘图工具栏中的 绘图 绘图网格命令 在弹出的 绘图网格 对话框中 将 网格设置 中 水平间距 默认值 0 86字符 垂直间距 默认值 0 5行都改为0 01 再单击 默认 按钮 最后单击 确定 再试试移动表格线 文本框 图片等对象 是不是乖乖听你使唤了 连Alt键也不用按了 16 在Word中精确移动对象 45 46 0 01 0 01 47 17 在Word中快速选择字体为了能快速地选择字体 可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上 首先在Word的工具栏上单击鼠标右键 在右键菜单中选择最后一项 自定义 然后在出现的自定义编辑界面中选中 命令 选项卡 再选择 类别 中的 字体 项 最后从右边列出的Windows已安装的字体中 选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上 这样在以后的使用中就可以快速选择字体了 48 49 18 同时保存所有打开的Word文档 有时在同时编辑多个Word文档时 每个文件要逐一保存 既费时又费力 有一个简单的方法 在按下Shift键的同时 单击 文件 菜单后会发现已经多出了 全部保存 和 全部关闭 命令 50 19 如何快速删除Word中的空行 在 编辑 菜单中单击选择 替换 选项 弹出 查找和替换 对话框 51 然后单击对话框下方的 高级 按钮 出现高级选项 再把光标定位于 查找内容 框中 这时连续单击 特殊字符 段落标记 两次 或直接输入 p p 接着把光标定位于 替换为 框中 再次单击 特殊字符 段落标记 一次 或直接输入 p 最后单击全部替换即可删除Word文档中全部空行 52 20 编辑长文件更轻松 相信大家都有这样的经历 在使用Excel Word编辑长文档时 有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾 但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦 还会出错 其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置 发现鼠标指针变成双箭头 此时按住鼠标左键向下拖动 文档编辑区会被一分为二 你只需在上面编辑区找到文章开头的内容 在下面编辑区找到需要粘贴的位置 这样你就可以复制内容了 5 Word中双击鼠标的妙用提及过 53 54 21 巧存Word文档中的图片 有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档 想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里 可以按照下面的方法来做 打开该文档 选择 文件 菜单下的 另存为网页 指定一个新的文件名 按下 保存 按钮 你会发现在保存的目录下 多了一个和网页文件名一样的文件夹 打开该文件夹 你会惊喜地发现 Word文档中的所有图片 都在这个目录里保存着 55 56 22 在Word中快速 粘贴 在Word中要进行粘贴操作时 最常用的是按 粘贴 或按快捷键Ctrl V 其实还有另一种方法更方便 选择菜单命令 工具 选项 在打开的对话框中单击 编辑 选项 单击 用INS键粘贴 前的复选框 之后再单击 确定 按钮来关闭该对话框即可 以后再需要执行粘贴操作时 只要按一下键盘上的INS键 即Insert键 就能快捷实现粘贴了 57 58 23 Word中创建自动翻页功能 Word有自动翻页功能 可根据需要调整翻页速度 设定该功能后 只需点击一下鼠标 便可对文本自动翻页 方法 在菜单栏中选择 工具 自定义 弹出自定义对话框后 选择 命令 选项 在 类别 栏中选择 所有命令 然后在 命令 框中用鼠标点击 AutoScroll 并拖到工具栏上 于是工具栏上就多了一个 自动滚动 按钮 59 使用它时只需打开一个文本 然后点击 自动滚动 按钮 此时鼠标在文本的右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角 将黑三角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动 移动到下半部文本则自动向下滚动 放到中部则暂停翻页 黑三角 越靠近滚动条的两端 文本滚动的速度越快 另外 在滚动条上有一个随文本一起移动的 方框 随时告知你文本显示的进度 点击鼠标左键 便自动返回到编辑状态 再次点击 自动滚动 按钮 则继续浏览文本 60 61 24 在多个Word文档中自由切换 在 工具 菜单下选择 自定义 在弹出的对话框中选择 命令 然后在左边的 类别 中选择 所有命令 接下来我们从右边的命令列中找到 WindowList 选中它 用鼠标按住不放拖出来放到任意一个工具栏上 然后关闭对话框 这时候你就会发现多了一个 其他窗口 的按钮 现在你按一下按钮激活它 看看弹出的小窗口里是否包含了你所有打开的文档名 双击你想要切换的文件 再也不用一个一个按顺序找了 方便多了吧 62 63 25 Word文字巧隐藏 如果要在Word文档中添加隐藏文字 可选定文字并按 Ctrl Shift H 键 单击 常用 工具栏上的 显示 隐藏编辑标记 按钮可查看隐藏文字 64 26 用F4键重复输入字符和图形在Word中刚输完一个字后 只要按下F4键即可重复输入这个字 继续按下F4键又可重复输入这个字 按多少次就重复输入多少次 如果刚输入一个词组 现在又要再输入这个词组时 同样按下F4键就行了 对于插入的特殊符号也是一样 在刚插入的特殊符号后 接着按下F4键 又一个同样的特殊符号就插入进来了 65 注 重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面 用鼠标在文本中选择不同的插入点后再按F4键 就会在新的插入点处重复输入这些字符了 不仅对字符输入是这样 对于图形输入同样有效 例如我们在Word中用绘图工具栏画一个椭圆 如果要继续画一个同样的椭圆 也只要接着按一下F4键 又一个同样的椭圆就画出来了 对插入 自选图形 也同样都可以实现 66 在查找框内输入半角 l 是英文状态下的小写 不是数字1 在替换框内不输入任何内容 单击全部替换 就把大量换行符删掉了 27 删除网上下载资料的换行符 象这种 67 28 邮件合并 在Office中 先建立两个文档 一个WORD包括所有文件共有内容的主文档 比如未填写的信封等 和一个包括变化信息的数据源EXCEL 填写的收件人 发件人 邮编等 然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息 合成后的文件用户可以保存为Word文档 可以打印出来 也可以以邮件形式发出去 68 邮件合并的应用领域 1 批量打印信封 按统一的格式 将电子表格中的邮编 收件人地址和收件人打印出来 2 批量打印信件 主要是换从电子表格中调用收件人 换一下称呼 信件内容基本固定不变 3 批量打印请柬 同上2 4 批量打印工资条 从电子表格调用数据 5 批量打印个人简历 从电子表格中调用不同字段数据 每人一页 对应不同信息 69 6 批量打印学生成绩单 从电子表格成绩中取出个人信息 并设置评语字段 编写不同评语 7 批量打印各类获奖证书 在电子表格中设置姓名 获奖名称和等资 在WORD中设置打印格式 可以打印众多证书 8 批量打印准考证 准考证 明信片 信封等个人报表 总之 只要有数据源 电子表格 数据库 等 只要是一个标准的二维数表 就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来 70 问题一 页码编排问题二 带圈的数字问题问题三 英文单词换行排问题四 轻松选取列 29 学位论文的编排 71 在什么情况下需要插入分页符 从文档的某一部分开始新的一页 页面未写满 而习惯性的做法是用回车符来开始新的一页 建议采用插入分页符方法 在需要从新的一页开始的字符前插入分页符 以保证光标的跨页定位 72 73 74 在什么情况下需要插入分节符 一个文档需要设置不同的页码 如罗马数字和阿拉伯数字 时 需要插入分节符 75 点击这里打开 插入 菜单 点击这里 光标放在准备插入分节符位置 选择分节符 点击 76 77 任意页面设置页码我们在编辑一篇文章时 包括目录在内 想从目录以后第三页开始插页码 该怎么做呢 方法有二 方法一 首先将光标移至第二页的最后 点击 插入 分隔符 分节符类型 中选择 下一页 然后点击 视图 打开 页眉与页脚 工具条 将光标调整至第三页也就是你准备开始编页码的那一页 将 页眉与页脚 工具条上的 链接到前一个 按钮调至不被选中 然后点击 设置页码格式 按钮 在弹出的对话框中选择页码编排中的 起始页码 选择1 点击确定 最后点击页眉与页脚工具条上的 插入页码 按钮 完成 问题一页码编码 78 方法二 通过设置不同的页眉页脚来实现 不过你需要把需要插入页码的文档分节才可以实现 怎样分节呢 首先将光标插入到文档中需要分节的地方 再打开 插入 菜单 点击 分隔符 命令 就会出现一个 分隔符 对话框 在其中的 分节符类型 中有四个类型 下一页 连续 偶数页 单数页 下一页 表示分节符后的文本从新的一页开始 连续 表示分节符后的文本出现在同一页上 偶数页 表示分节符后的文本从下一个偶数页开始 单数页 表示分节符后的文本从下一个单数页开始 根据自己编排的需要选择一项 按 确定 退回到文档中 你可以根据需要按照此法将文档分为多个不同的节 79 现在你就可以在不同的节按一般的方法设置不同的页眉页脚了 只是从第二节开始 当你打开 页眉和页脚 工具栏的时候 在 页眉 第2节 后会出现 与上一节相同 的字样 你必须点击工具栏上的 同前 键接到前一个 按钮 去除 与上一节相同 几个字 再设置页眉 这以后的页眉就与上一节的页眉不同了 页脚的设置与此相同 最后 在 页眉页脚 的工具栏里点击 插入自动图文集 的下拉三角 选择 页码 就可以了 80 Word页码随意定我们在使用Word时 经常要根据实际情况来编排页码 那么只要掌握了下面列出的几种常见页码的编排方法 就可以做到word页码随意定 A 页码从第二页开始1 选择 插入 页码 打开 页码 对话框 2 取消 首页显示页码 复选框中的对钩 然后单击 格式 按钮 打开 页码格式 对话框 3 起始页码 后的框中键入数字 0 4 按 确定 退出 81 B 页码从任意页开始1 将光标定位于需要开始编页码的页首位置 2 选择 插入 分隔符 打开 分隔符 对话框 在 分隔符类型 下单击选中 下一页 单选钮 3 选择 视图 页眉和页脚 并将光标定位于页脚处 4 在 页眉和页脚 工具栏中依次进行以下操作 单击 同前 按钮 断开同前一节的链接 单击 插入页码 按钮 再单击 页码格式 按钮 打开 页码格式 对话框 在 起始页码 后的框中键入相应起始数字 单击 关闭 按钮 82 C 页码不连续如 目录 与 正文 的页码均需单独排 可按以下步骤操作 1 将光标定位于需要开始重新编页码的页首位置 2 选择 插入 分隔符 打开 分隔符 对话框 在 分隔符类型 下单击以选中 下一页 复选钮 3 选择 插入 页码 打开 页码 对话框 单击 格式 按钮 打开 页码格式 对话框 4 起始页码 后的框中键入数字 1 5 按 确定 退出 83 D 页码每栏显示文档分栏后 按常规插入页码 只能实现一页一个页码 如何实现每个分栏一个单独的页码呢 可以利用域的功能实现 1 选择 视图 页眉和页脚 并将光标定位于页脚处的左栏放页码的位置 2 同时按下Ctrl F9功能键 光标位置会出现一个带有阴影的 这就是域的标志 3 在 内输入 后 再同时按下Ctrl F9功能键 在这次出现的花括号内输入 page 表示插入 当前页 域代码 84 4 将光标移到内部一对花括号之后 输入 2 1 此时 在页脚处得到这样一行域代码 page 2 1 5 将光标停留在这个域代码上 按右键选择 更新域 即可看到当前页左栏的页码 6 选中刚刚输入的域代码 进行复制 并粘贴在页脚处右栏放页码的位置 7 选中刚刚粘贴上去的域 按右键选择 切换域代码 将域代码 page 2 1 改为 page 2 按右键选择 更新域 即可 85 问题二带圈的数字问题 一 执行 格式 菜单下的 中文版式 带圈字符 命令 然后 带圈字符 对话框中选择好圈号 单击 确定 按钮就可以了 不过 只能为两位数字设置带圈字符 对三位数字会自动缩减为两位数字 这是怎么一回事呢 原来 Word中的带圈字符功能只适用于一个中文字或两个数字的情况 超过这一范围就无能为力了 86 二 我们可以通过变通的方法为三位数字设置带圈字符 这里我们为999这个三位数字为例进行说明 具体的操作步骤如下 1 为两位数字设置带圈字符首先 我们仍旧按照正常的方法为99设置带圈字符 然后按下 Alt F9 组合键切